薛梅 鄭晨 劉澤君 李璐璐

考勤管理是醫(yī)院管理職能中的重要環(huán)節(jié)，是醫(yī)院人力資源部門(mén)的核心工作之一，是考核評(píng)優(yōu)、薪資績(jī)效、職稱晉升的重要依據(jù)，也是各崗位人力資源配置的基本依據(jù)之一。建立一套系統(tǒng)科學(xué)的考勤管理體系，既是醫(yī)院組織機(jī)構(gòu)改革和定編定崗新形勢(shì)下的要求，也是醫(yī)院人事改革和分配制度改革的要求。PDCA循環(huán)法是一套科學(xué)的質(zhì)量管理方法，是完善落實(shí)“事前有計(jì)劃、事中有監(jiān)督、事后有總結(jié)和改進(jìn)”的有力抓手。筆者所在的三級(jí)甲等醫(yī)院考勤管理曾存在諸多問(wèn)題，如何把PDCA循環(huán)法應(yīng)用在醫(yī)院考勤管理工作中，形成全新的考勤管理模式，對(duì)醫(yī)院的管理創(chuàng)新有重大意義。

一、醫(yī)院考勤管理

醫(yī)院考勤管理是醫(yī)院對(duì)員工出勤進(jìn)行考察管理的一種管理制度，包括是否遲到早退，有無(wú)曠工請(qǐng)假等。包括排班管理、請(qǐng)假管理（帶薪年假管理）、加班申請(qǐng)管理、日出勤管理、月出勤報(bào)表匯總等等。醫(yī)院考勤管理具有特異性強(qiáng)、復(fù)雜性高等特點(diǎn)。以筆者所在的三級(jí)甲等綜合醫(yī)院為例，現(xiàn)有職工3900余人，不同崗位人員工作排班制度相差甚遠(yuǎn)，彈性排班制度讓考勤管理很難做到單一化，醫(yī)院的工作特點(diǎn)決定了考勤管理的難度和復(fù)雜性。醫(yī)院在2017年以前一直延用傳統(tǒng)電子郵件報(bào)送、人工統(tǒng)計(jì)匯總的方式，科室設(shè)立專門(mén)考勤管理員（常由繼教秘書(shū)擔(dān)任），每月月初發(fā)送電子郵件至人力資源部郵箱，并提交主任簽字的紙質(zhì)考勤報(bào)表。人力資源部考勤統(tǒng)計(jì)員再匯總電子郵箱內(nèi)容，收集整理紙質(zhì)報(bào)表。此模式耗時(shí)耗力，工作效率低，錯(cuò)誤率高。

二、PDCA循環(huán)法

PDCA循環(huán)的含義是將質(zhì)量管理分為四個(gè)階段，即計(jì)劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、調(diào)整（Action）。在質(zhì)量管理活動(dòng)中，要求把各項(xiàng)工作按照作出計(jì)劃、計(jì)劃實(shí)施、檢查實(shí)施效果，然后將成功的納入標(biāo)準(zhǔn)，不成功的留待下一循環(huán)去解決。PDCA循環(huán)是質(zhì)量管理的重要依據(jù)，應(yīng)用PDCA循環(huán)提升醫(yī)院考勤管理是做到事前有計(jì)劃、事中有監(jiān)督、事后有總結(jié)和改進(jìn)的重要支撐依據(jù)，具體見(jiàn)“表1”。

三、以PDCA循環(huán)法實(shí)施考勤管理計(jì)劃、考評(píng)及反饋

（一）醫(yī)院績(jī)效計(jì)劃的制訂（P階段）。筆者所在的三級(jí)甲等醫(yī)院共有3900多名員工，29個(gè)行政科室，18個(gè)醫(yī)技科室，42個(gè)臨床科室。從2016年7月起，筆者設(shè)計(jì)提綱用個(gè)人深入訪談的方法，調(diào)查全院69個(gè)科室的考勤員、部分科室負(fù)責(zé)人和院領(lǐng)導(dǎo)，就醫(yī)院考勤管理存在的問(wèn)題進(jìn)行訪談和征集意見(jiàn)，并將反饋意見(jiàn)進(jìn)行歸類(lèi)，具體來(lái)說(shuō)，主要存在以下問(wèn)題：1.統(tǒng)計(jì)周期長(zhǎng)。醫(yī)院共有3900多名員工，29個(gè)行政科室，18個(gè)醫(yī)技科室，42個(gè)臨床科室。每個(gè)臨床科室醫(yī)療和護(hù)理單獨(dú)提報(bào)，然而護(hù)理病區(qū)較多，且醫(yī)療、護(hù)理各自報(bào)考勤，考勤統(tǒng)計(jì)需要從郵箱收集各個(gè)格式發(fā)來(lái)的考勤，進(jìn)行粘貼匯總。因此對(duì)于考勤統(tǒng)計(jì)者來(lái)說(shuō)費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，統(tǒng)計(jì)周期長(zhǎng)。且臨床科室工作較忙，考勤管理員常常出現(xiàn)“忘報(bào)”的情況，需要考勤統(tǒng)計(jì)員電話催促，反復(fù)催促，等待考勤員提報(bào)，考勤統(tǒng)計(jì)時(shí)間較長(zhǎng)，大約在10天左右。2.錯(cuò)誤率高。因?yàn)榕R床科室中規(guī)培的醫(yī)生需要“轉(zhuǎn)科”，這樣剛?cè)胄驴瓶记趩T常常出現(xiàn)忘報(bào)、漏報(bào)，錯(cuò)誤率高，返工比例高。在醫(yī)院，還有國(guó)內(nèi)進(jìn)修、出國(guó)進(jìn)修、外出培訓(xùn)、第一書(shū)記、對(duì)口支援等特殊情況，有時(shí)會(huì)錯(cuò)報(bào)，且不易發(fā)現(xiàn)，甚至有些直到績(jī)效核算時(shí)才發(fā)現(xiàn)考勤出現(xiàn)錯(cuò)誤，后續(xù)修改審批，大大降低工作效率。因?yàn)檎?qǐng)假不規(guī)范等原因，常常是已經(jīng)修完假后，再補(bǔ)報(bào)考勤，錯(cuò)誤率高，反復(fù)修改，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。3.權(quán)責(zé)不清晰。原先的考勤管理模式并沒(méi)有固定的考勤管理員，而是科室繼教秘書(shū)統(tǒng)一報(bào)考勤，而繼教秘書(shū)會(huì)定期更換，且沒(méi)有復(fù)審機(jī)制，因缺少明確的責(zé)權(quán)歸屬，考勤管理員有時(shí)丟三落四、反復(fù)修改。且沒(méi)有考勤隊(duì)伍的常態(tài)化建設(shè)，培訓(xùn)不到位，權(quán)責(zé)不清晰，不利于形成高效的考勤管理。

總結(jié)成魚(yú)骨圖問(wèn)題清晰可見(jiàn)：

為了解決上述問(wèn)題，提高辦公效率，經(jīng)醫(yī)院研究，決定運(yùn)用PDCA循環(huán)，通過(guò)與研發(fā)公司合作，運(yùn)用新型考勤管理系統(tǒng)。具體如下圖：

（二）醫(yī)院考勤管理改革實(shí)施（D階段）。1.通過(guò)與研發(fā)公司合作，運(yùn)用新型考勤管理系統(tǒng)。（1）工欲善其事，必先利其器，醫(yī)院與研發(fā)公司合作，將考勤系統(tǒng)成功嵌入醫(yī)院原有OA系統(tǒng)，報(bào)考勤線上系統(tǒng)操作。以醫(yī)院原有的OA系統(tǒng)為依托，嵌入考勤管理系統(tǒng)，考勤管理員可以用單獨(dú)的賬號(hào)登錄系統(tǒng)，進(jìn)行系統(tǒng)填報(bào)。這樣便明確了權(quán)責(zé)分屬。更加高效便捷，簡(jiǎn)單易行。（2）科室人員全部羅列，批量調(diào)節(jié)。人力資源部會(huì)匯總各科室通知，考勤統(tǒng)計(jì)人員會(huì)提前將請(qǐng)假、規(guī)培、進(jìn)修等人員的時(shí)間通過(guò)考勤系統(tǒng)后臺(tái)設(shè)置，考勤報(bào)送員只需要登錄賬號(hào)，簡(jiǎn)單核對(duì)，修改有問(wèn)題的考勤即可，直觀清晰，防止漏報(bào)。以工號(hào)為識(shí)別碼，杜絕重名的辨識(shí)難度。只需要簡(jiǎn)單的操作，便可在考勤管理界面最上方選擇考勤類(lèi)別，簡(jiǎn)易明了，方便操作。（3）雙重審核機(jī)制?？记诠芾韱T在提報(bào)科室考勤后，考勤會(huì)自動(dòng)輪轉(zhuǎn)到科室負(fù)責(zé)人界面，科室負(fù)責(zé)人可以查看考勤員報(bào)送的考勤，同時(shí)負(fù)責(zé)審核，實(shí)現(xiàn)了雙重審核模式，減少出錯(cuò)率。提高效率。（4）考勤報(bào)表自動(dòng)生成?？记趨R總?cè)藛T可以通過(guò)導(dǎo)出系統(tǒng)內(nèi)的考勤，查看考勤情況，并實(shí)現(xiàn)匯總。大大節(jié)省了人力成本，考勤管理人員僅需簡(jiǎn)單操作便可提取各個(gè)科室和全員的日考勤報(bào)表、月考勤報(bào)表、年考勤報(bào)表、請(qǐng)假統(tǒng)計(jì)等等。（5）考勤到期自動(dòng)提醒功能。考勤員需在月初完成考勤提報(bào)工作，系統(tǒng)設(shè)置了自動(dòng)提醒功能，綁定考勤員個(gè)人手機(jī)號(hào)，每月5號(hào)尚未提報(bào)考勤將會(huì)每日發(fā)送提醒短信，直至考勤成功提報(bào)。大大縮短了考勤提報(bào)的時(shí)間。2.加強(qiáng)考勤隊(duì)伍常態(tài)化建設(shè)，加強(qiáng)考勤員隊(duì)伍建設(shè)。考勤管理是影響評(píng)優(yōu)晉級(jí)、績(jī)效薪資的重要因素，考勤員是考勤管理的重要督導(dǎo)者，更是“守門(mén)人”，因?yàn)榭记诠芾黻P(guān)系到職工的切身利益，定期對(duì)科室考勤管理員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)考勤隊(duì)伍建設(shè)，是考勤管理必不可缺的一環(huán)。（1）做好考勤員培訓(xùn)工作。每半年一次定期培訓(xùn)，將系統(tǒng)新開(kāi)發(fā)的功能傳授給考勤員，建立考勤員共享群，以微信或qq群的形式分享電子版的考勤管理流程。并安排專人解答考勤員的問(wèn)題。（2）做好科室考勤銜接工作。對(duì)科室新更換的考勤管理員，確保新舊管理員的“傳幫帶”，并安排專人聯(lián)系新考勤員，對(duì)其解惑答疑，使科室工作有條不紊地進(jìn)行。3.規(guī)范落實(shí)請(qǐng)假制度。（1）在行政部門(mén)和參會(huì)考勤推行指紋考勤制度。行政部門(mén)員工和部分參照行政科室管理的部門(mén)上下班有固定時(shí)間，為提高考勤管理效率，進(jìn)行指紋考勤管理。由于臨床科室排班復(fù)雜，且有彈性排班制度，暫時(shí)不適合進(jìn)行指紋考勤。在行政后勤和會(huì)議時(shí)實(shí)行指紋考勤管理，既杜絕遲到早退等拖沓，又可以提高考勤管理效率，更好地服務(wù)于臨床科室。（2）規(guī)范請(qǐng)假方式，杜絕口頭請(qǐng)假。以前的請(qǐng)假方式不夠規(guī)范，常常存在已經(jīng)修完假再進(jìn)行補(bǔ)假的情況，請(qǐng)假登記滯后，錯(cuò)誤率高，反復(fù)修改。針對(duì)以上問(wèn)題，醫(yī)院要規(guī)范事前請(qǐng)假制度，杜絕口頭請(qǐng)假，加強(qiáng)考勤管理。（3）參會(huì)提前審批。由于以往管理，外出學(xué)習(xí)參會(huì)往往只有與會(huì)文件就可出發(fā)，不必提前審批，往往造成科室考勤員也不知道參會(huì)人員外出參會(huì)。先在網(wǎng)上進(jìn)行參會(huì)審批，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，流轉(zhuǎn)至考勤員處，方可打印審批單，用于外出回來(lái)報(bào)銷(xiāo)使用。規(guī)范了報(bào)銷(xiāo)流程的同時(shí)，也提高了考勤的準(zhǔn)確率。

（三）醫(yī)院考勤考核與評(píng)價(jià)（C階段）。自2017年在考勤管理中采用PDCA循環(huán)法一年多來(lái)，考勤信息上報(bào)建立起一套全新的管理數(shù)據(jù)庫(kù)，避免了人工統(tǒng)計(jì)過(guò)程中的差錯(cuò)，又可快速提取各種數(shù)據(jù)，分析各種報(bào)表。借此可準(zhǔn)確快速地提取出休假匯總、考勤明細(xì)匯總、崗位編制匯總等?？记诮y(tǒng)計(jì)時(shí)長(zhǎng)大大減少，從15天的匯總時(shí)間減少到5天左右，考勤效率得到極大提高，節(jié)約了時(shí)間成本和人力成本。筆者通過(guò)列表訪談，對(duì)科室考勤員、人力資源部門(mén)考勤管理員及科主任進(jìn)行訪談，90%以上的受訪者表示滿意，表示提高了工作效率，方便了工作，實(shí)現(xiàn)了考勤管理的精細(xì)化。

（四）考評(píng)結(jié)果的應(yīng)用與反饋（A階段）?？记诠芾淼母母飯F(tuán)隊(duì)按照PDCA循環(huán)通過(guò)對(duì)考勤管理工作的回首，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、找出不足，將好的標(biāo)準(zhǔn)和流程標(biāo)準(zhǔn)化;將未解決的問(wèn)題或未實(shí)現(xiàn)的工作轉(zhuǎn)入下一個(gè)PDCA循環(huán)來(lái)解決。不斷聽(tīng)取考勤管理員和考勤管理人員及科室主任的意見(jiàn)建議，匯總遺留問(wèn)題;借鑒先進(jìn)醫(yī)院的先進(jìn)考勤管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合院情進(jìn)行試點(diǎn)并逐步推廣。

四、PDCA模式在醫(yī)院考勤管理中運(yùn)用的總結(jié)與思考

PDCA循環(huán)不是運(yùn)行一次就結(jié)束，而是周而復(fù)始進(jìn)行的，全面質(zhì)量管理活動(dòng)的運(yùn)轉(zhuǎn)，離不開(kāi)管理循環(huán)的轉(zhuǎn)動(dòng)，因此，對(duì)于考勤管理來(lái)說(shuō)，引進(jìn)新的考勤管理模式解決了一些問(wèn)題，在一定程度上大大提高了考勤管理的效率，但并非一蹴而就，達(dá)到預(yù)期效果的，納入成為標(biāo)準(zhǔn)保留下來(lái)，仍存在一些問(wèn)題，我們要繼續(xù)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)，不斷前進(jìn)，不斷提高。

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