曾小輝

摘 要：高校檔案是高校在辦學(xué)過程中所形成的歷史信息記錄，但是又需要它原始且真實(shí)地反映出高校教職工在日常教學(xué)工作、管理、，科研和生產(chǎn)活動(dòng)等方面的情況，然后讓高校的管理人員能夠在是日?？疾熘笇?dǎo)工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、研究開發(fā)利用中派上重要用途。然而，就目前的現(xiàn)已有的情況來看，高校的檔案工作管理和發(fā)展還是很不平衡的，其中還是會(huì)存在著一些需要我們?nèi)ソ鉀Q的問題，因此本文筆者就如何做好高校檔案管理工作展開了以下探討，致力于能夠提出切實(shí)可行的有效方案。

關(guān)鍵詞：高校檔案;管理工作

高校檔案是一種伴隨著高校的發(fā)展從而不斷積累形成的重要信息資源，不僅對(duì)高校自身的建設(shè)和發(fā)展起著重要的作用，同時(shí)也為國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。實(shí)踐證明：檔案信息是一種最真實(shí)、最可靠、最具權(quán)威性與憑證性的原生性固化信息，從根本上體現(xiàn)著知識(shí)信息的確定性與可靠性。但我國(guó)高校檔案管理方面還存在著一些問題，亟待我們?nèi)パ芯?、去解決。

1 高校檔案管理中目前存在的一些問題

1）領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識(shí)不強(qiáng)。目前很多高校的領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)高校的檔案工作的地位和作用認(rèn)識(shí)不足，他們甚至認(rèn)為這項(xiàng)工作是可有可無的，從根本上忽視了檔案的重要性。殊不知，檔案在學(xué)校發(fā)展過程中，承載者學(xué)校各個(gè)歷史活動(dòng)的真實(shí)記錄，是學(xué)校成長(zhǎng)壯大、艱苦創(chuàng)業(yè)的見證，是承前啟后的家譜、追根溯源的依據(jù)，總之是不可忽視的重要環(huán)節(jié)，不可輕視。所以在高校管理工作中，就要求學(xué)校要拿出一些切實(shí)可行的管理方案來督促各大高校的管理人員，對(duì)高校的檔案管理做到重視。

2）管理體制滯后。由于有些管理人員的思想觀念老舊，所以他們就會(huì)被落后陳舊思想意識(shí)支配，而且在高校中，許多高校檔案的管理沒有形成有效的管理方法和制度，管理人員的分工也十分不明確，在創(chuàng)新性方面明顯滯后，這就會(huì)導(dǎo)致管理制度和管理方式不完善，進(jìn)而嚴(yán)重的影響了學(xué)校管理制度的完整性和系統(tǒng)性。所以為了能夠適應(yīng)高校的發(fā)展，學(xué)校需要拿出切實(shí)可行的方案來進(jìn)一步深入改革的需要。

3）管理手段的落后。如今信息技術(shù)遍布我們的生活，全球幾乎已經(jīng)是信息化時(shí)代了，但是在一些文書的整理和歸檔上，仍是使用手工來整理。這樣做不僅不利于人們?cè)谛枰檎屹Y料和文獻(xiàn)的時(shí)候快速找到，而且紙質(zhì)檔案存放較久的話很容易丟失，且保存效果較差。

4）檔案管理人員的素質(zhì)不能適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求。高校檔案管理方式更新?lián)Q代，需要采用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行操作與管理，因此人員素質(zhì)的提高迫在眉睫。它不止包括高校檔案工作人員的理論水平和實(shí)際工作能力外語水平，還要求管理人員具備以計(jì)算機(jī)為代表的現(xiàn)代化設(shè)備綜合應(yīng)用能力，只有這樣才能夠讓管理人員在日常的管理工作中發(fā)揮的更好。

2 完善高校檔案管理的幾點(diǎn)建議

1）高校檔案管理觀念的更新。在如今這個(gè)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，高校檔案管理需要更高的要求來順應(yīng)這個(gè)社會(huì)，檔案實(shí)體的管理、檔案信息的管理仍然是在檔案管理是非常重要的，但還要求把信息和信息、信息和活動(dòng)、信息和人更緊密地連接起來，使檔案信息能夠在運(yùn)用中成為可以促進(jìn)改善人的行為的知識(shí)，實(shí)現(xiàn)從對(duì)信息管理向?qū)χR(shí)管理的轉(zhuǎn)變。因而，檔案管理應(yīng)該更直觀地站在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的前方，去主動(dòng)參與經(jīng)濟(jì)的運(yùn)作，唯有及時(shí)的轉(zhuǎn)變觀念，圖變求新，摒棄陳舊的思想，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，才能夠較好的開發(fā)檔案信息資源，使其得以真正服務(wù)于社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。

2）加大檔案信息資源開發(fā)力度。檔案是最能生動(dòng)形象地描述人類社會(huì)史實(shí)的信息載體，是人類社會(huì)在精神財(cái)富方面有所積累的直接體現(xiàn)，為此，檔案業(yè)務(wù)人員對(duì)信息的概念要有深刻而清晰的理解，對(duì)信息化的意義要有充分了解的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案的信息化工作要有一個(gè)正確明了的把握。檔案的收集、整理和利用是檔案工作最后最為重要的三個(gè)環(huán)節(jié)。要明確收集是主導(dǎo)，管理是手段，利用是目的。通過開發(fā)利用便可發(fā)揮其巨大的效果作用，可以把檔案信息及時(shí)的傳遞給教學(xué)科研人員，可以顯而易見的促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量和科研水平的提高。同時(shí)，檔案編研是實(shí)現(xiàn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展的最有效措施，使用編寫的參考資料和匯編的檔案史科提供利用，可以在很大程度上減少檔案原件的重復(fù)利用。

3）實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。隨著社會(huì)進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，以磁、電、光等介質(zhì)為主要信息載體文件開始出現(xiàn)，從而產(chǎn)生了電子檔案。而為了適應(yīng)檔案工作新形勢(shì)的發(fā)展，高校檔案工作管理務(wù)必要逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化、計(jì)算機(jī)功能廣泛，應(yīng)用于檔案管理可實(shí)現(xiàn)如下功能：存貯、補(bǔ)充和修改檔案內(nèi)容：查閱、檢索檔案內(nèi)容：對(duì)所存貯的檔案信息按照要求進(jìn)行分析、綜合、比較、排序、統(tǒng)計(jì)等項(xiàng)作業(yè)。運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理，可基本上實(shí)現(xiàn)檔案工作的自動(dòng)化，把檔案管理人員從原本的繁瑣工作中解脫出來，省去許多人力物力。而且使用電子檔案來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，不僅可以跟上時(shí)代的步伐，也可以使得檔案的保存時(shí)間更久，查閱也能夠更加方便，簡(jiǎn)直就是一舉多得的好方法。

4）加強(qiáng)檔案的動(dòng)態(tài)化管理。高校檔案是一種處于流動(dòng)狀態(tài)的信息，具有動(dòng)態(tài)的性質(zhì)。高校檔案是以往科研、教學(xué)和教育管理活動(dòng)的歷史記載，在現(xiàn)階段以其獨(dú)有的價(jià)值形式參與了社會(huì)和學(xué)校的各項(xiàng)改革，為社會(huì)和學(xué)校的改革發(fā)展提供生動(dòng)的例子進(jìn)行參考和借鑒。高校教學(xué)、科研和教育管理是一種具有持續(xù)性和繼承性的動(dòng)態(tài)活動(dòng)，而檔案材料恰巧是這種活動(dòng)的依據(jù)和再現(xiàn)形式之一。為此，高校檔案應(yīng)當(dāng)實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，既能擴(kuò)大檔案信息的數(shù)量，又能提高檔案信息的質(zhì)量，使檔案原本就來自社會(huì)和學(xué)校各部門及有關(guān)個(gè)人，經(jīng)由收集整理后又反過來為其服務(wù)。

5）提高檔案管理的安全意識(shí)。《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：集體所有的和個(gè)人所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。檔案管理的安全性是關(guān)系到國(guó)計(jì)民生的大事，某些高校的檔案館珍藏了非常重要的科技、軍事、人事等的檔案，對(duì)于檔案的安全性要求程度也隨之需要得到提高。因此，要充分運(yùn)用現(xiàn)代的信息手段，加強(qiáng)高校檔案的安全管理，不僅可以保證信息的安全，還可以做到信息的完整與更加長(zhǎng)久的保存。

6）組建一批高素質(zhì)人才隊(duì)伍。想要實(shí)現(xiàn)高校檔案信息服務(wù)的現(xiàn)代化，就應(yīng)當(dāng)也必須造就一支高素質(zhì)的隊(duì)伍，只有擁有一流的人才隊(duì)伍，才能開發(fā)出一流的信息產(chǎn)品，提供一流的信息服務(wù)，這是決定高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的真正動(dòng)力。所以，一定要增強(qiáng)人才意識(shí)，建立起一支適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的高水平人才隊(duì)伍，已是各高校檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。應(yīng)當(dāng)樹立以人為本的新觀念，通過各種途徑提高專業(yè)人員的綜合素質(zhì)。深化人事制度的改革，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，重組優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，從而造就一支具有現(xiàn)代檔案信息管理知識(shí)、掌控現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊設(shè)備及提供現(xiàn)代化服務(wù)能力的專業(yè)隊(duì)伍。

3 總結(jié)

總而言之，高校檔案是高校事業(yè)發(fā)展的歷史積淀，是社會(huì)主義文化建設(shè)與精神文明建設(shè)的重要方面。要使得高校檔案管理工作緊跟高校改革與發(fā)展的步伐，必須把握好高校檔案管理工作方面的特點(diǎn)和規(guī)律，深入了解其所承擔(dān)的工作任務(wù)和服務(wù)性質(zhì)，才能對(duì)高校檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新問題進(jìn)行深入研究和探討。

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