徐國(guó)棟

【摘要】電子檔案對(duì)醫(yī)院檔案管理發(fā)展具有重要推動(dòng)作用，能夠極大地優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，簡(jiǎn)化與完善醫(yī)院檔案管理流程，提高檔案的統(tǒng)計(jì)管理效率。本文在分析現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上提出了如下優(yōu)化對(duì)策：推動(dòng)檔案資源的挖掘與利用，推動(dòng)醫(yī)院信息資源共享，健全管理制度，完善電子檔案管理流程;增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，制定實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)防御措施;加強(qiáng)監(jiān)督管理，落實(shí)電子檔案管理規(guī)范;注重人才培養(yǎng)，構(gòu)建專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì);加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，增加電子檔案管理投入。

【關(guān)鍵詞】電子檔案;醫(yī)院;檔案管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在醫(yī)院管理工作中的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的弊端逐漸暴露，而推進(jìn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的過(guò)渡，也是當(dāng)前醫(yī)院實(shí)現(xiàn)信息化管理的主要方向。在信息化管理背景下，醫(yī)院的檔案信息數(shù)量不斷增加，其在保存、整理與利用方面的難度也不斷加大，因此，電子檔案在醫(yī)院檔案管理工作中的作用逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。

一、電子檔案對(duì)醫(yī)院檔案管理發(fā)展的推動(dòng)作用

在醫(yī)院內(nèi)部管理中，電子檔案是基于醫(yī)療衛(wèi)生相關(guān)工作形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的信息記錄。相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案主要體現(xiàn)出可復(fù)制性，管理方便，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)依賴性強(qiáng)，易于共享，方便快捷，節(jié)約存儲(chǔ)空間，而正是由于這些特點(diǎn)，使得電子檔案對(duì)醫(yī)院檔案管理發(fā)展形成了重要的推動(dòng)作用。具體表現(xiàn)為：

（一）優(yōu)化了檔案管理人員結(jié)構(gòu)，促進(jìn)了檔案管理人員素質(zhì)的不斷提升。電子檔案在日常管理中需要管理者掌握靈活的計(jì)算機(jī)技術(shù)技能，而習(xí)慣了紙質(zhì)檔案管理的工作人員在實(shí)踐技術(shù)方面難以適應(yīng)管理工作要求，因此，醫(yī)院為確保檔案管理工作信息化發(fā)展，不得不在人才結(jié)構(gòu)方面進(jìn)行調(diào)整，優(yōu)化檔案管理人員的職責(zé)，并落實(shí)職業(yè)培訓(xùn)方案，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，進(jìn)而適應(yīng)電子檔案管理要求。由此可見(jiàn)，電子檔案能夠倒逼醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)。

（二）促進(jìn)醫(yī)院檔案管理流程的簡(jiǎn)化與完善。在紙質(zhì)檔案管理時(shí)代，醫(yī)院大量的檔案信息基本上都是在人工整理、登記的流程中形成的，人力、物力、財(cái)力的大量投入，增加了醫(yī)院管理成本，同時(shí)人為管理中存在的漏洞，也影響了檔案資源的有效利用。而電子檔案的生成則利用信息系統(tǒng)替代了繁瑣的人工操作，簡(jiǎn)化了工作流程，同時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、攝影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用，形成了自動(dòng)化檔案管理環(huán)境，促進(jìn)了檔案管理流程的不斷發(fā)展與完善。

（三）提高了檔案的統(tǒng)計(jì)管理效率，推動(dòng)了檔案資源的挖掘與利用。相較于紙質(zhì)檔案而言，電子檔案的統(tǒng)計(jì)工作變得更加輕松、高效，統(tǒng)計(jì)管理是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案利用的重要手段，通過(guò)專業(yè)的統(tǒng)計(jì)分析，能夠形成可視化的數(shù)字模型，反映出醫(yī)院內(nèi)部管理各個(gè)環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題以及發(fā)展趨勢(shì)，進(jìn)而有針對(duì)性地作出管理決策。在電子檔案管理中，系統(tǒng)平臺(tái)能夠自動(dòng)完成數(shù)據(jù)整理與分析，并從大數(shù)據(jù)的角度實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院內(nèi)部管理情況的構(gòu)建，進(jìn)而體現(xiàn)檔案資源的管理價(jià)值。

（四）推動(dòng)了醫(yī)院信息資源共享。電子檔案特殊的信息表現(xiàn)方式，為信息共享奠定了基礎(chǔ)。醫(yī)院在檔案管理工作中，能夠依據(jù)內(nèi)部管理要求，實(shí)現(xiàn)軟件環(huán)境與硬件條件的優(yōu)化，完善信息共享的物質(zhì)基礎(chǔ)，利用內(nèi)部信息系統(tǒng)的開(kāi)放性，實(shí)現(xiàn)檔案共享，同時(shí)加強(qiáng)醫(yī)院與外部的信息溝通，利用檔案共享實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)發(fā)展。

（五）優(yōu)化了醫(yī)院檔案管理環(huán)境。電子檔案以虛擬形式存在，對(duì)于實(shí)際空間的占用十分有限，而這就很好地解決了醫(yī)院檔案資源存儲(chǔ)空間不足的問(wèn)題，同時(shí)依據(jù)電子檔案管理要求對(duì)檔案部門的物質(zhì)環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，提高了電子檔案的整體質(zhì)量。

二、醫(yī)院電子檔案管理中存在的問(wèn)題

目前我國(guó)正處于醫(yī)療衛(wèi)生信息化快速發(fā)展的大背景下。一方面，信息技術(shù)的發(fā)展為醫(yī)院檔案信息化建設(shè)提供了技術(shù)保障;另一方面，《“十三五”深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革規(guī)劃》中明確指出，要促進(jìn)人口健康信息互通共享，實(shí)現(xiàn)電子健康檔案和電子病歷的連續(xù)記錄及信息共享。基于此，醫(yī)院在電子檔案管理方面也進(jìn)行了大量的投入，而電子檔案在檔案管理中的推動(dòng)作用也逐漸顯現(xiàn)。但是由于種種條件的制約，目前醫(yī)院在電子檔案管理中存在的問(wèn)題依然比較突出。具體表現(xiàn)為：

（一）管理模式缺乏系統(tǒng)規(guī)范，管理責(zé)任得不到有效落實(shí)。例如在科研檔案管理過(guò)程中，存在各科室分別管理的情況，這樣雖然能夠有效實(shí)現(xiàn)科研信息的記錄與整理，但同時(shí)分散的管理也導(dǎo)致管理過(guò)程缺乏規(guī)范性，難以形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，增加了醫(yī)院對(duì)科研檔案的掌握難度，同時(shí)管理職責(zé)落實(shí)不到位，影響了電子檔案的整體質(zhì)量。

（二）監(jiān)督管理機(jī)制不健全。雖然電子檔案已經(jīng)成為多數(shù)醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容，但是一些工作人員對(duì)于電子檔案的認(rèn)識(shí)依然停留在傳統(tǒng)階段，對(duì)于檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化管理缺乏認(rèn)知，沒(méi)有嚴(yán)格根據(jù)電子檔案管理要求進(jìn)行操作，同時(shí)監(jiān)督部門不到位，擴(kuò)大了管理疏漏，增加了檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。

（三）電子檔案的網(wǎng)絡(luò)防御措施不健全。信息安全是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息管理面臨的一大難題，系統(tǒng)自身運(yùn)行存在的漏洞、病毒的入侵等等使得醫(yī)院檔案信息面臨著泄露、丟失、篡改的風(fēng)險(xiǎn)，而目前一些醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)防御措施的制定不到位，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別與應(yīng)對(duì)能力不足，影響了醫(yī)院對(duì)電子檔案的有效利用。

（四）檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，難以滿足電子檔案管理的專業(yè)化要求。一些醫(yī)院的檔案管理人員年齡偏大，且長(zhǎng)期適應(yīng)于紙質(zhì)檔案管理環(huán)境，對(duì)于電子檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，技術(shù)操作也存在諸多漏洞，使得人為失誤融入電子檔案中來(lái)，影響了信息的準(zhǔn)確性，降低了檔案管理效率。

（五）電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施投入不足。目前一些醫(yī)院在電子檔案管理軟硬件設(shè)備投入上尚未形成系統(tǒng)規(guī)范，醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)資源平臺(tái)建設(shè)不斷推遲，使得檔案資源的開(kāi)發(fā)受到阻礙，影響了醫(yī)院檔案信息化發(fā)展進(jìn)程。

三、醫(yī)院電子檔案管理的發(fā)展策略

（一）健全管理制度，完善電子檔案管理流程。醫(yī)院管理層應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到信息化背景下，電子檔案對(duì)于醫(yī)院檔案管理的推動(dòng)作用，深入分析現(xiàn)行檔案管理制度與電子檔案管理之間的沖突，并有針對(duì)性地進(jìn)行調(diào)整。在電子檔案制度建設(shè)中，相關(guān)部門應(yīng)立足加強(qiáng)信息系統(tǒng)電子檔案管理，保障電子文件和電子檔案的安全保管和開(kāi)發(fā)利用的發(fā)展目標(biāo)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際制度建設(shè);完善制度規(guī)范細(xì)節(jié)，明確電子檔案范圍，并針對(duì)管理體制、電子檔案范圍以及保管期限等細(xì)節(jié)進(jìn)行完善，提高制度規(guī)范的可行性;加強(qiáng)執(zhí)行管理，結(jié)合相關(guān)監(jiān)督機(jī)制形成提高電子檔案的制度化管理水平。

（二）增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，制定實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)防御措施。醫(yī)院基于信息安全管理要求，結(jié)合電子檔案管理特點(diǎn)，積極制定并實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)防御措施。即根據(jù)醫(yī)院電子檔案類型與管理要求建立起一整套的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避制度，將人為控制與技術(shù)控制相結(jié)合，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性;構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移機(jī)制，例如針對(duì)重要的醫(yī)療衛(wèi)生檔案購(gòu)買保險(xiǎn)等，控制檔案管理風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的損失;加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制的構(gòu)建，針對(duì)電子檔案管理中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)類型加以識(shí)別、判斷，并利用系統(tǒng)平臺(tái)加強(qiáng)對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)管理問(wèn)題的預(yù)警，從而提高風(fēng)險(xiǎn)防范能力，降低風(fēng)險(xiǎn)造成的損失，保證電子檔案管理安全。

（三）加強(qiáng)監(jiān)督管理，落實(shí)電子檔案管理規(guī)范。醫(yī)院應(yīng)積極建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，設(shè)置獨(dú)立的監(jiān)督環(huán)節(jié)，定期對(duì)電子檔案管理情況進(jìn)行檢查與監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題，并針對(duì)電子檔案易丟失、易篡改、難保存等特點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理工作的規(guī)范，預(yù)防檔案信息安全事故，強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)管責(zé)任。此外，醫(yī)院還應(yīng)積極配合外部監(jiān)督，根據(jù)政府相關(guān)部門的全面檢查、專項(xiàng)檢查、隨機(jī)抽查等及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題，并采取必要措施，及時(shí)進(jìn)行糾正，明確落實(shí)電子檔案管理規(guī)范，強(qiáng)化內(nèi)部管理監(jiān)督效果，提高電子檔案管理效率。

（四）注重人才培養(yǎng)，構(gòu)建專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)。醫(yī)院在電子檔案工作中，應(yīng)著重強(qiáng)調(diào)人員的重要性。首先從領(lǐng)導(dǎo)層出發(fā)，提高對(duì)電子檔案管理工作的重視，引導(dǎo)檔案管理人員轉(zhuǎn)變態(tài)度，上下一心，形成全員管理氛圍;加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)教育，引導(dǎo)其更好地掌握專業(yè)的技能和知識(shí)，適應(yīng)信息化檔案管理要求;完善薪酬激勵(lì)機(jī)制的建設(shè)，根據(jù)醫(yī)院內(nèi)部發(fā)展需要，推動(dòng)大數(shù)據(jù)建設(shè)，并以此作為檔案信息化管理的依據(jù)，提高檔案管理水平;加強(qiáng)專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，調(diào)整檔案管理人員結(jié)構(gòu)，提高復(fù)合型人才比重，提高檔案管理的專業(yè)化發(fā)展水平。

（五）加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，增加電子檔案管理投入?；陔娮訖n案對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的依賴性，醫(yī)院在電子檔案管理工作中，應(yīng)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)置投入，從環(huán)境上改善電子檔案管理。例如電子檔案的管理對(duì)于計(jì)算機(jī)設(shè)備和專業(yè)化軟件的要求較高，醫(yī)院在內(nèi)部控制建設(shè)中，應(yīng)制定相應(yīng)的硬件設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃，同時(shí)結(jié)合醫(yī)院發(fā)展需要選擇專業(yè)化的檔案管理軟件;最先進(jìn)的設(shè)備儀器和軟件系統(tǒng)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防御工程的建設(shè)，形成能夠有效應(yīng)對(duì)惡意侵害的網(wǎng)絡(luò)手段，建立防火墻系統(tǒng)，鞏固安全防御體系，形成完善的電子檔案管理平臺(tái)，提高檔案管理水平。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在醫(yī)院檔案管理工作中，電子檔案的發(fā)展優(yōu)勢(shì)是顯而易見(jiàn)的，而結(jié)合醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)需要，推進(jìn)醫(yī)院檔案工作的信息化轉(zhuǎn)型，則能夠充分體現(xiàn)電子檔案的應(yīng)用價(jià)值。當(dāng)然，醫(yī)院檔案管理工作在轉(zhuǎn)型中的問(wèn)題也比較突出，醫(yī)院把握信息化發(fā)展趨勢(shì)，深入分析在制度建設(shè)、資源投入、人才培養(yǎng)、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)建設(shè)等方面存在的問(wèn)題，針對(duì)性做出調(diào)整與優(yōu)化，進(jìn)而推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作轉(zhuǎn)型，提高信息化檔案管理水平。

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