李文鴻

一、人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)的必要性

1.人社檔案多頭管理現(xiàn)象嚴重，管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范缺失

我國的社會保障體系包括社會保險、社會救濟、社會福利、優(yōu)撫安置四個方面。人社檔案是由各個機構(gòu)獨立負責(zé)整理與保存，此外不同省份地區(qū)業(yè)務(wù)負責(zé)機構(gòu)與工作流程存在較大差異，這種政出多門的分散管理模式嚴重阻礙人社檔案的管理和開發(fā)。業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的缺失十分不利于人社檔案管理工作的開展，至今為止，我國仍未出臺專門的人力資源與社會保障檔案管理的法律和行政法規(guī)，只有一部2009年人力資源和社會保障部與國家檔案局共同出臺的《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》，該規(guī)定明確了養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等社會保險業(yè)務(wù)檔案的管理要求。該規(guī)定目前僅針對社會保險一項出臺規(guī)定，其他三個部分的人社檔案仍面臨無法可依的尷尬境地。由于缺少專門的人社檔案行政法規(guī)和部門規(guī)章的指導(dǎo)，各地都陸續(xù)制定和公布了當(dāng)?shù)仃P(guān)于人社檔案管理的政府規(guī)章，形成了如今我國各省、市及各個部門機構(gòu)的人社檔案形成標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、歸檔范圍不一致、管理方法不統(tǒng)一的檔案管理現(xiàn)狀，極大限制了全國人社檔案信息的統(tǒng)籌管理和利用。

2.傳統(tǒng)人社紙質(zhì)檔案管理水平低，檔案安全狀況堪憂

傳統(tǒng)人社業(yè)務(wù)檔案主要為紙質(zhì)形式，手工整理，隨著社會保障范圍的不斷擴大，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代社會保障事業(yè)發(fā)展的需要，制約了人社業(yè)務(wù)效率的提升和服務(wù)的改善。由于業(yè)務(wù)的需要，人社業(yè)務(wù)經(jīng)辦機構(gòu)分散在城市的各個區(qū)域，與之相應(yīng)的人社檔案也分散保存，傳統(tǒng)紙質(zhì)環(huán)境下，人社檔案的分散存儲給檔案的保管帶來巨大隱患，對參保人員的查詢利用造成了極大的不便。加之許多人社經(jīng)辦機構(gòu)的業(yè)務(wù)人員檔案意識較差，沒有經(jīng)受過專業(yè)的檔案培訓(xùn)與指導(dǎo)，檔案專業(yè)知識薄弱，無法應(yīng)對數(shù)量巨大、類型豐富的檔案資料，導(dǎo)致檔案管理效率低下。由于缺少業(yè)務(wù)檔案驗收標(biāo)準(zhǔn)，加之許多人社經(jīng)辦機構(gòu)檔案意識不足，只重視人社業(yè)務(wù)的開展，對與人社業(yè)務(wù)活動相伴而生的檔案資料的整理和保管工作投入不足、重視不夠，以至于沒有形成一套完整統(tǒng)一的檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致人社檔案的有序性和完整性無法得到保障。

3.傳統(tǒng)人社檔案管理無法滿足用戶的信息查詢利用需求

人社檔案是智慧人社對于醫(yī)保、養(yǎng)老、就業(yè)、醫(yī)療等業(yè)務(wù)進行大數(shù)據(jù)分析評估與預(yù)測的數(shù)據(jù)來源。傳統(tǒng)的人社檔案管理存在紙質(zhì)檔案分散保管，手工整理效率低下、整理不規(guī)范的問題，無法將信息儲量豐富的人社檔案變?yōu)椤靶畔⒇敻弧薄Ｈ松鐦I(yè)務(wù)電子檔案系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，將人社檔案信息進行整序，使之有序化，能夠為人社部門深層次挖掘信息價值、進行大數(shù)據(jù)分析與預(yù)測提供高質(zhì)量的數(shù)據(jù)信息，從而為人社部門進行基金監(jiān)管、就業(yè)失業(yè)狀況評估等業(yè)務(wù)決策提供數(shù)據(jù)指導(dǎo)，能夠通過將各項人社業(yè)務(wù)檔案信息的整合與關(guān)聯(lián)，為參保人員提供完整的、全面的人社檔案信息，提供可視化的檔案信息服務(wù)，以圖表等形式讓參保人員對復(fù)雜難懂的人社業(yè)務(wù)（如參保繳費記錄、報銷比例）有更加清晰、生動的認知。國家大力推動電子政務(wù)建設(shè)，人社部門也提出建設(shè)“智慧社?！?，為用戶提供“指尖服務(wù)”，簡化業(yè)務(wù)辦理流程，傳統(tǒng)人社檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代人社業(yè)務(wù)的發(fā)展，人社業(yè)務(wù)電子檔案系統(tǒng)的優(yōu)勢能夠輔助人社部門實現(xiàn)“一口受理、一鏈辦理、一網(wǎng)通辦、異地可辦、一次辦好”[1]的目標(biāo)。

4.人社業(yè)務(wù)電子檔案系統(tǒng)是我國電子政務(wù)建設(shè)的重要組成部分

2017年國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《政務(wù)信息系統(tǒng)整合共享實施方案》明確要求，持續(xù)推進政務(wù)信息互通、資源整合，雖然我國電子政務(wù)建設(shè)已經(jīng)取得巨大進展，但仍存在諸如在線服務(wù)能力有待提升、信息孤島仍然存在、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系尚未形成等問題。我國建立了涵蓋4億人的全國就業(yè)監(jiān)測數(shù)據(jù)庫，全民參保登記數(shù)據(jù)庫的登記人數(shù)超過13 億，人社檔案數(shù)據(jù)不僅儲量巨大，而且數(shù)據(jù)價值密度極高，人社檔案數(shù)據(jù)的有效管理與開發(fā)利用是我國電子政務(wù)數(shù)據(jù)建設(shè)的重中之重。人社業(yè)務(wù)電子檔案系統(tǒng)通過對大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)的綜合應(yīng)用，對存量人社檔案進行數(shù)字化處理，對增量人社業(yè)務(wù)檔案進行信息化處理，使數(shù)量巨大、類型駁雜的人社檔案信息有序化，為人社大數(shù)據(jù)信息“提純”，不僅可以保障人社檔案的信息安全，助力政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型，統(tǒng)一規(guī)范的信息格式標(biāo)準(zhǔn)還為人社數(shù)據(jù)庫與其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)協(xié)同創(chuàng)造條件，為政府資源利用水平和政府服務(wù)水平的提升奠定信息基礎(chǔ)。

二、人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)的可行性

1.人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)的前端控制與收集

人社電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā)要與人社業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行銜接，對人社電子檔案實施前端控制，根據(jù)人社業(yè)務(wù)的需要對人社檔案形成格式、內(nèi)容結(jié)構(gòu)等制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，將統(tǒng)一的檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和業(yè)務(wù)操作流程固化在人社業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)中。在人社業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中實時產(chǎn)生的電子檔案，可以實現(xiàn)實時歸檔，同步更新于統(tǒng)一的人社檔案數(shù)據(jù)庫中，擺脫的傳統(tǒng)管理模式中定期歸檔的弊端，可以使人社檔案信息更快地實現(xiàn)跨業(yè)務(wù)、跨層級、跨地區(qū)的流通和共享，通過人社數(shù)據(jù)的快速流動與共享，可以減少大量檔案數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入與收集，不僅可以節(jié)省數(shù)據(jù)存儲空間，簡化業(yè)務(wù)流程，提高業(yè)務(wù)經(jīng)辦效率，而且在辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時，可以實現(xiàn)用戶基礎(chǔ)數(shù)據(jù)系統(tǒng)直接錄入，大大縮短業(yè)務(wù)辦理時間，人社業(yè)務(wù)異地辦理能很大程度上規(guī)避傳統(tǒng)模式下繁瑣的業(yè)務(wù)辦理流程以及種類繁雜的各種證明。通過對人社檔案的前端控制，不僅檔案的格式標(biāo)準(zhǔn)得到統(tǒng)一，為人社電子檔案的收集與共享打下了良好的基礎(chǔ)。

2.人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)的整序與檢索

有序的信息才是真正具有價值的信息，充分發(fā)揮人社檔案的內(nèi)在價值需要進行檔案信息的整序，整序程序主要分為著錄和標(biāo)引。人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)參照《檔案著錄規(guī)則》并與人社業(yè)務(wù)系統(tǒng)相對接，系統(tǒng)錄入除常用著錄項外還新增人社業(yè)務(wù)特有著錄項，保證了人社檔案著錄項目的齊全完整，增強系統(tǒng)著錄的規(guī)范性。通過提前錄入著錄項，建立相應(yīng)的著錄管理模塊，人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)自動著錄和自動標(biāo)引，在系統(tǒng)中自動生成卷內(nèi)目錄。與傳統(tǒng)檔案著錄不同的是，電子檔案管理系統(tǒng)著錄的不僅是文件本身的內(nèi)容信息，而且包括文件形成背景、文件形成者等元數(shù)據(jù)信息，這些元數(shù)據(jù)作用于人社檔案的全生命周期，對其進行全過程管理和監(jiān)控。

人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)在實施整序的同時也在建設(shè)電子文件檢索系統(tǒng)。標(biāo)引是建立檢索系統(tǒng)的基礎(chǔ)和前提[2]，電子檔案管理系統(tǒng)通過采用人工智能與概率統(tǒng)計相結(jié)合的方法實現(xiàn)自動標(biāo)引，按照系統(tǒng)設(shè)定的規(guī)則從人社檔案信息中自動抽取關(guān)鍵詞，提供給檢索系統(tǒng)以作查詢檢索之用。自動著錄和自動標(biāo)引不僅大大減少檔案管理工作量，提升檔案管理工作效率，還能為人社業(yè)務(wù)經(jīng)辦機構(gòu)和用戶提供多條件檢索方式，便于用戶更快更全面地檢索到自己所需的檔案信息，而且利用元數(shù)據(jù)的多維性特征可以反映檔案信息的多維聯(lián)系，比如檢索用戶的醫(yī)保信息、社會補助領(lǐng)取信息，系統(tǒng)可能會檢索出同一個人相關(guān)的就業(yè)失業(yè)等關(guān)聯(lián)信息，通過多條件檢索方式能夠大大提升檢索效率和檢索質(zhì)量，為用戶提供一個友好的檢索界面。

3.人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)的保管與安全

人社檔案蘊含著大量、核心、質(zhì)優(yōu)、動態(tài)的社保數(shù)據(jù)信息，稱之為一座“富礦”可謂實至名歸[3]。在保證數(shù)據(jù)安全的前提下加以開發(fā)利用會產(chǎn)生巨大的價值，然而人社數(shù)據(jù)資源猶如劍之雙刃，發(fā)生數(shù)據(jù)泄露也會對國家和社會帶來無法估量的危害。人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)將以保證人社檔案信息的完整性、可讀性、可用性、機密性作為保障人社數(shù)據(jù)安全的目標(biāo)，通過應(yīng)用一系列安全技術(shù)與系統(tǒng)設(shè)計可以最大限度的保證人社檔案數(shù)據(jù)在保管和利用等環(huán)節(jié)的信息安全。

完整性就是保證數(shù)據(jù)信號不丟失、未篡改，電子檔案管理系統(tǒng)綜合利用區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、時間戳技術(shù)來維護數(shù)據(jù)的完整性。其中數(shù)字簽名技術(shù)和時間戳技術(shù)利用hash算法將人社檔案信息轉(zhuǎn)化為唯一對應(yīng)的hash值，通過第三方認證保證數(shù)據(jù)的完整、可信;區(qū)塊鏈技術(shù)集成了分布式數(shù)據(jù)存儲、點對點傳輸、共識機制、加密算法等多重技術(shù)[4]，對維護人社數(shù)據(jù)的真實完整具有獨特的優(yōu)勢?？勺x性就是保持人社數(shù)據(jù)可讀的技術(shù)環(huán)境，防止檔案信息丟失，人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)通過管控文件格式，跟蹤技術(shù)環(huán)境演變，對需要長久保存的人社檔案實施格式管理，通過格式登記系統(tǒng)等技術(shù)確保人社檔案數(shù)據(jù)長期可讀。

可用性就是證據(jù)價值不丟失，人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)通過對人社業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中形成檔案信息加蓋可信時間戳、數(shù)字簽名等措施，利用hash運算保證人社電子檔案真實可信，值得一提的是區(qū)塊鏈技術(shù)對于維護檔案信息的可信性具有突出的效果，它將所有節(jié)點所有檔案真實性維護任務(wù)綁定在一起，筑起真實性保護的堅固城墻[5]。機密性就是檔案信息內(nèi)容不泄密，人社業(yè)務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)庫中整合了各個業(yè)務(wù)、各個層級、各個地區(qū)的人社數(shù)據(jù)信息，為了讓這些數(shù)據(jù)在電子檔案管理系統(tǒng)中安全、有效的運行，保證正常用戶的合理利用和防止信息的濫用或泄露，電子檔案管理系統(tǒng)利用區(qū)塊鏈技術(shù)的非對稱機密、公私鑰設(shè)等技術(shù)，構(gòu)建了多角色權(quán)限管理模式，根據(jù)人社業(yè)務(wù)需要設(shè)置多種系統(tǒng)角色，每個角色擁有不同范圍的信息利用權(quán)限，從而保證人社信息的合法利用。

4.人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)計與利用

人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)作為一個統(tǒng)一的信息整合保管與檢索利用平臺，通過業(yè)務(wù)流、信息流的建設(shè)與系統(tǒng)設(shè)計打通不同業(yè)務(wù)、各個層級人社檔案數(shù)據(jù)庫的互通壁壘，為人社業(yè)務(wù)經(jīng)辦機構(gòu)的各項利用提供了有力的技術(shù)環(huán)境與高質(zhì)量的數(shù)據(jù)資源。電子檔案管理系統(tǒng)依托于數(shù)量巨大、價值密度高、動態(tài)更新的人社檔案信息資源，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，利用大數(shù)據(jù)強大的感知能力對人社各項經(jīng)辦機構(gòu)業(yè)務(wù)和行為進行精準(zhǔn)“畫像 ”，結(jié)合人工智能技術(shù)進行大數(shù)據(jù)分析，從而形成對大眾個性化需求的感知與判斷，從而為相關(guān)用戶提供個性化、專業(yè)化的人社服務(wù)。

人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)為人社各業(yè)務(wù)、各機構(gòu)、各部門提供了統(tǒng)一業(yè)務(wù)入口、統(tǒng)一檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人社數(shù)據(jù)的大集中、大融合，通過各個系統(tǒng)信息的協(xié)同共享，讓數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿，可以大大加快業(yè)務(wù)辦理效率，減少大量繁瑣手續(xù)與無用證明，從而提升群眾滿意度?；诮y(tǒng)一的檔案信息數(shù)據(jù)庫，人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)借助互聯(lián)網(wǎng)、人臉、指紋等生物識別技術(shù)，可以實現(xiàn)線上遠程待遇享受識別認證，輔助認定就業(yè)扶持、社會救濟享受資格，全面提升人社部門公共服務(wù)能力。

參考文獻：

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作者單位：河北大學(xué)管理學(xué)院