孫璐

摘 要：近年來，現(xiàn)代化建設(shè)飛速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)變化日新月異，人類亟需提高工作效率以跟上時(shí)代的發(fā)展變化。這種情況下，就不得不改變傳統(tǒng)的以紙張為承載方式的人事檔案信息管理方式，跟上時(shí)代發(fā)展，建立以互聯(lián)網(wǎng)為依托的人事檔案電子化管理模式，為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、滿足社會(huì)活動(dòng)需求提供基礎(chǔ)和保障。本文針對(duì)人事檔案電子化管理進(jìn)行簡要分析，并提出一些合理化建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景;人事檔案;電子化管理

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，人事檔案管理發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已越來越不適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，人事檔案電子化管理憑借其優(yōu)勢得到不斷普及。本文分析了當(dāng)前人事檔案管理的工作特點(diǎn)，并提出人事檔案電子化管理措施，以促進(jìn)人事檔案電子化管理的健康可持續(xù)發(fā)展。

1 企業(yè)人事檔案管理電子化的必要性

1）提高企業(yè)工作效率。現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，力求以較少的人力、物力、時(shí)間投入完成較多數(shù)量和較高質(zhì)量的工作，人事檔案電子化使檔案管理從鑒定到利用都更加效率化。一方面，隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及企業(yè)的不斷改革和進(jìn)步，其要求處理的檔案數(shù)量急劇增長，檔案利用頻率明顯上升，所以利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和檔案實(shí)體管理的簡化是十分有必要的。通過完整的電子化檔案管理系統(tǒng)從而實(shí)現(xiàn)包括移交、歸檔、鑒定、保管、利用等檔案業(yè)務(wù)管理流程的自動(dòng)化。在檔案實(shí)體管理方面，簡化了例如立卷、分類等工作，從而減少了來檔案管理人員的手工勞動(dòng)，提高了工作效率。另一方面，在檔案的利用服務(wù)上，除特殊情況外，通過網(wǎng)上查詢電子檔案的方式，極大地提高了企業(yè)檔案服務(wù)工作效率。

2）更好地發(fā)揮人事檔案服務(wù)功能。檔案服務(wù)是企業(yè)檔案工作最重要的目標(biāo)之一，更好地發(fā)揮檔案服務(wù)功能意味著企業(yè)以更為便捷和恰當(dāng)?shù)氖侄螌⒅匾畔⑻峁┙o部門或用戶個(gè)人，滿足其日益增長和變化的需求。首先，滿足了多元化利用需求。傳統(tǒng)環(huán)境下檔案檢索只能通過手工檢索這一種檢索角度，限制了檔案利用。電子檔案則是通過檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力對(duì)所需目錄數(shù)據(jù)的輸入和輸出，多角度進(jìn)行查詢檢索。其次，提高了查詢效率。信息化環(huán)境下檔案查詢效率的提高不僅在查全率上更表現(xiàn)在查準(zhǔn)率上。尤其是年代久遠(yuǎn)、大規(guī)模、綜合類的查詢，電子檔案的利用優(yōu)勢更加明顯。

2 人事檔案管理存在的問題分析

首先，人事部門沒有對(duì)檔案的電子化管理給予充分的重視，很多人還沒有從原始的文件式的傳統(tǒng)慣例觀念中擺脫出來，不能及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，只重視文件的管理，對(duì)于一些電子文件則采取順其自然的態(tài)度，對(duì)電子信息沒有及時(shí)收納和整理，導(dǎo)致電子信息在流傳過程中丟失，造成工作效率低下。同時(shí)也可能發(fā)生信息被他人盜取的現(xiàn)象，給工作帶來巨大的危害和損失。其次，沒有相關(guān)管理規(guī)范制度的制約，這樣就非常容易形成信息不全、個(gè)人信息斷裂，存在漏洞、不足等現(xiàn)象。很多人事檔案管理存在材料較為簡單，流于表面形式的現(xiàn)象，例如只收錄個(gè)人的姓名、年齡、電話、學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷等信息，這樣就容易存在信息價(jià)值量小，沒有提供有效信息等問題。

3 人事檔案電子化的管理策略

1）加大技術(shù)支持力度。現(xiàn)今檔案管理中的數(shù)據(jù)量大幅度增長，工作人員應(yīng)充分意識(shí)到信息技術(shù)的重要性。要建立完善的安全保護(hù)制度，制定漏洞檢測模式，設(shè)置防火墻程序，保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)安全。在檔案管理中要融入更多的科學(xué)技術(shù)手段，有效消除各種安全隱患，保障檔案信息安全。隨著時(shí)代的發(fā)展，各種新技術(shù)層出不窮，工作人員需了解時(shí)代發(fā)展形勢，努力鉆研新技術(shù)，并將其應(yīng)用在檔案管理過程中，使檔案管理有充足的技術(shù)支持，保證檔案管理安全。

2）注重檔案的利用服務(wù)，確保安全高效的技術(shù)和方法。檔案電子化環(huán)境下我們的服務(wù)工作等于從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代，需求由共性轉(zhuǎn)向個(gè)性，對(duì)檔案利用服務(wù)工作更是提出了綜合性、高效性、安全性的要求。為此，首先要端正服務(wù)態(tài)度，提高人員素質(zhì)。檔案工作者要有高度的責(zé)任感，不斷去發(fā)現(xiàn)和解決實(shí)際工作中出現(xiàn)的新問題。作為新時(shí)代的檔案工作者，必須用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)武裝自己，以信息技術(shù)為引領(lǐng)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高管理水平。其次要熟悉檔案，了解需求，變被動(dòng)為主動(dòng)。檔案利用服務(wù)工作表面上看是被動(dòng)性的工作，但如果能夠做到既對(duì)企業(yè)檔案熟悉又能了解客觀需要，知己知彼，就能解決實(shí)際問題，化被動(dòng)為主動(dòng)。最后要正確處理檔案利用服務(wù)和保密的關(guān)系。檔案的開放利用和保密原本就是一種自相矛盾的狀態(tài)，所以如何做到該開放服務(wù)的開放，該保密的保密，開放的同時(shí)做好保密工作才是重點(diǎn)。專門的檔案管理人員要嚴(yán)格遵守規(guī)定，在紙質(zhì)檔案嚴(yán)格執(zhí)行可借閱檔案的審核登記制度，利用好電子檔案的加密和防火防盜技術(shù)。

3）完善檔案管理體系。事業(yè)單位人事檔案管理應(yīng)該形成全新的體系，注重管理中的細(xì)節(jié)、重點(diǎn)與難點(diǎn)，各項(xiàng)檔案管理工作形成統(tǒng)一的制度，高效的運(yùn)用技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)管理工作科學(xué)化。在新的時(shí)代環(huán)境下，如依舊運(yùn)用傳統(tǒng)的歸檔手段，就不能體現(xiàn)大數(shù)據(jù)的優(yōu)點(diǎn)。工作人員應(yīng)借鑒發(fā)達(dá)地區(qū)的歸檔經(jīng)驗(yàn)，參照本地的實(shí)際發(fā)展情況，形成具有地方特色的歸檔方案。另外，第三方機(jī)構(gòu)可對(duì)相關(guān)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)開展調(diào)研，了解每種歸檔方式的優(yōu)勢與不足之處，進(jìn)行合理的反饋，確保歸檔的科學(xué)性。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，各項(xiàng)檔案管理措施需順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢，形成高效的工作機(jī)制。

4）重視人事檔案電子化管理。單位內(nèi)部需要存儲(chǔ)大量的人事檔案資料，工作量相對(duì)較大，如能通過便捷的方式來完成檔案資源的收集、整理及搜索，對(duì)于促進(jìn)單位健康有序發(fā)展具有重要意義。因此，必須重視實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化管理工作，單位領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維理念，樹立人事檔案管理的電子化理念，并確保這個(gè)理念滲透到檔案管理工作人員中。檔案管理是一個(gè)看似簡單實(shí)際復(fù)雜的過程，要求檔案管理人員耐心梳理資料內(nèi)容，并將其錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，以形成電子檔案。而在此過程中，由于數(shù)據(jù)信息較多，就很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，如果在發(fā)現(xiàn)問題后再核對(duì)紙質(zhì)資料，必然需要更多的時(shí)間，難以實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的提升。因此，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理人員的電子化管理認(rèn)知，增強(qiáng)工作責(zé)任心，嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，確保人事檔案完整無誤地實(shí)現(xiàn)電子錄入，為后續(xù)的檔案資源利用奠定基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

科技日新月異，人事檔案的電子化已成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。人事檔案電子化管理也是一項(xiàng)龐大而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不僅要有一支高素質(zhì)的人事檔案管理者隊(duì)伍，還需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視、廣大干部職工的鼎力支持及相關(guān)部門的密切配合。相信人事檔案電子化建設(shè)一定會(huì)與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展，更好地為人事工作及經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。人事檔案管理是隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展創(chuàng)新的，與科學(xué)技術(shù)聯(lián)系密切，不可分割。在發(fā)展過程中會(huì)不可避免地遇到一些問題，例如制度上的阻礙、實(shí)施中的困難等，但不能阻止其不斷向前發(fā)展推進(jìn)。人事檔案電子化管理模式以其自身具有的獨(dú)特優(yōu)勢在不斷地向前發(fā)展推進(jìn)，這是人事檔案發(fā)展過程中的總趨勢。我們要跟上時(shí)代潮流，緊隨其發(fā)展變化，與時(shí)俱進(jìn)，充分挖掘人事檔案的價(jià)值，為工作和社會(huì)活動(dòng)提供更高水準(zhǔn)的服務(wù)。

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