吳巧娟

【摘要】隨著我國科學技術(shù)的不斷發(fā)展，其在事業(yè)單位檔案管理中也有著較為顯著的作用。在疾控中心，檔案是非常多的，若還像之前那樣運用紙質(zhì)的檔案，不僅不利于保存，在查閱上也是非常麻煩，因此，就需要利用電子檔案進行管理。我國較多的事業(yè)單位已經(jīng)使用電子檔案進行管理，不僅便于保存，而且還給日常的工作帶來較多的便利。但是，正是因為這樣廣泛的運用，在使用中出現(xiàn)了較多的問題。因此，本文就對事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理進行討論，并解決措施，希望可以給予電子管理者一個良好的參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;電子檔案

從目前來看，在我國的事業(yè)單位檔案管理中，電子檔案已然是全面普及的，尤其是在疾控中心。電子檔案就是將原先的紙質(zhì)檔案運用計算機的方式將數(shù)據(jù)錄入到電腦中，而后將其保存在電腦中。信息化時代，在疾控中心以及其他的事業(yè)單位中，采取電子檔案管理系統(tǒng)是必不可少的。這樣的方式不僅可以節(jié)省實體的空間，還方便日后的整理、查閱以及補錄等，不僅減少了工作人員的工作量，還使得檔案管理更加便捷、高效。然而，在實際的操作中卻出現(xiàn)了較多的問題。

一、電子檔案管理的優(yōu)點

信息時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已然不能滿足時代發(fā)展的腳步。所謂的傳統(tǒng)檔案管理就是，要求工作人員用手動的方式對內(nèi)容進行記錄，并且人為進行保管。而在這樣的過程中，不可避免出現(xiàn)一些問題，例如在檔案錄入的過程中，由于工作人員不小心或者分心，而導致記錄出現(xiàn)錯誤，若及時改正并不會有很大的影響，若是沒有發(fā)現(xiàn)錯誤，在之后的操打中必然會有很大的影響。而且傳統(tǒng)的檔案記錄方式非常落后，如果遇到工作量大的情況時，就會降低工作人員效率。由于傳統(tǒng)的檔案都是由紙張做成的，因此，就會受到天氣的影響。若紙質(zhì)材料存放在較為潮濕的環(huán)境中，就會使得紙張潮濕化，進而導致字體不清晰，紙張出現(xiàn)損壞等問題，從而導致后續(xù)的保存工作難以開展。因此，為了更好地提升檔案的管理效率，就應當運用電子檔案的方式，讓檔案的保存形成一種自動化的模式，這樣不僅解決了檔案保存的問題，還可以提高工作效率，避免在操作過程中出現(xiàn)的錯誤，對檔案修改以及查詢都是非常便捷的。

（一）節(jié)約資源，利用率高。傳統(tǒng)的檔案都是由紙張做成的，每次采集、編制、印刷以及出版都需要投入大量的資金，而且紙張非常容易受到環(huán)境天氣等各種情況的影響，若紙張受到損壞之后，修復以及重建都有較大的難度，還會導致資源的浪費。而電子檔案是一種非常節(jié)約、簡約的檔案管理模式，只需要在電腦中建立起一個電子檔案的系統(tǒng)，而后讓管理人員在計算機上進行操作即可。這些被錄入的檔案數(shù)據(jù)都被轉(zhuǎn)化為電子文件的形式，保存起來是非常簡單，不易受到損壞，并且電子檔案還可以將文字、圖片、音頻以及視頻等內(nèi)容全部轉(zhuǎn)化為需要保存的數(shù)據(jù)，這樣不僅提高了保存的時效，還使得檔案在保存時具有一定的安全性。

（二）電子檔案可以提高工作的效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是通過管理人員手寫輸入的，一旦出現(xiàn)錯誤，修改起來非常麻煩，工作效率也非常低。而且紙質(zhì)檔案在查閱以及查漏補缺時，工作量非常龐大，為了找尋一個資料可能就需要翻閱大量的卷宗，若檔案中出現(xiàn)資料不全的情況時，就需要對原先的檔案進行拆裝，然后再進行重訂。而電子檔案管理的模式可以提高工作的效率，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息的方式進行輸入，在修改上也是非常便捷的。若想要對檔案進行管理或查閱時，可以運用檢索條的方式，將相關(guān)的詞匯輸入其中即可進行篩選查閱，從而提高工作人員的工作效率，減輕了負擔。而且電子檔案辦理不會受到地域的限制，可以進行遠程的操作，這樣就避免了異地辦理的麻煩。

（三）檔案存儲的安全性較高。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案非常容易破損，在借閱的過程中會有較多的不確定因素，而電子檔案就可以避免這些問題。電子檔案不會受到環(huán)境等各個方面的影響，其也是存儲在固定的存儲空間，相對于紙質(zhì)檔案來說安全性非常高。在運用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時，若想要對檔案進行查閱或者管理時，就需要將所有的卷宗匯集在一起，而后進行翻閱，這樣不僅增大了工作量，還使得檔案信息的保密性不高。而在對電子檔案進行查閱管理時，就可以通過關(guān)鍵詞搜索的方式，這樣不僅可以準確地將文件資料提取出來，還可以提高檔案存儲的安全性，增加保密性。

二、電子檔案管理的不足

電子檔案管理的方式憑借著上述的優(yōu)點，已然成為較多單位檔案管理的主要手段，但是畢竟是新型的產(chǎn)物，在運用的過程中會出現(xiàn)一些不足。在運用電子檔案的過程中，檔案的管理人員會不經(jīng)意間出現(xiàn)一些錯誤，使得丟失較為重要的文件，甚至將機密的文件泄露出去。在對檔案進行管理時，工作人員會不經(jīng)意間刪除一些自己覺得不重要的文件，但是在之后，在查詢過程中，就會找不到這些文件，這樣就會造成較大的損失。由于電子檔案的存儲方式比較便捷，就會導致工作人員重復的對某一檔案進行錄入，檔案出現(xiàn)查重的概率也非常高。在對電子檔案進行分類時，由于不能快速地對文件內(nèi)容進行清晰地查看，導致一些重要的文件與一些不重要的文件摻雜在一起存放，若在遇到緊急情況時，信息采集就會非常不利，這樣不僅加大了工作人員對檔案管理的難度，還會導致工作人員在工作上的積極性降低，從而使得電子檔案的存儲方式不受到重視。

三、事業(yè)單位加強電子檔案管理工作的措施

（一）加強系統(tǒng)安全的建設，保證檔案的安全性。在事業(yè)單位的電子檔案管理工作中，若想要提高檔案的安全性，不僅要對檔案的管理人員進行專業(yè)技能方面的培訓，還要完善檔案的基礎設施，這樣才可以更好地提高檔案管理工作的質(zhì)量。事業(yè)單位要不斷完善檔案系統(tǒng)的安全性，增加各種訪客的權(quán)限，定期對系統(tǒng)進行檢查、修復等工作，保證系統(tǒng)內(nèi)的檔案不會被外泄、偽造或者是篡改。

（二）培養(yǎng)出新型的管理人才。隨著時代的不斷發(fā)展，科技也是在不斷進步的。事業(yè)單位在對電子檔案進行管理的工作中，就需要不斷地引進優(yōu)秀的人才，并且要對其進行專業(yè)的培訓。培訓主要以思想素質(zhì)、專業(yè)技能以及業(yè)務能力等多個方面進行。事業(yè)單位不僅要對電子檔案的管理人員進行上述的培訓，還要相應地給予一些政策上的鼓勵，從而使得檔案的工作人員可以更好地提高工作效率。

（三）不斷完善電子檔案管理機制。在一些事業(yè)單位中，運用的管理機制還是較為老套的。因此，需要不斷對管理機制進行完善，積極轉(zhuǎn)變管理觀念，調(diào)整電子檔案管理部門的工作，并且要對工作的責任進行分配。事業(yè)單位還要定期地對工作人員的工作效率、工作態(tài)度、專業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)技能等各個方面進行嚴格的考察，還要對工作人員實行嚴格的管理機制，幫助其在工作中不斷完善自身。除此之外，事業(yè)單位還要根據(jù)單位的具體情況，制定出一套較為科學的電子檔案管理機制，這樣才可以更好地協(xié)助電子檔案的管理。

四、結(jié)語

綜上所述，在事業(yè)單位中，電子檔案的管理模式已然成為非常重要的手段，尤其是在檔案較多的疾控中心，其運用率是非常高的。電子檔案管理的模式不僅成本低、效率高，還具備著社會發(fā)展的需求要點。筆者相信在不久的未來，電子檔案管理模式將會運用在更多的領(lǐng)域中，因此，必須要對電子檔案的機制進行不斷的完善，解決其中存在的各種問題，這樣才可以更好地讓電子檔案從多方位滿足人們的需求。事業(yè)單位還要重視起對專業(yè)型人才的培養(yǎng)，使得電子檔案的管理機制可以更好地發(fā)展。

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