李北川

摘要：檔案管理是一項具有重要價值的工作，有利于維護(hù)檔案的完整與安全。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案數(shù)量不斷增多，檔案管理效率低下，嚴(yán)重影響了檔案管理質(zhì)量，只有將大數(shù)據(jù)應(yīng)用在檔案管理工作當(dāng)中，對檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新才能夠提高檔案管理的效率，因此本文將對大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的缺陷進(jìn)行簡要分析并提出相應(yīng)的革新措施，以期為相關(guān)研究提供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;革新

前言：

檔案管理在社會發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的技術(shù)、設(shè)備被應(yīng)用在了檔案管理當(dāng)中，提高了檔案管理的水平。大數(shù)據(jù)的發(fā)展給檔案管理帶來了一定的挑戰(zhàn)，但同時也帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，應(yīng)該綜合分析大數(shù)據(jù)背景下檔案管理存在的缺陷，并通過有效措施創(chuàng)新檔案管理工作。

1.大數(shù)據(jù)和檔案管理概述

（1）大數(shù)據(jù)：在互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，大數(shù)據(jù)應(yīng)運而生。大數(shù)據(jù)指的是數(shù)據(jù)量過大，只有通過新的處理方式才能夠應(yīng)用的信息資產(chǎn)。大數(shù)據(jù)具有大量、多樣、高速、真實性以及低價值密度等特點。在社會發(fā)展中，大數(shù)據(jù)具有重要價值，會給各個行業(yè)帶來更多發(fā)展機(jī)遇，也會創(chuàng)造更多的財富。（2）檔案管理：檔案管理就是對檔案實體以及信息進(jìn)行管理和利用的活動，主要包括收集檔案、整理檔案、鑒定檔案價值、保管檔案等多個環(huán)節(jié)[1]。檔案管理具有管理性、服務(wù)性以及政治性等性質(zhì)，可以有效保持檔案的完整、維護(hù)檔案的安全。

2.檔案管理新的發(fā)展方向

2.1虛擬化

隨著社會的發(fā)展以及信息技術(shù)水平的提升，互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用范圍越來越廣泛，檔案管理人員可以不再利用紙質(zhì)檔案管理模式，而是直接利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行線上辦公，即實現(xiàn)無紙式虛擬化辦公[2]。這樣不僅可以減小資金投入，也可以減小資源占用面積，擴(kuò)大存儲量。

2.2數(shù)字化

檔案管理人員可以將數(shù)碼攝像以及微縮攝影等技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作當(dāng)中，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。利用數(shù)碼微縮技術(shù)可以將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為體積極小的微縮品，然后再將其轉(zhuǎn)化為電子文件。利用數(shù)碼攝像技術(shù)可以對檔案信息進(jìn)行高清處理，然后再將其轉(zhuǎn)化為電子文件。利用這些技術(shù)手段可以將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為電子信息，然后再進(jìn)行存儲和管理。其次，利用計算機(jī)存儲檔案信息就可以直接在計算機(jī)當(dāng)中查詢檔案信息，十分便利。

2.3智能化

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案的存儲形式越來越多，不僅可以利用紙張、圖片存儲檔案信息，還可以利用光盤、磁盤存儲檔案信息。此外，還可以利用音頻、視頻存儲檔案信息，豐富了檔案存儲的手段。這樣不僅促進(jìn)了檔案館藏數(shù)量的增加，也促進(jìn)了檔案館藏種類的發(fā)展，因此應(yīng)該積極利用各種設(shè)備和技術(shù)手段記錄和存儲檔案信息。

3.大數(shù)據(jù)背景下檔案管理存在的缺陷

3.1檔案管理思維老套

檔案管理思維指導(dǎo)著檔案管理工作，但是當(dāng)前檔案管理思維較為傳統(tǒng)和老套，對檔案管理工作的質(zhì)量造成了一定影響。第一，檔案管理人員沒有認(rèn)識到自身工作的重要性，認(rèn)為這份工作枯燥乏味，所以沒有認(rèn)真進(jìn)行檔案管理工作。第二，檔案管理人員只是按照要求開展具體工作，沒有積極獲取檔案資料，也沒有合理應(yīng)用檔案資料，這就無法充分體現(xiàn)檔案資料的內(nèi)在價值。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息越來越多，檔案價值也越來越高，檔案管理人員只有樹立發(fā)散性思維和服務(wù)意識，主動研究檔案、挖掘檔案價值才能夠發(fā)揮檔案作用[3]。

3.2檔案管理方式落后

檔案管理不僅需要對檔案實體進(jìn)行管理，也需要對檔案信息進(jìn)行管理，只是進(jìn)行數(shù)字化查詢已經(jīng)不符合時代需要了。但是，當(dāng)前很多檔案管理人員只是從表面實現(xiàn)了檔案的信息化管理，沒有提高檔案信息的利用價值。在大數(shù)據(jù)時代中，檔案管理人員不僅需要提供檔案數(shù)據(jù)，還需要提供數(shù)據(jù)當(dāng)中的信息。

3.3未合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)

近年來，我國大力提倡建設(shè)智慧城市。智慧城市當(dāng)中含有很多大數(shù)據(jù)元素，而檔案館屬于智慧城市當(dāng)中的一部分，只有合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)才能夠提高檔案管理質(zhì)量、促進(jìn)城市發(fā)展[4]。但是，當(dāng)前部分檔案館的主要職能仍然只是保存檔案，沒有意識到大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要性，沒有將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中。

4.大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的革新策略

4.1轉(zhuǎn)變思維、提高檔案管理人員的素質(zhì)

大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)對傳統(tǒng)的檔案管理模式造成了一定的沖擊，作為服務(wù)社會的重要機(jī)構(gòu)，檔案館應(yīng)該轉(zhuǎn)變思維，提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先，檔案館應(yīng)該認(rèn)識到檔案在社會發(fā)展中的作用，增強社會服務(wù)意識。其次，檔案管理人員應(yīng)該了解檔案信息的價值，提高對檔案管理的重視程度，增強自身的職責(zé)意識。再次，檔案管理人員應(yīng)該改變管理方式，將單一的檔案保管轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案保管→檔案價值挖掘→檔案綜合利用，構(gòu)建信息化管理模式。同時，檔案管理人員應(yīng)該優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，加強資料收集，實現(xiàn)集中管理，建立信息保密制度。檔案管理人員還應(yīng)該深入分析檔案信息，挖掘檔案信息的潛在價值，在為檔案用戶提供檔案的同時提供內(nèi)在的檔案信息。此外，檔案管理人員需要不斷學(xué)習(xí)，深入研究大數(shù)據(jù)技術(shù)，掌握相關(guān)的操作技能，以適應(yīng)時代需要。

4.2統(tǒng)一管理檔案資源

大數(shù)據(jù)背景下的數(shù)據(jù)資源量巨大，只有具備較高的數(shù)據(jù)存儲能力和數(shù)據(jù)處理能力才能夠滿足需求，因此檔案館需要提高數(shù)據(jù)存儲以及處理能力，對所有的檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一的管理和備份。檔案館需要積極探索統(tǒng)一管理模式，建立基于大數(shù)據(jù)的檔案處理中心，對檔案資料進(jìn)行集中化管理，實現(xiàn)檔案資料的共享，從而改善檔案管理效果，增強檔案資料的安全性[5]。同時，若進(jìn)行統(tǒng)一管理還可以優(yōu)化整合所有的檔案資源，促進(jìn)檔案管理工作的協(xié)同進(jìn)步。因此，各個有關(guān)部門都需要參與到檔案管理工作當(dāng)中，形成部門聯(lián)動管理，積極開展電子檔案管理，提高檔案管理的水平。

4.3創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫

在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時，檔案館會受到產(chǎn)業(yè)、專業(yè)等各方面的限制，會影響到管理效果，因此檔案館應(yīng)該創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫，在實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化的同時提高數(shù)據(jù)庫資源的應(yīng)用效率，為檔案管理工作的優(yōu)化升級奠定基礎(chǔ)。檔案館可以和數(shù)據(jù)公司共同開發(fā)能夠為檔案管理提供便利的軟件、設(shè)備。同時，檔案館也可以和一些科技研究所共同研發(fā)數(shù)據(jù)分析工具，從而實現(xiàn)檔案信息化管理。在開發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫時，需要先實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化，即將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案信息。其次，需要對檔案進(jìn)行合理分類，提高檔案管理效率。第三，需要創(chuàng)建完整的檔案數(shù)據(jù)庫，匯編所有的檔案資料，并將數(shù)據(jù)庫公開，從而提高數(shù)據(jù)庫的利用效率[6]。

4.4加大檔案宣傳力度

檔案當(dāng)中包含了各種社會信息，記錄了時代發(fā)展的變化，應(yīng)該加大檔案宣傳力度讓更多的人了解到相關(guān)的檔案資源和檔案資源的重要價值，號召更多的人參與到檔案管理工作當(dāng)中。在日常生活當(dāng)中，很多人都忽視了檔案的存在，沒有合理利用檔案。因此，檔案管理人員在工作當(dāng)中需要總結(jié)檔案的意義，檔案的應(yīng)用作用等要點，并利用媒體、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行大力宣傳，讓人民群眾正確看待檔案，從而充分發(fā)揮檔案的作用，促進(jìn)社會發(fā)展。

4.5注意事項

在開展檔案管理工作時，檔案管理人員需要找出檔案管理中存在的問題并及時解決問題，并借鑒相關(guān)的經(jīng)驗，增強檔案管理效果，還應(yīng)該注意一些事項。首先，檔案管理人員應(yīng)該按照《檔案法》等相關(guān)法律政策的要求優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理質(zhì)量。此外，檔案管理人員應(yīng)該注意潛在的風(fēng)險。檔案管理工作中存在網(wǎng)絡(luò)安全隱患、保管風(fēng)險等風(fēng)險。在創(chuàng)建和使用網(wǎng)絡(luò)平臺和數(shù)據(jù)庫時需要啟用訪問控制服務(wù)以及防入侵功能，降低網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險。還應(yīng)該完善責(zé)任制，明確保管人員的職責(zé)，降低保管風(fēng)險。

結(jié)語：

在大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足實際需求了，只有對檔案管理工作進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級才能夠符合時代需求。為此，檔案管理人員應(yīng)該加強對自身工作的重視，開發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫、加大檔案宣傳力度，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

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[6]沈志恩.檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下面臨的挑戰(zhàn)及解決措施分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018 （9）：57-58.