趙學(xué)輝

摘要：新形勢(shì)下，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各領(lǐng)域都在積極進(jìn)行信息化建設(shè)，檔案管理領(lǐng)域也在不斷深入現(xiàn)代化與信息化建設(shè)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐步被電子檔案所替代。但在電子檔案的應(yīng)用和管理中，也出現(xiàn)了很多亟需解決的問(wèn)題。本文首先分析了新形勢(shì)下電子檔案管理工作中存在的問(wèn)題，進(jìn)而提出了新形勢(shì)下電子檔案管理的具體策略。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);電子檔案;檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2020）04-00-01

引言

眾所周知，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，電子檔案具有很多的優(yōu)勢(shì)。尤其在繁雜的政務(wù)工作中，電子檔案能夠充分發(fā)揮其應(yīng)有的特點(diǎn)，簡(jiǎn)化很多工作內(nèi)容。但其也具有一些問(wèn)題，比如易改性強(qiáng)，需要借助計(jì)算機(jī)等載體呈現(xiàn)，安全隱患高等，這就給電子檔案管理工作帶來(lái)了很多問(wèn)題，值得電子檔案管理人員去深思。

一、新形勢(shì)下電子檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.電子檔案管理得不到應(yīng)有的重視

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案在很多企業(yè)單位，得到了廣泛應(yīng)用。電子檔案由于自身便捷、靈活的優(yōu)勢(shì)特征，能夠使企業(yè)各部門(mén)的工作變得高效。但是在實(shí)際的應(yīng)用中，很多企業(yè)并沒(méi)有對(duì)電子檔案管理工作，引起足夠的重視。

以筆者所在的鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層政府機(jī)關(guān)為例，很多檔案管理工作人員的工作態(tài)度并不積極、嚴(yán)謹(jǐn)，常會(huì)發(fā)生因疏忽而導(dǎo)致檔案出現(xiàn)損失或遺漏的現(xiàn)象，這種低級(jí)問(wèn)題實(shí)在不應(yīng)出現(xiàn)。此外，不少檔案管理人員，在自己的工作中行為懶散，不能?chē)?yán)格按照規(guī)章制度，以及規(guī)定的工作流程進(jìn)行工作，工作進(jìn)度常不能如期完成。對(duì)檔案資料信息的搜集也存在很多的遺漏，缺乏一定的專(zhuān)業(yè)性，對(duì)于電子檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)并不了解，不能對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的反饋[1]。

2.電子檔案的使用程度低下，忽視檔案的安全性

電子檔案的設(shè)置，符合當(dāng)前的新形勢(shì)下的發(fā)展趨勢(shì)，它是為了更好地輔助各部門(mén)的工作，以提升工作效率，因而，電子檔案具有很強(qiáng)的實(shí)用性。但是在很多基層單位，電子檔案的使用率非常低下，不少工作人員的對(duì)電子檔案雖然有一定的認(rèn)識(shí)，但在使用中仍習(xí)慣于查閱紙質(zhì)檔案，這就使得電子檔案得不到應(yīng)有的利用，在一定程度上，也是對(duì)電子檔案資源的浪費(fèi)。

另一方面，電子檔案雖然有眾多的優(yōu)勢(shì)，但其不可避免地也存在一定的弊端，最突出的表現(xiàn)就是它的安全性問(wèn)題。電子檔案管理不善的情況下，會(huì)使病毒入侵到管理系統(tǒng)中，從而造成大量的信息因此丟失或是泄露。

3.電子檔案的更新不夠及時(shí)

在基層的電子檔案管理中，由于各種技術(shù)條件的相對(duì)欠缺，專(zhuān)業(yè)人員少之又少，因而檔案管理工作中，電子檔案的更新往往具有一定的滯后性，工作人員不能及時(shí)地根據(jù)紙質(zhì)檔案對(duì)電子檔案進(jìn)行更新[2]。如果電子檔案更新不及時(shí)，就會(huì)嚴(yán)重影響到各部門(mén)對(duì)檔案的使用。工作人員需要查閱相關(guān)的電子檔案時(shí)，常會(huì)發(fā)現(xiàn)某些資料信息，仍舊停留在許久之前。

此時(shí)再對(duì)檔案資料進(jìn)行完善，會(huì)給檔案管理工作帶來(lái)很多的麻煩，完善的工作需要投入更多的人力、物力和財(cái)力，這就會(huì)使檔案管理工作的效率大打折扣。另外，電子檔案信息更新不及時(shí)，也會(huì)造成一些檔案資料的遺失，這就會(huì)使日后的正常使用受到很大影響。

二、新形勢(shì)下電子檔案管理的具體策略

1.重視電子檔案管理工作

新形勢(shì)下，電子檔案的應(yīng)用已經(jīng)成為不可阻擋的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)，電子檔案確實(shí)也表現(xiàn)出了很多的優(yōu)勢(shì)。在電子檔案管理工作中，要想發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)，利用好電子檔案，使電子檔案更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，就要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理工作的重視。

基層領(lǐng)導(dǎo)首先要認(rèn)識(shí)到電子檔案的優(yōu)勢(shì)，重視對(duì)電子檔案的管理和應(yīng)用。盡可能聘任一些“復(fù)合型人才”，既要具備的檔案管理的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)還能掌握一定的信息技術(shù)，吸納這樣的高素質(zhì)人才進(jìn)入電子檔案管理工作隊(duì)伍中，能夠大大提升電子檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性與工作效率。此外，還要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的培訓(xùn)，定期組織工作人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)體系，掌握先進(jìn)的電子檔案管理方法，才能更好的服務(wù)于檔案管理工作。

2.明確職責(zé)，完善檔案管理體系

要保證電子檔案管理工作的效率，就要明確各工作人員的職責(zé)。新形勢(shì)下，面對(duì)電子檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，管理部門(mén)需要對(duì)檔案管理體系進(jìn)行完善，制定一套科學(xué)合理的管理體系和工作流程，讓人員能夠各司其職，出現(xiàn)問(wèn)題也能更好地對(duì)應(yīng)到個(gè)人。

例如，在對(duì)原始檔案信息的管理方面，可以要求檔案管理部門(mén)，在電子文件管理的各環(huán)節(jié)，都要保證原始檔案能夠得到準(zhǔn)確、安全、原始的記錄與保存，保障電子文件資料的真實(shí)性，確保其本身的憑證價(jià)值，使得電子檔案能夠長(zhǎng)期保存，方便查閱和使用。在明確職責(zé)方面，要求電子檔案錄入者、保存者、管理者，以及相應(yīng)的信息技術(shù)人員，要各司其職，明確各人職責(zé)以及應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任。

3.確保電子檔案的及時(shí)性與安全性

電子檔案不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在新形勢(shì)下，進(jìn)行電子檔案管理工作必須要確保電子檔案的及時(shí)性與安全性。一方面，為保證電子檔案的準(zhǔn)確性和全面性，檔案管理人員要及時(shí)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子錄入，不斷對(duì)已有的電子檔案資料，進(jìn)行完善和補(bǔ)充，保證重要的信息不被遺漏或丟失，以免出現(xiàn)不必要的損失。

另一方面，電子檔案的安全性問(wèn)題也不容忽視。針對(duì)電子檔案存在安全隱患，管理人員提高安全意識(shí)，嚴(yán)謹(jǐn)對(duì)待工作，盡可能減小安全隱患。同時(shí)，應(yīng)該對(duì)數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)進(jìn)行完善。一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)安全問(wèn)題時(shí)，重要的檔案資料能夠進(jìn)行恢復(fù)。此外，還要重視對(duì)網(wǎng)絡(luò)的管理。在計(jì)算機(jī)的使用中，使用驗(yàn)證用戶(hù)信息、限制訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限、輸入調(diào)閱密碼等方法，再安裝防范等級(jí)高的殺毒軟件，通過(guò)這一系列舉措，來(lái)提升電子檔案的安全性。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，新形勢(shì)下，電子檔案管理工作的重要性不言而喻。廣大電子檔案管理部門(mén)及人員，要重視電子檔案管理工作，明確個(gè)人職責(zé)，完善檔案管理體系。與此同時(shí)，要確保電子檔案的及時(shí)性與安全性。只有這樣，電子檔案才能更好地發(fā)揮其最大作用，保障各部門(mén)能夠及時(shí)而高效地查閱資料，進(jìn)而提升工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1]王建民.新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（11）：147-147.

[2]劉洋，王杰.淺析新形勢(shì)下檔案管理工作問(wèn)題及對(duì)策[J].全國(guó)流通經(jīng)濟(jì)，2015（7）：46-47.