王志利

(中交第三公路工程局有限公司第四工程分公司，重慶 404100)

0 前 言

投標(biāo)是獲得項目的主要途徑，投標(biāo)書的質(zhì)量及效率決定了中標(biāo)的概率及招標(biāo)相應(yīng)速度，為提高企業(yè)收益，招標(biāo)人員要不斷創(chuàng)新投標(biāo)報價方式，充分利用現(xiàn)有資源和技術(shù)，促進投標(biāo)報價文件準(zhǔn)備效率及質(zhì)量的提升。

1 高質(zhì)量投標(biāo)報價文件的必備要素

1.1 完整準(zhǔn)確的投標(biāo)文件內(nèi)容

通常情況下，投標(biāo)文件的內(nèi)容包括投標(biāo)人授權(quán)委托書、投標(biāo)函、開標(biāo)一覽表、產(chǎn)品方案及詳情、投標(biāo)報價、技術(shù)及商務(wù)完整準(zhǔn)確應(yīng)答、投標(biāo)人資信證明、招標(biāo)文件及要求的其他文件。投標(biāo)文件應(yīng)該與招標(biāo)文件中要求出示的相關(guān)內(nèi)容以及需求相對應(yīng)，招標(biāo)文件內(nèi)提出的實質(zhì)性響應(yīng)也要做出有效應(yīng)答。尤其是在評標(biāo)辦法中明確的投標(biāo)文件初審時所需的資信證明類文件缺一不可，并且需要滿足招標(biāo)文件要求。

1.2 投標(biāo)文件中應(yīng)明確體現(xiàn)自身優(yōu)勢

投標(biāo)方要在投標(biāo)文件中明確表示出自身所具備的用于項目中的優(yōu)勢，充分表現(xiàn)出綜合實力，例如一些能夠利用自身技術(shù)優(yōu)勢推動項目進行、提升工程質(zhì)量、縮短工期的能力，同時優(yōu)于其他競爭對手的項目文件、協(xié)議、案例等。同時投標(biāo)方也可在文件中體現(xiàn)出獲得成就、市場占有率等數(shù)據(jù)并附于投標(biāo)文件中，同時做好一系列方案規(guī)劃，還要體現(xiàn)出企業(yè)發(fā)展的長久性，項目有長期保障，向招標(biāo)方的評標(biāo)人員展示企業(yè)規(guī)模、企業(yè)能力，給招標(biāo)人充分的安全感、信任感。

1.3 科學(xué)、合理且有優(yōu)勢的投標(biāo)報價

在進行投、招標(biāo)時，投標(biāo)的價格應(yīng)充分參考國內(nèi)外市場行情并結(jié)合自身產(chǎn)品技術(shù)、成本及其他投入等要素，科學(xué)合理地定價，同時對競爭企業(yè)的投標(biāo)報價進行預(yù)估。合格的投標(biāo)價格應(yīng)該在成本的基礎(chǔ)上適當(dāng)增加利潤，同時保證總價低于市場平均價格，結(jié)合預(yù)估的對手底價制定底價。

1.4 規(guī)范投標(biāo)文件寫作格式

在制作投標(biāo)文件時，要求標(biāo)書撰寫人員在書寫時注重語言規(guī)范、格式標(biāo)準(zhǔn)。投標(biāo)文件有固定的寫作格式，在編寫時要注意文件內(nèi)容通俗易懂、用詞規(guī)范且要符合招標(biāo)文件規(guī)定。投標(biāo)文件需要周密且嚴(yán)謹(jǐn)，資料齊全、符合事實、編碼完整、篇幅排序準(zhǔn)確。頁面印刷清晰、簡潔，不過度裝飾，以增加標(biāo)書成本求得中標(biāo)是不可取的，應(yīng)把主要精力用于標(biāo)書內(nèi)容上[1]。

2 建立投標(biāo)報價數(shù)據(jù)庫的意義

2.1 數(shù)據(jù)庫的概念

數(shù)據(jù)庫即存儲數(shù)據(jù)的倉庫，是根據(jù)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)對數(shù)據(jù)行存儲即管理的計算機軟件系統(tǒng)，主要特征是存儲空間極大，可存儲千萬條、上億條的數(shù)據(jù)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)庫由實體數(shù)據(jù)存儲中心向云存儲發(fā)展，可存儲數(shù)據(jù)量、讀取速度進一步提升。隨著世界不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)會不斷增多、更迭，數(shù)據(jù)來源更加多元，如行車數(shù)據(jù)、消費記錄、通話信息、市場價格統(tǒng)計等，除文本數(shù)據(jù)外的圖片、聲音、視頻等也都是由數(shù)據(jù)構(gòu)成的。數(shù)據(jù)庫的概念還包括第二層含義，其是數(shù)據(jù)管理的新方法、新技術(shù)，區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理、會計等，它能夠使數(shù)據(jù)錄入、整理、維護、調(diào)取等變得更加方便、快捷且嚴(yán)謹(jǐn)，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的高效利用。

2.2 建立投標(biāo)報價數(shù)據(jù)庫的意義

眾所周知，投標(biāo)文件的編寫是每個企業(yè)特別是企業(yè)市場部門最為重要的工作之一，因此，必須保證投標(biāo)報價質(zhì)量。從上文介紹可以看出，高質(zhì)量的投標(biāo)報價文件需要諸多因素達到高質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，但投標(biāo)報價文件的整理、編寫、準(zhǔn)備是一項費時費力的工作。企業(yè)的投標(biāo)報價工作并不是機械化任務(wù)，需要參考多方文件及數(shù)據(jù)尤其是報價制定環(huán)境，需要調(diào)取大批量的報價數(shù)據(jù)，隨著各行業(yè)發(fā)展加快、各市場企業(yè)增多，要分析和參考的信息也越來越多，數(shù)據(jù)整理和存儲也是一項龐大的工程[2]。

及時建立起投標(biāo)報表數(shù)據(jù)庫，為投標(biāo)報價文件的撰寫提供便利，節(jié)省了大量數(shù)據(jù)調(diào)用、整理的時間，文件編寫人員可以將更多的精力用于提升內(nèi)容質(zhì)量上以增加中標(biāo)概率。同時相比較傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護，投標(biāo)報價數(shù)據(jù)庫的維護更加便捷，不占空間的同時降低人員投入，節(jié)省企業(yè)發(fā)展投入，從而保證了企業(yè)持續(xù)盈利。

3 應(yīng)用投標(biāo)報價數(shù)據(jù)庫的關(guān)鍵

3.1 建立數(shù)據(jù)庫

3.1.1 調(diào)研及分析

根據(jù)商業(yè)發(fā)展總結(jié)出的規(guī)律，新產(chǎn)品上市前需要進行充分的市場調(diào)查，數(shù)據(jù)庫軟件開發(fā)前也應(yīng)遵循相關(guān)流程進行充分的流程調(diào)研，因而第一步就是業(yè)務(wù)流程調(diào)研工作，具體的投標(biāo)報價業(yè)務(wù)流程如圖1所示。

分析投標(biāo)報價業(yè)務(wù)流程可以看出，市場部門是企業(yè)對外招攬項目的一個重要窗口，主要的崗位是業(yè)務(wù)經(jīng)理、市場部領(lǐng)導(dǎo)兩個崗位，報價經(jīng)理崗的主要任務(wù)是領(lǐng)導(dǎo)報價組、編寫投標(biāo)計劃，這一崗位由市場部領(lǐng)導(dǎo)任命，也就是說部門內(nèi)的業(yè)務(wù)經(jīng)理或是其他部門領(lǐng)導(dǎo)皆可任命此崗位。

投標(biāo)報價文件規(guī)定，投標(biāo)報價環(huán)節(jié)要準(zhǔn)備的文件基本可分三部分，包括資格部分、技術(shù)部分以及價格部分。資格部分詳細分為公司簡介文本、組織結(jié)構(gòu)文本、質(zhì)量管理體系、管理程序、軟硬件配置、保密措施、經(jīng)營執(zhí)照、資質(zhì)證明、許可證、其他證件及財務(wù)報告等；價格部分詳細分為報價依據(jù)、工程量及用料清單、材料價目表、項目人員使用及工時單價、匯總表、后期維護費用等；投標(biāo)報價文件的技術(shù)部分包括工作理解、建設(shè)原則、采購標(biāo)準(zhǔn)、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、施工范圍、施工管理內(nèi)容、項目各環(huán)節(jié)交付細節(jié)、項目執(zhí)行計劃的制定依據(jù)、管理計劃等；還包括質(zhì)量監(jiān)控、進度監(jiān)控、造價控制方案、文件管理方案等；項目管理程序、信息管理程序展示等[3]。

圖1 投標(biāo)報價業(yè)務(wù)流程

3.1.2 數(shù)據(jù)庫軟件功能設(shè)計

參照招標(biāo)用戶需要制定軟件功能，總結(jié)出軟件的各項功能模塊，包括投標(biāo)任務(wù)立項、報價經(jīng)理人確定、成立報價小組、制定報價方案及小組工作安排；生成并輸出給報價小組成員的資料、文件；執(zhí)行報價審批流程；記錄投標(biāo)結(jié)果等。參照軟件的執(zhí)行步驟就可完成一個投標(biāo)的全過程，各項功能模塊如下。

投標(biāo)書管理模塊：創(chuàng)建、撰寫、修改、查詢、審批功能。

招標(biāo)文件管理模塊：上傳、澄清、查詢及查看功能。

投標(biāo)技術(shù)文件管理：組件報價小組、撰寫技術(shù)方案及小組成員任務(wù)劃分、技術(shù)文件上傳、匯總、通知。

投標(biāo)商務(wù)文件管理：組件商務(wù)報價小組、撰寫商務(wù)文件、小組成員任務(wù)劃分、商務(wù)文件上傳、匯總、投標(biāo)函通知及管理。

投標(biāo)過程管理：投標(biāo)文件、評審、審批報價、投標(biāo)結(jié)果記錄、中標(biāo)情況記錄、投標(biāo)情況評價、結(jié)束投標(biāo)報價。

此外，還包括企業(yè)各類證件管理、可參考資料、典型投標(biāo)報價文件管理、典型技術(shù)文件管理、典型商務(wù)文件管理、項目相關(guān)人員建立及信息管理、企業(yè)業(yè)績管理、系統(tǒng)授權(quán)及維護等。

3.1.3 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

數(shù)據(jù)庫設(shè)計從硬件及軟件兩方面進行，硬件即公司局域網(wǎng)部署，軟件則是在微軟系統(tǒng)下進行Oracle數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建設(shè)。

數(shù)據(jù)庫保存數(shù)據(jù)類型分為四類：①第一類數(shù)據(jù)包括項目基本情況標(biāo)、招標(biāo)代理機構(gòu)編碼、招標(biāo)單位編碼表、項目所處地區(qū)編碼表、項目階段編碼表即模塊單元編碼表；②第二類數(shù)據(jù)包括一系列可變數(shù)據(jù)，即需要隨時變更的數(shù)據(jù)，從發(fā)起投標(biāo)報價任務(wù)開始再到領(lǐng)導(dǎo)審批等環(huán)節(jié)，表格內(nèi)的內(nèi)容都是基本屬性；③第三類數(shù)據(jù)則是系統(tǒng)安全層級的數(shù)據(jù)類型，如操作人員注冊表、授權(quán)表等，只有登錄信息與允許操作的人員數(shù)據(jù)信息相匹配才能對數(shù)據(jù)進行修改、查看等操作；④最后一類數(shù)據(jù)則是以大文件格式進行存儲，可以在各環(huán)節(jié)間用作參考。數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計應(yīng)用到Power Designer。此外還包括部門編碼、職工編碼、合同數(shù)據(jù)等其他數(shù)據(jù)，此系統(tǒng)數(shù)據(jù)編碼與人事系統(tǒng)編碼相同。

3.1.4 報價數(shù)據(jù)庫管理平臺設(shè)計

軟件界面平臺設(shè)計給客戶的第一印象是中標(biāo)的關(guān)鍵之一。本文提供的參考為頂端固定兩行，第一行為軟件名稱，第二行為功能菜單，如文件、保存、打印、工具即幫助等。整體頁面分左右兩部分，左邊為軟件模塊，右邊為可查看、修改的工作區(qū)。頁面底端為操作的顯示區(qū)，可查看鼠標(biāo)位置、操作動作等。

3.1.5 軟件平臺安全防護設(shè)計

安全系統(tǒng)包括數(shù)據(jù)及軟件兩個層級，數(shù)據(jù)安全系統(tǒng)應(yīng)用Oracle系統(tǒng)進行防護，數(shù)據(jù)庫進入、查看、修改、數(shù)據(jù)維護等由企業(yè)網(wǎng)絡(luò)部門管理。系統(tǒng)提出以下要求：①只有授予權(quán)限的人員才能進入系統(tǒng)，再根據(jù)人員所在部分決定可以查看到的數(shù)據(jù)以及可執(zhí)行的操作；②登錄密碼需由二進制生成并存儲，要求在設(shè)置密碼時使用復(fù)雜組合密碼；③規(guī)定登錄程序的IP地址；④記錄軟件的操作軌跡。

3.2 提高編寫效率及質(zhì)量

提高編寫效率及提高數(shù)據(jù)使用效率，為提高數(shù)據(jù)讀取及使用效率，可將所有數(shù)據(jù)在存儲進一步分類，分為可復(fù)用、修改可利用、可參考后應(yīng)用、參考修改后可應(yīng)用、部分可參考、需要收集整理等，這樣在使用時可以更好地查看相關(guān)內(nèi)容。

本文已對高質(zhì)量投標(biāo)文件的要素進行了介紹，標(biāo)書撰寫人員根據(jù)參考數(shù)據(jù)進行編寫，同時需符合撰寫規(guī)范，才能保障產(chǎn)出高質(zhì)量投標(biāo)報價文件。

4 結(jié)束語

在信息化時代下要提升標(biāo)書編寫效率及質(zhì)量，要加快招標(biāo)信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，合理使用數(shù)據(jù)庫內(nèi)資源，了解客戶需求，規(guī)范化標(biāo)書編寫格式和語言，以提高效率和質(zhì)量，幫助企業(yè)獲得更多業(yè)務(wù)，進而推動企業(yè)發(fā)展。

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