王婷婷

摘 要：在科研管理工作中，學(xué)校的科研檔案管理是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。但是目前國(guó)內(nèi)的一些學(xué)校在進(jìn)行檔案管理中還是會(huì)存在著一些問(wèn)題，為了能夠更好提高檔案管理質(zhì)量，應(yīng)該采用哪些有效措施是值得我們思考的，本文將就此話題進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：學(xué)校;科研檔案;檔案管理;創(chuàng)新措施

在學(xué)校的檔案中，科研檔案是其中非常重要的組成部分，不同歷史時(shí)期的科研水平都是靠它記錄的規(guī)模和質(zhì)量進(jìn)行反映的，也屬于彰顯學(xué)校科研實(shí)力的重要證據(jù)，更是許許多多的師生積累下來(lái)的珍貴財(cái)富。如何能夠順應(yīng)時(shí)勢(shì)，增強(qiáng)科研檔案的管理工作，從而保障科研工作水平是非常重要的。

1 目前學(xué)校檔案管理存在的不足

1）檔案管理制度有欠缺。雖然大部分學(xué)校都根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)來(lái)制定本校的檔案管理辦法，但是由于不夠具體，可操作性不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)很多漏洞，具體工作無(wú)法有效實(shí)施。傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)落后，并且影響到了學(xué)校不斷向前進(jìn)步發(fā)展，正常一個(gè)完善的管理機(jī)制，是要將引進(jìn)人才，獎(jiǎng)勵(lì)政策以及技術(shù)設(shè)備更新等其他的機(jī)制進(jìn)行協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，但是目前學(xué)校的檔案管理機(jī)制內(nèi)，對(duì)于以上促進(jìn)的作用機(jī)制沒(méi)有進(jìn)行更好的落實(shí)，出現(xiàn)了人才稀缺，獎(jiǎng)勵(lì)政策與檔案管理工作成績(jī)無(wú)關(guān)，工作人員毫無(wú)熱情，沒(méi)有積極向上的氛圍。導(dǎo)致在學(xué)校改革發(fā)展過(guò)程中，檔案管理的工作沒(méi)有起到更具有促進(jìn)作用的成績(jī)。隨著新時(shí)期科技革命的不斷發(fā)展，有很多機(jī)遇可遇不可求，但是管理制度的落后，是對(duì)學(xué)校實(shí)施現(xiàn)代化建設(shè)的重要的障礙。因此學(xué)校必須要用更加妥善的方式來(lái)改變目前的狀況[1]。

2）科研檔案歸檔有遺漏?？蒲许?xiàng)目的負(fù)責(zé)人和參與者是形成科研檔案的主體，更是原始記錄形成的主題。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，科研檔案需要實(shí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)立卷歸檔的制度。但是由于相關(guān)人員的思想意識(shí)淡薄，通常只注重申請(qǐng)立項(xiàng)，發(fā)表科研成果等內(nèi)容。而忽略了檔案資料的積累以及歸檔，導(dǎo)致上交的檔案中關(guān)鍵性材料的缺失。特別是一些教師認(rèn)為這些成果都是自己的，通過(guò)“保密”“知識(shí)產(chǎn)權(quán)”等理由，逃避上交原始記錄，另外，由于在歸檔過(guò)程中，部門(mén)之間的聯(lián)系比較欠缺，檔案部門(mén)沒(méi)有掌握科研單位的進(jìn)度，也不清楚接收的材料是否完整或重復(fù)，出現(xiàn)檔案歸檔有遺漏，殘缺不全的情況，檔案也失去了其原有的價(jià)值。

3）紙質(zhì)檔案管理方式落后。傳統(tǒng)的科研檔案通常采用的都是紙質(zhì)的案卷，這種形式的檔案一般情況下形成的周期都比較長(zhǎng)，加工起來(lái)很有難度，成本相對(duì)來(lái)講也要高一些，而且想要查閱一些相關(guān)資料比較麻煩。這樣的管理方式已經(jīng)有些落后了，對(duì)于其自動(dòng)化或者數(shù)字化的程度比較低，而且現(xiàn)在只靠傳統(tǒng)手工記錄的管理辦法已經(jīng)不能滿足學(xué)?？蒲袡n案管理的新需求了，通過(guò)運(yùn)用人工方式對(duì)科研檔案的收集整理，歸類立卷等工作量太大，錄入速度過(guò)慢，導(dǎo)致很多科研檔案資源的開(kāi)發(fā)利用被約束。另外再加上經(jīng)費(fèi)有限，很多學(xué)校沒(méi)有配備健全的現(xiàn)代化儀器，甚至于一些高校都沒(méi)有配備專門(mén)的科研檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致無(wú)法便捷的找到相關(guān)資料，也影響到了科研檔案管理的工作和使用效率[2]。

4）管理人員技術(shù)缺乏?？蒲袡n案的管理，其對(duì)人才的專業(yè)技能以及職業(yè)素養(yǎng)的要求都比較高，同時(shí)也需要既能懂得檔案的業(yè)務(wù)管理，又能夠熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)等多方面發(fā)展的人才，同時(shí)這項(xiàng)工作也相對(duì)比較枯燥，是需要工作人員不斷的進(jìn)行分類整理歸納的[3]。但是目前受到現(xiàn)行的管理體系的影響，檔案管理部門(mén)通常都是缺乏專業(yè)技術(shù)的工作人員，普遍專業(yè)素質(zhì)較低，很少有專業(yè)從事學(xué)習(xí)過(guò)檔案管理專業(yè)的，一般都是沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)就可以直接上崗，對(duì)于一些必要的業(yè)務(wù)知識(shí)以及業(yè)務(wù)常識(shí)都非常的缺乏，同時(shí)對(duì)于一些辦公設(shè)備，辦公軟件使用的不夠熟練，包括一些必備的技能，都不能夠熟練的進(jìn)行應(yīng)用，導(dǎo)致檔案的工作效率很低。而且檔案管理工作的職稱比較低，薪酬也不是很高，非專業(yè)的人員如果進(jìn)行此項(xiàng)工作，很難形成更加有效的檔案管理體系，無(wú)論是對(duì)學(xué)校還是對(duì)學(xué)生都有很大的阻礙。

2 應(yīng)對(duì)管理不足采取的創(chuàng)新措施

1）完善檔案管理制度。學(xué)校應(yīng)該按照相關(guān)的政策及規(guī)定，完善檔案的管理制度，特別檔案管理是一個(gè)比較復(fù)雜的工作，而且時(shí)效性非常強(qiáng)。通過(guò)行政的干預(yù)，制定完善管理制度、流程以及其他的制約方式，使其能夠做到有章可循。同時(shí)在落實(shí)科研檔案管理崗位的責(zé)任制時(shí)，要明確的其在管理過(guò)程中的責(zé)任，使檔案管理工作能夠有據(jù)可尋，從而使科研檔案管理工作能夠不斷的向優(yōu)質(zhì)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度化的方向發(fā)展。同時(shí)學(xué)校還應(yīng)當(dāng)積極的實(shí)行依法治檔，讓科研的管理部門(mén)和人員的檔案法制意識(shí)不斷提高，比如利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的推廣，專業(yè)人士講座等方式進(jìn)行學(xué)習(xí)宣傳。貫徹落實(shí)國(guó)家各項(xiàng)政策中的相關(guān)內(nèi)容，從而使學(xué)校各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及科研人員對(duì)科研檔案的重要性認(rèn)識(shí)進(jìn)一步提高，加強(qiáng)法制意識(shí)。

2）健全檔案歸檔流程。強(qiáng)化健全檔案歸檔的流程，對(duì)促進(jìn)學(xué)校的教學(xué)改革，教學(xué)創(chuàng)新以及教學(xué)發(fā)展服務(wù)起到一個(gè)非常重要的作用。在健全過(guò)程中，要不斷的圍繞學(xué)校中心進(jìn)行工作，從而加強(qiáng)科研檔案的基礎(chǔ)性工作，從而實(shí)施更加規(guī)范、科學(xué)化的管理。在科研項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)前，管理人員需要首先對(duì)相關(guān)的材料進(jìn)行檢查和驗(yàn)收，如果出現(xiàn)相關(guān)資料上交不齊全的情況，一律視為不合格，不可以進(jìn)行結(jié)項(xiàng)。例如：第一，學(xué)校需要對(duì)檔案管理的相關(guān)人員以及科研人員在檔案歸檔、移交以及接受和管理等流程中做出明確的制度安排，使檔案能夠做到無(wú)論哪一個(gè)步驟，都能夠有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定以及相應(yīng)的措施。同時(shí)學(xué)校必須要明確歸檔時(shí)間，定期的與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行指導(dǎo)以及督促，輔助各個(gè)部門(mén)能夠?qū)⒂袃r(jià)值意義的資料歸檔完整。逐漸讓相關(guān)人員能夠意識(shí)到科研檔案不應(yīng)當(dāng)占為己有。第二，檔案部門(mén)的工作人員必須要積極響應(yīng)，貫徹落實(shí)相關(guān)制度，同時(shí)在熟悉科研工作流程的基礎(chǔ)上，提高與各部門(mén)人員時(shí)間的協(xié)調(diào)溝通能力，積極主動(dòng)的輔助各部門(mén)做好歸檔的工作。

3）加強(qiáng)信息化技術(shù)應(yīng)用。對(duì)于學(xué)?？蒲袡n案的管理來(lái)講，加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用是非常有必要的，他可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行科學(xué)檔案管理，使其能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化，網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化。這種工作需要與一些現(xiàn)代化的技術(shù)相結(jié)合（比如計(jì)算機(jī)，掃描儀等等），通過(guò)這些技術(shù)以及先進(jìn)化的設(shè)備進(jìn)行檔案的收集整理以及錄入，這樣的方式可以大幅度提高工作效率，從而可以保證所有工作能夠順利進(jìn)行。利用這樣的方式可以加強(qiáng)科研檔案的管理工作，充分的利用學(xué)校以及校園網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，從而更好的提供各項(xiàng)工作服務(wù)[4]。

4）提高管理人員技術(shù)?？蒲袡n案的管理是具有非常強(qiáng)的專業(yè)性的，而且信息化的技術(shù)也不斷進(jìn)行融合，這也需要管理人員具備非常高的信息化管理技能?？梢詮囊韵聝蓚€(gè)方面進(jìn)行提升。一方面提高管理人員的自身政治素質(zhì)，從而培養(yǎng)其愛(ài)崗敬業(yè)的服務(wù)意識(shí)。另一方面要加強(qiáng)自身的專業(yè)知識(shí)。對(duì)于提高管理人員的管理水平有很大的幫助。另外管理人員還需要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方面的技能，從而逐步的將管理方式從傳統(tǒng)向現(xiàn)代化進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，科研檔案的管理是需要不斷的創(chuàng)新，不斷的完善和提高的，這樣才能夠更好的為教學(xué)活動(dòng)，科研發(fā)展提供更好的服務(wù)工作，提高管理的質(zhì)量以及管理的效率，使管理成本可以大幅度的降低，從而使學(xué)校的綜合實(shí)力以及競(jìng)爭(zhēng)力不斷的提高。對(duì)未來(lái)的學(xué)校發(fā)展也有非常強(qiáng)的促進(jìn)作用，也為提高科研檔案的整體質(zhì)量打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]于東梅.高?？蒲袡n案管理中信息粘滯的成因及對(duì)策研究[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2020，37（01）：269-271.

[2]彭紅.信息時(shí)代高?？蒲袡n案管理工作創(chuàng)新模式探究[J].重慶交通大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2019，19（05）：119-124.

[3]周騫.信息時(shí)代高校辦公室檔案管理工作創(chuàng)新分析[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2018（10）：187.

[4]任莉新，曲紹燕，賈文麗.高校科研檔案的分析與利用研究[J].四川檔案，2019，（6）：36-39.