張洪

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）03-112-02

摘 要 檔案是用來記錄信息的，對(duì)個(gè)人和集體的發(fā)展都非常重要。電子計(jì)算機(jī)出現(xiàn)后，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，電子檔案也隨之出現(xiàn)并且受到廣泛的關(guān)注和應(yīng)用。本文主要分成四個(gè)部分，首先介紹了檔案的發(fā)展歷史，并對(duì)電子檔案的優(yōu)越性進(jìn)行了說明；其次介紹了當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代下，電子檔案管理的現(xiàn)狀，主要是對(duì)目前電子檔案管理存在的問題進(jìn)行陳述；另外一部分是針對(duì)第二部分電子檔案管理存在的問題提出發(fā)展對(duì)策，從而推動(dòng)電子檔案管理繼續(xù)向前發(fā)展；最后一部分是對(duì)本文進(jìn)行總結(jié)。通過本文，可以為相關(guān)行業(yè)提供一些理論上的方法，提升電子檔案管理水平。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù) 電子檔案 檔案管理 發(fā)展對(duì)策

大數(shù)據(jù)時(shí)代，萬物皆數(shù)化，大數(shù)據(jù)現(xiàn)在已經(jīng)應(yīng)用到物理學(xué)、生物學(xué)、軍事、金融以及通信等領(lǐng)域，正如麥肯錫所說：“數(shù)據(jù)，已經(jīng)滲透到當(dāng)今每一個(gè)行業(yè)和業(yè)務(wù)職能領(lǐng)域，成為重要的生產(chǎn)因素?！睂?duì)于檔案管理行業(yè)來說，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來正使其由傳統(tǒng)管理方式向電子管理方式過渡[1]。隨著科技的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，電子檔案現(xiàn)在也成為更多部門進(jìn)行檔案管理的首選，越來越受歡迎。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案

（一）檔案的演變歷史

案現(xiàn)在的通用形式和稱謂都是經(jīng)過了一定的發(fā)展演變才成為現(xiàn)在的形式。

同樣，檔案的載體也是不同時(shí)期不同，從甲骨到青銅器，再到竹木、石刻、絲織物；東漢時(shí)期，造紙術(shù)出現(xiàn)，檔案才開始以紙張作為載體，自此，紙張成為幾千年來檔案的正式載體。計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展使電子檔案成為新的檔案管理形式。

（二）大數(shù)據(jù)時(shí)代使用電子檔案的優(yōu)越性

1.安全性能高

紙質(zhì)文檔的保存需要占用具體的空間，因此對(duì)于一些保密性能極高的檔案，就需要隱蔽的空間來保存，有時(shí)還需要專門的人員來巡守。而電子檔案相對(duì)來說安全性能就比較高了，通過計(jì)算機(jī)保存文件，同時(shí)檔案之間的保存分開進(jìn)行，翻閱檔案過程中不會(huì)出現(xiàn)磨損，因此電子檔案的安全性能比較高。

2.節(jié)省資源，提高工作效率

面對(duì)當(dāng)今時(shí)代大量的信息，紙張檔案需要大量的人力、物力和空間來進(jìn)行檔案管理。對(duì)于紙質(zhì)檔案來說，還需要注意防潮、防水、防蟲、防污染等。電子檔案占用的是計(jì)算機(jī)的虛擬空間，有利于節(jié)省時(shí)間、空間、人力以及資源，且還方便查找及修改。因此，相對(duì)于紙質(zhì)檔案，電子檔案更加節(jié)省資源，從而提高工作效率。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理現(xiàn)狀

我國以前主要是以紙質(zhì)作為檔案載體，然后將檔案進(jìn)行歸檔，然后移交給相關(guān)部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)首先獲得相關(guān)人員的同意方可進(jìn)行查閱。近些年，伴隨著計(jì)算機(jī)的普及，產(chǎn)生越來越多的電子文件。社會(huì)各行各業(yè)，如高校、企業(yè)、醫(yī)院、事業(yè)單位等都已經(jīng)普遍開始使用電子檔案進(jìn)行檔案的管理和記錄。電子檔案相較于紙質(zhì)檔案更優(yōu)越一些，但是電子檔案并沒有完全取代紙質(zhì)檔案，目前，我國大多數(shù)機(jī)構(gòu)仍是電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，由于紙質(zhì)檔案的原始性和真實(shí)性，在某些方面，還要求必須使用紙質(zhì)檔案。

（二）電子檔案管理存在的問題

利用電子檔案進(jìn)行檔案管理并不是十全十美的，電子檔案管理仍在某些方面存在一些風(fēng)險(xiǎn)和問題。

1.認(rèn)知方面

目前大多數(shù)人包括一些公司領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)模較小的學(xué)校或公司對(duì)檔案的認(rèn)知程度都存在一定的不足。他們只是簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案是用來存放記錄信息，并沒有意識(shí)到檔案對(duì)社會(huì)發(fā)展起到的作用和它帶來的經(jīng)濟(jì)效益。由于對(duì)電子檔案管理不夠重視，因此電子檔案管理所需要的設(shè)備、資金、人才都不是很充足，這樣導(dǎo)致電子檔案管理的機(jī)制不成熟，電子檔案管理目前仍處于一個(gè)起步探索的階段。

2.電子檔案管理的存儲(chǔ)方面

電子檔案是作為文件存儲(chǔ)于電腦上的，若電腦或網(wǎng)絡(luò)缺少防護(hù)措施，那么一些不法分子就會(huì)利用開放的網(wǎng)絡(luò)來復(fù)制、刪除或者改動(dòng)電子檔案，那么電子檔案記載的信息就會(huì)被泄露，從而危害個(gè)人隱私和公司利益等。電子檔案是借助于計(jì)算機(jī)的設(shè)備，一旦電腦出現(xiàn)意外性不可逆的傷害，就有可能再也無法找到原始檔案的內(nèi)容[2]。

此外，雖然電子檔案相對(duì)紙質(zhì)檔案保存時(shí)間更長(zhǎng)，也更安全一些，但是他的保存時(shí)間也是有期限的，而且，作為電子檔案存儲(chǔ)載體的磁性材料遇到高溫、水分、強(qiáng)磁場(chǎng)也是會(huì)受到損害的。

3.電子檔案管理機(jī)制方面

就我國檔案行業(yè)來說，傳統(tǒng)檔案的工作人員是足夠的，但是對(duì)于電子檔案管理，這些工作人員的業(yè)務(wù)水平是不夠的，他們的業(yè)務(wù)能力和素養(yǎng)都還需要經(jīng)過一定時(shí)間的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，這樣才能更好地發(fā)揮電子檔案管理的作用。此外電子檔案還具有非常高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，但是檔案管理人員卻不會(huì)利用這些，必須通過大數(shù)據(jù)領(lǐng)域?qū)I(yè)的人才進(jìn)行科學(xué)分析和處理，這樣才能實(shí)現(xiàn)電子檔案的經(jīng)濟(jì)效益。

任何一個(gè)行業(yè)，有了通用的標(biāo)準(zhǔn)，才能更好地交流和發(fā)展。目前，關(guān)于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)并沒有特別清晰，還能多單位都是實(shí)行各自的標(biāo)準(zhǔn)，這樣就會(huì)導(dǎo)致交接時(shí)會(huì)出現(xiàn)各種問題，這樣會(huì)加大工作量，降低工作效率，從而導(dǎo)致電子檔案管理工作發(fā)展滯后。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理發(fā)展對(duì)策

（一）加強(qiáng)電子檔案管理制度體系的建設(shè)

首先，要制定和完善電子檔案管理領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。為了確保不同職能的部門和區(qū)域之間更好地對(duì)接，就需要建立起一個(gè)普適性的標(biāo)準(zhǔn)體系，從而方便整合利用電子檔案。該標(biāo)準(zhǔn)體系應(yīng)涉及檔案的收集、整理、價(jià)值的鑒定、檔案的檢索、統(tǒng)計(jì)、檔案提供利用等多個(gè)方面。

其次，關(guān)于電子檔案管理方面的法律也要逐步建立和完善，我國現(xiàn)有的關(guān)于檔案的法律主要是針對(duì)傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案，因此，電子檔案管理必須要有相關(guān)明確的法律，這樣才能從根本上進(jìn)行防范，才能教育、引導(dǎo)和規(guī)范人們的行為。從法律層次來肯定電子檔案管理的合法行為，打擊不合法的行為，從而維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定和推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步。

最后，要確保電子檔案管理工作的順利進(jìn)行，就必須先有一個(gè)良好的工作環(huán)境。電子檔案管理必須借助相應(yīng)的硬件和軟件，因此，就必須確保有足夠的資金，這樣才可以去配置相應(yīng)的硬件、軟件，才可以引入相關(guān)的人員。

（二）加大電子檔案管理從業(yè)人員技術(shù)和素質(zhì)的培養(yǎng)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，要想發(fā)展好電子檔案管理，相關(guān)從業(yè)人員是必須考慮的一個(gè)因素。一方面，對(duì)這些在職的檔案管理工作人員進(jìn)行科技方面的專業(yè)性培訓(xùn)，讓他們具備電子檔案管理所需的技術(shù)和意識(shí)。另一方面，必須引進(jìn)高素質(zhì)的電子檔案管理人才和大數(shù)據(jù)領(lǐng)域的專業(yè)人才，這樣才能更好地發(fā)揮大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子檔案的潛在價(jià)值。

（三）加強(qiáng)電子檔案的安全性管理

為了確保檔案的原始性、真實(shí)性和可靠性，就必須加強(qiáng)電子檔案的全程管理。要對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，從而確保其原始性。要通過身份驗(yàn)證、專機(jī)專用等技術(shù)或手段來對(duì)電子檔案管理設(shè)置一定權(quán)限，只有有權(quán)限的人才可以訪問、修改電子檔案，這樣才可以從確保電子檔案的保密性。通過加強(qiáng)電子檔案的全程管理，可以確保檔案的安全性和真實(shí)性，從而科學(xué)地進(jìn)行電子檔案管理的工作。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不太適應(yīng)時(shí)代的要求，電子檔案管理則應(yīng)運(yùn)而生。電子檔案管理相對(duì)于紙質(zhì)檔案具有很多方面的優(yōu)越性，但是作為一個(gè)新生的事物，它仍具有一些方面的問題。要解決這些問題，就必須建立健全電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、體系以及法律；其次，還必須加大對(duì)相關(guān)人員業(yè)務(wù)和素質(zhì)的培養(yǎng)，同時(shí)加大檔案管理的宣傳力度，讓普通大眾意識(shí)到電子檔案管理的重要性；最后，為了更好地發(fā)揮檔案的憑證和參考作用，就必須加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理過程的重視，確保電子檔案的原始性和真實(shí)性。只有這樣，電子檔案才能更好地服務(wù)社會(huì)，從而促進(jìn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張鴻艷，顧相君.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校電子檔案管理優(yōu)化與發(fā)展[J].遼寧經(jīng)濟(jì)，2020（02）：74-75.

[2]吳鴻鵬.淺談電子檔案管理存在的問題與措施[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（36）：69.