劉化榮

【摘要】計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展改變了人們?nèi)粘５墓ぷ鳠o紙化自動化，慢慢影響著我們的工作和學(xué)習(xí)。檔案的處理方法也因為這些技術(shù)的發(fā)展，發(fā)生了轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)在很多企業(yè)在工作中會使用電子信息處理系統(tǒng)，工作效率得到了大幅度的提高。隨著信息處理技術(shù)不斷發(fā)展，事業(yè)單位作為國家設(shè)置的帶有一定的公益性質(zhì)的機構(gòu)，其檔案管理工作也應(yīng)當順應(yīng)潮流發(fā)展，不斷進行改革。事業(yè)單位開展電子信息檔案管理是時代賦予的使命。本文對信息化背景下事業(yè)單位機關(guān)的檔案管理方法進行分析，希望引起事業(yè)單位對信息安全的重視，認識到信息技術(shù)給檔案管理中帶來的便利。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;事業(yè)機關(guān);檔案安全

計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，不斷小型化，使其延伸到社會的各個領(lǐng)域，大量的信息通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，信息化慢慢滲透到人們的生活中。當今社會迎來了信息化時代。計算機作為信息化時代發(fā)展的機器，改變著許多行業(yè)的運營方式。事業(yè)單位的檔案管理也受到影響，不斷發(fā)展進步。檔案管理工作對各個企業(yè)來說都是一項重要的工作，其中作為政府主導(dǎo)的事業(yè)單位更需要好好完成這項工作。它能直觀地反應(yīng)工作的進行情況，能及時對工作進行調(diào)整，處理工作中發(fā)生的各種問題。目前國內(nèi)的事業(yè)單位在處理工作的初始階段普遍使用紙質(zhì)檔案，檔案資料過多，難以整理分類和保存。導(dǎo)致搜索檔案資料時工作量大、效率低、時間長。隨著信息化技術(shù)的使用，檔案管理的效率和速度得到極大提升。其工作模式也在不斷改變，然而面對繁雜的檔案事業(yè)單位的管理工作仍有提升空間。

一、信息化給事業(yè)單位機關(guān)檔案管理帶來的變化和影響

（一）檔案資料保存的更加完整。在信息化時代來臨之前，檔案資料大多為紙質(zhì)，保管的條件比較嚴格，檔案的安全難以保證。信息化管理檔案則把檔案做成數(shù)據(jù)傳輸保管在數(shù)據(jù)庫中，可以隨時調(diào)取數(shù)據(jù)。即使存儲數(shù)據(jù)的U盤等損壞，也能夠進行數(shù)據(jù)恢復(fù)。相比紙質(zhì)檔案的管理其安全性更有保障，很少出現(xiàn)檔案丟失或損毀的情況，檔案保存更加完整。這給事業(yè)單位機關(guān)檔案的管理帶來了極大的便利。

（二）檔案資料的保管更加安全。機關(guān)檔案管理工作是事業(yè)單位工作的重要環(huán)節(jié)，事業(yè)單位需要做好保密工作，保障檔案和檔案機密的安全。信息化檔案存儲的介質(zhì)更加具有保密性。相比紙質(zhì)的檔案資料，電子檔案資料不僅保證了檔案資料的完整性，也使資料的保存更加安全。電子檔案資料可以隨時備份或銷毀，發(fā)生意外時檔案資料可以得到很好的保護。

（三）檔案資料管理效率更高。紙質(zhì)檔案的管理，對于管理人員來說，其工作量往往比較大。在處理紙質(zhì)檔案的過程中，首先，需要把紙質(zhì)檔案歸類，一張一張、一疊一疊分類。其次，把不同的檔案編號按分好的編號放入檔案庫保存。這個過程會耗費大量時間。工作人員后續(xù)查閱檔案的時候也需要按照編號一個一個進行查找，查找檔案的時間甚至?xí)^閱讀檔案的時間。最后，是對檔案的保管，保存檔案的檔案庫需要安排人員定期打掃，否則檔案發(fā)生霉變或者被蟲或老鼠啃食，會影響檔案閱讀，前期的整理也會功虧一簣。清掃工作也會耗費大量人力、物力。如果使用信息化技術(shù)對檔案進行管理，就可以很大程度上避免這些情況。登記檔案時可以在系統(tǒng)上劃分好的序號上做登記。縮短了查找目錄的時間，可以直接通過搜索找到并提取資料。信息化技術(shù)也會縮短紙質(zhì)檔案的保存時間，減少管理人員維護紙質(zhì)檔案的工作量。

二、信息化對檔案管理產(chǎn)生的作用

（一）資源的范圍得到拓展。傳統(tǒng)的檔案管理受到有限的信息傳送技術(shù)的影響，很難拓展已獲取資源。機關(guān)的現(xiàn)有資源管理效率低下，計算機技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展推廣了檔案管理的信息化，使得存儲資源更多，資源的拓展性也更強。事業(yè)單位一系列化的檔案管理工作和其他日常工作都能做到同時開展，不會影響日常工作的效率。事業(yè)單位的內(nèi)部管理也更加高效化，檔案能得到高效的管理。

（二）檔案更加有系統(tǒng)性。大多數(shù)情況下，信息化技術(shù)會使數(shù)據(jù)的存儲容量增加，也會提高其可靠性。這也就使得事業(yè)單位的檔案管理能形成一個良好的系統(tǒng)，更加具有系統(tǒng)性。在這個基礎(chǔ)上，事業(yè)單位檔案管理的范圍更加廣泛，內(nèi)容更加豐富。能使不同系統(tǒng)的信息保持統(tǒng)一和完整。事業(yè)單位擁有的檔案資源通過信息化技術(shù)得到整合，更加系統(tǒng)化。為形成完整的檔案系統(tǒng)奠定了基礎(chǔ)。

三、信息化對檔案管理產(chǎn)生的問題

（一）電子檔案的真實性比紙質(zhì)檔案更難以保證。電子檔案比較容易被刪除，且刪除后基本不會有遺留痕跡。同時，計算機形成的文件材料，也沒有辦法根據(jù)筆跡進行辨識。事業(yè)單位的管理者很少直接接觸到這些檔案數(shù)據(jù)，無法保證其真實性及權(quán)威性。事業(yè)單位的管理者沒有辦法簽發(fā)這些檔案資料，沒有人能保證資料沒有被別人修改或刪除，也很難發(fā)現(xiàn)資料中存在的問題。

（二）電子檔案難以保密。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在不斷發(fā)展，各種電子設(shè)備可以隨時隨地獲取存儲的電子文件，也能在不同設(shè)備上互相傳輸。這就使得其安全性難以保障，在重視保密性的事業(yè)單位中難以推廣。所以，雖然當今社會網(wǎng)絡(luò)如此的發(fā)達，但因為電子檔案的安全性問題，很多事業(yè)單位害怕推廣電子化檔案管理。解決保密性問題才能推動事業(yè)單位信息化檔案管理的發(fā)展。

（三）電子檔案難以保留。各種軟件的發(fā)展，改變著人們的辦公方式。很多單位推廣無紙化辦公。因為無紙化辦公更加快速、方便。通過計算機就可以提取資源信息。但也存在缺點，黑客和病毒都會造成電子文件的丟失，從而導(dǎo)致難以想象的后果。尤其對于事業(yè)單位來說，這種情況一旦出現(xiàn)甚至?xí)＜皣依妗?/p>

四、保證事業(yè)單位檔案安全的措施

（一）推廣信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。事業(yè)單位管理檔案需要順應(yīng)信息化技術(shù)的發(fā)展，學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，用發(fā)展的眼光看待信息化技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，不應(yīng)該用死板的思維看待檔案管理。事業(yè)單位的信息化檔案管理需要各個部門的合作才能很好地實行。要根據(jù)未來工作的發(fā)展趨勢來選擇信息化檔案管理設(shè)備和軟件。要重視這項工作，不能花了錢買了設(shè)備卻不使用。只有管理人員改變對信息化技術(shù)的態(tài)度，意識到信息化是社會發(fā)展的大趨勢，才能發(fā)揮出信息化檔案管理工作的作用。

（二）建立完好的保密機制。在檔案資料的安全問題上，信息安全問題是其源頭。若想保證檔案的安全，首先不能使用不安全的硬件及軟件接入計算機，以免病毒進入。還需要建立服務(wù)器防火墻，多重保護檔案資料。要保證能夠在感染計算機病毒時及時反映給使用者，并發(fā)出警報，啟動相關(guān)程序，保護重要檔案資料。

（三）法律規(guī)劃。電子文件在編輯過程中，文件的編輯、歸檔完成后，最后才對電子檔案進行存儲。這樣就使電子檔案信息有可能因為沒有及時保存而丟失或損壞，這種情況下可以在各個環(huán)節(jié)對電子檔案預(yù)先進行保存，以免沒有辦法找回資料。為了保證電子檔案的完整性，相應(yīng)的管理措施需要加以改變，還需保證措施得以落實。因此，為了更好地保護電子文件的真實性、完整性。相應(yīng)的法規(guī)及管理制度對事業(yè)單位來說很有必要，這樣不僅對檔案管理人員起到約束作用，而且對檔案管理有了法律依據(jù)。

五、結(jié)束語

事業(yè)單位改變檔案管理方式能夠適應(yīng)信息化時代的高速發(fā)展，對其發(fā)展會產(chǎn)生重要作用。事業(yè)單位的檔案管理員也需要掌握信息化技術(shù)，意識到信息化檔案管理帶來的便利，把管理的信息進行整合，從而提高檔案管理的效率和速度。信息化檔案管理也能有效避免管理過程中的操作不當和信息的不公開，需要查閱檔案的人員能快速查到自己想要的信息。這對事業(yè)單位的檔案管理無疑是一種改革，能大大提高事業(yè)單位檔案管理的效率。事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要意識到信息技術(shù)的好處，在檔案管理中推廣。

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