朱虎成

摘 要：隨著企業(yè)信息化建設的不斷深入，電子政務、無紙化辦公逐漸普及，產(chǎn)生大量的企業(yè)電子檔案。與傳統(tǒng)的紙質檔案相比，電子檔案在存儲載體、信息讀取方式和檔案本身的安全保護等方面有其自身的特點。對企業(yè)電子檔案的研究迫在眉睫，特別是加強對企業(yè)電子檔案使用方法、安全保護方面的研究，讓企業(yè)電子檔案更好為企業(yè)服務，有效實現(xiàn)現(xiàn)代化辦公的新模式。

關鍵詞：企業(yè);電子檔案;利用方法;安全防護

一、引言

隨著時代的進步，電子信息技術逐漸應用于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中，產(chǎn)生了許多企業(yè)電子檔案，企業(yè)電子檔案開發(fā)利用是企業(yè)管理的重要組成部分，對企業(yè)電子檔案進行研究非常重要。目前對企業(yè)電子檔案的研究主要集中在：企業(yè)電子檔案館的建設、企業(yè)電子檔案的鑒定、企業(yè)電子檔案的積累與歸檔、企業(yè)電子檔案的保護以及企業(yè)電子檔案與紙質檔案的二元制等方面。如何運用好企業(yè)電子健康檔案是其中的研究重點。本文在分析企業(yè)電子檔案利用特點、利用方式以及利用存在的問題等的基礎上，提出企業(yè)電子檔案開發(fā)利用的解決方法。

二、企業(yè)電子檔案的自身特點

1.企業(yè)電子檔案不受孤本限制

一份文件可供所有需要它的人共享，傳統(tǒng)檔案從整體上不可能對檔案館藏進行多份復制，這樣多個用戶要同時利用一份檔案，只能按順序先后逐個利用，現(xiàn)代企業(yè)中電子檔案可以很容易實現(xiàn)“多人共用同一文件”。在需要使用時，同一份檔案不但能在企業(yè)檔案室中各類的終端上一起顯示，而且一旦存儲檔案的終端接入互聯(lián)網(wǎng)，檔案就能在所有接入互聯(lián)網(wǎng)的電腦上使用，從而將傳統(tǒng)檔案的順序利用變?yōu)椴⑿泄蚕砝谩?/p>

2.企業(yè)電子檔案有較好的復用性

企業(yè)電子檔案無論是打印，還是在計算機上顯示，都不會破壞存儲在計算機上的電子檔案，正常的運用企業(yè)電子檔案不會對信息壽命造成任何的損害，因此，企業(yè)電子檔案的反復使用不會造成檔案的老化、磨損。

3.企業(yè)電子檔案進行交互式運用

提供各種形式靈活的需求服務，企業(yè)電子檔案利用者在閱讀過程中可以隨思維活動隨時提出新的要求，尤其是超文本文件能把大量的有關文件等資料整合起來，企業(yè)電子檔案的操作性使利用者可以把獲得的信息變活，通過大數(shù)據(jù)分析等手段，可對電子檔案中的信息進行處理分析，從而可以將電子檔案中的信息以個人偏好的形式呈現(xiàn)出來。

4.企業(yè)電子檔案通過網(wǎng)絡進行遠距離傳輸

從技術上講，利用者不用到檔案館來，在任意時間、地點都可用的一臺聯(lián)網(wǎng)的終端利用檔案館內的開放檔案，它給予利用者更多利用檔案的可能，企業(yè)電子檔案利用方面有很廣闊的前景。

三、企業(yè)電子檔案利用主要存在的問題

1.缺乏統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理規(guī)范和標準

企業(yè)電子檔案在我國已經(jīng)發(fā)展了近20年了，國家陸續(xù)制定《CAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子歸檔與管理規(guī)范》《公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則》等行內規(guī)范制度，除了企業(yè)電子檔案開發(fā)利用的方法、企業(yè)電子檔案開發(fā)利用的原則、企業(yè)電子檔案實體的管理環(huán)境等問題有一些共識之外，對一些具體的實際的管理問題還沒有形成一致的看法，何種管理方式適合我國現(xiàn)實國情和未來的發(fā)展問題，還在探索當中。

2.企業(yè)電子檔案不能及時歸檔

在傳統(tǒng)的檔案管理上，檔案由檔案部門負責管理，電子信息技術發(fā)展迅速，企業(yè)電子檔案大量產(chǎn)生，而大多數(shù)企業(yè)檔案部門缺少專職專業(yè)的檔案管理人員，使得歸檔的企業(yè)電子檔案由信息技術部門代管。技術部門的技術精通，但不具備檔案管理方面的專業(yè)知識，無法準確鑒定電子文件的價值，更無法準確把握已歸檔企業(yè)電子檔案與其他載體檔案的聯(lián)系。此外，企業(yè)電子檔案的易變性，也影響企業(yè)電子檔案的及時準確歸檔。

3.企業(yè)電子檔案信息安全問題突出

信息安全是企業(yè)電子檔案使用中需要重點關注的問題。由于電子信息存在易變性，使得在使用過程中可能存在對原始信息的威脅。因為電子檔案的使用是依賴網(wǎng)絡，通過網(wǎng)絡將各終端連接，這樣就使得許多傳統(tǒng)的維護信息安全的手段失效。從使用的角度來看，與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案的使用范圍和程度更為廣泛，因此，企業(yè)要在電子檔案信息開發(fā)利用和安全防護上找到一個平衡點，在企業(yè)電子檔案開發(fā)利用中堅持開放并兼顧保守機密、保護知識產(chǎn)權和保護個人隱私。

四、企業(yè)電子檔案有效利用的措施

1.提高檔案管理人員的素質

企業(yè)應有計劃地引進專業(yè)企業(yè)電子檔案管理人才，提高檔案管理隊伍的活力，引進專業(yè)化的人才，要以企業(yè)電子檔案管理工作能夠及時更新，準確有效的利用電子檔案為目的。

2.建立檔案管理部門提前接收檔案制度

企業(yè)電子檔案具有良好的復用性，這個特性使得提前接受企業(yè)電子檔案進館成為可能，這樣有效地保證了企業(yè)電子檔案及時歸檔。做好企業(yè)電子檔案提前接收歸檔工作，首先必須對各立檔部門做好電子文件歸檔的超前指導工作，提前把歸檔范圍、歸檔要求、歸檔手續(xù)、歸檔時間及歸檔格式下發(fā)給各部門，防止檔案管理部門在提前接收企業(yè)電子檔案時出現(xiàn)接收混亂現(xiàn)象，使檔案管理部門提前接收企業(yè)電子檔案工作有序進行。

3.建立完善的利用規(guī)則

可通過嚴格執(zhí)行企業(yè)電子檔案的雙套備份制度、采用適當?shù)目刂萍夹g、限制使用方式等手段和措施建立和完善企業(yè)電子檔案利用規(guī)則。

嚴格執(zhí)行雙套備份制度。雙套備份，一套封存，只用作對照校驗不對使用者開放，根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的相關規(guī)定，電子檔案的封存載體不應該提供外借等服務，沒有經(jīng)過主管部門許可，任何單位和個人不得復制電子檔案，如有需要時，應當運用拷貝件。因此，封存的電子檔案也就維護電子檔案的原始性，從而也就使得其具備“檔案的資格”。同時，對于使用者只應該提供不可更改的可讀文件。

采用適當?shù)目刂萍夹g?！峨娮游募w檔與管理規(guī)范》規(guī)定：“利用時遵守相關保密規(guī)定。對應當采取保密措施的歸檔電子文件，在進行聯(lián)網(wǎng)方式使用時，要按照有關部門的保密規(guī)定，采取較為保險的安全保密手段，利用者對歸檔電子文件的使用應在權限規(guī)定動作范圍之內?！边@些要求在企業(yè)電子檔案的利用過程中必須采用適當?shù)拇胧?，確保企業(yè)電子檔案信息安全。

制定規(guī)范嚴格的使用方式。檔案管理部門要按照企業(yè)現(xiàn)行信息安全管理水平，為使用者提供可操作的電子文檔使用方式，若不能保證信息安全是要采取限制措施，如：檔案室可以采取打印等方式為使用者提供相關檔案，避免產(chǎn)生信息安全問題。同時，應按照企業(yè)內部人員的等級等進行檔案訪問權限設定，并及時在相關系統(tǒng)進行維護。當出現(xiàn)未經(jīng)過授權訪問時，系統(tǒng)應能夠拒絕訪問并給予相應的、醒目的提示。在電子檔案的存儲載體選擇上，應根據(jù)電子檔案的重要程度以及保密等級等，制定利用控制程序，在運用中按照使用者的權限判斷是否該檔案對其開放，使用者使用電子檔案應當盡可能縮小范圍。

提供使用拷貝的回收。制定拷貝使用的流程，按照使用者的權限和需求確定是否提供拷貝服務，也要利用相關技術防止拷貝的檔案被二次拷貝。同時，電子文檔管理者與使用者兩方在拷貝時要對拷貝的內容進行核對，并對使用時間、回收期限、使用者等信息進行登記。

五、結語

企業(yè)在如何有效在電子檔案開發(fā)利用上下功夫，在得到電子檔案為企業(yè)發(fā)展帶來方便的同時，應重視電子檔案開放使用中存在的問題，只有發(fā)現(xiàn)問題的基礎上，才能采取相應的對策措施，才能使企業(yè)電子檔案發(fā)揮更大的作用。

“企業(yè)電子檔案的開發(fā)利用”是一個持續(xù)發(fā)展的課題 ，它還存在許多未知的領域，計算機的發(fā)展、技術的日新月異，對企業(yè)電子檔案的開發(fā)與利用帶來了發(fā)展機遇，通過對企業(yè)電子檔案特點、存在問題及解決方法的闡述，找出有效解決問題的方法，在企業(yè)可持續(xù)發(fā)展道路上發(fā)揮應有的作用，更進一步體現(xiàn)電子檔案在企業(yè)中重要性，也為電子檔案在企業(yè)的應用發(fā)展開辟新的模式。

參考文獻

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（責任編輯：蘭卡）