方嬌

自習(xí)近平總書(shū)記“4·13”重要講話(huà)和中央12號(hào)文件發(fā)布以來(lái)，海南正大力建設(shè)自由貿(mào)易試驗(yàn)區(qū)，大量高層次人才也正潮起海之南。作為海南省唯一的“世界一流學(xué)科”和“部省合建”高校，海南大學(xué)大力開(kāi)展人才引進(jìn)，無(wú)論是數(shù)量還是質(zhì)量均創(chuàng)新高，因此也給新時(shí)代人事檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。筆者從事該項(xiàng)工作近五年，有以下體會(huì)希望和大家分享。

1 人才引進(jìn)過(guò)程中的人事檔案查閱與管理

人才引進(jìn)特別是高層次人才引進(jìn)是學(xué)校發(fā)展壯大過(guò)程中的關(guān)鍵。在此過(guò)程中，人事檔案管理有一系列工作，包括到外高校實(shí)地查閱，發(fā)商調(diào)函通過(guò)機(jī)要途徑收發(fā)檔案，以及隨便必要的仔細(xì)查閱相關(guān)檔案。在檔案管理過(guò)程中，一定要通過(guò)機(jī)要途徑收發(fā)檔案，不能由當(dāng)事人本人攜帶，即使密封也不行。此項(xiàng)工作必須認(rèn)真細(xì)致，要仔細(xì)核查各個(gè)階段的經(jīng)歷，中間是否有相關(guān)年份的缺失，以及關(guān)鍵評(píng)價(jià)，獲得的獎(jiǎng)勵(lì)與處分等。如果對(duì)方高校特別爽快地放人的，就需更認(rèn)真地進(jìn)行核查。在檔案查閱過(guò)程中，遇到任何問(wèn)題都是及時(shí)上報(bào)，并提出相關(guān)解決辦法。

由于不同高校要求不一，有些高校有些材料如職稱(chēng)職務(wù)變動(dòng)，工資變動(dòng)等可能不放入檔案中，在發(fā)商調(diào)函給引進(jìn)人才或高校時(shí)，要列出必需檔案的詳細(xì)清單。如果檔案中有缺失，則務(wù)必提醒要求對(duì)方高校及當(dāng)事人盡力補(bǔ)全，同時(shí)加強(qiáng)補(bǔ)充過(guò)程中的監(jiān)督工作，本著對(duì)雙方高校和當(dāng)事人負(fù)責(zé)的態(tài)度努力溝通。若在雙方溝通過(guò)程中，出現(xiàn)爭(zhēng)議和分歧，則要本著為新引入員工負(fù)責(zé)的態(tài)度，與員工原高校進(jìn)行多方面的溝通，能夠有效的解決檔案引入過(guò)程中存在的問(wèn)題，從而使員工的人事檔案順利的被引入。

2 人才調(diào)出過(guò)程中的人事檔案查閱與管理

人才的流動(dòng)是當(dāng)前高校人事管理過(guò)程中的常態(tài)，要正確對(duì)待。對(duì)于調(diào)出人才，在收到商調(diào)函后，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后，要仔細(xì)查閱所有檔案，如有在本高校部分檔案（如職稱(chēng)職務(wù)變動(dòng)，年度考核表等）缺失，務(wù)必協(xié)調(diào)溝通相關(guān)部門(mén)和高校補(bǔ)充完善，同時(shí)配合對(duì)方高校和當(dāng)事人提供必要材料。在核查檔案時(shí)，如發(fā)現(xiàn)當(dāng)事人的檔案材料有非本高校工作期間（以前學(xué)習(xí)工作期間）的相關(guān)檔案缺失，也要及時(shí)告知當(dāng)事人，以便其知情并及時(shí)處理解決。

在當(dāng)事人收到調(diào)檔通知并解決其人事檔案問(wèn)題的過(guò)程中，要積極配合相關(guān)當(dāng)事人逐一解決其問(wèn)題，尤其是當(dāng)當(dāng)事人遇到難以解決的問(wèn)題，要告知其解決方法，并配合當(dāng)事人的工作，使當(dāng)事人能夠快速解決其問(wèn)題。當(dāng)遇到難以決斷的問(wèn)題時(shí)，尤其是涉及多部門(mén)的工作時(shí)，要及時(shí)匯報(bào)部門(mén)管理領(lǐng)導(dǎo)，請(qǐng)求其他部門(mén)的配合，以促進(jìn)檔案管理工作的順利解決，有效協(xié)調(diào)與其他部門(mén)之間的矛盾。

3 人事檔案日常管理常態(tài)化

除此之外，現(xiàn)有人員的檔案日常管理事務(wù)較多，也比較瑣碎，每年可列出時(shí)間表，一一進(jìn)行集中辦理。在每年年初，根據(jù)高校的工作情況，制定年度檔案管理計(jì)劃，對(duì)每一項(xiàng)檔案管理工作做具體而細(xì)致的要求，做到一切工作均有所依據(jù)。如對(duì)于檔案的入檔工作，可規(guī)定在每年年度考核完成后，職稱(chēng)評(píng)審?fù)瓿珊?，集中辦理相關(guān)材料入檔工作。從而使高校內(nèi)均能明確檔案入檔工作時(shí)間，減少檔案日常管理工作寬泛?jiǎn)栴}。在人事檔案日常管理工作中，管理人員要盡職盡責(zé)，仔細(xì)的核對(duì)檔案信息，尤其是涉及當(dāng)事人的工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況，不僅要仔細(xì)檢查檔案信息，更要與各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行比對(duì)，以核實(shí)當(dāng)事人檔案信息的真實(shí)性，確保檔案日常管理工作處于規(guī)范管理的環(huán)境之下。如對(duì)于新提拔干部考察時(shí)，其所有檔案也需認(rèn)真核查，包括所有經(jīng)歷，獎(jiǎng)勵(lì)等。此外，在高校工作相對(duì)輕松的時(shí)候以及部分節(jié)假日，檔案管理人員要對(duì)存檔的檔案進(jìn)行核對(duì)與普查，以集中解決人事檔案中存在的問(wèn)題，保證人事檔案的實(shí)時(shí)更新，對(duì)每個(gè)員工的記錄均做到真實(shí)可靠，集中反應(yīng)員工的真實(shí)工作情況。如每年可利用暑假期間，對(duì)現(xiàn)有人員的檔案進(jìn)行普查，類(lèi)似近年的黨員材料普查，對(duì)一些共性問(wèn)題進(jìn)行整改。

4 人事檔案管理工作精細(xì)化

在人事檔案管理工作上，要持續(xù)推進(jìn)檔案管理工作精細(xì)化，主要包括以下三個(gè)方面。一是要推進(jìn)人事檔案管理制度精細(xì)化，管理制度要努力覆蓋人事檔案管理工作的各個(gè)方面，不要有死角和漏洞，對(duì)各項(xiàng)管理工作都要作出具體的要求，并明確各個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)和任務(wù)清單，對(duì)于新時(shí)期出現(xiàn)的一些新問(wèn)題，要及時(shí)查漏補(bǔ)缺。二是要推進(jìn)人事檔案管理人員管理精細(xì)化，對(duì)檔案管理人員的管理要人性化、規(guī)范化，在保證人事檔案管理工作質(zhì)量的前提下，可給予人事檔案管理人員一定的時(shí)間和任務(wù)彈性，使人事檔案管理人員認(rèn)真做好其本職工作。對(duì)于人事檔案管理人員的管理，要明確工作崗位要求，并通過(guò)不斷的崗位培訓(xùn)，使人事檔案管理人員能夠熟知各項(xiàng)要求，并遵循工作崗位的要求，從而達(dá)到強(qiáng)化人事檔案工作管理，規(guī)范人事檔案管理人員并提高其工作效率。三是要有充足的保障措施、監(jiān)督措施、激勵(lì)措施，使得管理工作穩(wěn)步推進(jìn)，長(zhǎng)期有效。對(duì)于未按要求開(kāi)展的人事檔案管理工作，要給予一定的處罰，使相關(guān)工作人員能夠認(rèn)真改正其錯(cuò)誤。