摘 要：檔案記錄著許多的信息資料，具有指導(dǎo)相關(guān)工作的意義，特別是科技檔案，因此，有必要重視科技檔案的創(chuàng)新管理工作，提高科技檔案管理水平。與此同時(shí)，在科技檔案管理的過程中還要吸收與借鑒經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)建完善的管理體系，以此指導(dǎo)實(shí)踐工作。本文主要介紹了科技檔案管理工作的重要意義，分析了科技檔案管理工作的基本原則及要求，研究了科技檔案管理工作中存在的問題，探究了科技檔案管理的創(chuàng)新路徑，希望為優(yōu)化檔案管理工作提供一定的思路。

關(guān)鍵詞：管理;科技檔案;創(chuàng)新路徑

科技檔案主要保存的是在科學(xué)研究和生產(chǎn)過程中的形成的具有一定價(jià)值的材料以及聲像資料等。正因如此，要著力探索科技檔案的管理新路徑，保障科技檔案管理質(zhì)量。在信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的背景之下，要學(xué)會(huì)把這些技術(shù)充分地融入帶到科技檔案的創(chuàng)新管理之中，加快科技檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

一、科技檔案管理工作的重要意義

科技檔案中記錄了科學(xué)項(xiàng)目的研究步驟、研究重點(diǎn)以及最終所取得的研究成果。通過科學(xué)地管理科技檔案，有利于為決策者提供重要的科研依據(jù)，進(jìn)而提高決策水平，從而有效地指導(dǎo)后續(xù)的科研工作。在這種情況之下，我國的科技發(fā)展水平將會(huì)不斷地提高，進(jìn)而推動(dòng)社會(huì)繁榮發(fā)展。

二、科技檔案管理工作的基本原則及要求

科技檔案管理工作是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理的重要組成部分。為保證社會(huì)快速發(fā)展，各大單位需要積極地開展科技檔案管理工作，確?？萍紮n案管理工作沿著正確的方向完善與發(fā)展。其中，集中統(tǒng)一為科技檔案管理的基本原則。通過科學(xué)地管理科技檔案，不僅有利于確保科技檔案信息資料的完整性，而且有利于充分地發(fā)揮出科技檔案的價(jià)值?！八耐健蹦耸强萍紮n案管理工作的要求，具體包括的內(nèi)容如下所述。一是下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料要求同步;二是檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料的累積情況同步;三是驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定相關(guān)科技檔案材料同步;四是申報(bào)、登記和評(píng)審、獎(jiǎng)勵(lì)科技成果等與檔案部門出示的信息資料同步。在按照基本原則及要求開展管理工作的情況之下，能夠很好地保證科技檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

三、科技檔案管理工作中存在的問題

1.資料收集不齊全、不完整

當(dāng)前，部分檔案管理人員缺乏系統(tǒng)地學(xué)習(xí)與研究檔案資料搜集工作流程，缺乏全面搜集檔案資料的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而影響了檔案資料的齊全性、完整性。科技檔案對(duì)于指導(dǎo)后續(xù)研究工作具有重要的意義，但是科技檔案資料收集不齊全、不完整程度更高，這樣科技檔案的應(yīng)用價(jià)值也會(huì)相應(yīng)的降低。

2.資料整理不規(guī)范、不達(dá)標(biāo)

科研項(xiàng)目組人員需要為科技檔案資料的提供者，他們的檔案管理意識(shí)與能力影響著檔案管理質(zhì)量。不過，科研項(xiàng)目組人員往往全身心地投入到科技研究活動(dòng)之中，極少關(guān)心檔案管理制度。在項(xiàng)目研發(fā)初期，本應(yīng)該指定專門的人員開展科技檔案資料的整理工作，而實(shí)際上，缺少進(jìn)行該工作。由于科技檔案管理制度并不健全，科技檔案資料的整理工作規(guī)范性受到影響，存在隨意整理檔案資料的問題，這無疑降低了檔案管理水平。

3.資料管理分散，歸檔責(zé)任不明確，移交不及時(shí)

由于科技檔案存在多頭管理現(xiàn)象，科研項(xiàng)目資料的分散性較強(qiáng)，不利于確保檔案資料的完整性。與此同時(shí)，檔案管理部門缺乏明確檔案管理責(zé)任，進(jìn)而影響了檔案管理質(zhì)量，其中移交檔案室的檔案不齊全、不完整乃是檔案管理工作的突出問題。比如因?yàn)椴少彶块T和項(xiàng)目管理部門共同管理設(shè)備的合同協(xié)議、檢測(cè)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料，加之權(quán)責(zé)不明確，所以資料完整性、歸檔的及時(shí)性等都不可避免的受到了影響。

4.檔案利用率不高

科技管理部門專門地負(fù)責(zé)科技研究方面的檔案管理工作。由于科技管理部門側(cè)重開展檔案管理工作，忽略檔案利用工作，科技檔案的價(jià)值無法充分地發(fā)揮出來。其中，科技檔案管理部門在搜集、整理、歸檔等方面的工作進(jìn)展地并不順利，工作水平也不高，進(jìn)而影響了檔案的作用。與此同時(shí)，還存在檔案內(nèi)容科技含量低的問題，這也會(huì)影響檔案的應(yīng)用水平。另外，缺乏打造共享科技檔案的平臺(tái)，很少能夠讓他人獲知檔案信息。除此之外，科技工作人員 乃是應(yīng)用科技檔案資料的對(duì)象，不過他們?nèi)狈n案利用意識(shí)，極少把檔案與實(shí)踐研究工作進(jìn)行有效對(duì)接。

5.管理制度不完善，工作不規(guī)范

檔案管理制度指導(dǎo)著具體的檔案管理工作。目前，科技檔案制度并不健全，所起到的指導(dǎo)作用有限。主要表現(xiàn)在以下方面，一是缺乏構(gòu)建關(guān)于檔案的借閱時(shí)間、檔案的查閱情況、檔案的下載方式、檔案的保管重點(diǎn)等方面的制度，在缺乏制度的情況之下，工作的隨意性相對(duì)較大，進(jìn)而降低了檔案管理水平。二是缺乏構(gòu)建獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰制度，不利于制約檔案管理人員的行為。比如有的檔案管理人員不按時(shí)完成檔案管理任務(wù)，任務(wù)完成質(zhì)量也不高等。這極大了影響后續(xù)檔案的應(yīng)用與管理。

6.檔案管理的人員素質(zhì)有待提高

當(dāng)前，科技檔案部門檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)并不高，不能夠較為有效地完成檔案管理工作。主要原因如下，一是檔案管理人員多為年齡較大的老員工，他們的思想逐漸地不能夠跟上時(shí)代發(fā)展，比如其應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案管理的工作能力偏低，進(jìn)而影響了檔案管理工作效率。二是科技檔案部門也有一些年輕的檔案管理人員，但是他們多不是檔案管理專業(yè)的，專業(yè)工作水平低 。三是檔案管理人部門聘請(qǐng)了一些兼職人員開展檔案管理工作。而這些兼職人員的工作能力不太高。加之，兼職人員流動(dòng)性較大，不能夠保證檔案管理工作的連續(xù)性，使得檔案管理質(zhì)量備受影響。

四、科技檔案管理的創(chuàng)新路徑探究

1.提高科技檔案的系統(tǒng)性和完整性

全面地搜集檔案信息資料是做好科技檔案管理的基礎(chǔ)。這樣后續(xù)歸類整理才可以更為順利地進(jìn)行。保證科技檔案的系統(tǒng)性和完整性具體應(yīng)該做的工作如下所述。一是單位領(lǐng)導(dǎo)重視。單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，其他工作人員將會(huì)更加的關(guān)注檔案管理工作。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)需要從思想意識(shí)上重視檔案管理工作，并支持檔案搜集管理工作，才能促進(jìn)檔案的搜集管理工作高效發(fā)展。二是增強(qiáng)檔案意識(shí)。由于科技檔案管理人員引導(dǎo)著具體的檔案管理工作，需要增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，根據(jù)檔案管理制度與規(guī)范，合理地開展檔案搜集工作。而科技人員乃是科技檔案的創(chuàng)造者，其在科技研究過程中要做好研究資料的記錄工作。三是科研項(xiàng)目組人員是科技檔案的創(chuàng)造者同時(shí)是科技檔案的使用者。為提高科技檔案的應(yīng)用水平，科技檔案管理人員要積極地與科研項(xiàng)目組人員做好溝通與交流，了解他們對(duì)檔案管理的需求，進(jìn)而根據(jù)放他們的需求規(guī)范管理流程和歸納檔案資料清單，從而保證檔案管理工作的適用性以及搜集資料工作的全面性。

2.認(rèn)真做好資料整理

科技資料之間具有相互聯(lián)系的關(guān)系。如果打破資料之間的聯(lián)系性，就會(huì)破壞資料的完整性。因此，有必要根據(jù)資料聯(lián)系做好歸納整理工作，為科技檔案資料查閱者的提供便利?？萍紮n案資料的載體與書寫材料的耐久性影響著保存時(shí)間，因此科技檔案工作者需要事前檢查載體與書寫材料的耐久性。若是耐久性不強(qiáng)，就需要謄抄科技檔案資料。為提高科技檔案的應(yīng)用價(jià)值，就需要認(rèn)真地分析性資料是否具備真實(shí)性特點(diǎn)。與此同時(shí)，檢查科技文件資料的規(guī)范、系統(tǒng)、齊全、完整，如卷內(nèi)文件的排序等也是十分必要的。若是不符合相關(guān)規(guī)范要求，就需要及時(shí)地整改科技文件資料。

3.及時(shí)移交歸

（1）歸檔的基本要特征

歸檔的文件材料需具備完整性、真實(shí)性的特征;歸檔的文件材料需具備層次性的特征，符合事物發(fā)展以及文件資料形成規(guī)律;歸檔的文件材料需具備規(guī)范性的特征，比如文件資料的字跡、材質(zhì)、圖樣的清晰度等要符合相關(guān)規(guī)范。

（2）移交驗(yàn)收

不同的領(lǐng)導(dǎo)和科技檔案管理人員負(fù)責(zé)不同種類的工作，但是他們都需要?dú)w檔前做好檔案的審查驗(yàn)收工作。在符合審查驗(yàn)收要求的情況之下，才可以進(jìn)行項(xiàng)目結(jié)算、鑒定、驗(yàn)收工作。反之，則不能夠進(jìn)行該項(xiàng)工作。如果科研項(xiàng)目沒有經(jīng)過歸檔驗(yàn)收，就不能夠申報(bào)評(píng)獎(jiǎng)。通過提高歸檔驗(yàn)收要求，有利于保證歸檔質(zhì)量。

（3）歸檔范圍

記述本單位科研活動(dòng)，并所記錄的內(nèi)容具有重要參考價(jià)值的資料在歸檔的范圍之內(nèi)。其中，圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像等資料的具體表現(xiàn)形式也是考察其是否符合歸檔范圍的重要參考事項(xiàng)。

（4）歸檔時(shí)間

對(duì)于研發(fā)時(shí)間相對(duì)短的科研項(xiàng)目，在完成項(xiàng)目工作之后就需要按照檔案管理要求開展檔案的整理與立卷工作。通過科技檔案管理部門審核后，就可以對(duì)這些科研項(xiàng)目進(jìn)行歸檔工作了。對(duì)于研發(fā)時(shí)間相對(duì)長的科研項(xiàng)目，科技檔案管理人員則需要科研項(xiàng)目人員進(jìn)行協(xié)商，分階段地做好歸檔工作，保證歸檔工作效率。在項(xiàng)目完成或者在取得階段性成果后30日內(nèi)，就可以進(jìn)行檔案的移交工作了。如果科技檔案管理人員發(fā)展所接受的檔案與實(shí)際歸檔要求不相時(shí)，就需要按照相關(guān)的規(guī)范要求重新加工整理檔案，進(jìn)而保障歸檔工作的質(zhì)量。作為一名科技檔案管理者，不僅需要指揮實(shí)際的檔案管理工作，而且需要切實(shí)地走進(jìn)科研工作之中，研究科研工作的性質(zhì)特點(diǎn)，進(jìn)而根據(jù)實(shí)際情況開展歸檔工作。

（5）加強(qiáng)歸檔管理工作

尤其重要的是科技檔案管理人員需要為科研項(xiàng)目組發(fā)放檔案歸檔工作規(guī)范手冊(cè)，以此確保他們按照相關(guān)規(guī)范要求合理地推進(jìn)歸檔工作。與此同時(shí)，科技檔案管理人員還要做好科技文件材料的收集、整理、歸檔等工作。由于部分項(xiàng)目組不太清楚歸檔范圍以及具體歸檔的步驟，有必要引導(dǎo)他們完成檔案的歸類、排序、組卷、裝訂等工作，降低歸檔問題的發(fā)生頻次。與檔案的驗(yàn)收與鑒定相關(guān)資料收集的工作對(duì)提高科技檔案歸檔水平具有重要的意義。因此，要關(guān)注相關(guān)資料收集工作，并把控歸檔細(xì)節(jié)，強(qiáng)化歸檔質(zhì)量。

4.加強(qiáng)開發(fā)，提升科技檔案利用價(jià)值

科技檔案資料之中包含著具有重要研究價(jià)值的信息，對(duì)指導(dǎo)科技事業(yè)發(fā)展具有重要的意義，可以說是單位的無形資產(chǎn)。如果科技檔案得不到有效地開發(fā)與利用，無疑失去了價(jià)值。因此，要做好檔案的開發(fā)與利用工作，以此更好地指導(dǎo)生活實(shí)踐。具體如下所述。一是保證科技檔案系統(tǒng)中全引目錄的準(zhǔn)確性、易查性，在這種情況之下，就可以通過搜索關(guān)鍵字，快速地查找所需的資料，進(jìn)而發(fā)揮科技檔案的價(jià)值。二是科技檔案是根據(jù)科技活動(dòng)搜集、整理、歸檔的。為提高科技檔案的應(yīng)用水平，要深層地挖掘這些關(guān)于科技活動(dòng)的資料，保證文獻(xiàn)編研工作質(zhì)量。這樣就可以更好地為領(lǐng)導(dǎo)以及各個(gè)部門的管理者提供重要的決策依據(jù)。三是在現(xiàn)代社會(huì)下，我國的信息技術(shù)水平不斷地提高。實(shí)踐研究證明，通過應(yīng)用信息技術(shù)，不僅可以提高工作效率，而且可以保障工作質(zhì)量?；诖?，科技檔案管理部門有必要引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，并構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的信息化水平。

5.健全、完善科技檔案管理制度

為規(guī)范科技檔案管理工作，要不斷地完善科技檔案管理制度。一方面，要健全檔案的利用、保管制度。比如，規(guī)范案的借閱時(shí)間、檔案的查閱情況、檔案的下載方式、檔案的保管重點(diǎn)等。通過案的利用、保管制度，可以提高檔案管理質(zhì)量。另一方面，要健全獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰制度。如果科技檔案管理人員以及工作人員完成了工作內(nèi)容，并且在工作表現(xiàn)較佳，就可以對(duì)他們進(jìn)行物質(zhì)與精神方面的獎(jiǎng)勵(lì)。反之，則需要對(duì)他們進(jìn)行懲罰，進(jìn)而督促他們有效地落實(shí)工作。社會(huì)在發(fā)展，時(shí)代在變化，科技檔案管理部門需要根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況，完善與調(diào)整科技檔案管理制度，這樣就可以更好地起到強(qiáng)化科技檔案管理工作的目的。

6.提升檔案管理工作人員的整體素質(zhì)

檔案管理工作人員的整體素質(zhì)對(duì)于檔案管理質(zhì)量具有重要的影響，因此有必要通過開展培訓(xùn)的方法，增長他們?cè)跈n案管理工作方面的見識(shí)，提高他們檔案管理見識(shí)。在科技技術(shù)快速發(fā)展的背景之下，需要對(duì)他們進(jìn)行關(guān)于計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的培訓(xùn)工作，保證他們充分地利于現(xiàn)代化管理手段開展的檔案管理工作。其中，操作、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的技術(shù)知識(shí)是他們所應(yīng)該掌握的。在其整體素質(zhì)得到有效提高的情況之下，各項(xiàng)檔案管理工作將會(huì)配合得愈加默契。

結(jié)束語

綜上所述，科技檔案管理乃是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，對(duì)于科技檔案人員來講，其需要把控科技檔案管理的工作環(huán)節(jié)，比如做好檔案的搜集工作、資料整理工作、檔案移交與歸檔工作、檔案開發(fā)與利用工作、檔案管理制度建設(shè)工作。在科技快速發(fā)展的背景之下，科技檔案管理部門需要開拓檔案管理思路，加快檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，開創(chuàng)檔案管理工作新局面。

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（作者單位：山東省科學(xué)院能源研究所）

作者簡介：于萍（1980-），女，漢，山東青州人，畢業(yè)院校：山東大學(xué)文學(xué)與新聞傳播學(xué)院，2002級(jí)碩士研究生，漢語言文字學(xué)，學(xué)歷：碩士研究生，職稱：中級(jí)，研究方向：科技管理，工作單位：山東省科學(xué)院能源研究所。