顏可江

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2020）02-089-02

摘 要 隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對于每一個企業(yè)來說在經(jīng)營過程中，都會產(chǎn)生大量的企業(yè)檔案資料，這些企業(yè)檔案都是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)再現(xiàn)，里面蘊(yùn)含著企業(yè)發(fā)展的寶貴經(jīng)驗(yàn)，是企業(yè)廣大員工智慧的凝聚。面對日趨激烈的市場經(jīng)濟(jì)競爭，如何將這些大量的涉密檔案資料進(jìn)行保管，如何確保企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的安全，如何對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行提煉匯總，以指導(dǎo)企業(yè)未來的發(fā)展，就顯得至關(guān)重要。本文就如何做好國有企業(yè)辦公室做好涉密檔案保密工作進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞 國有企業(yè) 辦公室 涉密檔案 保密工作

檔案管理工作是各級單位辦公室管理工作中的重要一環(huán)，而其自身也具有十分重要的價值及意義。通過對檔案工作形式創(chuàng)新，并充分發(fā)揮其效用，有利于單位內(nèi)部檔案管理扎實(shí)、快速發(fā)展。但在當(dāng)前的實(shí)際工作中，傳統(tǒng)的辦公室管理模式已經(jīng)不再適于新時代的發(fā)展，為此急需對其進(jìn)行改革與創(chuàng)新，提高其自身工作效率。

一、做好國有企業(yè)涉密檔案保密工作的重要性

隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，國有企業(yè)的競爭越來越激烈。想要競爭致勝，就要不斷增加自身的競爭力，更要不斷地進(jìn)行科技創(chuàng)新與研究，增加企業(yè)的技術(shù)含量，這時就會產(chǎn)生大量的涉密資料來記錄企業(yè)的發(fā)展。同時為了能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展，必須要加強(qiáng)對涉密檔案的管理工作，使企業(yè)的根本利益得到有效的保障。由于國有企業(yè)在國民經(jīng)濟(jì)中的特殊地位和作用，涉密檔案資料不僅關(guān)乎企業(yè)競爭發(fā)展，甚至一定程度上，或多或少關(guān)乎國家安全。這不僅僅是商業(yè)秘密，更可能是國家秘密。一旦沒有及時保護(hù)，不僅企業(yè)經(jīng)濟(jì)受損，更重要是的國家安全將受到妨害。做好新時期企業(yè)涉密檔案的保密管理工作，可以有效地保證企業(yè)的商業(yè)秘密不是被泄露，保證企業(yè)健康發(fā)展，同時為國家安全保駕護(hù)航。

二、做好國有企業(yè)辦公室涉密檔案保密工作的主要措施

1.構(gòu)建完善的涉密檔案管理機(jī)制。從目前的情況來看，企業(yè)檔案管理工作有其局限性，檔案利用效率不高，檔案信息的安全性、保密性得不到保證，檔案管理流程的嚴(yán)密性還有缺失。在執(zhí)行操作方面，檔案管理保密工作的規(guī)范性也存在缺陷，缺少相關(guān)管理制度的構(gòu)建，不利于檔案保密工作的順利進(jìn)行。因此構(gòu)建完善的檔案保密管理機(jī)制，首先要建立完善的涉密檔案管理制度，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)根據(jù)保密工作的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)保密工作實(shí)際制定和完善檔案保密制度，如《檔案保密工作制度》《檔案人員保密工作職責(zé)》《涉密檔案資料查借閱制度》等一系列的檔案保密工作規(guī)章制度，通過制定嚴(yán)格的涉密檔案管理制度，使整個涉密檔案的保密管理工作與每位管理人員存在責(zé)任關(guān)系，使檔案保密工作有章可循，有度可依。其次定期對企業(yè)涉密檔案進(jìn)行鑒定，對失去保密意義無留存價值的檔案進(jìn)行銷毀，對已解密或保密期限到期的檔案進(jìn)行解密，從而減輕涉密檔案的保密工作壓力。當(dāng)遇到企業(yè)保密管理要求與檔案自身情況不一致的，需要對其進(jìn)行妥善處理，從而防止企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)丟失。另外各項檔案保密規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中不斷修訂和完善，為企業(yè)提供高質(zhì)量、高效率、持續(xù)性的涉密檔案保密服務(wù)，確保涉密檔案的安全。

2.增強(qiáng)檔案管理人員的政治素養(yǎng)與職業(yè)道德。作為涉密檔案管理人員，要牢記使命和初心，一切以國家、企業(yè)安全為宗旨，增強(qiáng)“四個意識”擁戴核心、服從核心、緊跟核心，牢記使命，忠誠履職。為了能夠使企業(yè)涉密檔案保密工作符合企業(yè)自身利益的相關(guān)要求，必須要嚴(yán)格的控制涉密檔案管理者的自身政治素養(yǎng)與職業(yè)道德，將有擔(dān)當(dāng)、講忠誠，政治素質(zhì)可靠的人員選拔到檔案管理崗位上。在從事涉密檔案管理時，要始終將講政治放在第一位，嚴(yán)守機(jī)密、把守秘密，忠誠地履行好自己的崗位職責(zé)，無論何時、何地，都要做到守口如瓶，不該說的不說，不該看的不看，確保保守秘密萬無一失，確保經(jīng)手的各種資料來往清楚。另外，作為企業(yè)涉密檔案的管理者，必須要狠抓專業(yè)能力的培養(yǎng)，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量和檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案管理時一門專業(yè)學(xué)科，不是簡單的存儲資料那么簡單，特別是在戶聯(lián)系、信息化的大背景下，檔案管理工作任務(wù)更重、要求更多。所以，必須選定熟知檔案法規(guī)和保密法規(guī)的人員，選擇熟悉信息化、大數(shù)據(jù)管理的人員，從事檔案管理工作。要定期組織參加學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的理論和管理方法，并在實(shí)踐中鍛煉提高，適應(yīng)檔案管理工作的要求。此外，為了增強(qiáng)對企業(yè)涉密資料的保密效果，還需要讓管理者具有一定的反竊密技術(shù)知識，通過對相關(guān)保密方法的培訓(xùn)，掌握保密技術(shù)核心，真正地使企業(yè)涉密檔案信息安全性提升。

3.積極實(shí)施保密教育工作。企業(yè)涉密檔案對于企業(yè)的發(fā)展來說非常重要，因此必須要加強(qiáng)相關(guān)人員的保密工作教育，將檔案保密與利用之間的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)。企業(yè)涉密檔案是保證企業(yè)競爭力的重要體現(xiàn)，因此必須要從思想上提高企業(yè)涉密檔案的管理水平。這就需要檔案管理部門自身具有積極的保密意識，通過及時地進(jìn)行保密知識的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，增強(qiáng)涉密檔案管理者的保密觀念。并且，為了能夠達(dá)到對涉密檔案的保密效果，管理者還需要提高自身信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的防泄密技術(shù)，真正的借助電子信息系統(tǒng)來幫助企業(yè)對涉密檔案進(jìn)行管理工作。例如在電子計算機(jī)系統(tǒng)的管理中，通過對涉密信息進(jìn)行排列，利用建立多重安全防護(hù)體系，加裝數(shù)字驗(yàn)證等多項管理技術(shù)，真正的提升涉密檔案的安全防范工作，避免企業(yè)涉密檔案的丟失及失竊。此外，作為企業(yè)涉密檔案的管理者，必須要有能夠抵擋任何誘惑的能力，存敬畏知戒懼守底線，通過借助法律法規(guī)來約束自身的行為，避免受到誘惑而致使企業(yè)涉密檔案丟失，真正從根源上保證企業(yè)涉密檔案受到嚴(yán)格的保密。

4.強(qiáng)化企業(yè)檔案信息化與涉密檔案的融合管理。企業(yè)涉密檔案主要分為國家秘密檔案與企業(yè)秘密檔案。一般對于國家秘密檔案文件，主要通過機(jī)要通道進(jìn)行紙質(zhì)傳遞、簽收、登記等一系列流程，在流轉(zhuǎn)完畢后移交歸檔。這些國家秘密檔案在解密前是嚴(yán)禁進(jìn)行數(shù)字化處理的，在沒有經(jīng)過允許的情況下，是不能夠錄入到企業(yè)內(nèi)部檔案信息管理系統(tǒng)的，只能夠通過手工檢索的方式進(jìn)行錄入，檔案管理人員要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，認(rèn)真履行手續(xù)保證國家機(jī)密的安全。作為企業(yè)涉密檔案則主要分為商業(yè)秘密、工作秘密檔案。企業(yè)的商業(yè)秘密一般分為普通商業(yè)秘密和核心商業(yè)秘密，商業(yè)秘密不同于國家秘密，一般保密期限較短，但保密的內(nèi)容對于企業(yè)而言卻非常重要，因此在管理中要注意以下方面：一是企業(yè)要科學(xué)劃定商業(yè)秘密的保護(hù)范圍、密級、保密期限和知悉范圍，同時加大對員工關(guān)于商業(yè)秘密的系統(tǒng)培訓(xùn)。目前很多企業(yè)對商業(yè)秘密的重視不夠，導(dǎo)致員工對商業(yè)秘密意識淡薄，對本企業(yè)的商業(yè)秘密及保護(hù)措施了解甚少，關(guān)注不夠，常常出現(xiàn)泄漏機(jī)密而不自知的情況，因此組織開展保守企業(yè)商業(yè)秘密的專項學(xué)習(xí)培訓(xùn)和加大保密宣傳教育至關(guān)重要。

三、做好信息化背景下國有企業(yè)辦公室檔案管理工作

1.要保持信息化的檔案管理理念。當(dāng)前，我們已經(jīng)全面進(jìn)入了信息化的時代，這對傳統(tǒng)的涉密檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。面對檔案管理工作新形勢、新要求、新標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)該積極主動創(chuàng)新國有企業(yè)檔案管理工作理念，與時俱進(jìn)地在信息化背景下開展檔案管理工作。一是加強(qiáng)培訓(xùn)。經(jīng)常性地開展涉密知識尤其是信息化背景下的涉密知識培訓(xùn)，使其在工作理念、工作方法、工作措施上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維模式，適應(yīng)信息化時代下的工作環(huán)境以及工作方式，實(shí)現(xiàn)對檔案管理人員率先在思想上進(jìn)行創(chuàng)新和轉(zhuǎn)變。二是要創(chuàng)新機(jī)制。要對傳統(tǒng)的管理制度進(jìn)行全方位的梳理和更新，按照信息化管理的流程，對現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行徹底的重建。通過制度來規(guī)范和約束檔案管理者的具體行為，從而實(shí)現(xiàn)用創(chuàng)新性思維對信息化檔案管理工作的相關(guān)細(xì)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化和提升。

2.要建立信息化檔案管理平臺。信息化時代的背景下，涉密檔案管理的平臺建設(shè)尤為重要。涉密檔案信息化平臺，是做好保密工作的第一道屏障，要特別重視涉密檔案管理的平臺建設(shè)，在技術(shù)上、設(shè)備上、人員上、資源上等，都要給予充分的支持和保證，確保平臺建設(shè)安全受控。要加強(qiáng)對電子終端設(shè)備的病毒防護(hù)能力，通過安裝相應(yīng)的殺毒軟件來進(jìn)行實(shí)時的電子檔案監(jiān)控，防止病毒的侵入。要增加預(yù)警監(jiān)測能力，通過對一些網(wǎng)絡(luò)上的攻擊操作，要進(jìn)行實(shí)時的預(yù)警，及時地通過阻斷非法網(wǎng)絡(luò)連接來進(jìn)行應(yīng)對，保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全穩(wěn)定。要通過安裝合適的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟件來對檔案進(jìn)行監(jiān)控，任何接觸電子檔案的行為都會被記錄下來。其次，要加強(qiáng)辦公室的自身建設(shè)。在信息化時代的背景下，加強(qiáng)辦公室自身建設(shè)是國有企業(yè)在檔案管理改革工作中的重要環(huán)節(jié)，在與時俱進(jìn)完善制度建設(shè)的同時，尤為重要的是要完善制度執(zhí)行考核機(jī)制，抓好制度執(zhí)行落實(shí)，強(qiáng)化紀(jì)律約束。對于將公司信息泄密的員工要進(jìn)行嚴(yán)肅的處理，并在企業(yè)負(fù)責(zé)人年度考核中進(jìn)行嚴(yán)格處罰，切實(shí)通過相應(yīng)的管理方法來杜絕企業(yè)涉密檔案的流失，真正的保證企業(yè)涉密檔案的保密安全性。

3.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)。在進(jìn)入信息化時代后，信息化技術(shù)在提升了檔案管理工作效率的同時，也帶來了網(wǎng)絡(luò)安全隱患問題。隨著社會信息化進(jìn)程的不斷發(fā)展，按照企業(yè)檔建設(shè)的發(fā)展需要，如何將企業(yè)發(fā)展中的涉密信息進(jìn)行保護(hù)與利用，如何加強(qiáng)企業(yè)涉密資料的網(wǎng)絡(luò)安全，是整個企業(yè)管理者不可忽視的重要問題，也是檔案管理者面對的重要挑戰(zhàn)。因此必須要通過多種舉措進(jìn)行涉密檔案的保密管理。首先，對于存儲涉密檔案的計算機(jī)終端設(shè)備進(jìn)行單機(jī)隔離，將其與任何外網(wǎng)、內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行物理隔離，嚴(yán)禁非檔案管理人員對其進(jìn)行的連接操作，嚴(yán)禁非涉密移動存儲介質(zhì)連接存儲涉密檔案的計算機(jī)。通過對設(shè)備進(jìn)行操作前的認(rèn)證，在涉密檔案存儲的計算機(jī)終端上，首先要設(shè)置開機(jī)密碼認(rèn)證，進(jìn)入后還需進(jìn)行身份認(rèn)證，沒有相應(yīng)權(quán)限的用戶不能夠進(jìn)行檔案的查閱。

面對現(xiàn)代形勢，國有企業(yè)辦公室檔案管理工作也需要進(jìn)一步深化改革。促進(jìn)檔案管理發(fā)展，雖然有很大的難度，但是通過不斷的創(chuàng)新實(shí)踐，最終必然能夠促進(jìn)檔案工作的快速發(fā)展，為企業(yè)改革發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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