摘 要：隨著人事檔案管理現(xiàn)代化不斷提高，人事檔案號(hào)的編制方法亦在實(shí)踐中不斷與時(shí)俱進(jìn)地適應(yīng)時(shí)代變化，與之相適應(yīng)，更好地服務(wù)于人事檔案管理工作。人事檔案工號(hào)編號(hào)方法為人事信息系統(tǒng)的初始化提供了提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為教學(xué)、科研、管理、后勤等各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：人事檔案整理;檔案號(hào);編號(hào)方法

干部人事檔案日常管理主要包括檔案建立、接收、保管、轉(zhuǎn)遞、信息化、統(tǒng)計(jì)和保密，檔案材料的收集、鑒別、整理和歸檔等。檔案號(hào)編制是眾多管理環(huán)節(jié)的重要基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，是檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化的重要基礎(chǔ)。隨著人事檔案管理現(xiàn)代化不斷提高，人事檔案號(hào)的編制方法亦在實(shí)踐中不斷與時(shí)俱進(jìn)地適應(yīng)時(shí)代變化，與之相適應(yīng)，更好地服務(wù)于人事檔案管理工作。人事檔案號(hào)的編號(hào)方法在實(shí)際工作中經(jīng)歷了磨煉，二到三種方法在不同歸檔材料中交錯(cuò)使用，日積月累的積累了一些經(jīng)驗(yàn)，探討一套適合本單位人事檔案號(hào)的編號(hào)方法。

一、人事檔號(hào)編號(hào)方法實(shí)踐初期

90年代中期，計(jì)算機(jī)還不普及，工作人員的計(jì)算機(jī)操作水平不高或不懂操作，人事檔案號(hào)的編號(hào)工作都是手工編號(hào)和查找，每新建立一卷干部職工檔案，就在檔案號(hào)登記本編一個(gè)流水號(hào)，作為這名干部職工在單位的唯一人事檔案號(hào)碼。干部職工在單位成長(zhǎng)過(guò)程中形成的歷史記錄材料，如履歷類材料、考核鑒定類材料、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、黨、團(tuán)類材料、工資、任免、出國(guó)和會(huì)議代表類材料等。在以上每一份材料收集回來(lái)歸檔時(shí)，編上一個(gè)號(hào)碼，每一份材料就能對(duì)號(hào)入座放進(jìn)干部職工的檔案里。這是檔案流水編號(hào)法，此種方法可以使檔案在檔案架或柜排放的穩(wěn)定，不用經(jīng)常挪動(dòng)位置，減少檔案損壞、錯(cuò)放。但隨著單位干部職工人員增多，超過(guò)一百人以上，流水編號(hào)方法檢索慢、工作量大的缺點(diǎn)就暴露出來(lái)。

二、人事檔號(hào)編號(hào)方法實(shí)踐中期

進(jìn)入90年代后期，檔案工作人員計(jì)算機(jī)操作水平的提高，以及一些人事管理軟件的開發(fā)利用。流水號(hào)編號(hào)從紙質(zhì)手工的編號(hào)到用辦公軟件記錄，檔案材料歸檔時(shí)用計(jì)算機(jī)檢索能快速查找，提高工作效率，節(jié)省時(shí)間，多份檔案材料收集集中歸檔，減少檔案歸檔次數(shù)。當(dāng)由肇慶市計(jì)劃生育局申報(bào)立項(xiàng)，委托珠?，斂丝萍加邢薰鹃_發(fā)的計(jì)劃生育信息管理系統(tǒng)，在肇慶市市直機(jī)關(guān)事業(yè)單位從2008年開始應(yīng)用。計(jì)劃生育信息管理系統(tǒng)錄入每個(gè)干部職工的個(gè)人基本信息、配偶情況、子女情況等。此軟件在應(yīng)用的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)每個(gè)干部職工的編號(hào)沿用干部職工的工號(hào)作為計(jì)生檔案資料編號(hào)，減少一人多號(hào)。以利用工號(hào)作為計(jì)生檔案紙質(zhì)材料的編號(hào)，給計(jì)生檔案材料的收集、整理、歸檔帶來(lái)了便利，計(jì)生檔案查閱時(shí)檢索快捷、準(zhǔn)確，便于利用，提高管理水平和開發(fā)利用頻率。計(jì)生檔案材料用工號(hào)作為編號(hào)的方法使檔案工作的管理水平提高了一個(gè)新高度。檔案材料的編號(hào)擴(kuò)散到工資表、考核表、職稱表、聘用表等用工號(hào)編號(hào)，有些材料在干部職工手中時(shí)可以自寫編號(hào)，大大提高了編號(hào)的效率，減少了檔案工作人員的工作量。

三、人事檔案號(hào)編號(hào)方法實(shí)踐轉(zhuǎn)折提升期

單位人員類型分編制內(nèi)和編制外，編制內(nèi)人員的人事檔案在單位妥善保管，有嚴(yán)格的管理制度，編制外人員以散件形式零星的擺放著，利用時(shí)難查找、費(fèi)時(shí)，管理不科學(xué)。針對(duì)此情況，結(jié)合計(jì)劃生育信息管理系統(tǒng)計(jì)生檔案工號(hào)作為檔案材料編號(hào)的方法，決定建立編外人員人事檔案卷宗，用工號(hào)作為在單位形成人事檔案卷宗的編號(hào)。工號(hào)是在單位工作人員管理中賦予每一位工作人員一個(gè)號(hào)碼，工號(hào)的構(gòu)成是先由三位數(shù)開始編號(hào)，001、002……流水編號(hào)法。此號(hào)碼表示該工作人員在單位工作期間唯一的號(hào)碼，工號(hào)具備唯一性，不論是新增人員，還是辭職、調(diào)動(dòng)、退休等減員人員的號(hào)碼不重復(fù)使用。辭職、調(diào)動(dòng)人員辦理離開手續(xù)后，工號(hào)同時(shí)廢除;退休人員辦理退休手續(xù)，其人事檔案轉(zhuǎn)入退休檔案庫(kù)，工號(hào)在退休檔案庫(kù)中繼續(xù)使用，從在職人員中刪除。沿用計(jì)算機(jī)中電子表格建立的編外人員的基本信息，形成了一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，并以此作為檢索工具。收集、整理齊全編外人員人事檔案材料，編寫檔案袋并編號(hào)，將人事檔案材料歸檔，編外人員人事檔案庫(kù)建立起來(lái)。大大提高了編外人員人事檔案利用效率，提升了人事檔案的整體管理水平。

編內(nèi)人員還在沿用原有的檔案號(hào)，怎樣與工號(hào)整合與過(guò)渡，原有檔案號(hào)與工號(hào)的整合過(guò)程先做計(jì)劃方案。第一步，整理編內(nèi)人員人事檔案庫(kù)的卷宗，編制好每一卷人事檔案目錄標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)有工號(hào)和原有檔案號(hào);第二步，按原有檔案號(hào)順序貼好檔案標(biāo)簽;第二步，按工號(hào)順序抽取檔案卷宗擺放;第四步，按工號(hào)順序上架，整理好檔案庫(kù)，并每個(gè)檔案庫(kù)編好工號(hào)序號(hào)目錄標(biāo)簽。整合完畢過(guò)渡工號(hào)一次編號(hào)，對(duì)新進(jìn)編制內(nèi)人員停止原有檔案號(hào)的編號(hào)，人事檔案建立用該工作人員工號(hào)作為檔案號(hào)。這樣實(shí)現(xiàn)了人事管理的資源共享，實(shí)行人事檔案編號(hào)采用工號(hào)，人事檔案管理的查借閱、歸檔、轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)工作效率、速度提高，人事檔案管理科學(xué)化、信息化得到大大提高。

編制內(nèi)外人員人事檔案的檔案號(hào)用工號(hào)，勞務(wù)派遣人員的人事檔案編號(hào)也可以參照工號(hào)方法。對(duì)勞務(wù)派遣人員工號(hào)進(jìn)行編號(hào)方法改革，原工號(hào)用流水號(hào)單一數(shù)字編號(hào)，為與單位正式員工的工號(hào)區(qū)分，在流水號(hào)前加英文大寫L，L0001、L0002……的編號(hào)方法。每一勞務(wù)派遣人員的姓名建立一個(gè)人事檔案卷宗，形成的各類材料收集、分類、編號(hào)、整理和歸檔。這樣解決了勞務(wù)派遣人員人事檔案缺乏科學(xué)化、規(guī)范化管理的問(wèn)題，又維護(hù)了個(gè)人隱私材料以及人事檔案的保密性。工號(hào)作為用人單位和勞務(wù)派遣公司對(duì)勞務(wù)派遣人員管理的一個(gè)符號(hào)，兩單位之間人事檔案材料接收、轉(zhuǎn)遞和統(tǒng)計(jì)，查閱利用可以用同一號(hào)，提高工作效率。

2013年12月31日，國(guó)家衛(wèi)生計(jì)生委等七部門聯(lián)合出臺(tái)了《關(guān)于建立住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)制度的指導(dǎo)意見》，要求到2015年，各?。▍^(qū)、市）須全面啟動(dòng)住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)工作。醫(yī)院開展住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)，培訓(xùn)人數(shù)遂年遞增，此類人員的人事檔案管理是一項(xiàng)新增管理工作，培訓(xùn)人員人事檔案編號(hào)參照工號(hào)方法。對(duì)培訓(xùn)人員編制工號(hào)，以流水號(hào)編號(hào)為基礎(chǔ)，在流水號(hào)前加英文大寫G，G0001、G0002……的編號(hào)方法，每一勞務(wù)派遣人員的姓名建立一個(gè)人事檔案卷宗。培訓(xùn)人員3至5年內(nèi)在規(guī)培醫(yī)院形成的各類人事檔案材料通過(guò)收集整理歸檔，作為在醫(yī)院規(guī)培期間教育培養(yǎng)、職稱晉升聘任、考核、錄用等提供依據(jù)。

四、人事檔案號(hào)工號(hào)編號(hào)方法綜合利用

人事檔案號(hào)工號(hào)編號(hào)方法在人事檔案管理部門的運(yùn)用是頗有成效。將此方法擴(kuò)展到其他部門。如在醫(yī)院人事以外部門，科教部門職責(zé)管理在職人員科研、繼續(xù)教育、帶教等，工號(hào)一號(hào)多用，凡是在職人員的檔案材料收集時(shí)，員工自報(bào)工號(hào)，可以立即編號(hào);按工號(hào)順序排好，可以分類移交到單位內(nèi)歸口科室歸檔保管。辦公室綜合檔案室保管在職人員專業(yè)技術(shù)檔案，專業(yè)技術(shù)檔案保管了員工的專業(yè)人員年度考核表、科研材料、職稱晉升材料、發(fā)表論文以及繼續(xù)教育等，以工號(hào)作為檔案號(hào)，在向各類材料形成部門收集時(shí)，按工號(hào)完成材料編號(hào)，節(jié)省了綜合檔案室工作人員編寫編號(hào)的時(shí)間，縮短歸檔時(shí)間，提高工作效率。醫(yī)院病案信息部門職責(zé)管理醫(yī)院病案，醫(yī)療信息系統(tǒng)以工號(hào)作為每一名醫(yī)生的用戶帳號(hào)，方便醫(yī)生記憶和行政管理監(jiān)督，病案信息部門以工號(hào)實(shí)行病案質(zhì)控全過(guò)程管理，避免姓名相同出現(xiàn)病案質(zhì)控張冠李戴的現(xiàn)象。后勤部門在派發(fā)員工飯卡等福利時(shí)，利用工號(hào)作為記錄每一位員工飯卡編號(hào)，節(jié)省獨(dú)自編號(hào)時(shí)間，提高管理質(zhì)量和效率。醫(yī)院黨辦部門管理醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案以工號(hào)為檔案編號(hào)，每年醫(yī)德考核表由員工個(gè)人填寫工號(hào)，減少黨辦工作人員編寫工號(hào)的時(shí)間。醫(yī)院財(cái)務(wù)部門管理在職人員養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)以工號(hào)為手冊(cè)編號(hào)，方便查閱利用時(shí)查找。人事檔案號(hào)工號(hào)編號(hào)方法延伸擴(kuò)展應(yīng)用，達(dá)到了一種號(hào)碼最大限度的資源共享。

五、結(jié)束語(yǔ)

2018年11月20日起施行的《干部人事檔案工作條例》第二十條要求，?組織人事部門及其干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，加強(qiáng)檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、信息開發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系。人事檔案工號(hào)編號(hào)方法為人事信息系統(tǒng)的初始化提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為教學(xué)、科研、管理、后勤等各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。

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（作者單位：肇慶市第二人民醫(yī)院）

作者簡(jiǎn)介：劉金鳳（1975-），女，大專，檔案館員，研究方向：檔案管理。