陳曼煜

【摘要】分析了民辦高校人事檔案信息化建設的重要意義、現(xiàn)實狀況及存在的問題。結合信息化時代特征和民辦高校發(fā)展的現(xiàn)實需求，探索引入新型矩陣管理模式，從管理體制、條件保障、人員配備等方面加強人事檔案信息化建設的對策和建議。

【關鍵詞】新型矩陣模式? 民辦高校? 檔案信息化

民辦高校需要積極推進人事檔案信息化的建設和管理工作，基于先進的管理理念，充分利用計算機技術，建立起一套有助于民辦高校長遠發(fā)展，兼具信息共享和資源重組的人事檔案信息化管理規(guī)范。民辦高校的辦學機制一般以市場需求為導向，突破傳統(tǒng)辦學思維的局限，可以借用現(xiàn)代企業(yè)優(yōu)秀的矩陣管理模式，建立了一套更加靈活、高效的人事檔案信息化管理機制。

一、民辦高校人事檔案信息化建設的現(xiàn)狀

目前各高校普遍認識到人事檔案管理信息化在高校人才建設中的作用越來越突出，也逐步受到大多數(shù)職工的普遍關注，但民辦高校在信息化建設中存在不少困境：

（1）學校投資力度不夠，基礎設施建設不完善。在建設過程當中，各個學校的投資力度，有很大差異，有些學校資金投資力度不足，在檔案信息改造過程中心有余而力不足。在軟件及硬件基礎設施配置上、信息化建設管理人才上、檔案信息化管理制度等方面還不完善。

（2）沒有統(tǒng)一化的標準與規(guī)范，信息化管理水平不高。當前有的民辦高校沒有制定相關的統(tǒng)一信息組建標準與規(guī)范，盡管目前各民辦高校在信息化建設過程中取得了一定的成績，但在檔案信息化管理方面依然略顯水平不足。諸如實際處理能力不強，存儲設施標準化程度不夠，信息化管理系統(tǒng)軟件在處理數(shù)據(jù)資源過程中一致性不強。

（3）檔案信息資源匱乏，利用效率不高。有些學校檔案信息化建設程度相對較低，更不可能把原有紙質材料轉變化電子化信息，導致其能夠利用的信息化來源相當少。有的學校檔案雖然電子化，但從實際信息共享利用現(xiàn)狀來分析，大多數(shù)檔案資源及數(shù)據(jù)信息并沒有得到充分運用，從資源實際利用效率來分析不高，并不能體現(xiàn)出當前資源信息化建設的主要目標。

（4）人員技術較弱，安全性相對較低 。目前民辦高校檔案信息化的技術人員匱乏，基本只會簡單的辦公整理軟件和搜查檔案信息等基本常識，對于系統(tǒng)維護和新技術的應用缺乏學習。檔案相關信息化管理都是應用計算機以及網(wǎng)絡來達到傳輸目的，在傳輸過程中，就加大了其外泄風險，此外，網(wǎng)上充斥的病毒以及黑客也會造成重要的安全隱患。

二、新型矩陣型管理模式的優(yōu)勢分析

矩陣型組織管理模式吸收了職能型和直線型的優(yōu)點，是把按職能劃分的部門和按項目設立的管理機構，依照矩陣方式有機結合起來的一種組織形式，其優(yōu)點如下：

（1）有利于項目管理的優(yōu)化。矩陣型管理將集權化與分權化有機地結合起來，處在縱橫交叉點上的項目負責人具有縱向和橫向信息源，信息占有量較大，為科學、正確決策和降低管理風險提供了保證。

（2）有利于內(nèi)部細化管理。推行矩陣型管理模式，加強項目的縱向控制能力，可以從制度層面固化上級職能部門的監(jiān)督和監(jiān)控功能，健全內(nèi)控制度，規(guī)范操作程序，杜絕了“暗箱操作”，堵塞管理漏洞，推進了廉政建設，不斷提高項目管理水平和服務能力。

（3）有利于人才溝通交流。矩陣組織的組織形式就是將不同部門的人為了相同的目的組織起來的，在形成了整體形式下，實現(xiàn)人才互補，做到共同發(fā)展就變的較容易了。在矩陣組織的作用下，單位能夠打破了舊的人事觀念，將各單位的技術骨干抽至項目組，為項目的實施提供了保障，很大程度上加快了項目進度。

三、矩陣管理模式下的人事檔案信息化對策

人才戰(zhàn)略是學校事業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略，在激烈的競爭環(huán)境下，民辦高校要提高人才引進和使用的管理水平，必須創(chuàng)新人事檔案管理模式。

（1）轉變管理觀念。隨著學校硬件條件的有所好轉，各個學校都在逐漸實現(xiàn)其信息化建設，但是學校相關管理人員還需要從其傳統(tǒng)的管理思維中走出來，積極學習先進的管理模式，借助現(xiàn)代的網(wǎng)絡與信息科技帶來的便利，適應時代的變化。

（2）構建完善的檔案管理信息化體制。首先在檔案信息化建設技術方面，不但要提高信息技術的先進程度，也要提高這些高科技的適用性，保持兩者之間的平衡能力，才能夠將檔案信息化建設的真正作用給體現(xiàn)出來。其次在檔案信息化具體內(nèi)容方面，應該不斷搜集檔案信息化管理資源并對其深層次研究及開發(fā)，構建完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫，為檔案信息化資源共享及綜合利用提供必要的條件。

（3）強化檔案管理員工綜合素質。首先，要招聘專業(yè)能力強的檔案信息化管理人才，構建專業(yè)性，綜合能力突出的檔案信息化管理團隊;其次，強化檔案管理員工綜合素質培訓工作。一是要加強對檔案管理員工信息化水平進行專業(yè)性培訓，提高檔案管理員工信息化綜合處置能力，能夠綜合利用信息化管理系統(tǒng)來管理及分析檔案數(shù)據(jù)信息;其次，提升檔案管理員工綜合管理素能，利用多種形式培訓來提升員工專業(yè)素養(yǎng)及信息化技能，而且和實際工作績效相互結合起來。

（4）加大檔案資源共享力度。學校在進行信息化建設時，必須高度重視標準化程度。其一，在最大程度上使用國際通用標準，同時需要結合國家、教育領域以及各地標準;其二，確立以標準化為主體的管理，并利用制度加以強化與規(guī)范。提高檔案資源有效共享及相互交流，能夠促使不同部門之間數(shù)據(jù)共享及共贏，也能夠促進不同檔案管理部門獲得更好的發(fā)展，將電子檔案管理真正優(yōu)勢給發(fā)揮出來。

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基金項目：本文系湖北省教育廳項目“新型矩陣管理模式下的民辦高校人事檔案信息化建設”（項目編號：18G150）研究成果。