摘 要：工程檔案因其專業(yè)性強(qiáng)，目前在管理上仍有一定難度。本文闡述了工程檔案的概念，介紹了工程檔案各類檔案的整理依據(jù)，重點(diǎn)論述了如何保證工程檔案的質(zhì)量和進(jìn)度，以及檔案管理人員如何在工程檔案整理中發(fā)揮積極作用等內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：工程檔案;整理;檔案質(zhì)量和進(jìn)度;檔案管理人員

1 工程檔案的概念

作為檔案人員，一定要正確理解檔案的定義。國(guó)家檔案局2009年11月2日發(fā)布，2010年1月1日實(shí)施的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009），對(duì)“企業(yè)檔案”的術(shù)語(yǔ)定義是：“企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件”，而工程檔案是企業(yè)檔案之一。理解工程檔案的含義，應(yīng)把握好幾點(diǎn)：一是檔案不能是各種文件材料雜亂無(wú)章的堆積，而是要經(jīng)過(guò)分類，按一定的規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行整理、保存。二是并不是所有的文件材料都具有保存價(jià)值，只有經(jīng)過(guò)價(jià)值鑒定，具有利用價(jià)值，能為以后的生產(chǎn)、研發(fā)等提供充分的業(yè)務(wù)證據(jù)和法律證據(jù)的文件，才能作為檔案加以保存。

2 工程檔案整理依據(jù)

檔案整理必須符合國(guó)家、行業(yè)及企業(yè)有關(guān)檔案的規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)和制度，并能證明在整理過(guò)程中遵守了相關(guān)要求，而且遵守的規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)和制度是有效的。

目前工程檔案整理依據(jù)主要有GB/T 11822《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、GB 10609.3《技術(shù)制圖----復(fù)制圖的折疊方法》、DL/T 5229《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》、DA/T28《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、GB/T 18894《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、GB/T 11821《照片檔案管理規(guī)范》、DA/T 50《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》等。上述規(guī)范有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，也有行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，在檔案整理過(guò)程中如果發(fā)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)有沖突，首先應(yīng)遵守國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，然后才是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，帶“T”的標(biāo)準(zhǔn)，屬推薦性條文，并非強(qiáng)制性條文，在檔案工作參考使用，并非必須執(zhí)行。

項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)國(guó)家、行業(yè)的規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及上級(jí)主管部門的規(guī)章制度，根據(jù)本單位實(shí)際情況，制定符合本單位的工程檔案整理辦法，內(nèi)容主要包括檔案的分類、管理職責(zé)、文件編制、竣工圖編制、案卷組卷等，以指導(dǎo)工程檔案的整理。而不同類型的工程，其檔案分類、歸檔范圍、保管期限及檔號(hào)編制原則也各不相同;不同工程的歸檔范圍、檔號(hào)編制原則可能也有所有同，所以項(xiàng)目建設(shè)單位還應(yīng)根據(jù)不同類型的工程（如水電、風(fēng)電、光伏發(fā)電項(xiàng)目），結(jié)合本工程項(xiàng)目實(shí)際分別制定不同的檔案分類、歸檔范圍、保管期限劃分表以及檔號(hào)編制原則。

3 如何保證工程檔案的整理質(zhì)量和進(jìn)度

項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收項(xiàng)目之一，國(guó)家、行業(yè)的規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收時(shí)限都有明確要求，要求工程竣工驗(yàn)收前必須完成檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。大部分企業(yè)在項(xiàng)目前期并不重視，未按“三納入”“四同時(shí)”開展檔案工作，通常是在工程完工后，在工程竣工驗(yàn)收前才開始重視，才急急忙忙組織人員進(jìn)行檔案整理、歸檔，這往往也會(huì)造成不能保證在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成檔案的整理、移交，或整理、歸檔的檔案質(zhì)量較差，達(dá)不到檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。由于項(xiàng)目檔案管理未做到與項(xiàng)目建設(shè)同步開展，在工程完工后開始整理檔案時(shí)，往往會(huì)發(fā)現(xiàn)許多問題，如發(fā)現(xiàn)應(yīng)歸檔文件填寫、簽字、蓋章不全，文件缺損、污損、收集不全等，檔案人員不得不進(jìn)行大量的糾錯(cuò)和補(bǔ)漏，甚至有時(shí)出現(xiàn)拿著文件滿天飛找人簽字、補(bǔ)做文件等現(xiàn)象，甚至有些文件根本無(wú)法補(bǔ)救，從而造成重要文件的缺失;如發(fā)現(xiàn)檔案人員業(yè)務(wù)水平低，檔案管理制度不完善，檔案整理不知從何下手，整理出錯(cuò)率大，反復(fù)返工等，甚至因整理不當(dāng)造成檔案損毀，嚴(yán)重影響檔案整理進(jìn)度和歸檔質(zhì)量，給企業(yè)造成不可挽回的經(jīng)濟(jì)損失。

因此，為了確保按時(shí)完成檔案歸檔，保證工程檔案整理質(zhì)量，項(xiàng)目建設(shè)單位必須做到檔案管理與工程建設(shè)同步，在工程開工建設(shè)的同時(shí)，將檔案管理納入項(xiàng)目管理。檔案管理與工程建設(shè)同步，也就是在工程建設(shè)過(guò)程中，項(xiàng)目建設(shè)單位也應(yīng)同步啟動(dòng)檔案管理相關(guān)工作，如成立檔案管理組織機(jī)構(gòu)，完成檔案整理辦法的編寫、發(fā)布，制定檔案分類、歸檔范圍與保管期限表、制定統(tǒng)一的檔案各類表單，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，要求相關(guān)部門及各參建單位都應(yīng)安排專人對(duì)工程文件進(jìn)行收集，統(tǒng)一保管，并鑒定文件的質(zhì)量，對(duì)文件齊全性進(jìn)行檢查，對(duì)收集到的文件按一定規(guī)律進(jìn)行排序，分類存放，保證工程完工后文件已完成文件鑒定、分類工作，即已完成工程檔案的初步整理，后續(xù)只需要對(duì)應(yīng)歸檔的文件進(jìn)行再檢查，按檔案整理要求進(jìn)行目錄錄入、制作封皮、案脊、備考表等，這樣可大大提高檔案的整理進(jìn)度和質(zhì)量，確保在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成檔案整理和驗(yàn)收工作。

要提高檔案質(zhì)量和檔案整理進(jìn)度，項(xiàng)目建設(shè)單位還應(yīng)加強(qiáng)檔案的過(guò)程檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。項(xiàng)目建設(shè)單位檔案管理人員應(yīng)定期組織有項(xiàng)目建設(shè)單位相關(guān)部門、各參建單位檔案人員參加的檔案檢查活動(dòng)，內(nèi)容包括：檢查文件收集是否正確，有無(wú)將不應(yīng)歸檔的文件歸檔，文件的質(zhì)量是否符合要求，有無(wú)破損、無(wú)簽字蓋單、填寫不全等情況，文件是否齊全，有無(wú)缺漏，文件的排列是否正確，有無(wú)把應(yīng)聯(lián)系在一起的文件放在一起，分類是否正確，并指導(dǎo)正確使用檔案整理所用的各類電子表格，確保檔案整理統(tǒng)一、規(guī)范。開展檔案定期檢查活動(dòng)，既是對(duì)文件收集的過(guò)程檢查，也是對(duì)各部門、各參建單位檔案整理人員的一次業(yè)務(wù)指導(dǎo)，能逐步提高檔案整理人員的業(yè)務(wù)水平，提高檔案整理質(zhì)量和整理效率。

4 檔案管理人員在工程檔案整理中發(fā)揮的積極作用

檔案管理也就是人員對(duì)檔案的管理，因此檔案人員在工程檔案整理中起著至關(guān)重要的作。而事實(shí)上，許多項(xiàng)目建設(shè)，一般設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位未配置專職檔案管理人員，各參建單位對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不夠，檔案管理工作定位比較低，崗位工作被認(rèn)定為是一個(gè)并不重要的一般事務(wù)性工作，只是簡(jiǎn)單的資料發(fā)送、接收、保管。而實(shí)際上，檔案整理，特別是工程檔案整理是一項(xiàng)復(fù)雜且專業(yè)性很強(qiáng)的工作，工程檔案管理人員，既應(yīng)具備檔案專業(yè)知識(shí)，也應(yīng)具有工程方面的知識(shí)，應(yīng)清楚該項(xiàng)目會(huì)產(chǎn)生哪些工程文件，文件產(chǎn)生的先后順序，相互之間有什么聯(lián)系等，否則無(wú)法保證檔案歸檔齊全性，和保證文件的有機(jī)聯(lián)系等檔案屬性。特別是項(xiàng)目建設(shè)單位的檔案管理人員，其不僅是檔案整理者，也是一個(gè)項(xiàng)目檔案整理的直接組織者，應(yīng)負(fù)責(zé)在項(xiàng)目開工后建章立制，編制科學(xué)的、有指導(dǎo)性的檔案整理辦法，編制工程分類、保管期限表，建立包括公司各部門、各參建單位在內(nèi)的檔案管理體系，并對(duì)公司各部門、各參建單位檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，加強(qiáng)檔案整理過(guò)程檢查和指導(dǎo)，使公司各部門、各參建單位檔案人員不斷提高業(yè)務(wù)水平，以滿足項(xiàng)目檔案的管理要求。當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目完成，公司各部門、各參建單位的檔案管理人員經(jīng)歷了一個(gè)建設(shè)期的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，都清楚了解本部門、本單位工程文件的歸檔范圍、分類、文件排列順序，及各類檔案整理表格如何填寫等，能在最短時(shí)間內(nèi)完成屬于自己責(zé)任范圍內(nèi)的檔案整理、移交工作。所以說(shuō)，在一個(gè)項(xiàng)目中，各級(jí)檔案員業(yè)務(wù)水平的高低決定著項(xiàng)目檔案整理的質(zhì)量，起著至關(guān)重要的作用，特別是項(xiàng)目建設(shè)單位的檔案管理人員，是該項(xiàng)目的檔案整理的靈魂，是檔案整理、快速完成檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的最主要推動(dòng)者，在該項(xiàng)目的檔案整理中起著最至關(guān)重要的作用，而項(xiàng)目建設(shè)其他部門、各參建單位的檔案人員也起到不同程度的作用?？偟膩?lái)說(shuō)，要保證一個(gè)項(xiàng)目的檔案及時(shí)歸檔，項(xiàng)目建設(shè)單位的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平一定要高，其不僅熟悉檔案業(yè)務(wù)，還應(yīng)有一定工程管理能力，能指導(dǎo)公司各部門、各參建單位開展檔案管理工作;公司各部門、各參建單位的檔案管理人員要相對(duì)穩(wěn)定，確保檔案人員能不斷地接受培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，最后都能滿足檔案整理需要的業(yè)務(wù)水平。

5 結(jié)語(yǔ)

工程檔案相對(duì)于其他類型的檔案來(lái)說(shuō)，具有更加復(fù)雜、專業(yè)性更強(qiáng)的特點(diǎn)，并需要通過(guò)與其工程規(guī)模相對(duì)應(yīng)的檔案部門組織的專項(xiàng)驗(yàn)收。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和政治體制的變化，工程檔案已被列為企業(yè)資產(chǎn)范疇，其歸檔進(jìn)度和質(zhì)量越來(lái)越被企業(yè)重視，探討如何加快工程檔案整理進(jìn)度和保證工程檔案質(zhì)量在現(xiàn)時(shí)有其積極意義。

參考文獻(xiàn)

[1]《中央企業(yè)檔案職業(yè)技能競(jìng)賽培訓(xùn)教材 工作理論與務(wù)實(shí)讀本》中央企業(yè)檔案職業(yè)技能競(jìng)賽培訓(xùn)教材編寫組 2015

[2]王黎平.電力檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理實(shí)施指南[M].中國(guó)水利水電出版社，2012.

作者簡(jiǎn)介

李文杏（1973-），女，廣東高州人，高級(jí)工程師，從事檔案管理工作。