石述科

【摘要】隨著信息時(shí)代的來臨和發(fā)展，可能導(dǎo)致檔案信息安全受到威脅的各類因素不斷增多，使得各類檔案信息泄露、篡改等問題出現(xiàn)的頻率顯著提升，對社會(huì)乃至國家的發(fā)展造成了不利影響。本文主要圍繞信息時(shí)代的檔案管理工作創(chuàng)新展開探討，其中針對創(chuàng)新的必要性及有效策略也進(jìn)行了分析，以期為更好地維護(hù)檔案信息安全、提升檔案管理水平作出貢獻(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代;檔案管理工作;創(chuàng)新策略

檔案信息的作用十分重要，不論是就國家、企業(yè)，還是個(gè)人而言，均會(huì)將較為關(guān)鍵的信息存儲(chǔ)于檔案之內(nèi)。而信息的保密工作在任何一個(gè)國家占據(jù)的地位都較高，信息泄露導(dǎo)致的各種問題帶來的后果不堪設(shè)想，嚴(yán)重時(shí)可能會(huì)導(dǎo)致個(gè)人、企業(yè)甚至國家的安全受到威脅，基于此，信息時(shí)代開展高質(zhì)量的檔案管理工作創(chuàng)新是必要的。

一、信息時(shí)代檔案管理工作概述

檔案管理和信息化之間存在的關(guān)聯(lián)性較為密切，所以，基于信息時(shí)代開展各環(huán)節(jié)檔案管理工作的過程中，需要充分發(fā)揮信息采集、存儲(chǔ)以及管理工作的實(shí)效性。照以往比開展的檔案管理工作來講，信息時(shí)代的檔案管理工作改變了傳統(tǒng)單純依靠人力開展相關(guān)工作的模式，強(qiáng)調(diào)利用信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)等進(jìn)行檔案管理，可達(dá)到有效促進(jìn)整體工作效率提升的目的。

（一）概念。檔案管理信息化具體指的是，基于檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)計(jì)和要求，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用并滲透到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，進(jìn)而達(dá)到促進(jìn)檔案管理實(shí)效性及合理性提升目的的一種方式。檔案管理信息化建設(shè)，從本質(zhì)層面上而言，即為傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代化、數(shù)字化檔案管理發(fā)展的過程。

（二）特點(diǎn)。第一，檔案信息化管理的過程中，需要依照的法律規(guī)定及相關(guān)政策等均為行政部門制定。第二，最常用的管理形式為電子檔案以及電子文件，同時(shí)，也是政府、企業(yè)及相關(guān)結(jié)構(gòu)推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展的關(guān)鍵手段及突出特點(diǎn)。第三，可促使信息資源的作用有效發(fā)揮出來，加快檔案管理規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)速度，有助于優(yōu)化檔案服務(wù)及管理整體水平。

二、信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新策略的相關(guān)分析

（一）創(chuàng)新必要性分析。時(shí)代不斷發(fā)展，社會(huì)不斷進(jìn)步，人們對于創(chuàng)新的重要性有了越來越明確的認(rèn)識(shí)，也開始重視如何采取有效手段開展創(chuàng)新。針對信息時(shí)代的檔案管理工作創(chuàng)新來講，基于檔案信息自身的重要性及特殊性使然，對其開展有效的管理本身具有較大難度，加之傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作量大、流程較為煩瑣等，針對加以有效創(chuàng)新，積極推動(dòng)檔案管理工作數(shù)字化、自動(dòng)化發(fā)展進(jìn)程，提高檔案管理、使用人員查閱和調(diào)取檔案的效率，不僅有助于節(jié)省雙方時(shí)間，且可解決傳統(tǒng)檔案管理工作的滯后性問題，有助于促進(jìn)檔案管理工作整體水平的提升。

（二）創(chuàng)新內(nèi)容。1.管理隊(duì)伍。信息化背景下，人才是各項(xiàng)科學(xué)研究及生產(chǎn)活動(dòng)開展的基本要素，因此，檔案部門應(yīng)重視強(qiáng)化檔案管理人才隊(duì)伍業(yè)務(wù)能力、提升綜合素質(zhì)質(zhì)量，經(jīng)由多種有效且針對性較高的教育手段以及多元化的培訓(xùn)模式，優(yōu)化人才職業(yè)素養(yǎng)及信息化技術(shù)掌握能力，有助于提升其整體工作水平。2.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。信息時(shí)代，推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新進(jìn)程的基礎(chǔ)性手段即為開展有效的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)操作，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)重視結(jié)合自身現(xiàn)實(shí)發(fā)展情況及根本需求，基于國家及有關(guān)部門制定的規(guī)范及要求等，在確保自身發(fā)展質(zhì)量的同時(shí)，積極推動(dòng)檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)進(jìn)程，為社會(huì)發(fā)展貢獻(xiàn)更多的力量。3.信息資源。為了充分發(fā)揮檔案資源的應(yīng)用優(yōu)勢及重要價(jià)值，積極推動(dòng)檔案信息資源平臺(tái)建設(shè)進(jìn)程，結(jié)合我國基本國情有針對性地開展公共檔案資源庫以及數(shù)字檔案館等的建設(shè)，加快檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)速度。4.基礎(chǔ)設(shè)施。推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新進(jìn)程的有效措施和基本條件為開展高質(zhì)量的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)操作，其同時(shí)也是推動(dòng)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的重要基礎(chǔ)。基于信息時(shí)代背景下，為了確保各環(huán)節(jié)信息化平臺(tái)建設(shè)操作均發(fā)揮出較高實(shí)效性，有關(guān)部門需要根據(jù)國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)及要求進(jìn)行相關(guān)各環(huán)節(jié)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)操作，有助于確保檔案資源共享的有效性和科學(xué)性。

（三）創(chuàng)新方式。1.創(chuàng)新思想及觀念。信息時(shí)代，想要開展高效的檔案管理工作創(chuàng)新操作具有一定難度，且無法在短時(shí)間內(nèi)看見成效，需要優(yōu)化思想觀念，提升思想的先進(jìn)性、現(xiàn)代化程度，有助于更好地確保各環(huán)節(jié)創(chuàng)新工作的順利開展。反之，基于創(chuàng)新理念、創(chuàng)新方法等缺乏的影響，所開展的創(chuàng)新操作勢必會(huì)出現(xiàn)空洞、形式化等問題，無法獲得預(yù)期成效?；诖耍瑒?chuàng)新思想觀念是檔案管理創(chuàng)新的首要前提，具體做法為：首先，檔案管理相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)層人員需要樹立起優(yōu)良、現(xiàn)代化的創(chuàng)新理念及意識(shí)，并可以做到以長遠(yuǎn)眼光看待檔案管理工作及相關(guān)創(chuàng)新操作，促使檔案管理各環(huán)節(jié)工作的開展可以做到不受現(xiàn)有環(huán)境影響，促使各類現(xiàn)代化、先進(jìn)的信息及計(jì)算機(jī)技術(shù)等能夠和檔案管理工作有效的融合在一起，促使各環(huán)節(jié)管理工作可以依靠科技的力量開展更高效的創(chuàng)新。同時(shí)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層人員基于優(yōu)良、現(xiàn)代化的創(chuàng)新意識(shí)，也能夠?qū)n案管理人員進(jìn)行更好的幫助和指導(dǎo)，促使各工作人員可以摒棄陳舊觀念，重視積極創(chuàng)新，更好的投入到自身工作及其創(chuàng)新進(jìn)程中，為推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新貢獻(xiàn)出自身力量，基于創(chuàng)新性的思想觀念提升創(chuàng)新效果。2.創(chuàng)新檔案管理模式。針對檔案管理工作開展創(chuàng)新操作的主要目的是為優(yōu)化人們檔案服務(wù)體驗(yàn)，提高其檔案使用便捷性。結(jié)合相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，可以得知，現(xiàn)階段實(shí)際開展檔案管理工作的過程中，各項(xiàng)服務(wù)功能對工作實(shí)效性的影響十分重要。日常生活中，大部分人存在檔案調(diào)取和查閱的需求，但基于紙質(zhì)化檔案內(nèi)容較為煩瑣、數(shù)量較多、管理難度較高等因素的影響，想要做到在較短的時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確的查找或者調(diào)取某一份檔案具有困難，倘若檔案的排序和擺放未做到有效遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，那么想要開展上述操作堪比大海撈針?；诖?，推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新，探尋出多種高質(zhì)、高效的檔案管理創(chuàng)新手段已經(jīng)急不可待。（1）優(yōu)化檔案采集，實(shí)現(xiàn)電子文化自動(dòng)化傳輸。就檔案來講，最關(guān)鍵的作用即為供人使用及查閱?；诖耍_保檔案信息的準(zhǔn)確性十分重要。實(shí)際開展檔案管理創(chuàng)新的過程中，首先需要考量的便為對各種相關(guān)的檔案信息開展高質(zhì)量、系統(tǒng)化的整合操作，并確保定期核對操作的有效性，避免檔案誤用以及錯(cuò)誤檔案信息外傳等問題出現(xiàn)。其次，待相關(guān)收集工作完成以后便需要進(jìn)行檔案的傳輸，傳統(tǒng)檔案傳輸模式為單機(jī)上傳，不僅需要調(diào)檔，還要利用硬盤進(jìn)行數(shù)據(jù)的拷貝操作，具體更新過程中，由于針對檔案開展的管理工作需要發(fā)揮出相應(yīng)的服務(wù)職能，因此需要重視推動(dòng)檔案的共享進(jìn)程，變更傳統(tǒng)單機(jī)模式。具體而言，相關(guān)人員需要積極利用各類信息及計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢，通過和技術(shù)人員合作的方式，共同創(chuàng)建出一套可以發(fā)揮自動(dòng)化傳輸功能的電子文件工作系統(tǒng)，如此一來，不僅可以確保各類檔案的傳輸具備較高的及時(shí)性和完整性，同時(shí)，具有訪問權(quán)限的人員還可以通過瀏覽網(wǎng)頁的方式獲知相關(guān)的檔案信息，無須再利用硬盤開展繁瑣的信息拷貝工作，對于優(yōu)化檔案服務(wù)體驗(yàn)具有積極影響。（2）發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)服務(wù)實(shí)效性?，F(xiàn)階段，人們對于新聞、即時(shí)信息等的關(guān)注程度較高，越來越多的人不愿意在過時(shí)消息上花費(fèi)太多時(shí)間，換而言之，人們對時(shí)效性信息的依賴程度越來越高。但現(xiàn)階段多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)用的模式需要人們親力親為，親自去到相應(yīng)地點(diǎn)開展檔案信息的查詢和調(diào)取操作，不僅會(huì)花費(fèi)較多時(shí)間，且流程多較為繁瑣，有悖于信息時(shí)代人們對于檔案服務(wù)的基本需求，再加之對檔案管理來講，有效發(fā)揮相應(yīng)服務(wù)職能至關(guān)重要，因此，創(chuàng)新檔案的應(yīng)用模式十分重要。具體而言，可在各相關(guān)區(qū)域的檔案管理部門中分別創(chuàng)立單獨(dú)的數(shù)字檔案庫，并將該區(qū)域的檔案信息單獨(dú)納入相應(yīng)檔案庫中，或者通過創(chuàng)建獨(dú)立檔案網(wǎng)站或者電子信箱服務(wù)站的方式實(shí)現(xiàn)對該區(qū)域檔案的存儲(chǔ)，如此一來，人們通過網(wǎng)絡(luò)便可以實(shí)現(xiàn)足不出戶獲取相關(guān)檔案信息的目的。此外，創(chuàng)建完善的檔案數(shù)據(jù)庫也十分重要，并需要確保其公開性、架構(gòu)感及體系性，重視強(qiáng)化和社會(huì)群眾的聯(lián)系，可通過創(chuàng)建微信、微博公眾號(hào)的方式，將值得關(guān)注的關(guān)鍵內(nèi)容及時(shí)發(fā)布至公眾號(hào)中，供人們查閱。3.創(chuàng)新檔案管理服務(wù)領(lǐng)域?；诙喾N因素的影響，真正實(shí)現(xiàn)到檔案部門開展檔案查詢的人較少，且時(shí)間不固定，這導(dǎo)致檔案部門費(fèi)盡心力創(chuàng)設(shè)的檔案系統(tǒng)得不到有效利用，進(jìn)而造成了資源大量浪費(fèi)的問題。針對這種情況，通過有效創(chuàng)新檔案管理工作的方式，吸引群眾視線，促使檔案的價(jià)值實(shí)現(xiàn)，更為深入的挖掘和發(fā)揮十分必要。簡單來講，基于信息時(shí)代，對檔案管理工作開展創(chuàng)新操作的過程中，應(yīng)重視創(chuàng)新檔案服務(wù)領(lǐng)域?，F(xiàn)階段檔案使用頻率最高的是政府，因此檔案管理人員應(yīng)重視將目光放置在普通群眾和企業(yè)身上，有針對性的擴(kuò)增自身服務(wù)范圍?，F(xiàn)今大眾對于檔案信息的印象為枯燥、無趣，針對此類現(xiàn)狀，檔案管理人員需要改變社會(huì)大眾對檔案的傳統(tǒng)認(rèn)知，具體可通過對檔案信息開展細(xì)化選擇，再利用一些趣味性的形式、搭配一些符合大眾興趣的圖片、文字等進(jìn)行加工，更新檔案信息在人們心中的印象，為檔案信息樹立起有趣、豐富的標(biāo)簽，有助于激發(fā)人們查詢檔案的興趣。同時(shí)，在信息時(shí)代背景下，創(chuàng)新檔案管理工作的過程中也應(yīng)注重開展高質(zhì)量的群眾會(huì)員擴(kuò)張操作，不僅有助于培養(yǎng)出固定的檔案咨詢?nèi)后w，通過其開展的檔案知識(shí)宣傳相關(guān)操作，檔案管理工作的實(shí)效性及價(jià)值也可以更為充分地發(fā)揮出來。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案對于國家、社會(huì)乃至個(gè)人來講均十分重要，其存在不可替代性?；谛畔r(shí)代，各種新型科學(xué)技術(shù)不斷涌現(xiàn)和發(fā)展，各行業(yè)的發(fā)展速度均有效提升，并逐漸趨于現(xiàn)代化及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，檔案管理工作也需要跟隨時(shí)代發(fā)展潮流，重視和各類信息、計(jì)算機(jī)技術(shù)有效融合，有效發(fā)揮檔案管理創(chuàng)新實(shí)效性，對提升我國檔案管理工作整體水平存在積極影響。

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