張珊珊

一、引言

從古至今，我國(guó)乃至世界對(duì)于檔案的存儲(chǔ)所使用的主要介質(zhì)（載體）就是紙張。世界上最早的紙出現(xiàn)在中國(guó)的西漢時(shí)期，東漢時(shí)蔡倫發(fā)明了造紙術(shù)，不僅提高了紙張的質(zhì)量，在紙的制造效率方面也有了質(zhì)的提升。這對(duì)于檔案的記錄與保存是一個(gè)歷史性的飛躍。紙張有輕薄、價(jià)格低等優(yōu)勢(shì)，紙張的出現(xiàn)有力地推動(dòng)了人類文明的進(jìn)步與發(fā)展。但相比于電子檔案，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案卻也存在著非常明顯的缺陷：第一，紙質(zhì)檔案所傳播的范圍較為狹窄，不能實(shí)現(xiàn)大范圍的信息傳輸傳播。第二，紙質(zhì)檔案受到空間性與地域性的影響較大，且紙質(zhì)檔案容易受到環(huán)境的影響而出現(xiàn)損壞。[1]在保存方面比較容易受環(huán)境、制作材料、化學(xué)反應(yīng)等各方面因素的影響。在對(duì)紙質(zhì)檔案保管的過(guò)程中，對(duì)于技術(shù)的要求較高。而電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，出現(xiàn)的時(shí)間較晚，二十世紀(jì)中后期才出現(xiàn)，與此同時(shí)紙質(zhì)檔案已經(jīng)有上千年的歷史。電子檔案的保管要依附于電子計(jì)算機(jī)，因?yàn)樗褂玫妮d體主要是可被讀取的光盤或磁盤、數(shù)據(jù)庫(kù)等，且對(duì)于電子技術(shù)的要求也較高。電子檔案主要有存儲(chǔ)容量大、占用空間小、可分享性較高等優(yōu)勢(shì)，但它的載體和內(nèi)容的可分離性使得其安全性不能保證，且存儲(chǔ)載體的可讀性也有一定的局限。二者都存在不同程度上的的優(yōu)缺點(diǎn)，在進(jìn)行檔案保護(hù)的過(guò)程中，不論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都需要依據(jù)不同情況以及不同要求進(jìn)行保護(hù)方式的選擇。同時(shí)也要合理地保存電子檔案及紙質(zhì)檔案，以方便今后的使用。二者性質(zhì)與特點(diǎn)上的差異性決定了其保護(hù)技術(shù)的差異性。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案保護(hù)技術(shù)的差異性分析

1.存儲(chǔ)載體保護(hù)的差異性

檔案要被保存，最為重要的是其載體上的信息內(nèi)容，但檔案載體也是關(guān)鍵。紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)載體是紙張。紙張的演變經(jīng)歷了一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，世界上最早的紙出現(xiàn)在我國(guó)的西漢時(shí)期，而紙張作為一種書寫材料大約在晉代。紙張作為檔案載體，有紙草之便，不易破裂;有竹木之廉，體積不大;有縑帛羊皮之軟，無(wú)其貴;有金石之堅(jiān)，而不笨重。電子檔案的載體主要是光盤或者磁盤、數(shù)據(jù)庫(kù)等，光盤及磁盤的主要構(gòu)成材料為聚碳酸脂盤基，這種材料本身就具有帶靜電的性質(zhì)，由于其會(huì)產(chǎn)生靜電，就會(huì)使得光盤及磁盤外部及內(nèi)部吸附大量的黏土、灰塵，從而導(dǎo)致光盤或磁盤出現(xiàn)發(fā)霉或磨損，進(jìn)而破壞了磁盤及光盤內(nèi)部存儲(chǔ)的信息，使其失去其應(yīng)有的價(jià)值。[2]而數(shù)據(jù)庫(kù)作為存儲(chǔ)電子檔案的載體之一，可以儲(chǔ)存各種類型的電子檔案，如聲像、圖片、文本等。對(duì)于檔案載體的保護(hù)主要是其壽命，只有延長(zhǎng)載體的壽命，檔案才能繼續(xù)發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

2.存儲(chǔ)環(huán)境保護(hù)的差異性

在存儲(chǔ)環(huán)境方面，紙質(zhì)檔案的保護(hù)要求比電子檔案更高。紙質(zhì)檔案主要保存在檔案庫(kù)房中，環(huán)境影響因素多。首先是溫濕度：檔案庫(kù)房保存紙質(zhì)檔案的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)是：適宜溫度為14℃-24℃，適宜相對(duì)濕度為40%-60%。對(duì)于紙張來(lái)說(shuō)，在溫度較高、濕度較高的環(huán)境下，紙張會(huì)發(fā)生氧化水解反應(yīng)，從而加速一些不利于紙張耐久性的化學(xué)成分產(chǎn)生，進(jìn)而導(dǎo)致紙張的字跡出現(xiàn)擴(kuò)散、模糊、洇化等現(xiàn)象。對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，其受到溫度及濕度影響的方式是不同的。在溫度較高或溫度較低的環(huán)境下，磁盤及光盤中的聚碳酸脂盤基容易發(fā)生膨脹或者是收縮，從而導(dǎo)致磁盤及光盤中使用的多碳材料、塑料及鋁發(fā)生彎曲，進(jìn)而導(dǎo)致激光束不能準(zhǔn)確地讀寫磁盤中的數(shù)據(jù)。其次是顆粒污染物：顆粒污染物對(duì)電子檔案載體（磁盤、光盤）的損壞形式包括：生物損壞、化學(xué)損壞與物理?yè)p壞。生物損壞是指由于顆粒污染物中的各種因素如灰塵等會(huì)傳播霉菌孢子，同時(shí)灰塵也是霉菌的繁殖地與培養(yǎng)基地，因此，霉菌分泌的有機(jī)酸等會(huì)嚴(yán)重?fù)p壞磁盤、光盤，導(dǎo)致存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)消失?；瘜W(xué)損壞是指顆粒污染物中所包含的化學(xué)成分會(huì)不同程度地腐蝕、降解磁盤與光盤，從而導(dǎo)致存儲(chǔ)信息丟失。物理?yè)p壞是指由于劃傷磁盤、光盤的表面而導(dǎo)致的信息損毀。[3]顆粒污染物對(duì)于紙質(zhì)檔案也有一定程度的影響，可能會(huì)導(dǎo)致紙張生霉，腐爛，使得紙張上的檔案內(nèi)容被破壞。最后是磁場(chǎng)與機(jī)械震動(dòng)：對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，外來(lái)磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)對(duì)其的影響是相當(dāng)大的。外來(lái)磁場(chǎng)主要作用于電子檔案的磁性載體，導(dǎo)致磁性涂層發(fā)生消磁或者磁化，進(jìn)而降低了信號(hào)強(qiáng)度與信噪比，使得其所記錄的信息被破壞。除此之外，強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)會(huì)嚴(yán)重影響磁性載體中磁分子的排列順序，導(dǎo)致記錄的數(shù)據(jù)發(fā)生混亂。且在機(jī)械震動(dòng)的過(guò)程中，磁盤之間也會(huì)產(chǎn)生不同的摩擦，對(duì)于磁盤的損壞也較大。

3.信息保護(hù)上的差異

紙質(zhì)檔案主要保管在各個(gè)檔案館內(nèi)，或者是其他專門的保管機(jī)構(gòu)。社會(huì)人員如果需要查詢檔案的話需要到相應(yīng)的機(jī)構(gòu)去查找，然后檔案工作人員通過(guò)各種程序才能查找到自己所需的檔案。且紙質(zhì)檔案上的信息內(nèi)容都是被寫在紙張上的，如果被修改或多或少都會(huì)留下一定的痕跡。而電子檔案在信息保護(hù)上難度就大得多。對(duì)電子檔案（這里指數(shù)據(jù)庫(kù)中保存的檔案）而言，信息與載體是可分離的，電子檔案中信息與載體的可分離性，使文件信息隨時(shí)面臨著被修改、盜竊、甚至被銷毀的危險(xiǎn)。此外，電子檔案信息保護(hù)方面還面臨一個(gè)不可忽視影響因素——電腦病毒。電腦病毒是一種程序，它通過(guò)修改其他程序，并把自身的拷貝嵌入而實(shí)現(xiàn)對(duì)其他程序的傳染。因此，如何保護(hù)信息不受損害是電子檔案保護(hù)的重要課題。[4]且電子檔案的不安全性也使得其載體上的信息會(huì)被盜竊或惡意篡改，因?yàn)殡娮訖n案的修改是無(wú)痕跡的，它不像紙質(zhì)檔案信息和載體不可分離。數(shù)字時(shí)代給人們帶來(lái)許多便利的同時(shí)也帶來(lái)了許多安全性問(wèn)題。由于網(wǎng)絡(luò)上的信息傳播速度快，范圍廣，且沒(méi)有相應(yīng)的法律保障，電子檔案所存儲(chǔ)信息的不安全性也越來(lái)越高。

4.技術(shù)保護(hù)上的差異

這里的技術(shù)保護(hù)是指對(duì)于紙質(zhì)檔案和電子檔案保護(hù)中與所需技術(shù)設(shè)備相關(guān)的概念。由于紙質(zhì)檔案中的載體、信息、內(nèi)容都集中在同一材料（紙張）中，數(shù)字時(shí)代的技術(shù)革新對(duì)其基本沒(méi)有影響。但電子檔案卻不同，它所存儲(chǔ)的內(nèi)容信息主要靠計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備進(jìn)行讀取，這對(duì)于技術(shù)的依賴性很高。且隨著技術(shù)的革新、系統(tǒng)與程序在不斷更新升級(jí)，對(duì)于同一種光盤或磁盤可能只有一種光驅(qū)可以被讀取，在系統(tǒng)更新之后，新系統(tǒng)就不能適應(yīng)之前的讀取程序，進(jìn)而破壞了原先所存儲(chǔ)的檔案。在這一方面二者的差異也比較明顯。且隨著數(shù)字化時(shí)代與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案將會(huì)是未來(lái)檔案保管和利用的趨勢(shì)，對(duì)于電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)的更新所帶來(lái)的版本不兼容問(wèn)題是當(dāng)前需要研究解決的問(wèn)題。

三、提高紙質(zhì)檔案和電子檔案保護(hù)技術(shù)的途徑

1.加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)載體的耐久性

紙質(zhì)檔案的載體主要是紙張，紙張的耐久性主要取決于纖維素、半纖維素和木質(zhì)素所含比例的多少。紙張所含纖維素成分越多，半纖維素適量，木質(zhì)素越少，造出來(lái)的紙張質(zhì)量越好，耐久性也越強(qiáng)。在紙張種類中，手工紙是耐久性最強(qiáng)的。因?yàn)槭止ぜ埖闹谱鬟^(guò)程條件緩和，會(huì)進(jìn)行弱堿處理，且生產(chǎn)過(guò)程以竹木為主，不含金屬離子，生產(chǎn)所用的水質(zhì)好等條件使得手工紙的質(zhì)量遠(yuǎn)高于機(jī)械紙。在檔案用紙的選擇上優(yōu)先使用手工制，也可以有選擇的使用機(jī)械紙。而電子檔案的載體主要是光盤與磁盤及數(shù)據(jù)庫(kù)，影響光盤耐久性的因素主要有光盤材料的性能，工藝制造過(guò)程以及環(huán)境因素。加強(qiáng)光盤材料的耐久性要選擇材料純度高、雜質(zhì)少、光的透過(guò)性能好、厚度均勻、吸濕性小的盤基材料。此外在生產(chǎn)工藝上要求也較高，環(huán)境上溫濕度的大小、光的照射、顆粒污染物與水等因素都會(huì)影響光盤壽命的長(zhǎng)短即耐久性的強(qiáng)弱。 所以在對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行載體保護(hù)的過(guò)程中，要注意保護(hù)側(cè)重點(diǎn)的不同。紙質(zhì)檔案主要是加強(qiáng)紙張的耐久性，延長(zhǎng)其紙張壽命;電子檔案主要是注意對(duì)其載體的保護(hù)，如有效的防止灰塵、粘土等吸附到載體上，數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)檔案的安全性問(wèn)題。在對(duì)光盤、磁盤進(jìn)行擺放時(shí)，要豎立擺放于固定地點(diǎn)，這樣可以減小光盤之間的壓強(qiáng)與接觸面，可以延長(zhǎng)其載體壽命。在保護(hù)的過(guò)程中，要秉持著適度、高效、還原的原則。

2.優(yōu)化存儲(chǔ)環(huán)境保護(hù)的條件

紙質(zhì)檔案需要的存儲(chǔ)環(huán)境保護(hù)條件是多方面的，有溫濕度的高低、有害微生物的預(yù)防、光的強(qiáng)弱等等，檔案館及相關(guān)機(jī)構(gòu)要調(diào)節(jié)好保管紙質(zhì)檔案的條件。同樣，對(duì)于電子檔案的保管要求更加嚴(yán)格?？諝庵械念w粒污染物對(duì)于紙質(zhì)檔案的影響是可恢復(fù)的，比如說(shuō)灰塵等，落在紙質(zhì)檔案上可以將其擦落，并且不會(huì)影響到檔案信息內(nèi)容的完整性。但其對(duì)于電子檔案的影響則是不可逆的。顆粒污染物在一定條件下會(huì)腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基、帶基老化變質(zhì)和磁粉脫落，使電子檔案中的信息內(nèi)容丟失。磁場(chǎng)和機(jī)械振動(dòng)對(duì)于電子檔案的影響就更為明顯。破壞性也更大。對(duì)于電子檔案的存儲(chǔ)要避免將其置于磁場(chǎng)強(qiáng)的地方，且在存儲(chǔ)過(guò)程中要避免機(jī)械震動(dòng)的破壞。數(shù)據(jù)庫(kù)主要存在于電子計(jì)算機(jī)中，保證電子計(jì)算機(jī)不受外來(lái)病毒或者人為因素的破壞是保護(hù)好其數(shù)據(jù)庫(kù)中電子檔案的前提與保證。對(duì)此可以建立一個(gè)安全的物理存儲(chǔ)空間。電子檔案的安全物理存儲(chǔ)空間由恒溫、無(wú)強(qiáng)光、無(wú)塵、無(wú)菌、無(wú)微生物及昆蟲的潔凈建筑與恒流、恒壓的不間斷電源以及防電磁輻射的存儲(chǔ)設(shè)備構(gòu)成。[5]

3.提高信息保護(hù)的安全性

電子檔案存儲(chǔ)的載體體積小、容量大、可共享性高、可異地查找檔案等特點(diǎn)對(duì)于占地面積大、查找程序復(fù)雜、保管要求高的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)是一個(gè)不可比擬的優(yōu)點(diǎn)。但是電子檔案的安全性與紙質(zhì)檔案相比卻不能得到很好的保證。惡意的篡改，電子副本的應(yīng)用、內(nèi)容和載體的可分離性、木馬病毒的侵害等都對(duì)電子檔案的安全產(chǎn)生一個(gè)很大的挑戰(zhàn)。云安全的出現(xiàn)降低了電子檔案中存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中檔案信息內(nèi)容的風(fēng)險(xiǎn)性，使得電子檔案在存儲(chǔ)和利用上有了安全保障?！霸瓢踩窃萍夹g(shù)的重要應(yīng)用， 是傳統(tǒng)IT安全在云計(jì)算時(shí)代的延伸。它融合了網(wǎng)格計(jì)算、并行處理、未知病毒行為判斷等技術(shù)， 通過(guò)網(wǎng)狀的大量云終端對(duì)云平臺(tái)中的異常軟件行為進(jìn)行監(jiān)測(cè)， 獲取病毒、惡意木馬的最新信息， 推送到云服務(wù)端進(jìn)行自動(dòng)分析處理， 再把解決方案分發(fā)到云終端。”[6]這樣一來(lái)，電子檔案中的信息內(nèi)容就有了一層保護(hù)屏障，進(jìn)而提高了電子檔案的安全指數(shù)。對(duì)于光盤磁盤，主要是設(shè)置其打開(kāi)方式，即設(shè)置為只讀模式，這樣在利用檔案的過(guò)程中就不會(huì)對(duì)原本存儲(chǔ)好的檔案進(jìn)行修改，保證其檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性與連續(xù)性。

4.降低技術(shù)革新對(duì)保護(hù)技術(shù)的不利影響

技術(shù)革新主要會(huì)對(duì)電子檔案產(chǎn)生一些不利影響，對(duì)于紙質(zhì)檔案的影響幾乎可以忽略。由于技術(shù)革新，使得原先的電子檔案（光盤）不能被新的光驅(qū)所讀取，這樣就會(huì)導(dǎo)致原先電子檔案中的內(nèi)容無(wú)法被讀取，造成經(jīng)濟(jì)和文化價(jià)值上的損失。對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案，技術(shù)革新也會(huì)對(duì)其造成不利影響，使得原先存儲(chǔ)的檔案不能適應(yīng)新程序。且隨著科技的發(fā)展，技術(shù)革新的速度會(huì)越來(lái)越快，舊的技術(shù)很快就會(huì)被淘汰。找到一個(gè)適合所有光盤的讀取系統(tǒng)是保護(hù)電子檔案的最重要的一步。但與其被動(dòng)的適應(yīng)技術(shù)革新可能會(huì)帶來(lái)的不定向危害，不如主動(dòng)尋找解決辦法。數(shù)據(jù)湖技術(shù)是近年剛出現(xiàn)的一種新型存儲(chǔ)電子檔案的方法。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)不可以同時(shí)存儲(chǔ)多類型，多格式的信息，而數(shù)據(jù)湖技術(shù)則解決了這一難題，它可以快速地錄入，存儲(chǔ)和計(jì)算大量來(lái)源不同、格式迥異的數(shù)據(jù)，包括文本、圖片、聲音、網(wǎng)頁(yè)等各種無(wú)序的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。[7]在數(shù)據(jù)讀取的過(guò)程中可以有效讀取各種類型的數(shù)據(jù)，大大提高了電子檔案存儲(chǔ)和利用的效率。這是在電子檔案領(lǐng)域出現(xiàn)的創(chuàng)新性的發(fā)展成果，進(jìn)而也降低了由于技術(shù)革新對(duì)電子檔案所產(chǎn)生不利影響。

隨著檔案信息逐漸向電子化、數(shù)字化發(fā)展，電子檔案將逐漸成為未來(lái)檔案存儲(chǔ)、利用的主體，但紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)也是電子檔案無(wú)可比擬的，紙質(zhì)檔案與電子檔案在當(dāng)前及今后相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)將互為補(bǔ)充，長(zhǎng)期并存。[8]面對(duì)這樣的情況，我們只有不斷探索新的保護(hù)技術(shù)與方法，總結(jié)其與傳統(tǒng)檔案保護(hù)方法的異同，把二者有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，使其發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，才能使電子檔案和紙質(zhì)檔案相輔相成，相得益彰，更好地為社會(huì)服務(wù)。紙質(zhì)檔案與電子檔案在今后的保管利用中是互相借鑒、互相融合的。為社會(huì)服務(wù)的前提是將其保護(hù)好，才能在有限的時(shí)間里發(fā)揮其無(wú)限的價(jià)值，從而在真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的發(fā)展、提升與超越。

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作者單位：安徽大學(xué)管理學(xué)院