鄭靜

摘? ? 要：人事檔案的管理對于各個(gè)企業(yè)、工作單位的重要作用是不可取代的，尤其是在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛的當(dāng)下，各個(gè)企業(yè)以及單位也開始逐漸注意人力資源管理的相關(guān)事宜以及人事管理制度的建立。各企業(yè)以及單位應(yīng)該正視當(dāng)前人事檔案管理的中所存在的漏洞，并針對問題提出行之有效的人事管理問題解決辦法，將人事檔案管理制度完善，使其適合社會對于企業(yè)的用人管理要求，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的系統(tǒng)化以及高效實(shí)施。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理制度;問題;改革

人事檔案管理制度的建立是為了用人單位對單位員工的考察以及發(fā)現(xiàn)人才而建立的，所以人事檔案管理制度的規(guī)范化實(shí)施是具有極其重要的意義的。對人事檔案進(jìn)行管理是為了便于對人事資料進(jìn)行整合收集、便于保管，此外還能夠?yàn)槿耸鹿芾聿块T提供對員工工作的表現(xiàn)的評價(jià)依據(jù)。本文將對人事檔案管理的現(xiàn)狀以及存在的問題進(jìn)行探討，并對人事檔案管理存在的問題提出一些解決辦法。

一、現(xiàn)階段人事檔案管理的現(xiàn)狀以及漏洞

（一）輕視人事檔案管理

人事檔案管理是現(xiàn)在管理者所忽視的一部分，人事檔案是管理者對于人的管理的重要組成部分，管理者可以通過人事檔案獲取個(gè)人的工作經(jīng)歷以及其他信息，個(gè)人進(jìn)行應(yīng)聘時(shí)也可以通過人事檔案提供自己的工作經(jīng)歷等信息，這些信息原始、真實(shí)可靠，可以對個(gè)人有一個(gè)較為客觀的評價(jià)。對用人單位的招聘以及個(gè)人的應(yīng)聘都是一個(gè)可靠的信息來源，都有很重要的作用。但隨著社會越來越開放，我國用人單位的改革也在不斷進(jìn)行，對于人才來說，選擇性也更高，流動性大。人事檔案的管理也逐漸減少，甚至有部分單位認(rèn)可檔案無用論，導(dǎo)致人事檔案管理被忽視。

（二）人事檔案管理專業(yè)欠缺

人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，對于人事檔案管理者的技術(shù)要求也很高。但是現(xiàn)在有部分用人單位的人事檔案管理者不夠?qū)I(yè)，在進(jìn)行人事檔案整理的工作時(shí)不夠規(guī)范，甚至有材料混亂出錯(cuò)的現(xiàn)象存在，完全不符合規(guī)范整理的要求。

（三）人事檔案管理制度落伍

現(xiàn)階段大多數(shù)用人單位在進(jìn)行人事檔案管理的工作時(shí)采用封閉式的管理制度，雖然這種封閉式的制度可以讓檔案管理者更好的收集人事檔案并進(jìn)行集中管理以及保護(hù)，但是封閉式的管理的可應(yīng)用范圍很小，當(dāng)單位有人員流動的情況時(shí)，人事檔案管理的工作量就會大大增加，難以調(diào)度個(gè)人的人事檔案，為人才在社會上的流動造成阻礙，也影響用人單位對于個(gè)人的信息交流。這種管理制度太過于固定死板，對于資源是一種浪費(fèi)。

（四）人事檔案管理方法不夠先進(jìn)

人事檔案管理是一項(xiàng)信息工作量大的工作，必須要結(jié)合一些現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，才能使人事檔案管理更加科學(xué)規(guī)范。然而現(xiàn)在的人事檔案管理工作并沒有很好的與信息化技術(shù)結(jié)合，大部分用人單位的檔案還是采用的紙質(zhì)材料進(jìn)行人事管理的記錄工作。也有部分用人單位融入了計(jì)算機(jī)到管理工作中，但由于工具以及技術(shù)的局限性，也僅僅是輸入名字或者檔案編號進(jìn)行檔案的調(diào)度，這樣的方式并沒有從根本上改善紙質(zhì)記錄檔案信息的易出錯(cuò)的問題。此外，紙質(zhì)檔案也無法保證信息的安全以及私密性，即使是采用電子檔案，但由于現(xiàn)在計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)達(dá)，黑客等也會對人事檔案信息的安全性以及保密性造成威脅，一旦人事檔案信息外泄，會帶來的后果是無法估量的。

二、如何對人事檔案管理進(jìn)行完善

（一）規(guī)范人事檔案管理制度

人事檔案管理人員在進(jìn)行人事檔案管理的過程中要嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行，必須重視人事檔案管理工作規(guī)范進(jìn)行的重要性，在進(jìn)行整理工作時(shí)要做到快速、細(xì)致、準(zhǔn)確、高效率。此外，人事檔案管理人員應(yīng)該將信息化技術(shù)融入檔案管理工作之中，盡量采用電子檔案進(jìn)行人事信息的錄入。在進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，也不能忽視人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，要結(jié)合單位是實(shí)際需求來建立標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案資料信息庫，便于用人單位對人事檔案的管理以及運(yùn)用。

（二）人事檔案管理者注重素質(zhì)提升

人事管理工作者的專業(yè)水平也很大的影響了人事檔案管理工作的結(jié)果。人事檔案管理工作者要不斷的提升自己的工作能力，在進(jìn)行人事檔案管理的工作時(shí)要對自己高標(biāo)準(zhǔn)、高要求，并且要履行以人為本的人事檔案管理工作理念。在檔案管理工作中，要以更加科學(xué)、更加人性化為目標(biāo)，采用適合于本用人單位的人事檔案管理制度，使得人事檔案管理工作的效率有一個(gè)很大的提升。此外，人事檔案管理者還要充分利用信息化技術(shù)，減少人力以及資源的浪費(fèi)。

（三）實(shí)施開放的人事管理制度

在當(dāng)前的人事檔案管理中，多數(shù)用人單位采取的是封閉式的人事檔案管理制度，封閉式的管理制度已經(jīng)無法適用于當(dāng)代社會的發(fā)展，這就需要開放式的人事檔案管理制度。相較于原先的封閉式人事檔案管理制度，開放式的制度除了有良好的私密性以外，還能夠有更大的服務(wù)面，更加適合當(dāng)下的信息化時(shí)代。

（四）建立人事檔案信息庫，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化

對于建立人事檔案信息庫有兩點(diǎn)要求，首先要對電子檔案的收錄以及歸檔進(jìn)行強(qiáng)化，其次要采用數(shù)字化手段進(jìn)行人事檔案管理的相關(guān)工作。所以，用人單位要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理，就要有一個(gè)自動化的辦公系統(tǒng)以便于電子檔案管理機(jī)制的實(shí)施。此外，用人單位在對于自動化辦公系統(tǒng)的選擇上，要根據(jù)本單位的實(shí)際用人情況、現(xiàn)狀未以及來發(fā)展進(jìn)行選擇。

總而言之，人事檔案管理對于任何單位來說都是極其重要的，不得忽視人事檔案管理工作中的規(guī)范化作業(yè)。此外，用人單位對于人事檔案管理的手段以及制度要與時(shí)俱進(jìn)，要實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)與人事檔案管理工作的有機(jī)結(jié)合，才能夠?yàn)槿瞬旁谏鐣牧鲃右约案饔萌藛挝粚τ谌耸滦畔⒌慕涣髯鲆粋€(gè)良好保障。

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