李文茜

摘 要：本文在初步介紹我校檔案工作制度、人員配備、庫(kù)房場(chǎng)地等軟硬件條件的基礎(chǔ)上，著重介紹了我校近年檔案工作新亮點(diǎn)，并以此為例討論了學(xué)校檔案工作如何為課程改革與建設(shè)服務(wù)，如何為參評(píng)實(shí)驗(yàn)性示范性高中等特色榮譽(yù)學(xué)校服務(wù)，如何挖掘?qū)W校史料，為校園節(jié)慶及校園文化建設(shè)服務(wù)。內(nèi)容詳實(shí)，思考深入，反映工作實(shí)際，具有扎實(shí)的工作實(shí)踐基礎(chǔ)。本文還對(duì)順應(yīng)信息社會(huì)新要求，開(kāi)展學(xué)校電子檔案庫(kù)建設(shè)工作做了深入探索及總結(jié)。

關(guān)鍵詞：高中檔案工作;新亮點(diǎn);學(xué)校內(nèi)涵;新發(fā)展

我校是一所辦學(xué)歷史悠久的百年老校，學(xué)校創(chuàng)建于1889年，歷經(jīng)惠中私塾、惠中書(shū)院、惠中中學(xué)，1951年由上海市人民政府接辦掛牌為上海市五愛(ài)中學(xué)，1978年被上海市教育局聘定為盧灣區(qū)重點(diǎn)中學(xué)，1991年李惠利先生捐資助學(xué)改建校舍，并改名為李惠利中學(xué)，1999年盧灣區(qū)的另二所中學(xué)的高中部并入其中，成立上海市五愛(ài)高級(jí)中學(xué)。2008年學(xué)校創(chuàng)建為區(qū)實(shí)驗(yàn)性示范性高中并啟動(dòng)整體改擴(kuò)建工程至2003年全面竣工，啟用新校舍及教學(xué)樓。五愛(ài)高中成立以來(lái)我校還獲得了“上海市中小學(xué)行為規(guī)范示范?！?、“上海市體育傳統(tǒng)學(xué)?！?、“上海市體育傳統(tǒng)項(xiàng)目（籃球）學(xué)校”、“上海市依法治校示范?！?、“市花園單位”、“市文明學(xué)校”等榮譽(yù)稱號(hào)?，F(xiàn)校園占地面積近38畝，建筑面積約37000平方米，擁有上海市中心城區(qū)不可多得的校園面積。學(xué)校設(shè)備先進(jìn)教學(xué)成效顯著，擁有學(xué)生宿舍，校園環(huán)境優(yōu)美，花草樹(shù)木，亭臺(tái)池榭，景色優(yōu)美生機(jī)盎然。擁有獨(dú)立的檔案辦公室及獨(dú)立庫(kù)房。

作為我校唯一的專職檔案工作者，我本人每年參加由區(qū)檔案局組織的檔案技術(shù)繼續(xù)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容豐富多彩，使我大開(kāi)眼界，專業(yè)視野得到拓寬，專業(yè)能力不斷提升 ，業(yè)務(wù)知識(shí)結(jié)構(gòu)及時(shí)更新。為我校檔案工作吸收先進(jìn)理念，提高工作效率，全面提升檔案工作水平奠定了智力和人才保障。

1 加強(qiáng)檔案工作硬件條件和制度建設(shè)，全面規(guī)范學(xué)校檔案工作

五愛(ài)高級(jí)中學(xué)擁有檔案管理員專用辦公室和約100平方米的獨(dú)立檔案庫(kù)房，采光通風(fēng)條件良好。檔案工作由校長(zhǎng)直接主管負(fù)責(zé)，校長(zhǎng)辦公室主任負(fù)責(zé)分管。學(xué)校行政各部門(mén)及教研組、年級(jí)組形成的檔案資料由檔案室專職管理員統(tǒng)一整理歸檔。我們制訂了“學(xué)校檔案工作條例”，并在工作中嚴(yán)格執(zhí)行條例規(guī)定的各項(xiàng)制度和工作程序。各行政部門(mén)的檔案信息員做好資料的收集工作，學(xué)校定期召開(kāi)檔案工作專門(mén)會(huì)議，強(qiáng)化各部門(mén)及全體教職工的檔案意識(shí)，總結(jié)督查學(xué)校近期檔案工作情況，提出各部門(mén)改進(jìn)要求，學(xué)校檔案工作已走向有序規(guī)范的正軌，為學(xué)校不斷回顧辦學(xué)歷史，總結(jié)辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)，推進(jìn)各項(xiàng)改革，積淀校園文化助推校園文化建設(shè)，提供歷史資料和思想源泉，助推教師專業(yè)發(fā)展和學(xué)校內(nèi)涵發(fā)展。

1）建立課程專題檔案，服務(wù)學(xué)校課程改革。我校檔案工作緊緊圍繞高中課程改革和實(shí)驗(yàn)性示范性高中評(píng)審，服務(wù)學(xué)校教學(xué)德育等中心工作，促進(jìn)學(xué)校內(nèi)涵發(fā)展和教師專業(yè)發(fā)展。近年來(lái)高中課程如火如荼，學(xué)?？傮w課程由基礎(chǔ)型課程、校本拓展型課程和研究型課程構(gòu)成。其中基礎(chǔ)型課程及其教學(xué)，歷史悠久，學(xué)校已積累了豐富的檔案材料，但拓展型課程和研究型課程開(kāi)展時(shí)間較短，檔案及其它資料嚴(yán)重缺乏。我校檔案室從2006學(xué)年開(kāi)始建立我校拓展型課程專項(xiàng)檔案，檔案室為每門(mén)拓展型課程建立檔案袋，檔案袋中包括《課程設(shè)計(jì)書(shū)》、教師自編教材及其它課程資料，我校檔案室歷年收集的相關(guān)材料為拓展型課程的管理和評(píng)價(jià)走上正軌，起到了重要作用，受到教導(dǎo)處的贊賞和校長(zhǎng)的高度贊揚(yáng)。近十年以來(lái)，我校檔案室還為每一屆學(xué)生的研究型課程優(yōu)秀研究課題設(shè)立檔案袋，收集課題全部研究資料，包括課題研究手冊(cè)、調(diào)查問(wèn)卷、結(jié)題報(bào)告和論文、結(jié)題匯報(bào)影像資料、教師評(píng)語(yǔ)和獲獎(jiǎng)證書(shū)（或獲獎(jiǎng)）。這部分檔案由檔案室與研究性課程教研組組長(zhǎng)聯(lián)合管理，便于隨時(shí)查用，此項(xiàng)工作有力地促進(jìn)了我校研究型課程的規(guī)范開(kāi)展和不斷進(jìn)步。近幾年我校學(xué)生的研究型課程的成果在市、區(qū)相關(guān)競(jìng)賽和評(píng)比中多有獲獎(jiǎng)，檔案工作也為此作出貢獻(xiàn)。

2）充分利用各門(mén)類檔案服務(wù)實(shí)驗(yàn)性示范性高中等創(chuàng)建工作。為了創(chuàng)建區(qū)實(shí)驗(yàn)性示范性高中和促進(jìn)學(xué)校自我發(fā)展我校從2004年起，分別開(kāi)展了多輪全面針對(duì)學(xué)校課程教學(xué)、德育及管理，助推學(xué)校全面內(nèi)涵特色發(fā)展的市、區(qū)級(jí)科研課題研究。學(xué)校檔案室積極參與了這些課題的研究工作，負(fù)責(zé)課題研究資料的分類與管理。近年學(xué)校全面開(kāi)展了題為《涵泳雅韻“人文特色校園文化與校本課程體系的實(shí)踐研究》的課題研究，檔案室也參與了此項(xiàng)課題的研究工作。我為課題分設(shè)了三個(gè)資料性檔案盒，分別為”涵泳雅韻及人文教育“、“校園文化及其建設(shè)”、“校本課程及其體系”，另外還對(duì)課題研究的階段性成果建立檔案，將課題設(shè)計(jì)書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、調(diào)查問(wèn)卷、課題中期報(bào)告等課題研究材料統(tǒng)一收集歸檔。豐富詳實(shí)的課題研究材料為課題結(jié)題報(bào)告的寫(xiě)作，積累了豐富的材料，打好了良好的基礎(chǔ)。我的工作受到了校長(zhǎng)和課題組老師的贊賞，也為課題獲獎(jiǎng)做出了檔案工作的貢獻(xiàn)。

3）挖掘?qū)W校史料服務(wù)校園節(jié)慶及校園文化建設(shè)。五愛(ài)高中已有130周年的歷史，現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)班子高度重視檔案室建設(shè)和檔案工作，校領(lǐng)導(dǎo)將校史檔案作為繼承與弘揚(yáng)學(xué)校優(yōu)秀辦學(xué)傳統(tǒng)和校園文化建設(shè)的重要資源，充分發(fā)揮檔案的存史、資政和育人等方面的作用。依托豐富的室藏檔案資源，我校于2008年起創(chuàng)辦并不斷充實(shí)校史館，為學(xué)校120周年、130周年校慶增添了濃墨重彩。在建設(shè)校史館的過(guò)程中，檔案室提供了圖片、實(shí)物在內(nèi)的大量校史資料，極大地豐富了校史館的館藏與史料。如今，每一屆新生入學(xué)的第一節(jié)德育課就是參觀學(xué)校校史館，歷屆校友、社會(huì)各界和國(guó)內(nèi)外來(lái)賓客來(lái)訪，都會(huì)前往我校的校史館參觀，校史館已成為我校重要的德育教育陣地，成為宣傳五愛(ài)，介紹五愛(ài)的一個(gè)重要窗口。

2 順應(yīng)信息社會(huì)新要求，創(chuàng)建學(xué)校電子檔案庫(kù)

1）抓收集。電子文件的產(chǎn)生和應(yīng)用涉及我校的各個(gè)部門(mén)，要根據(jù)歸檔的范圍，在電子文件產(chǎn)生或辦理完畢時(shí)注明標(biāo)識(shí)，以便及時(shí)做好收藏歸檔工作。文字、表格等字處理文件，重點(diǎn)收集定稿電子文件和正式電子文件;要強(qiáng)調(diào)電子文件的物理歸檔，即將歸檔的電子文件預(yù)載到磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上，實(shí)行脫機(jī)保存。此外，需要長(zhǎng)久保存的電子文件，應(yīng)制作紙質(zhì)版本與電子文件一并歸檔。

2）抓整理。歸檔電子文件的整理工作是日后提供利用的基礎(chǔ)，電子文件在歸檔移交前，應(yīng)由各工作部門(mén)檢查其真實(shí)性和完整性，物理歸檔的電子文件要做檢查、殺毒處理，按照我校規(guī)定電子檔案分類方案，重新排列文件位置，組合盤(pán)片，進(jìn)行必要的著錄，編制載體編者按好。

3）抓保管。由于電子文件記錄形式和載體的特殊性，必須加強(qiáng)歸檔電子文件的保管工作，以最大限度維護(hù)電子檔案的真實(shí)和安全。歸檔電子文件載體應(yīng)直立排放，并有一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，溫度宜控制度。我校采用防磁柜，有較好的效果。

4）抓利用。歸檔電子文件的利用有其獨(dú)特的方面，除了直接查詢、提供拷貝等方式外，還可借助網(wǎng)絡(luò)手段實(shí)現(xiàn)信息共享、遠(yuǎn)程服務(wù)。與紙質(zhì)檔案相比，更快捷，更方便，更符合現(xiàn)代社會(huì)高效率、快節(jié)奏的需要，還能夠以更豐富的形式，在更大范圍內(nèi)發(fā)揮檔案信息的作用。

3 提高科學(xué)管理技術(shù)手段，延長(zhǎng)檔案壽命

確保檔案安全，最大限度地延長(zhǎng)其壽命，是檔案人員的“天職”。因此，檔案室作為集中管理檔案和提供檔案信息的服務(wù)部門(mén)，必須采取一切有效的技術(shù)保護(hù)手段，延長(zhǎng)檔案的壽命。我校檔案室著力做好四件事：一是搞好基礎(chǔ)設(shè)施和安全設(shè)施建設(shè)，加大技術(shù)、經(jīng)費(fèi)投入，搞好庫(kù)房的基礎(chǔ)設(shè)施。二要根據(jù)不同載體檔案對(duì)保管條件的特殊要求，有針對(duì)性地做好日常防護(hù)工作，特別是“八防”工作，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案的出入庫(kù)手續(xù)、消毒制度、衛(wèi)生清潔制度，堅(jiān)持庫(kù)內(nèi)外溫濕度的觀測(cè)和記錄。三是定期普查檔案的受損情況，并及時(shí)采取措施加以有效控制。如通過(guò)對(duì)破損檔案的裱糊處理、字跡褪變檔案的復(fù)制、加固處理等。四是通過(guò)對(duì)檔案的掃描、光盤(pán)的刻錄等技術(shù)手段來(lái)改變檔案載體形式，重新記錄檔案信息，降低檔案原件的使用頻率，延長(zhǎng)檔案的壽命。同時(shí)，定期對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測(cè)，確保完整和安全。上述四件事有些已取得進(jìn)展和工作成效，有些還在進(jìn)行中，需繼續(xù)努力。