郝曉梅 李日 田冬梅 倫志軍

摘要：在數(shù)據(jù)共享背景下，傳統(tǒng)的人工或是粗放式科研檔案管理模式受到了前所未有的挑戰(zhàn)，因此如何采取有效手段對(duì)檔案進(jìn)行管理至關(guān)重要。本文通過(guò)對(duì)醫(yī)院科研檔案信息化管理的可行性與必要性進(jìn)行分析，探討通過(guò)建立醫(yī)院科研檔案信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)科研檔案的信息化、精細(xì)化管理，以期創(chuàng)新科研檔案管理模式，為醫(yī)院的學(xué)科建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、科研技術(shù)交流、考核政策的制定等方面提供可靠的信息支撐，助力醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)科學(xué);檔案管理;信息化管理

中圖分類(lèi)號(hào)：R197.322? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? DOI：10.3969/j.issn.1006-1959.2020.13.004

文章編號(hào)：1006-1959（2020）13-0013-03

Data Science-driven Information Management of Hospital Scientific Research Archives

HAO Xiao-mei1，LI Ri1，TIAN Dong-mei1，LUN Zhi-jun2

（Archives Center1，Library2，the First Hospital of Jilin University，Changchun 130021，Jilin，China）

Abstract：Under the background of data sharing， the traditional manual or extensive scientific research archives management mode has been challenged unprecedentedly， therefore， it is very important to take effective measures to manage archives effectively. This study analyzes the feasibility and necessity of the hospital scientific research archives information management， and discusses the establishment of a hospital scientific research archives informationization platform， realize the informatization and refined management of scientific research archives， with a view to innovating the scientific research archives management model， and provide reliable information support for the discipline construction， talent team construction， scientific and technological exchanges， and assessment policy formulation of the hospital， and help the hospital's sustainable development.

Key words：Data science;Archive management;Information management

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究成果的重要載體，不僅蘊(yùn)含了醫(yī)院的科研成果、高新技術(shù)和創(chuàng)新性科研理念，更是為醫(yī)院制定科技決策、發(fā)展規(guī)劃、人才隊(duì)伍建設(shè)、科研技術(shù)交流等方面提供了真實(shí)可靠的信息支撐，是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)[1，2]。近年來(lái)，隨著信息技術(shù)高速發(fā)展和信息數(shù)據(jù)飛速增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的人工或是粗放式科研檔案管理模式受到了前所未有的挑戰(zhàn)，如何利用互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、云技術(shù)等先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)科研檔案信息化管理，發(fā)揮科研檔案在醫(yī)院發(fā)展中的引領(lǐng)作用是目前醫(yī)院科研檔案管理的難點(diǎn)。本文通過(guò)分析數(shù)據(jù)共享背景下醫(yī)院科研檔案信息化管理的可行性與必要性，探討醫(yī)院科研檔案信息化、精細(xì)化管理的途徑和意義，以期創(chuàng)新科研檔案管理模式，助力醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

1醫(yī)院科研檔案信息化、精細(xì)化管理的必要性

1.1科學(xué)分析數(shù)據(jù)，迎接科研管理新挑戰(zhàn)? 信息數(shù)據(jù)的爆炸式增長(zhǎng)給傳統(tǒng)科研檔案管理帶來(lái)了挑戰(zhàn)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榧夹g(shù)創(chuàng)新、新成果應(yīng)用為重點(diǎn)的綜合實(shí)力的較量，醫(yī)院科研能力更是成為衡量醫(yī)院綜合實(shí)力的重要因素。近年來(lái)，復(fù)旦大學(xué)醫(yī)院排行榜和中國(guó)醫(yī)院科技影響力排行榜均將醫(yī)院的科研成果納入到醫(yī)院綜合能力計(jì)算指標(biāo)。國(guó)內(nèi)外醫(yī)院的“醫(yī)療科研并駕齊驅(qū)”行業(yè)導(dǎo)向促使各大醫(yī)院注重對(duì)科研投入，科研產(chǎn)出也迅速增長(zhǎng)，巨大的科研檔案信息管理成為了醫(yī)院科研檔案管理的難題。打破發(fā)展壁壘，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科研檔案信息化、精準(zhǔn)化管理是未來(lái)醫(yī)院科研檔案發(fā)展的方向。精準(zhǔn)化的科研檔案數(shù)據(jù)為醫(yī)院的學(xué)科建設(shè)、發(fā)展規(guī)劃、人才隊(duì)伍建設(shè)、科研技術(shù)交流、考核政策的制定等方面提供了真實(shí)可靠的信息支撐。

1.2加強(qiáng)存檔意識(shí)，實(shí)現(xiàn)科研管理一站式服務(wù)? 科研檔案信息化管理有利于醫(yī)務(wù)人員了解本人的科研業(yè)績(jī)和提高科研存檔意識(shí)，方便醫(yī)務(wù)人員管理自己的科研成果及醫(yī)生間進(jìn)行科研學(xué)術(shù)交流，激發(fā)醫(yī)生的科研熱情。此外，通過(guò)一站式的從論文的投稿到文稿接收跟蹤式科研論文管理辦法能避免醫(yī)生學(xué)術(shù)不端行為的產(chǎn)生。

1.3迎合時(shí)代發(fā)展，加強(qiáng)科研管理精準(zhǔn)化? 隨著近些年醫(yī)學(xué)科學(xué)事業(yè)的發(fā)展、國(guó)家對(duì)醫(yī)學(xué)研究的扶持力度不斷加大，科研項(xiàng)目、論文成果數(shù)量劇增，迫使醫(yī)院科研檔案管理人員要不斷提高自身能力，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，尋求更方便、準(zhǔn)確的信息化檔案管理方法。

2醫(yī)院科研檔案信息化平臺(tái)建設(shè)

將科研檔案進(jìn)行精細(xì)化、集成化管理，建立醫(yī)院科研檔案信息平臺(tái)，為科研人員提供動(dòng)態(tài)和高效的服務(wù)，助力醫(yī)院發(fā)展?？蒲袡n案信息平臺(tái)包括5個(gè)模塊，分別為項(xiàng)目管理、實(shí)驗(yàn)管理、成果管理、獲獎(jiǎng)管理和學(xué)術(shù)任職管理，見(jiàn)圖1。

2.1項(xiàng)目管理? 科研項(xiàng)目管理是針對(duì)所申報(bào)項(xiàng)目的立項(xiàng)過(guò)程、中期考評(píng)、項(xiàng)目結(jié)題和經(jīng)費(fèi)利用過(guò)程的一個(gè)動(dòng)態(tài)管理，目的是合理的安排項(xiàng)目中所涉及的人、財(cái)、物。在科研項(xiàng)目的管理中，為醫(yī)院內(nèi)科研人員提供各類(lèi)項(xiàng)目申報(bào)政策的解讀和咨詢，對(duì)于已立項(xiàng)的項(xiàng)目的合同資料，經(jīng)費(fèi)預(yù)算及使用，結(jié)題驗(yàn)收等環(huán)節(jié)全程管理。根據(jù)科研項(xiàng)目驗(yàn)收的結(jié)果，幫助科研人員申報(bào)相關(guān)的科技獎(jiǎng)項(xiàng)。

2.2實(shí)驗(yàn)管理? 實(shí)驗(yàn)管理是將科研人員的基礎(chǔ)實(shí)驗(yàn)研究統(tǒng)一管理，實(shí)驗(yàn)的樣本、儀器的使用進(jìn)行記錄，由專(zhuān)門(mén)的科研人員對(duì)試驗(yàn)結(jié)果進(jìn)行審核。

2.3成果管理? 成果管理包括論文、著作、專(zhuān)利和獲獎(jiǎng)管理，對(duì)所涉及的信息統(tǒng)一錄入，其中論文、論著和專(zhuān)利通過(guò)題目還可直接鏈接到專(zhuān)家知識(shí)庫(kù)，查看更詳細(xì)的內(nèi)容。對(duì)于科研成果的管理，對(duì)論文成果進(jìn)行精細(xì)化的管理，如第一作者的第一作者單位的歸屬，影響因子的多少，以及期刊雜志的分區(qū)等，都進(jìn)行了細(xì)致的劃分，并制定了相關(guān)的考核政策。

2.4研究生管理? 通過(guò)研究生的學(xué)號(hào)，可以統(tǒng)計(jì)出學(xué)生在讀期間的科研業(yè)績(jī)，也是鼓勵(lì)和督促學(xué)生多學(xué)習(xí)，多出成果的一種手段。

2.5學(xué)會(huì)任職管理? 學(xué)會(huì)任職管理模塊主要是通過(guò)學(xué)會(huì)的任職激勵(lì)科研人員多出去交流和學(xué)習(xí)，提高自身和醫(yī)院的知名度。

3醫(yī)院科研檔案信息化、精細(xì)化管理的意義

3.1檔案管理信息化，助力“雙一流”建設(shè)

3.1.1以“雙一流”建設(shè)為核心，更新科研管理理念? 在國(guó)家倡導(dǎo)的“雙一流”建設(shè)的大背景下，科研管理人員更新管理理念，在具備了扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力的同時(shí)，還應(yīng)具備和掌握運(yùn)用現(xiàn)代化和信息化管理手段的能力。科研管理人員作為醫(yī)院科研工作的組織者和管理者，應(yīng)具備敏銳的洞察力和創(chuàng)新能力，及時(shí)了解和掌握國(guó)家和社會(huì)政策的變化，以便及時(shí)調(diào)整科研政策，引導(dǎo)科研人員向正確的方向進(jìn)行努力[3]。

3.1.2建立科研檔案管理信息平臺(tái)，助力學(xué)科建設(shè)? 學(xué)術(shù)論文、科研項(xiàng)目、獲獎(jiǎng)、專(zhuān)利和論著等科研成果是體現(xiàn)大學(xué)及附屬醫(yī)院科研學(xué)術(shù)水平的重要指標(biāo)[4-6]，也是評(píng)估大學(xué)及附屬醫(yī)院重點(diǎn)學(xué)科的重要指標(biāo)。利用信息平臺(tái)將科研成果數(shù)據(jù)集成化，有利于醫(yī)院人員對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢及統(tǒng)計(jì)分析，助力學(xué)科建設(shè)。

3.2以數(shù)據(jù)為基石，科學(xué)制定考核政策

3.2.1定量化、公開(kāi)化科研成果，調(diào)動(dòng)科研人員工作積極性? 利用科研檔案管理信息平臺(tái)，對(duì)科研數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)計(jì)，做到科研成果定量化、公開(kāi)化，有利于調(diào)動(dòng)科研人員的工作熱情，助力醫(yī)院的學(xué)科發(fā)展。

3.2.2量化科研成果，科學(xué)制定考核政策? 根據(jù)醫(yī)院對(duì)科研成果的量化統(tǒng)計(jì)方法，針對(duì)科研項(xiàng)目、論文、著作、獲獎(jiǎng)、專(zhuān)利、學(xué)會(huì)任職等進(jìn)行分值定量統(tǒng)計(jì)?？筛鶕?jù)項(xiàng)目的來(lái)源，項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)資助金額，SCI論文的影響因子、SCI期刊的分區(qū)、第一作者單位的歸屬、參編著作的名次、專(zhuān)利的類(lèi)型等進(jìn)行綜合定量評(píng)分。將科研人員的科研成果在科研平臺(tái)上公開(kāi)展示，使科研人員通過(guò)平臺(tái)信息進(jìn)行自我評(píng)價(jià)，了解自身的優(yōu)勢(shì)和不足。

3.3掌握人才信息，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)? 為了醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，滿足患者對(duì)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量日益增長(zhǎng)的需求，醫(yī)院必須不斷提升自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力，而核心競(jìng)爭(zhēng)力提升的關(guān)鍵在于人才的有效培養(yǎng)[7，8]。科學(xué)的進(jìn)行引進(jìn)人才和培養(yǎng)人才建設(shè)、建立人才儲(chǔ)備信息平臺(tái)，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略實(shí)施具有深遠(yuǎn)的意義。

3.3.1加強(qiáng)梯隊(duì)建設(shè)，注重人才儲(chǔ)備? 在醫(yī)院的人才梯隊(duì)建設(shè)中，人才斷層現(xiàn)象較為突出。由于人才儲(chǔ)備的不足，造成醫(yī)院醫(yī)生職稱(chēng)和年齡結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)斷層發(fā)展現(xiàn)象，直接影響臨床工作的開(kāi)展。建立一套健全、系統(tǒng)化專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)體系，將優(yōu)秀的人才選入儲(chǔ)備庫(kù)，定期考核科研及醫(yī)療業(yè)績(jī)，將中青年技術(shù)骨干送到國(guó)內(nèi)外研修深造，提供參與重大課題的機(jī)會(huì)，設(shè)立院內(nèi)人才儲(chǔ)備基金，對(duì)于優(yōu)秀的人才給予破格晉升職稱(chēng)的機(jī)會(huì)，只有這樣才能進(jìn)一步為醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)發(fā)展提供一流的學(xué)科帶頭人和技術(shù)骨干。

3.3.2搭建人才交流平臺(tái)，促進(jìn)人才成長(zhǎng)? 醫(yī)院通過(guò)與國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)及科研院所合作進(jìn)行人才聯(lián)合培養(yǎng)，搭建人才交流平臺(tái)，定期舉辦學(xué)術(shù)沙龍及臨床技能比賽，互通互學(xué)、交流經(jīng)驗(yàn)、取長(zhǎng)補(bǔ)短，以期促進(jìn)中青年人才的迅速成長(zhǎng)，加快人才梯隊(duì)的建設(shè)。

3.4精細(xì)化管理專(zhuān)利產(chǎn)權(quán)，促進(jìn)科研成果轉(zhuǎn)化? 專(zhuān)利申請(qǐng)的數(shù)量和水平是醫(yī)院創(chuàng)新能力的重要體現(xiàn)之一，也是衡量醫(yī)院科研管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院應(yīng)重視專(zhuān)利申請(qǐng)及專(zhuān)利轉(zhuǎn)化工作，并通過(guò)提升專(zhuān)利在學(xué)科人才評(píng)價(jià)體系中的地位，加強(qiáng)專(zhuān)利管理建設(shè)，通過(guò)建立專(zhuān)利轉(zhuǎn)化工作平臺(tái)等一系列措施，更好地服務(wù)醫(yī)院的科研管理發(fā)展[9-11]。通過(guò)建立專(zhuān)利管理平臺(tái)，公開(kāi)展示醫(yī)院專(zhuān)利成果，強(qiáng)化科研人員的創(chuàng)新意識(shí)，調(diào)動(dòng)醫(yī)院人員專(zhuān)利申請(qǐng)積極性。

3.4.1完善專(zhuān)利管理工作，調(diào)動(dòng)科研人員專(zhuān)利轉(zhuǎn)化熱情? 在科研管理工作中，實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)化專(zhuān)利管理，對(duì)專(zhuān)利的申請(qǐng)、授權(quán)和轉(zhuǎn)化都將起到重要的作用。專(zhuān)利管理人應(yīng)具有專(zhuān)業(yè)性和職業(yè)性，定期參加知識(shí)產(chǎn)權(quán)的培訓(xùn)，了解專(zhuān)利的相關(guān)法律知識(shí)，熟悉專(zhuān)利申請(qǐng)的流程，協(xié)助科研人員解決在專(zhuān)利申請(qǐng)過(guò)程中遇到的問(wèn)題，從而提升專(zhuān)利授權(quán)的概率。醫(yī)院應(yīng)鼓勵(lì)高質(zhì)量的專(zhuān)利申請(qǐng)，在學(xué)科評(píng)估、績(jī)效考核和個(gè)人職稱(chēng)晉升工作中，醫(yī)院應(yīng)制定合理的專(zhuān)利管理制度和方案，注重質(zhì)量，而非數(shù)量，注重高質(zhì)量專(zhuān)利申請(qǐng)及轉(zhuǎn)化，調(diào)動(dòng)科研人員熱情。

3.4.2建立專(zhuān)利管理平臺(tái)，提升科研人員知識(shí)產(chǎn)權(quán)意識(shí)? 建立專(zhuān)利信息管理平臺(tái)，為方便專(zhuān)利申請(qǐng)和轉(zhuǎn)化的管理，醫(yī)院應(yīng)建立專(zhuān)利信息管理系統(tǒng)和專(zhuān)利轉(zhuǎn)化管理平臺(tái)。將專(zhuān)利的申請(qǐng)、授權(quán)、實(shí)施、維護(hù)及轉(zhuǎn)化等信息進(jìn)行全程記錄，實(shí)時(shí)跟蹤，掌握專(zhuān)利的信息，提高醫(yī)院專(zhuān)利成果轉(zhuǎn)化率。此外，醫(yī)院應(yīng)與政府和企業(yè)搭建轉(zhuǎn)化平臺(tái)，設(shè)立由律師、專(zhuān)業(yè)人員、技術(shù)評(píng)估人員為主的專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)專(zhuān)利進(jìn)行評(píng)估、幫助專(zhuān)利權(quán)人尋找合作者、協(xié)助專(zhuān)利權(quán)人和企業(yè)之間的溝通等，從而有助于專(zhuān)利技術(shù)的有效轉(zhuǎn)化[12-14]。設(shè)置醫(yī)院技術(shù)轉(zhuǎn)移中心，舉辦醫(yī)院與企業(yè)合作洽談會(huì)，將專(zhuān)利技術(shù)成果集中推廣，對(duì)專(zhuān)利價(jià)值進(jìn)行有效的評(píng)估，使專(zhuān)利轉(zhuǎn)化利益達(dá)到最大化。

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收稿日期：2020-04-20;修回日期：2020-05-06

編輯/杜帆

作者簡(jiǎn)介：郝曉梅（1968.7-），女，吉林長(zhǎng)春人，本科，副研究館員，主要從事檔案管理工作

通訊作者：倫志軍（1966.3-），男，吉林長(zhǎng)春人，碩士，研究館員，主要從事圖書(shū)檔案管理工作