王英瑋 楊之蔚

國(guó)家檔案局在2019年12月16日發(fā)布了《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T 78—2019）（以下簡(jiǎn)稱“規(guī)范”）這一行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范與之前國(guó)家檔案局發(fā)布的《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 62—2017）和《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 63—2017）等三個(gè)行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)，為我國(guó)錄音錄像檔案的管理實(shí)踐，提供了切實(shí)可行的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)指南。本文著重介紹規(guī)范的主要內(nèi)容，并對(duì)其中存在的一些問題進(jìn)行理論探討。文中不當(dāng)之處，希望同仁斧正。

一、規(guī)范的制定和實(shí)施意義

2017年，規(guī)范被列入國(guó)家檔案局檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制訂計(jì)劃，并由國(guó)家檔案局檔案館（室）業(yè)務(wù)指導(dǎo)司和江西省檔案館負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)的起草工作。通過劉蕓、丁德勝、方維華、譚向文、毛海帆、傅培超、王其武、李鵬達(dá)等同仁的共同努力，在文獻(xiàn)研究和實(shí)地調(diào)研的基礎(chǔ)上，提出了規(guī)范的征求意見稿。在公開征求意見后，經(jīng)過同行專家評(píng)審，完成了該標(biāo)準(zhǔn)的制訂工作。2019年12月16日，國(guó)家檔案局在《關(guān)于發(fā)布〈紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識(shí)別（OCR）工作規(guī)范〉等9項(xiàng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的通知》中，發(fā)布了該標(biāo)準(zhǔn)，將于2020年5月1日起正式實(shí)施。

規(guī)范的發(fā)布和實(shí)施意義在于：

第一，進(jìn)一步完善了我國(guó)錄音錄像檔案的管理規(guī)范體系。規(guī)范與《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 62—2017）和《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 63—2017）等兩個(gè)行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)相互配合，可以為我國(guó)檔案館和檔案室等檔案管理機(jī)構(gòu)提供管理錄音錄像檔案的良好指南。

第二，規(guī)范細(xì)化了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）對(duì)錄音錄像電子文件和電子檔案的管理要求，使GB/T 18894的實(shí)施得到了更為有力的支持。

第三，規(guī)范的制定和實(shí)施，使我國(guó)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系的建設(shè)得到了進(jìn)一步完善。

二、規(guī)范的主要內(nèi)容

從結(jié)構(gòu)上看，規(guī)范包括7章51個(gè)條目（其中二級(jí)條目22個(gè)，三級(jí)條目29個(gè)），以及4個(gè)資料性附錄。

規(guī)范的內(nèi)容主要包括：范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義、總則、收集、整理與著錄、歸檔與管理。下面分別介紹其中的主要內(nèi)容。

第一，規(guī)范規(guī)定了“模擬信號(hào)錄音錄像文件和錄音錄像電子文件的收集、整理、著錄、歸檔與錄音錄像檔案管理要求”。各級(jí)各類社會(huì)組織形成的錄音錄像檔案的管理，都可適用該標(biāo)準(zhǔn)。

第二，明確了制訂規(guī)范所采用的、適用于該標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性引用文件。其中包括：《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）、《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T 38—2008）、《電子檔案管理基本術(shù)語》（DA/T 58—2014）、《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 62—2017）、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 63—2017）、《電子檔案存儲(chǔ)用可錄類藍(lán)光光盤（BDGR）技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T 74—2019）、《檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲(chǔ)管理規(guī)范》（DA/T 75—2019）等推薦標(biāo)準(zhǔn)。

第三，對(duì)9個(gè)與錄音錄像文件和錄音錄像檔案有關(guān)的專業(yè)術(shù)語進(jìn)行了命名（包括中文名稱和英文名稱）和定義。這些術(shù)語包括：錄音錄像文件、錄音錄像電子文件、錄音錄像檔案、件、歸檔、模擬信號(hào)錄音錄像文件數(shù)字副本、模擬信號(hào)錄音錄像文件數(shù)字化、原始載體、離線備份載體。同時(shí)，規(guī)范規(guī)定《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）、《電子檔案管理基本術(shù)語》（DA/T 58—2014）《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 63—2017）“界定的術(shù)語和定義適用于本文件”。規(guī)范所定義的9個(gè)專業(yè)術(shù)語中，有四個(gè)改寫自其他標(biāo)準(zhǔn)，5個(gè)屬于自定義術(shù)語。

第四，規(guī)范的“總則”部分，對(duì)各單位錄音錄像文件的歸檔范圍，錄音錄像檔案管理的基本原則、技術(shù)支撐，以及錄音錄像檔案的形成部門、檔案部門、信息化部門和保密部門的制度建設(shè)、責(zé)任分工等，做了總述。規(guī)范規(guī)定“各單位在履行職能活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的錄音錄像文件應(yīng)及時(shí)歸檔”；各單位“應(yīng)遵循集中管理、過程管理、便于利用、安全保密的基本原則，從技術(shù)與管理兩個(gè)方面采取措施確保錄音錄像檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性”；各單位“應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)錄音錄像檔案進(jìn)行集中管理和全程管理，電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、管理和安全防范應(yīng)按照GB/T 18894—2016的要求執(zhí)行”；各單位應(yīng)建立管理制度，明確相關(guān)部門的職責(zé)，其中“錄音錄像文件形成部門負(fù)責(zé)收集、整理、著錄和歸檔等工作”；檔案部門負(fù)責(zé)制定錄音錄像檔案管理制度，指導(dǎo)形成部門按要求做好錄音錄像文件收集、整理、著錄和歸檔工作，負(fù)責(zé)接收歸檔的錄音錄像文件和錄音錄像檔案保存、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、移交等管理工作；信息化部門負(fù)責(zé)為錄音錄像文件歸檔和錄音錄像檔案管理提供信息化技術(shù)支持；保密部門負(fù)責(zé)監(jiān)督涉密錄音錄像檔案的保密管理。另外，規(guī)范的“總則”部分還特別強(qiáng)調(diào)了“保密管理”，明確要求“涉密錄音錄像檔案管理應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)保密管理的規(guī)定”。

第五，規(guī)范的第5章說明和規(guī)定了錄音錄像文件的收集范圍與收集要求。錄音錄像文件的收集范圍可包括四種類型的文件，即記錄本單位主要職能和基本歷史面貌且具有保存價(jià)值的錄音錄像文件，記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、名勝古跡、自然風(fēng)光、民風(fēng)民俗和人物宣傳的錄音錄像文件，執(zhí)法部門或司法部門職能活動(dòng)形成的錄音錄像文件，以及其他具有保存價(jià)值的錄音錄像文件。為了體現(xiàn)“以我為主”的收集思想，規(guī)范還細(xì)化了記錄本單位主要職能和基本歷史面貌且具有保存價(jià)值的錄音錄像文件的收集范圍，明確了4類錄音錄像文件的收集范圍。其中包括：記錄本單位主要職能和基本歷史面貌的工作活動(dòng)、重要會(huì)議、外事活動(dòng)、重點(diǎn)工程、重要人物等的錄音錄像文件，辦或承辦的本地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、體育與社會(huì)事業(yè)等重大活動(dòng)的錄音錄像文件，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和著名人物來本單位檢查、視察、調(diào)研等工作或參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)重大活動(dòng)的錄音錄像文件，組織或參與處置的重大事件，包括重大自然災(zāi)害、重大事故、突發(fā)事件等錄音錄像文件。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的細(xì)化，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的適用單位來說是非常有利的。規(guī)范的5.1“收集范圍”實(shí)際上說明了錄音錄像文件的歸檔范圍。

規(guī)范的5.2“收集要求”實(shí)際上說明了錄音錄像文件的歸檔質(zhì)量要求。其中包括1項(xiàng)一般要求和6項(xiàng)具體要求。歸檔保存的錄音錄像文件的一般質(zhì)量要求是：“應(yīng)客觀、系統(tǒng)地反映主題內(nèi)容，畫面完整、端正，聲音和影像清晰”。歸檔保存的錄音錄像文件的具體質(zhì)量要求包括：（1）經(jīng)攝錄設(shè)備直接形成的具有保存價(jià)值的錄音錄像文件應(yīng)收集、保存，錄像電子文件應(yīng)是音頻、視頻封裝為一體的音視頻文件。以攝錄設(shè)備直接形成的錄音錄像文件為素材，遵循活動(dòng)時(shí)序與客觀事實(shí)編輯制作的錄音錄像文件應(yīng)收集、保存。（2）在保證錄音錄像電子文件真實(shí)性、完整性、可用性和安全性基礎(chǔ)上，應(yīng)通過轉(zhuǎn)碼、復(fù)制等方式將錄音錄像電子文件采集、轉(zhuǎn)存在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中，經(jīng)過系統(tǒng)整理、著錄后再歸檔。（3）應(yīng)對(duì)模擬信號(hào)錄音錄像文件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成數(shù)字副本，按照6.2明確的要求進(jìn)行著錄，建立目錄數(shù)據(jù)庫。模擬信號(hào)錄音錄像文件數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前處理、信息采集、數(shù)字化成果驗(yàn)收等按照DA/T 62—2017的有關(guān)要求執(zhí)行。（4）有多件錄音錄像電子文件反映相同場(chǎng)景或主題內(nèi)容的，應(yīng)挑選一件影像清晰、人物端正、聲音清楚、畫面構(gòu)圖平衡的歸檔。（5）應(yīng)以通用或開放格式收集、存儲(chǔ)并歸檔錄音錄像電子文件。錄音電子文件歸檔格式為WAV、MP3、AAC等，音頻采樣率不低于44.1kHz。錄像電子文件歸檔格式為MPG、MP4、FLV、AVI等，視頻比特率不低于8Mbps，珍貴的錄像電子文件可收集、歸檔一套MXF格式文件。（6）重大活動(dòng)籌備、實(shí)施過程中形成的各種文字材料、重要實(shí)物等應(yīng)與相應(yīng)的錄音錄像文件一并收集、歸檔，包括公文、活動(dòng)日程、領(lǐng)導(dǎo)講話、交流發(fā)言材料、名冊(cè)、簽名冊(cè)、座次表、宣傳冊(cè)、活動(dòng)標(biāo)志、成立的臨時(shí)機(jī)構(gòu)印章、證件、禮品、紀(jì)念章、場(chǎng)館設(shè)計(jì)圖等。

采樣頻率，也稱為采樣速度或者采樣率，定義了每秒從連續(xù)信號(hào)中提取并組成離散信號(hào)的采樣個(gè)數(shù)，它用赫茲（Hz）來表示。44.1kHz就是44100赫茲。采樣頻率是指計(jì)算機(jī)每秒采集信號(hào)樣本的數(shù)量。采樣頻率越高，在單位時(shí)間內(nèi)計(jì)算機(jī)得到的樣本數(shù)據(jù)就越多，對(duì)信號(hào)波形的表示也越精確，但占用的存儲(chǔ)空間也會(huì)越大。根據(jù)奈奎斯特理論，只有采樣頻率高于原始信號(hào)最高頻率的兩倍時(shí)，才能把數(shù)字信號(hào)表示的信號(hào)還原成為原來的信號(hào)。

視頻比特率是指每秒傳送的比特（bit）數(shù)。單位為bps（Bit Per Second），比特率越高，每秒傳送數(shù)據(jù)就越多，畫質(zhì)就越清晰。Mbps是Million bits per second的縮寫，是一種傳輸速率單位，指每秒傳輸?shù)奈唬ū忍兀?shù)量。1Mbps代表每秒傳輸1000000位（bit），即每秒傳輸?shù)臄?shù)據(jù)量為：1000000/8=12500Byte/s。

第六，規(guī)范的第6章規(guī)定了錄音錄像文件的整理和著錄工作的一般要求和工作內(nèi)容。規(guī)范對(duì)錄音錄像文件提出的一般整理要求是：（1）以件為管理單位整理錄音錄像電子文件，整理結(jié)果應(yīng)能保持錄音錄像電子文件之間的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系，通過規(guī)范命名、著錄等建立錄音錄像電子文件與目錄數(shù)據(jù)之間的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于利用和長(zhǎng)期保存；（2）應(yīng)按錄音錄像文件記錄的工作活動(dòng)時(shí)間順序排列錄音錄像文件記錄載體，按照規(guī)則為其編號(hào)并標(biāo)示。

規(guī)范對(duì)歸檔的錄音錄像文件的保管期限劃分要求是：對(duì)記錄同一工作活動(dòng)和主題的錄音錄像文件統(tǒng)一劃分保管期限，保管期限分為永久、定期30年、定期10年，國(guó)家或行業(yè)主管部門有專門規(guī)定的，應(yīng)從其規(guī)定。規(guī)范對(duì)歸檔的錄音錄像文件的分類要求是：可按照年度—保管期限或保管期限—年度的分類方法對(duì)錄音錄像文件進(jìn)行分類。

規(guī)范對(duì)歸檔的錄音錄像文件的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)與排序要求是：（1）應(yīng)在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中按分類類目（年度、保管期限）等逐級(jí)建立、命名文件夾，在最低一級(jí)分類類目文件夾集中存儲(chǔ)應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件，由電子檔案管理系統(tǒng)或操作系統(tǒng)自動(dòng)排序，保持錄音錄像電子文件之間的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系。（2）需以離線方式歸檔的，應(yīng)結(jié)合計(jì)算機(jī)文件大小、載體容量等因素適時(shí)制作離線歸檔載體，將應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件、目錄數(shù)據(jù)等按原有存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)復(fù)制到一次寫光盤或移動(dòng)硬盤，并按規(guī)則為離線歸檔載體編號(hào)、標(biāo)示。

規(guī)范對(duì)與歸檔的錄音錄像文件密切相關(guān)的重大活動(dòng)籌備、實(shí)施過程中形成的文字材料、重要實(shí)物等，也提出了原則性要求，即“宜按文書檔案有關(guān)要求進(jìn)行整理、編目并歸檔保存”。

規(guī)范對(duì)應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件的著錄要求是：（1）按照《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 63—2017）的有關(guān)要求，基于電子檔案管理系統(tǒng)或使用ET（ET是金山辦公軟件WPS office的表格文檔文件后綴名）、XLS格式通用電子表格進(jìn)行著錄，對(duì)錄音錄像文件記錄的工作活動(dòng)進(jìn)行描述，建立目錄數(shù)據(jù)庫。（2）在數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中，完成模擬信號(hào)錄音錄像文件數(shù)字副本的著錄、建立目錄數(shù)據(jù)庫等工作。

規(guī)范提出了歸檔的錄音錄像電子文件的16個(gè)基本著錄項(xiàng)，包括計(jì)算機(jī)文件名、題名、責(zé)任者、攝錄者、攝錄日期、時(shí)間長(zhǎng)度、計(jì)算機(jī)文件大小、年度、工作活動(dòng)名稱、工作活動(dòng)描述、保管期限代碼、密級(jí)、原始載體編號(hào)、檔案門類代碼、參見號(hào)和著錄者。規(guī)范要求對(duì)每一件歸檔錄音錄像電子文件進(jìn)行著錄，著錄格式按照《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 63—2017）中相應(yīng)元數(shù)據(jù)的著錄說明執(zhí)行。

第七，規(guī)范的第7章說明了錄音錄像文件的歸檔和錄音錄像檔案的管理要求和管理內(nèi)容。規(guī)范對(duì)錄音錄像文件的歸檔要求是：（1）歸檔時(shí)間—自錄音錄像文件形成起3個(gè)月內(nèi)向檔案部門歸檔，最遲不能超過形成后的次年6月。（2）歸檔方式—可采用在線和離線等兩種歸檔方式。基于電子檔案管理系統(tǒng)整理、著錄的錄音錄像電子文件，以在線方式歸檔；記錄或存儲(chǔ)錄音錄像文件、目錄數(shù)據(jù)的原始載體以離線方式歸檔。（3）歸檔程序—按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）中8.1給出的電子文件歸檔程序和要求實(shí)施錄音錄像文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔，包括清點(diǎn)、鑒定、登記和填寫《錄音錄像文件歸檔登記表》等步驟。采用在線方式歸檔的，應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)完成歸檔程序；以離線方式歸檔的，由交接雙方借助專用計(jì)算機(jī)手工完成相關(guān)步驟（包括清點(diǎn)、核實(shí)錄音錄像電子文件、原始載體及其記錄或存儲(chǔ)的錄音錄像文件、目錄數(shù)據(jù)數(shù)量的一致性；清點(diǎn)、核實(shí)原始載體編號(hào)與標(biāo)示、原始載體是否完好無損并可正常使用；清點(diǎn)、核實(shí)重大活動(dòng)文字材料、重要實(shí)物的數(shù)量；鑒定、檢測(cè)錄音錄像電子文件格式、著錄的規(guī)范性，錄音錄像電子文件、原始載體等是否感染計(jì)算機(jī)病毒；以離線方式歸檔的，完成清點(diǎn)、鑒定工作后，應(yīng)將錄音錄像電子文件及目錄數(shù)據(jù)導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)并掛接，建立錄音錄像文件與目錄數(shù)據(jù)的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系；由電子檔案管理系統(tǒng)為錄音錄像電子文件賦予唯一標(biāo)識(shí)符，并在管理過程元數(shù)據(jù)中記錄歸檔登記行為，采集基本結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)，生成固化信息；應(yīng)采集的基本結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)應(yīng)符合《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 63—2017）的規(guī)定，基本結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)與《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 62—2017）第9章所述技術(shù)參數(shù)對(duì)應(yīng)關(guān)系參見規(guī)范的附錄表C.3；填《錄音錄像文件歸檔登記表》，辦理歸檔手續(xù)，等等）。

又如，對(duì)“模擬信號(hào)錄音錄像文件數(shù)字副本”的術(shù)語定義是：“模擬信號(hào)文件或檔案經(jīng)過數(shù)字化加工后形成的，存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備識(shí)別的數(shù)字信號(hào)文件?！边@個(gè)定義有些讓人莫名其妙，既然已經(jīng)認(rèn)定其為“數(shù)字副本”了，怎么一經(jīng)定義，就搖身一變又成了“數(shù)字信號(hào)文件”了呢？顯然在邏輯上存在問題，難以自圓其說。

第二，對(duì)專業(yè)術(shù)語的層級(jí)安排有待改進(jìn)。如3.1“錄音錄像文件”和3.2“錄音錄像電子文件”這兩個(gè)術(shù)語就不是同一個(gè)層級(jí)的，應(yīng)該在3.1“錄音錄像文件”的下面增加一個(gè)層級(jí)來安排就合理了，即3.1.1錄音錄像電子文件、3.1.2錄音錄像模擬文件、3.1.3模擬錄音錄像文件數(shù)字副本。再如，3.3“錄音錄像檔案”的下面也應(yīng)增加兩個(gè)子術(shù)語，即3.3.1模擬錄音錄像檔案和3.3.2數(shù)字錄音錄像檔案。

第三，對(duì)專業(yè)術(shù)語定義的遺漏。規(guī)范沒有將“錄音錄像電子檔案”這一術(shù)語列入標(biāo)準(zhǔn)中，是一個(gè)明顯的漏洞，也在一定程度上影響了標(biāo)準(zhǔn)的整體質(zhì)量。

第四，術(shù)語的命名精準(zhǔn)度不夠。例如“模擬信號(hào)錄音錄像文件數(shù)字副本”這個(gè)術(shù)語概念的命名就顯得啰嗦、煩瑣，為什么不采用“模擬錄音錄像文件數(shù)字副本”呢？難道大家會(huì)誤解“模擬”的含義嗎？類似的問題還出現(xiàn)在3.7“模擬信號(hào)錄音錄像文件數(shù)字化”的術(shù)語命名上。

（二）缺乏學(xué)理支持及改進(jìn)建議

規(guī)范的“6.1.2保管期限劃分與分類”中規(guī)定“可按照年度—保管期限或保管期限—年度的分類方法對(duì)錄音錄像文件進(jìn)行分類”。雖然是兩種推薦性的分類方法，但是卻沒有科學(xué)的檔案分類理論支持，而且和科學(xué)的檔案分類理論相矛盾。檔案分離理論主張作為檔案分離標(biāo)準(zhǔn)（劃分標(biāo)準(zhǔn)）使用的檔案屬性與特征，應(yīng)具有客觀性和長(zhǎng)期穩(wěn)定性。規(guī)范的6.1.2條目卻將“保管期限”這種人為性、主觀性、不穩(wěn)定性很強(qiáng)的價(jià)值屬性作為錄音錄像文件的分類標(biāo)準(zhǔn)提出來，很顯然是缺乏檔案分類科學(xué)理論支持的。在檔案實(shí)體管理實(shí)踐中，人們?yōu)榱四軌蚣皶r(shí)地?fù)尵戎匾獧n案和有效地進(jìn)行日常的安全防護(hù)管理，將具有相同保管期限的檔案集中排列在一起。但這并不是分類方法，而是一種檔案庫房中采用的安全保護(hù)、防護(hù)方式。

（三）條目組織的排序問題及改進(jìn)建議

規(guī)范的某些條目排序存在著集中度不夠的問題。例如，與“歸檔”有關(guān)的條目被人為地分散在4.1歸檔范圍、5.1收集范圍、5.2收集要求、7.1歸檔等四個(gè)部分。這種分散表述的方式不利于標(biāo)準(zhǔn)的適用者順利地掌握錄音錄像文件的歸檔方面的全部要求。建議修改時(shí)予以適當(dāng)集中。

規(guī)范一些條目排序同檔案業(yè)務(wù)工作的流程缺乏必要的關(guān)聯(lián)。例如，把收集工作的規(guī)定和要求放在歸檔工作之前，把移交從收集工作中單獨(dú)拿出來放在標(biāo)準(zhǔn)的最后，把利用放在統(tǒng)計(jì)和移交工作之后，把劃分保管期限的工作放在分類工作之前，等等。建議標(biāo)準(zhǔn)的制訂者按照檔案工作的一般規(guī)律和流程順序來安排各個(gè)條目的前后順序。

（四）標(biāo)準(zhǔn)用語的精練問題及改進(jìn)建議

規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)用語還存在一些不夠精練的問題。對(duì)于術(shù)語部分的問題，本文前面已經(jīng)說明過了，不再贅述。有些條目的表述，還需簡(jiǎn)化、明了。例如，在總則部門已經(jīng)明確表達(dá)了“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”的思想之后，在6.1.1的一般要求中又強(qiáng)調(diào)“應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件、錄音錄像文件記錄載體的整理應(yīng)符合以下基本要求……”注意，這里先后出現(xiàn)了兩個(gè)“應(yīng)”字，是沒有必要的，其實(shí)這一條目主要是對(duì)歸檔的錄音錄像電子文件、錄音錄像文件記錄載體的整理提出的基本要求，所以第一個(gè)“應(yīng)”字就顯得多余了。同樣的問題還出現(xiàn)在6.2.2中。

（五）條目表達(dá)的完整度問題及改進(jìn)建議

例如，“6.1.4文字材料的整理”的表述是：“重大活動(dòng)籌備、實(shí)施過程中形成的文字材料、重要實(shí)物等，宜按文書檔案有關(guān)要求進(jìn)行整理、編目并歸檔保存?！边@一條實(shí)際上是對(duì)錄音錄像電子文件的整理補(bǔ)充規(guī)定。所以，對(duì)這些與錄音錄像電子文件密切相關(guān)的文字材料的整理，應(yīng)強(qiáng)調(diào)建立彼此關(guān)聯(lián)的方式和要求才更有實(shí)際的操作意義。

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作者單位：1.中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院2.國(guó)網(wǎng)冀北電力有限公司