邵繼仁

摘 要：事業(yè)機(jī)關(guān)檔案作為國(guó)家檔案資源體系的重要組成部分，真實(shí)反映出了單位的各項(xiàng)工作情況，同時(shí)還能為領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考，有利于機(jī)關(guān)治理，在確保事業(yè)機(jī)關(guān)工作有序開展、維護(hù)職工合法權(quán)益等方面具有重要的作用?；诖?，本文以事業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理為重點(diǎn)，首先分析了檔案管理存在的問題，接著提出解決策略，以期能夠提高檔案規(guī)范化管理水平，切實(shí)發(fā)揮出事業(yè)機(jī)關(guān)檔案價(jià)值。

關(guān)鍵詞：事業(yè)機(jī)關(guān) 檔案管理 規(guī)范化

中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2020）06-00-01

一直以來，我國(guó)都非常重視事業(yè)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理工作，尤其是近幾年，國(guó)家檔案局及各地區(qū)相繼出臺(tái)了一系列加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化開展的意見和辦法，極大地提升了機(jī)關(guān)檔案管理水平。但是，從實(shí)際操作來看，依舊存在諸多問題亟待解決，國(guó)家宏觀層面所出臺(tái)的規(guī)定多少與機(jī)關(guān)實(shí)際工作不相符，存在不相契合的矛盾?；诖?，為破除這一弊端，進(jìn)一步加快事業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)進(jìn)程，充分發(fā)揮出機(jī)關(guān)檔案的職能與作用，更好地為本單位工作和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)，就必須要主動(dòng)作為，認(rèn)清當(dāng)前檔案管理工作中所存在的問題，積極尋求有效的解決方案，強(qiáng)力推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理工作上檔次、提質(zhì)量。

一、事業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題

1.領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案規(guī)范化管理工作認(rèn)識(shí)不足

作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，檔案管理的重要性日漸凸顯，越來越多的機(jī)關(guān)單位將其納入績(jī)效考核范疇，對(duì)檔案工作的重要性達(dá)到前所未有的高度。而檔案的特殊性使得管理工作具有長(zhǎng)期性、基礎(chǔ)性的特征，需要管理人員在長(zhǎng)期實(shí)踐中不斷積累和掌握，只有這樣才能切實(shí)做好檔案規(guī)范化管理工作，但是，依舊有部分機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案規(guī)范化管理的認(rèn)知不到位，為了應(yīng)付上級(jí)部門的檢查，完成檔案規(guī)范化管理認(rèn)定要求，并沒有設(shè)置專門負(fù)責(zé)檔案管理的崗位，檔案工作多是由其他崗位人員兼任，或是直接借調(diào)下級(jí)單位人員，從而使得單位檔案管理質(zhì)量始終得不到有效提升。

2.檔案歸檔立卷制度貫徹落實(shí)不到位

機(jī)關(guān)單位在職能履行過程中會(huì)產(chǎn)生具有保存價(jià)值的檔案，且檔案載體類別多樣，包含文書檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等，涉及人事、紀(jì)檢、財(cái)會(huì)、會(huì)議等領(lǐng)域。甚至還會(huì)涉及社會(huì)重大事件，比如自然災(zāi)害、安全生產(chǎn)等，因此單位文書部門必須要先做好檔案的整理和立卷工作，方可移交檔案室歸檔[1]。但是在實(shí)際操作中，單位并沒有建立完善的歸檔（立卷）制度，檔案管理人員將大量的時(shí)間和精力花費(fèi)在了檔案收集、整理、編目、錄入等工作中，經(jīng)常出現(xiàn)剛剛將去年檔案整理上架后，又需要開始對(duì)今年檔案進(jìn)行整理，在此過程中還會(huì)有其他部門時(shí)不時(shí)送來往年檔案，如此往復(fù)，檔案管理人員陷入不停地收集檔案、整理檔案的循環(huán)，導(dǎo)致檔案價(jià)值沒有發(fā)揮出來，檔案管理效率低下，始終得不到有效提升。

3.檔案管理信息化程度不高

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理信息化是應(yīng)對(duì)時(shí)代變革的必然路徑，是符合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的。但是仍舊有一些機(jī)關(guān)單位沒有建立起完善的檔案管理體系，信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，程度不高。即便一些單位開展了信息化建設(shè)工作，但是硬件設(shè)施還不完善，導(dǎo)致檔案管理信息化流于形式，信息系統(tǒng)沒有發(fā)揮出實(shí)質(zhì)效能。更有甚者，一些機(jī)關(guān)單位還習(xí)慣于手工錄入，依舊以紙質(zhì)查閱為主，不僅不利于檔案長(zhǎng)期保存，也極大地降低了工作效率，從而導(dǎo)致大量人力物力浪費(fèi)。同時(shí)，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式的興起，基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)安全問題存在共性，而機(jī)關(guān)單位檔案事關(guān)重大，如果泄露可能引發(fā)嚴(yán)重的后果，因此不可將其與網(wǎng)絡(luò)安全問題同一而論。當(dāng)前，在信息化建設(shè)進(jìn)程中，機(jī)關(guān)單位檔案管理面臨著泄露、攻擊等危險(xiǎn)，必須要加強(qiáng)安全保障措施，但由于檔案管理人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)數(shù)字認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、訪問權(quán)限、網(wǎng)絡(luò)防火墻等技術(shù)掌握不牢，因此增加了檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。

4.檔案專兼職人員專業(yè)技能有待提升

受機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)主觀意識(shí)、經(jīng)費(fèi)等因素的影響，導(dǎo)致檔案管理人員在開展工作時(shí)缺乏創(chuàng)新意識(shí)，僅以檔案不丟失為原則，整個(gè)團(tuán)隊(duì)年齡偏大，知識(shí)老化，工作方式老舊不懂變通，對(duì)新知識(shí)接受能力不強(qiáng)，尤其是計(jì)算機(jī)操作不嫻熟，工作效率偏低，無法適應(yīng)新時(shí)代對(duì)檔案工作管理所提出的需求。而部分兼職人員雖然思想先進(jìn)，具有較高的知識(shí)結(jié)構(gòu)層次，但是對(duì)檔案基礎(chǔ)理論知識(shí)掌握不牢，再加之思想不穩(wěn)定，人員流動(dòng)性較大，從而使得檔案工作面臨邊緣化。

二、提高機(jī)關(guān)單位檔案管理規(guī)范化的應(yīng)對(duì)措施

1.立足一個(gè)原則，牢牢把握三個(gè)重點(diǎn)

面對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案管理所存在的問題，在規(guī)范化發(fā)展的新形勢(shì)下，必須要堅(jiān)持高站位、高標(biāo)準(zhǔn)。以《機(jī)關(guān)單位檔案工作規(guī)范》為指導(dǎo)，嚴(yán)格按照要求，切實(shí)推動(dòng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。同時(shí)在工作中應(yīng)重點(diǎn)把握三個(gè)重點(diǎn)：一是要明確檔案管理職責(zé)。在全面梳理檔案收集、整理、儲(chǔ)存等工作流程的基礎(chǔ)上，建立層層遞進(jìn)、環(huán)環(huán)相扣的規(guī)范化運(yùn)行機(jī)制，確保檔案管理工作有章可循。二是加強(qiáng)監(jiān)督考核。機(jī)關(guān)單位應(yīng)定期就檔案管理工作組織開展總結(jié)大會(huì)，對(duì)檔案規(guī)范化管理階段性工作進(jìn)行分析，查找薄弱環(huán)節(jié)，提出規(guī)范化建設(shè)過程中所存在的問題，通過集體商討，借助頭腦風(fēng)暴尋求解決策略。同時(shí)，采取多種手段對(duì)檔案管理規(guī)范化建設(shè)成果進(jìn)行考核評(píng)估，將建設(shè)成效納入績(jī)效考核范疇，并與績(jī)效工資掛鉤，從而激發(fā)工作人員的參與積極性[2]。三是統(tǒng)籌兼顧。檔案管理規(guī)范化建設(shè)不僅僅是檔案部門的工作職責(zé)，與機(jī)關(guān)單位各部門關(guān)系密切，需要各部門協(xié)調(diào)配合，方可發(fā)揮出檔案價(jià)值。因此，需要機(jī)關(guān)單位統(tǒng)籌兼顧，設(shè)置專人負(fù)責(zé)檔案管理，完善檔案管理各項(xiàng)制度，如保管制度、保密制度、利用制度、消防安全管理制度等。同時(shí)，構(gòu)建健全的突發(fā)重大災(zāi)害緊急處置機(jī)制，盡可能提高紙質(zhì)檔案的管理成效，提高檔案室安全保障能力。

2.健全檔案規(guī)范化管理體系，認(rèn)真貫徹落實(shí)歸檔立卷制度

事業(yè)機(jī)關(guān)應(yīng)提高檔案管理規(guī)范化建設(shè)意識(shí)，對(duì)現(xiàn)有的檔案工作制度進(jìn)行梳理，通過流程再造健全檔案規(guī)范化管理體系，用制度來約束檔案工作人員的行為，保障檔案編制、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施設(shè)備的投入;建立“抓系統(tǒng)、系統(tǒng)抓”的工作思路，嚴(yán)格落實(shí)庫房“八防”要求;創(chuàng)新檔案管理激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)工作人員的工作興致，令他們有勁頭、有奔頭。同時(shí)，大力推行歸檔立卷制度，一方面要保證歸檔立卷的時(shí)效性，各階段檔案要及時(shí)歸檔，以免造成管理混亂。另一方， 要合理開展立卷分工，在秉承“以我為主”原則的基礎(chǔ)上，圍繞內(nèi)容、形式、載體、作用等科學(xué)開展資料區(qū)分，降低檔案信息冗余度。

3.加快檔案管理信息化進(jìn)程，提高檔案管理規(guī)范化

現(xiàn)代信息技術(shù)在各領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，給檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)提出了更高要求，而信息化建設(shè)也是符合時(shí)代發(fā)展需求的。因此，機(jī)關(guān)單位要加大資金投入用于信息化建設(shè)，大力引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，構(gòu)建具有自我特色的檔案管理系統(tǒng)，以確保能及時(shí)、準(zhǔn)確錄入檔案信息，提高檔

案檢索效率和利用率。同時(shí)，借助元數(shù)據(jù)理論，依托數(shù)字化技術(shù)，構(gòu)建符合實(shí)際的檔案信息數(shù)據(jù)庫。這樣將大量繁瑣、日常化的資料上傳至計(jì)算機(jī)空間，減少檔案存放空間[3]。此外，紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)記錄，也就相當(dāng)于實(shí)現(xiàn)了雙重備份，更加有助于資料的保管，即便是紙質(zhì)檔案丟失，也可以通過電子檔案找回。此外，在信息化建設(shè)過程中，機(jī)關(guān)檔案管理部門要積極遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，多參考行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集、分類與管理，配備專門的檔案安全管理人員，加強(qiáng)檔案風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，規(guī)范檔案信息化操作流程，避免由于人為操作導(dǎo)致的黑客、病毒入侵，提高信息系統(tǒng)的安全性。

4.培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才，加快檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

機(jī)關(guān)單位應(yīng)重視檔案管理人才的培養(yǎng)工作，為檔案管理規(guī)范化建設(shè)奠定良好的人力資源保障。一方面要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，積極培育一支技術(shù)過硬、管理水平高超的管理隊(duì)伍。定期組織開展培訓(xùn)指導(dǎo)活動(dòng)，采用“授課+觀摩學(xué)習(xí)”的模式，強(qiáng)化管理人員對(duì)檔案管理規(guī)范化工作的理解和認(rèn)可，提高工作人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)知[4]。同時(shí)，緊跟時(shí)代發(fā)展，通過培訓(xùn)讓工作人員能夠了解最先進(jìn)的理念和技術(shù)，邀請(qǐng)檔案管理專家介紹工作經(jīng)驗(yàn)、解讀規(guī)范化管理政策，切實(shí)提高大家的工作積極性和思想認(rèn)知。另一方面，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員思想政治教育，強(qiáng)化學(xué)習(xí)職業(yè)操守內(nèi)容，提高工作人員的責(zé)任意識(shí)，徹底摒除以往“鐵飯碗”“得過且過”的工作態(tài)度，將檔案管理規(guī)范化建設(shè)作為工作重點(diǎn)，全身心投入到檔案事業(yè)中。此外，要充分挖掘人才潛能，盡可能做到人盡其才，提高崗位福利，保持隊(duì)伍穩(wěn)定性。

結(jié)語

總而言之，新形勢(shì)下推動(dòng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)是完善事業(yè)機(jī)關(guān)檔案工作的重要手段，不僅能夠提高機(jī)關(guān)檔案管理成效，還能發(fā)揮出檔案價(jià)值和作用，從源頭上把握今后檔案的完整性和全面性，為國(guó)家檔案資源體系建設(shè)質(zhì)量貢獻(xiàn)力量。

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