王巖

摘? 要：隨著計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，使人們步人了一個信息化的時代，信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的主流。從政治、經(jīng)濟(jì)、文化到人類生活的各個角落，信息技術(shù)不斷顯示其獨特的魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。同時檔案的電子化管理，檔案信息數(shù)字化也面臨一些不可回避的新問題，它是在檔案工作初步實踐中的一個新生物，雖然還存在一些有待解決的問題，但我們不能不承認(rèn)，電子檔案的管理，在檔案現(xiàn)代化管理中不僅減輕了勞動程度，而且極大地提高了工作效率，本文旨在對以計算機(jī)為代表的信息化在檔案管理中的應(yīng)用加以研究，以期盡可能的提高檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;趨勢

前言

檔案信息化管理的必要性主要表現(xiàn)在：由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費已在所難免。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個領(lǐng)域還是到人類生活的各個角落，信息技術(shù)無不顯示其獨特的魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。可以說，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

一.檔案信息化發(fā)展的影響因素

1.息化發(fā)展的認(rèn)知因素

在檔案信息化發(fā)展中，檔案管理中相關(guān)部門高層對檔案信息管理的關(guān)注度不夠，在相關(guān)的檔案管理程序中，沒有完整的檔案信息管理體制，對其檔案信息發(fā)展的管理認(rèn)識遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。而在檔案管理的進(jìn)程中，因為其檔案操作人員受到了守舊的管理思想的作用，對檔案信息實施了搜集，并無法實施較為具體的處理與使用，無法發(fā)揮其自身檔案的作用，造成了檔案無法實施其存在意義。

2.檔案信息化發(fā)展的水平因素

在檔案管理信息化發(fā)展的過程中，因為受到守舊和單一的檔案管理和技術(shù)的作用，就會致使在檔案管理的處理不夠合理，盡管檔案管理的相關(guān)部門具有較好的高科技技術(shù)和計劃，但是，其操作人員在實際操作的過程中難以把技術(shù)和檔案管理的實際工作高效的進(jìn)行結(jié)合，僅僅把這些機(jī)器設(shè)備應(yīng)用于平時的操作中。

3.實現(xiàn)了資源的共享

檔案的傳統(tǒng)人工手動操作管理無法實現(xiàn)資源共享，這樣不僅會讓檔案資源的利用率大大降低，還會降低檔案資源的利用價值。而且由于檔案資源的無法共享，也會給信息和文件的查找?guī)砗艽蟮恼系K。而應(yīng)用計算機(jī)軟件的信息化管理技術(shù)，則是將每個單獨的信息檔案目錄和內(nèi)容進(jìn)行分類匯總，使之成為一個體系，這樣會大大提升檔案管理的效率和質(zhì)量。

二.推動檔案管理信息化的措施

1.檔案信息管理的統(tǒng)一規(guī)范化

傳統(tǒng)的檔案管理是以檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對象，要運用現(xiàn)代信息技術(shù)管理電子文件，對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，將物理形態(tài)的檔案文獻(xiàn)作符合信息化環(huán)境和目標(biāo)的轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)檔案網(wǎng)站和數(shù)字檔案館建設(shè)，可高效、適用的管理檔案和利用檔案工作。檔案信息化法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋信息化建設(shè)的所有方面，包括電子文件歸檔和數(shù)字檔案管理的各個環(huán)節(jié)。數(shù)字環(huán)境下檔案工作的根本目標(biāo)依然是最大限度地滿足社會對檔案保管、利用的需求，信息化所要追求的正是如何最大限度地利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)手段來實現(xiàn)檔案工作的根本目標(biāo)。

2.配備統(tǒng)一、專業(yè)的軟硬件設(shè)備

各單位各部門各自為政，信息化手段、設(shè)備不統(tǒng)一，造成了很多數(shù)據(jù)不兼容，給檔案管理信息化過程設(shè)置了障礙，所以，我們應(yīng)配備統(tǒng)一的、專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備和專業(yè)的統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，利用這些設(shè)備可實現(xiàn)字符識別，自動轉(zhuǎn)化、自動編目和檢索、自動全文存儲、自動上載，計算機(jī)輔助立卷，檔案自動標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號，統(tǒng)一規(guī)格的計算機(jī)軟硬件設(shè)備，才能為檔案管理信息化的實現(xiàn)提供保障。

3.培養(yǎng)信息化檔案人才

檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實現(xiàn)不是檔案部門的單一工作，它需要所有檔案人員的積極參與與配合。因此，檔案隊伍計算機(jī)技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。與其它行業(yè)相比，檔案工作政治性、政策性、專業(yè)性都很強(qiáng)，在專業(yè)技能上，提高檔案從業(yè)者的信息素養(yǎng)和信息技能，思想上有較高政治素質(zhì)，保護(hù)檔案的安全，不泄露檔案內(nèi)容等。

4.落實檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障

在檔案的信息化過程當(dāng)中，隨著電子技術(shù)的參與，越來越多的工作可以在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，因此注重檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全性是十分必要的。企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)安全措施，檔案管理人員也應(yīng)該提高警惕，采取防范措施包括數(shù)據(jù)備份、身份認(rèn)證等，避免和減少黑客對信息系統(tǒng)的危害。落實檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障可以防止病毒和黑客的惡性攻擊，提高了檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率。為了保證硬件設(shè)備的安全，要定期檢查檔案信息化中用到的硬件設(shè)備，檢查服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)的運行狀態(tài)。完善數(shù)據(jù)備份，避免由于外界條件的變化而造成的數(shù)據(jù)的損失或者丟失。重視網(wǎng)絡(luò)安全，在網(wǎng)絡(luò)平臺上可以設(shè)置在線報警系統(tǒng)，并且及時處理網(wǎng)絡(luò)安全問題，強(qiáng)化防火墻等措施來確保檔案信息應(yīng)用的安全性。相關(guān)的技術(shù)人員要設(shè)置用戶使用權(quán)限，避免用戶越權(quán)限的操作行為，落實身份認(rèn)證工作。

結(jié)束語：

檔案管理信息化對每個企業(yè)或是對國家來說都有非常重要的意義，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)今的社會需求。當(dāng)今時代是互聯(lián)網(wǎng)時代、是信息化時代，在以迅雷不及掩耳的速度快速發(fā)展，企業(yè)檔案管理要想與時俱進(jìn)，必須要與先進(jìn)的信息化技術(shù)相結(jié)合，使之得到快速、有效、合理、科學(xué)的管理，從而保護(hù)信息資源的有效性、科學(xué)性和完整性，確保企業(yè)檔案朝著數(shù)字化管理方向健康發(fā)展。

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