何秋寶

[摘 要]月末結(jié)賬是會計實務(wù)工作中非常重要的一環(huán)，CL公司是一家全國性的大型人壽保險公司，月末結(jié)賬工作中存在管理層級多、工作量繁重、數(shù)據(jù)計算量大、程序運行用時過長、數(shù)據(jù)質(zhì)量不高等問題。本文結(jié)合工作實踐，以CL公司為例，介紹了CL公司在月末結(jié)賬流程優(yōu)化方面進行的有益探索。

[關(guān)鍵詞]SAP系統(tǒng);月末結(jié)賬;流程優(yōu)化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.08.039

[中圖分類號]F272[文獻標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）08-00-02

0? ? ?引 言

伴隨著外部監(jiān)管及內(nèi)部管理對會計信息的要求越來越高，會計工作不僅要提供正常的會計報表披露數(shù)據(jù)，還要為公司管理層提供考核、分析等管理會計數(shù)據(jù)以及監(jiān)管機構(gòu)監(jiān)管口徑的報送數(shù)據(jù)，月末結(jié)賬工作的步驟越來越多，操作也越來越復(fù)雜，對SAP財務(wù)信息系統(tǒng)處理流程的數(shù)據(jù)開發(fā)利用能力要求越來越高。為有效提升月末結(jié)賬的效率和質(zhì)量，CL公司借助財務(wù)信息系統(tǒng)，在優(yōu)化會計月末結(jié)賬流程工作方面進行了一系列卓有成效的探索。

1? ? ?CL公司會計月末結(jié)賬工作中面臨的問題

CL公司為一家大型人壽保險公司，在全國共有40個省級分公司（以下簡稱“省公司”），省公司設(shè)置財務(wù)管理中心，負責(zé)全省的會計核算工作，出具會計報表并上報總公司?？偣緦Ω魇」旧蠄蟮臅媹蟊磉M行審核，審核無誤后處理總公司與省公司間報表調(diào)整事項，出具全國匯總會計報表。由于CL公司省公司眾多、會計人員專業(yè)能力參差不齊，數(shù)據(jù)計算量大，月末結(jié)賬操作用時過長，嚴重影響了總公司最終出具會計報表的時效和質(zhì)量，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.1? ?月末結(jié)賬操作步驟多、程序運行耗時過長、月末結(jié)賬效率不高

CL公司的月末結(jié)賬操作步驟主要包括：按監(jiān)管和分析口徑的業(yè)務(wù)收支匯總;定價費用定價傭金的計算;管理費用和其他收支的分攤;標(biāo)準保費的計算;保險準備金的計算和記賬;保險保障基金監(jiān)管費計算和記賬;遞延收益計算和記賬等，操作步驟共有44步。其中，準備金程序的計算最復(fù)雜，涉及未到期準備金、未決賠款準備金、壽險準備金、長期健康險準備金、贈送保險準備金等，每個準備金又包含多個小類，每個準備金細類均需要抽取基礎(chǔ)數(shù)據(jù)并計算、記賬，整個流程需要操作30多步。CL公司作為一家全國性的大型人壽保險公司，數(shù)據(jù)體量較大，程序運行耗時很長，特別是準備金計算和分攤計算程序，單個操作步驟都在1個小時以上。整個財務(wù)月末結(jié)賬操作，在最順利的情況下，也需要2～3天。由于不同操作步驟之間存在數(shù)據(jù)的前后關(guān)聯(lián)，如果發(fā)現(xiàn)操作失誤或數(shù)據(jù)問題，就需要重新執(zhí)行多個甚至所有的結(jié)賬操作，所耗時間更長。

1.2? ?月末結(jié)賬中，報表校驗發(fā)現(xiàn)問題較多

CL公司是一家在紐約、香港、上海3地上市的大型保險公司，要求披露的會計數(shù)據(jù)較多，需要編制的月度會計報表多達100張以上，涉及主表、附表、校驗類報表等。各省公司完成月末結(jié)賬操作后，編制和出具會計報表并上報總公司，總公司將省公司上報的報表導(dǎo)入報表校驗系統(tǒng)，進行數(shù)據(jù)一致性及準確性校驗，校驗發(fā)現(xiàn)的錯誤層出不窮，主要包括以下幾類：①數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，如過渡科目的余額沒有調(diào)整為0，險種適用不當(dāng)?shù)?②不同會計報表中的數(shù)據(jù)存在勾稽關(guān)系不一致;③因操作疏漏或不當(dāng)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)缺失。如執(zhí)行未到期準備金計算前未執(zhí)行保險保障基金監(jiān)管費計算，導(dǎo)致未到期準備金計算結(jié)果不準確。一旦報表校驗發(fā)現(xiàn)錯誤，往往需要進行賬務(wù)調(diào)整并重新出具會計報表，導(dǎo)致需要再次執(zhí)行部分甚至全部月末結(jié)賬操作，大大降低了月末結(jié)賬的時效。

1.3? ?總公司無法對省公司月末結(jié)賬的工作進度進行有效監(jiān)控

CL公司的月末結(jié)賬工作中，總公司主要負責(zé)報表的審核與匯總，省公司會計人員負責(zé)具體的結(jié)賬操作。由于各省公司完成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)準備的時間有早有晚，正式開始月末結(jié)賬操作的時間也就不一致，月末結(jié)賬操作進度差異較大，總公司層面很難了解到各家省公司的具體操作進度，無法對全國月末結(jié)賬工作進行有效監(jiān)控和分析。

2? ? ?CL借助財務(wù)信息系統(tǒng)優(yōu)化月末結(jié)賬工作的具體舉措

2.1? ?重新構(gòu)建月末結(jié)賬程序

2.1.1? ?優(yōu)化數(shù)據(jù)源和處理模型，提升程序運行效率

以準備金計算和記賬程序為例，CL公司在以下兩個方面進行了改進。一是利用SAP財務(wù)系統(tǒng)的特殊目的分類賬構(gòu)建了新的數(shù)據(jù)源，日常會計記賬時會實時生成分機構(gòu)、分險種、分渠道、分科目的本月發(fā)生額匯總數(shù)據(jù)。之前的準備金計算程序需要取明細的會計憑證以匯總出分險種的保費收入等，由于CL公司會計憑證數(shù)據(jù)量巨大，讀取明細憑證數(shù)據(jù)消耗了大量的程序運行時間。數(shù)據(jù)源優(yōu)化后，可以直接取匯總的分險種保費收入等數(shù)據(jù)，程序運行時間大大縮短。二是精簡不必要的會計記賬憑證顆粒度，減少了會計憑證行數(shù)，極大地縮短了程序生成會計憑證消耗的時間。CL公司的準備金數(shù)據(jù)需要滿足會計報表、預(yù)算考核、監(jiān)管報送3種用途，分別需要明細核算到險種、成本中心、銷售渠道等。險種、成本中心、銷售渠道等字段需求均通過會計記賬憑證實現(xiàn)，導(dǎo)致單個準備金類型的會計記賬憑證行數(shù)超過萬行，生成憑證耗時相當(dāng)長。優(yōu)化后，計算仍按最明細的顆粒度生成和保存，預(yù)算考核、監(jiān)管報送的數(shù)據(jù)改為直接從準備金計算表獲取，會計記賬憑證不再明細到成本中心、銷售渠道，記賬憑證行數(shù)大大減少。單個準備金類型的運行時間由40分鐘縮短至1分鐘以內(nèi)。

2.1.2? ?整合月末結(jié)賬的操作步驟

程序運行效率實現(xiàn)大幅提升之后，對月末結(jié)賬程序的操作步驟進行了大幅整合，月末結(jié)賬操作由44步降為7步，極大減少了用戶操作。之前保險準備金需要操作30多步，邏輯優(yōu)化和整合后僅為短期險準備金計算和記賬、長期險準備金計算和記賬操作。收支匯總、定價費用計算、定價傭金、標(biāo)準保費計算等多個操作也均合并為一步操作。

2.2? ?在對報表及會計錯誤數(shù)據(jù)進行分析和歸類的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建試算校驗功能

2.2.1? ?錯誤問題

CL公司對現(xiàn)有的報表校驗邏輯及月末結(jié)賬中發(fā)現(xiàn)的錯誤進行了梳理，共梳理出錯誤200多條，在此基礎(chǔ)上歸納為以下4個大類。①會計科目與險種不匹配。此類問題是會計報表校驗中出現(xiàn)問題最多的一類，達到一半以上。包括退保金等用于核算長期險業(yè)務(wù)的會計科目下出現(xiàn)了短險;保單紅利等用于核算分紅險業(yè)務(wù)的會計科目下出現(xiàn)了非分紅險;保護投資款等用于核算投資類險種業(yè)務(wù)的會計科目下出現(xiàn)了非分紅險等。②會計科目余額錯誤。主要表現(xiàn)為：部分過渡科目的余額不為0;資產(chǎn)類科目出現(xiàn)負數(shù)余額;負債類科目出現(xiàn)正數(shù)余額等。③會計科目發(fā)生額之間存在一致性。包括：本期計提準備金的損益科目與負債科目發(fā)生額不一致;計提工會經(jīng)費、職工教育經(jīng)費、黨建工作經(jīng)費與職工工資本期數(shù)的比例關(guān)系不符合規(guī)定的計提比例關(guān)系等。④其他類型的錯誤。包括：使用了停用的會計科目、險種;現(xiàn)金流量字段的輸入錯誤;前端系統(tǒng)及財務(wù)系統(tǒng)的邏輯缺陷導(dǎo)致的錯誤數(shù)據(jù);未正確操作結(jié)賬操作步驟導(dǎo)致的計算錯誤等。

2.2.2? ?優(yōu)化措施

針對以上4類錯誤，CL公司采取了以下優(yōu)化措施。①在記賬數(shù)據(jù)產(chǎn)生環(huán)節(jié)設(shè)置校驗規(guī)則。此方式主要用于控制會計科目下的險種、現(xiàn)金流量代碼等錯誤輸入。對于從核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)流轉(zhuǎn)并自動記賬的數(shù)據(jù)，在流轉(zhuǎn)記賬數(shù)據(jù)環(huán)節(jié)增加校驗并給出錯誤提示。業(yè)務(wù)系統(tǒng)流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)錯誤如因系統(tǒng)缺陷導(dǎo)致，往往需要時間進行解決，為兼顧月末結(jié)賬時效性和準確性的要求，財務(wù)系統(tǒng)可設(shè)置為僅作錯誤提示但允許記賬，并通過調(diào)整憑證臨時解決。對于手工出現(xiàn)的會計憑證數(shù)據(jù)，在憑證出現(xiàn)和保存時增加校驗，錯誤輸入不允許保存。②開發(fā)試算校驗程序。只有在運行試算校驗程序過程中檢查當(dāng)月數(shù)據(jù)不存在任何錯誤時，才能執(zhí)行月末結(jié)賬的后續(xù)操作。校驗的事項包括：接口相關(guān)校驗;保險準備金校驗;與科目不匹配的險種校驗;科目余額校驗;科目發(fā)生額校驗;其他校驗。用戶可針對單個或部分事項進行校驗檢查，也可一次執(zhí)行全部事項的檢查。其中，科目不匹配的險種、科目余額、科目發(fā)生額的校驗規(guī)則均可配置，總公司統(tǒng)一配置了適用于全國的通用校驗規(guī)則，各省公司也可結(jié)合自身需求配置專屬的個性化校驗規(guī)則。③完善和優(yōu)化有關(guān)程序，提升數(shù)據(jù)質(zhì)量。如，費用分攤程序經(jīng)常出現(xiàn)部分機構(gòu)的個別險種因收入為0或負數(shù)導(dǎo)致的結(jié)果異常，在對分攤規(guī)則進行了調(diào)整后，避免了異常數(shù)據(jù)產(chǎn)生。

2.3? ?構(gòu)建月末結(jié)賬操作平臺

2.3.1? ?提供月末結(jié)賬任務(wù)的發(fā)布和操作功能

優(yōu)化后的月末結(jié)賬操作共有7項，總公司統(tǒng)一配置月末結(jié)賬任務(wù)清單，并在SAP財務(wù)信息系統(tǒng)中發(fā)布。省公司會計用戶進入系統(tǒng)中可以清楚地看到所有月末結(jié)賬操作步驟及各個步驟的狀態(tài)，狀態(tài)包括：未執(zhí)行、執(zhí)行成功、執(zhí)行失敗等。同時還附有詳細的說明文檔，包括：任務(wù)的操作方法、執(zhí)行前提、什么情況下需要重新執(zhí)行、重新執(zhí)行后將影響的其他步驟、程序的主要處理邏輯等，方便用戶清楚了解月末結(jié)賬任務(wù)。用戶可以靈活選擇以下方式執(zhí)行月末結(jié)賬操作任務(wù)：①對于沒有先后關(guān)系的任務(wù)，用戶可以同時選擇多項任務(wù)，一次提交執(zhí)行;②用戶可以提交任務(wù)立刻執(zhí)行，也可以設(shè)定計劃時間在未來某個時點運行;③前步操作任務(wù)完成后，系統(tǒng)可自動提交其后續(xù)操作任務(wù)。

2.3.2? ?提供有效的流程控制功能

月末結(jié)賬任務(wù)清單中，對于存在先后關(guān)聯(lián)的任務(wù)配置了以下的流程控制：①前一步任務(wù)未執(zhí)行，不允許執(zhí)行后續(xù)相關(guān)操作;②前一步任務(wù)重新執(zhí)行，后續(xù)相關(guān)任務(wù)狀態(tài)自動改變，需要重新執(zhí)行;③前一步任務(wù)執(zhí)行成功后，后續(xù)相關(guān)任務(wù)可由系統(tǒng)自動提交執(zhí)行。通過上述流程控制，大大減少了用戶誤操作或未操作的可能性，確保了月末結(jié)賬操作的準確性。用戶也可以通過模板中設(shè)置的先后關(guān)系及操作說明，清楚地了解各個任務(wù)之前的關(guān)聯(lián)性。

2.3.3? ?提供了詳細的日志功能

月末結(jié)賬平臺中，詳細地展示了各操作任務(wù)執(zhí)行的有關(guān)信息，包括：開始執(zhí)行時間、結(jié)束時間、運行時長，成功記賬的會計憑證號，報錯的具體原因等。通過分析這些日志信息，可以一目了然地掌握任務(wù)執(zhí)行的結(jié)果，對程序運行的效率和性能進行評價和分析，總公司也可以實時監(jiān)控省公司月末結(jié)賬的操作進度。

3? ? ?CL公司月末結(jié)賬優(yōu)化工作取得的成效

通過對月末結(jié)賬工作中的問題進行梳理，CL公司借助財務(wù)信息系統(tǒng)對月末結(jié)賬操作進行了大幅優(yōu)化，數(shù)據(jù)質(zhì)量和效率得到了極大提高。通過將校驗邏輯從報表環(huán)節(jié)前置到賬務(wù)環(huán)節(jié)，報表基本實現(xiàn)了一次性校驗通過，重復(fù)執(zhí)行月末結(jié)賬操作的情形大大減少。通過優(yōu)化數(shù)據(jù)源和整合月末結(jié)賬程序，將管理需求和會計需求進行適當(dāng)分離，大幅減少了月末結(jié)賬操作步驟，月末結(jié)賬程序的運行效率大幅提升，優(yōu)化后的月末結(jié)賬操作時間已縮短至之前的1/4。