李殷青

(廣西師范大學檔案館，廣西桂林，541006)

一、問題的提出

研究生學位論文是指高?；蚩蒲袡C構(gòu)的研究生為取得學位資格而撰寫的論文，是研究生開展科研活動所取得的研究成果的真實記錄，由于具有較高的學術(shù)價值和文獻信息價值，高校圖書館和檔案館將其作為特色資源加以收藏或歸檔。隨著社會進步和經(jīng)濟科技發(fā)展，我國研究生辦學規(guī)模越來越大，使得研究生學位論文的數(shù)量也大幅增加。面對這一形勢，不同背景和條件下的高校圖書館和檔案館保管研究生學位論文出現(xiàn)了不同的狀況：一方面，圖書館研究生學位論文資源不斷豐富，管理和服務手段現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化，研究生學位論文服務利用成效顯著，學位論文成為圖書館的“香餑餑”；另一方面，由于紙質(zhì)研究生學位論文檔案占用庫房空間大，各高校檔案部門由于普遍存在庫房有限、人手較少、設備技術(shù)落后等情況，導致研究生學位論文利用率極低，學位論文成為了檔案館的“雞肋”，棄之不忍，存之累贅。針對這一問題，不少學者，包括關(guān)心檔案事業(yè)發(fā)展的圖書館員進行了深入研究，提出了許多看法和對策。西北師范大學檔案館的陳宵等提出“高校研究生學位論文應實行分級歸檔管理制度”[1]，武漢大學圖書館的汪海波提出“高校檔案館和圖書館聯(lián)合管理研究生學位論文”[2]，浙江大學檔案館王雅琴提出“組建一個全國性的檔案信息資源共享的管理機構(gòu)”[3]，東南大學檔案館蘇衛(wèi)平等提出“電子與紙質(zhì)學位論文檔案一體化管理”[4]，北京外國語大學檔案館徐亮提出“學位論文不宜作為檔案保管”，要“在有所區(qū)別的前提下，盡量在入館前就按照檔案的本質(zhì)屬性及其價值進行仔細的鑒定”來確定是否歸檔保存，并以“北京大學檔案館和中山大學檔案館目前只收優(yōu)秀研究生論文，或者干脆不收”[5]為例證。但這些研究都沒有很好地回答在圖書館保管利用學位論文不斷“強勢”的背景下，處于“弱勢”地位的檔案館是否有必要歸檔保存學位論文，或如何保管學位論文這一問題。本文擬從檔案價值的角度，對研究生學位論文檔案“存”與“棄”進行探討。

二、高校研究生學位論文保管利用現(xiàn)狀

1981年發(fā)布的《中華人民共和國學位條例暫行實施辦法》第二十三條規(guī)定，已經(jīng)通過的碩士學位和博士學位論文，應當交存學位授予單位圖書館一份，其中博士學位論文還應交存北京圖書館和有關(guān)專業(yè)圖書館各一份?！陡叩葘W校檔案工作規(guī)范》也明確將學位論文列入高校教學檔案歸檔范圍。因此，多年來形成了高校研究生學位論文主要由高校圖書館和檔案館保管和開發(fā)利用的格局，部分高校的院(系)資料室、研究生管理部門資料室為了做好服務和管理工作，還同時保存研究生學位論文。但隨著科學技術(shù)的發(fā)展，特別是隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)廣泛應用于高校的教學、管理工作當中，部門資料室已經(jīng)很少再保存學位論文。目前，高校圖書館一般要求獲得學位的研究生提交1—2份紙質(zhì)版學位論文，并通過網(wǎng)絡規(guī)范提交電子版學位論文。檔案館一般要求博士、碩士學位獲得者提交一份學位論文歸檔。

研究生學位論文是具有較高學術(shù)性的文獻信息資源，國務院學位辦從國家層面制定了學位論文收藏、保管和開發(fā)利用的政策和制度，規(guī)范了參與建設的單位、建設內(nèi)容和標準以及一系列的運作機制和措施，甚至引入了市場化運作機制。例如，建立了中國學位論文數(shù)據(jù)庫、中國高等教育文獻保障系統(tǒng)(CALIS)的“高校學位論文數(shù)據(jù)庫”等。在這些數(shù)據(jù)庫建設中，高校圖書館成為主力軍，但全國只有浙江大學一所高校的檔案館參與了CALIS項目建設。[6]正是由于這樣的架構(gòu)，高校圖書館在學位論文收藏、保管以及開發(fā)利用方面與檔案館相比具有絕對的優(yōu)勢，并處于良性發(fā)展的態(tài)勢。而高校檔案館由于人員、投入、設備設施以及制度性的限制，使得研究生學位論文檔案深藏閨中無人識，以至于產(chǎn)生保存學位論文檔案毫無意義的看法。表1為廣西某高校研究生學位論文保管狀況，可以看出，一方面，研究生學位論文檔案(紙質(zhì)版)保存量逐年遞增，另一方面其利用率歷年來幾乎為零。與此相反，從表2可以看出，該校圖書館保管的紙質(zhì)研究生學位論文利用率年均達1000次，[7]電子版研究生學位論文的利用率更是驚人。這一巨大的反差使檔案工作者產(chǎn)生以上想法就不足為奇了。目前，已有部分高校檔案部門不再將研究生學位論文收集歸檔。

表1 廣西某高校檔案館研究生學位論文歸檔及利用表

注：該校檔案館2014年后不再將紙質(zhì)版研究生學位論文歸檔。

表2 廣西某高校圖書館研究生學位論文利用統(tǒng)計(2020年1月統(tǒng)計)

三、研究生學位論文檔案存與棄的思考

(一)研究生學位論文檔案價值的認識

檔案的基本價值是指檔案的憑證價值(保存價值)和檔案的情報價值(利用價值)。檔案的憑證價值是由檔案形成過程及其結(jié)果的內(nèi)容和形式特點確定的，是檔案不同于其他各種資料的最根本的特點。同時，檔案是事實、知識、經(jīng)驗的記錄，它的這種可靠的、廣泛的、可資參考的特征，構(gòu)成了檔案的情報價值。具體到研究生學位論文檔案，其價值主要體現(xiàn)在下面三個方面。

第一，學術(shù)價值。研究生學位論文是研究生在攻讀學位期間在導師的精心指導和在研究生的勤奮努力、刻苦鉆研下，通過研究取得的科學研究成果。研究生在確定自己的研究課題、撰寫學位論文時，選題上重視先進性、創(chuàng)新性、實用性及可行性，既有較前沿的理論性研究課題，又有解決實際問題的應用性研究課題，不少直接來自國家重點科研項目，如國家科技攻關(guān)項目、“863”“973”項目等，這就決定了研究成果必須有新穎的內(nèi)容和獨創(chuàng)的觀點，保證了學位論文的新穎性和獨創(chuàng)性。撰寫時加之導師的嚴謹治學、傾心指導，研究生的勤奮努力、刻苦鉆研，校內(nèi)外專家在答辯會上對論文的嚴格把關(guān)，使論文有充分的理論分析、嚴謹?shù)挠嬎愠绦?、翔實可靠的驗證數(shù)據(jù)等，論文的學術(shù)水平和質(zhì)量有了可靠的保證。

第二，情報文獻價值。一是研究生在做選題報告和撰寫論文過程中，要廣泛查閱資料，進行調(diào)查研究。在論文的綜述部分，幾乎概括了該課題已有研究相關(guān)的大量信息，而且指出一系列尚待解決的問題。二是每篇學位論文都收集和整理了與該課題相關(guān)的大量專題文獻， 據(jù)統(tǒng)計，每篇學位論文平均引用參考文獻50—60篇，[8]所附的參考文獻是不可忽視的二次情報源，有助于未來相關(guān)研究的文獻追蹤檢索。內(nèi)文中引用的各文獻的觀點、數(shù)據(jù)，更是極大地方便了利用者快捷地獲得相關(guān)情報信息。三是學位論文本身關(guān)于所研究課題的研究過程、步驟、方法、數(shù)據(jù)和結(jié)論，乃至其中包含的思想，更是情報價值的核心。

第三，憑證價值。檔案憑證價值是檔案作為歷史記錄在再現(xiàn)歷史事實時所起到的真憑實據(jù)作用。檔案之所以具有憑證價值，是因為檔案是直接形成的，保留著真切的歷史標記，它客觀地記錄了以往的歷史情況。歸檔的研究生學位論文是經(jīng)過研究生本人多次修改后的定稿，并經(jīng)過導師的審查、專家的評審，簽訂了有關(guān)協(xié)議，因此，研究生學位論文檔案真實全面地反映了研究生的研究結(jié)果、論文內(nèi)容和相關(guān)信息(畢業(yè)學校、時間、專業(yè)、導師、原創(chuàng)性聲明、使用授權(quán)聲明等)，它與開題報告、中期檢查、專家鑒定意見、答辯記錄、評審意見等一系列第一手資料一起，構(gòu)成了最原始、最真實的資料，因而具有憑證作用。這種憑證作用，不僅僅是研究生學位論文的見證，也是學校教學和科研的見證。

檔案價值有絕對性和相對性。檔案價值的絕對性，主要是指檔案價值是無條件的、絕對存在的。其相對性，主要是指檔案價值的條件性，即檔案價值不是固定不變的，而是會因客體、主體、時間、空間等條件的變化而變化，由檔案客體及其屬性、主體及其需要、影響檔案價值的相關(guān)因素(如時間、空間)等條件決定的。就學位論文檔案而言，其價值也具有絕對性和相對性。絕對性即研究生學位論文檔案是研究生研究成果的真實記錄，記載了研究生研究的內(nèi)容、過程、思想等，其本身具有原始記錄的獨特性質(zhì)，不論其載體本身還是所記載的信息，都是真實的、客觀的，都具有價值。研究生學位論文檔案價值的相對性則是指由于其內(nèi)容(包括其質(zhì)量、創(chuàng)新性、實用性等)、產(chǎn)生的學校層次、時間和空間等原因會具有不同的價值或價值變化。例如：某高校首屆畢業(yè)的研究生學位論文檔案，一般會比此后的學位論文更具有歷史價值。優(yōu)秀的研究生學位論文一般會比普通的學位論文更有保存價值和利用價值。正如同《高等學校檔案工作規(guī)范》中規(guī)定保存“優(yōu)秀本科生學位論文”，而不保存優(yōu)秀等級以下的本科生學位論文表明，經(jīng)過專家評定得出的不同等級的學位論文會具有不同的價值。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)廣泛應用于高校教學和研究中，學位論文的存在形式和傳播方式發(fā)生了很大變化，從而使得學位論文價值也會發(fā)生變化，特別是利用價值的變化。例如，通過學位論文檔案數(shù)字化和傳播的網(wǎng)絡化，學位論文檔案的利用價值更加容易實現(xiàn)和擴展。因此，掌握檔案價值的絕對性和相對性理論，有助于我們具體、全面地分析檔案價值的相關(guān)因素，理解檔案價值概念的全部內(nèi)涵，從而準確把握學位論文檔案的存棄。

(二)研究生學位論文檔案存棄的認識誤區(qū)分析

當前，高校檔案部門中出現(xiàn)放棄研究生學位論文歸檔，或產(chǎn)生“研究生學位論文歸檔沒有現(xiàn)實意義”的認識，主要有兩個方面的原因：一是檔案部門工作人員對高校檔案部門保存研究生學位論文檔案的意義重視不足，沒有認識到歸檔保存研究生學位論文檔案是高校檔案部門的工作職責，也沒有認識到保存研究生學位論文檔案可以豐富高校檔案特色館藏、開展特色服務、保存學校辦學歷史和辦學成就的價值。二是檔案部門工作人員對研究生學位論文檔案價值的認識有誤區(qū)，沒有全面理解研究生學位論文檔案的保存價值和利用價值，保存價值和利用價值是一對具有內(nèi)在聯(lián)系的價值形態(tài)。檔案工作人員只是片面地將研究生學位論文檔案價值等同于利用價值，以為保存研究生學位論文檔案就是為了利用，如果不被利用，就沒有了價值，或者因為由于很少有人利用，其保存和管理的代價和費用要遠遠超出其利用價值，因而沒有歸檔保存的必要。實際上保存檔案不僅僅是為了利用，檔案的保存與利用是兩項同等重要的檔案工作。檔案的利用價值并不一定能決定檔案的保存價值，檔案被保存本身，不管被利用與不被利用，都有其價值所在。因此，保存研究生學位論文檔案除了具有利用價值外，還具有保存價值，也即憑證價值，具體表現(xiàn)在作為研究生學習及結(jié)果(學位論文)的憑證、研究生辦學歷史的記憶、文化科技遺產(chǎn)的保存等方面。

(三)研究生學位論文檔案存棄模式的選擇

《高等學校檔案管理辦法》明確規(guī)定，高校檔案部門要保存研究生學位論文檔案，而且，為了保證研究生學位論文檔案的完整性和憑證效力，保存的內(nèi)容不僅包括學位論文本身，還包括論文開題報告、中期篩選材料、專家、教授對論文審閱意見、答辯現(xiàn)場記錄、表決結(jié)果和學位評審小組意見等，這一規(guī)定表明高校檔案部門有責任保存研究生學位論文檔案，即學位論文檔案“存”的絕對性。同時，也應該看到，隨著高校研究生教育的發(fā)展和信息網(wǎng)絡技術(shù)的應用，研究生學位論文存在形式出現(xiàn)紙質(zhì)版學位論文和電子版學位論文，其傳播和管理方式在很大范圍和程度上實現(xiàn)了信息化、網(wǎng)絡化，其保存價值和利用價值的體現(xiàn)和實現(xiàn)形式發(fā)生了明顯變化，學位論文檔案價值的“相對性”更加突出，放棄或改變研究生學位論文檔案的保存模式或管理模式成為必須面對的問題。各高校檔案部門必須根據(jù)本校的實際和條件，選擇合適的存棄模式。

第一，全部且僅保存紙質(zhì)版學位論文模式。這種保存管理模式是目前大部分高校檔案部門采用的模式，該模式很好地保存了研究生學位論文檔案，并且，與其他相關(guān)的檔案材料一起構(gòu)成的學位論文檔案，其完整性、原始性得到很好保管，真實記載了學校教學和科研的歷史記錄，能很好地發(fā)揮憑證作用。但是，這種保管方式是一種無奈的選擇，是高校檔案工作得不到應有重視，庫房條件和工作環(huán)境得不到足夠保證的結(jié)果。隨著辦學規(guī)模的擴大，研究生學位論文檔案的大量增加，庫房壓力、保管成本會越來越大，而其利用價值又得不到發(fā)揮，這種保存模式會受到現(xiàn)實條件的挑戰(zhàn)。

第二，雙套制模式，即高校檔案部門同時保存紙質(zhì)版和電子版學位論文。隨著信息技術(shù)的廣泛應用，研究生學位論文一般會有紙質(zhì)版和電子版，部分高校檔案部門在接收紙質(zhì)版學位論文的同時，要求提交電子版學位論文。部分有實力的高校檔案部門自主開發(fā)或引進學位論文提交系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡收集歸檔。部分檔案部門則通過研究生管理部門或各學院收集研究生學位論文，并制作成光盤歸檔。這種雙套制保存模式，既能很好地保證學位論文長久保存和發(fā)揮憑證作用，又能利用現(xiàn)代技術(shù)提高管理和服務水平，發(fā)揮學位論文檔案的利用價值。但是，這一模式存在兩個不足：一是庫房壓力大，二是增加歸檔工作。即使如此，它仍將是未來一定時期內(nèi)的發(fā)展方向，并為具有一定規(guī)模和條件的高校檔案部門采用。

第三，僅保存電子版學位論文模式。電子文件的信息與載體可分離性、易改性等特點，使得電子文件的原始記錄性和法律憑證作用受到質(zhì)疑，因而，還沒有高校采用這一模式保存學位論文檔案。但是，隨著科學技術(shù)的發(fā)展，電子文件將逐步取代紙質(zhì)文件，電子檔案的安全性、可靠性、原始記錄性將進一步加強，高校檔案部門僅保存電子版研究生學位論文檔案將是一種較好的選擇。在當前的環(huán)境下，對于研究生辦學規(guī)模較大、設備設施較好的高校檔案部門，采用一定的輔助措施之后，僅保存電子版學位論文檔案將是一種既經(jīng)濟，又可以發(fā)揮學位論文檔案價值的可行辦法。這些措施包括：一是應用規(guī)范的學位論文提交系統(tǒng)、完善的檔案管理系統(tǒng)和可靠的電子檔案存儲載體，確保提交便捷，管理科學，保存安全；二是規(guī)范保存與研究生學位論文相關(guān)的論文開題報告、中期篩選材料、專家、教授對論文審閱意見、答辯現(xiàn)場記錄、表決結(jié)果和學位評審小組意見等佐證材料；三是與研究生簽訂協(xié)議，確認所提交電子版學位論文的真實性和電子文件的元數(shù)據(jù)信息，保證電子版學位論文是正式的最終版本文件。這一模式可以節(jié)省大量的存儲空間，又方便學位論文檔案的管理和開發(fā)利用。

第四，共建共享模式。目前，高校檔案館和圖書館同時保存研究生學位論文占用了寶貴的庫房和人力資源，造成資源浪費。如何兼顧學位論文作為檔案和文獻信息資源加以歸檔保存和開發(fā)利用，構(gòu)建檔案館和圖書館共建共享模式將是一個不錯的解決辦法，即檔案館與圖書館共建研究生學位論文檔案分室，或檔案館與圖書館一體化。高校圖書館各方面的條件比檔案館好，而且全國大部分高校圖書館已經(jīng)加入了研究生學位論文數(shù)據(jù)庫建設聯(lián)盟，擁有完善規(guī)范的管理制度和提交系統(tǒng)，高校圖書館在學位論文的收集、管理和利用方面比檔案館更有優(yōu)勢。圖書館按照目前的規(guī)范和機制收集、保管和開發(fā)利用紙質(zhì)版、電子版學位論文的同時，在檔案館的指導下，將紙質(zhì)版學位論文按照相關(guān)規(guī)范編制檔號和目錄，實行雙重管理。這一模式既能充分發(fā)揮圖書館的作用，減少檔案歸檔工作量，節(jié)約保管成本，又能滿足學位論文作為檔案長期保管和作為文獻資源開發(fā)利用的需要。

研究生學位論文檔案具有重要的保存價值和利用價值，是學校教學和研究的歷史記錄，歸檔保存是絕對的。但檔案價值相對性告訴我們，研究生學位論文檔案價值也有相對性，要考慮其保存價值和利用價值在現(xiàn)代技術(shù)和保管機制的背景下的變化，選擇合適的保存模式，使之符合學校的實際情況，以最少的成本，發(fā)揮其最大的價值。