■顧林美 馮玉明

（新疆維吾爾自治區(qū)疾病預(yù)防控制中心）

干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，在建立素質(zhì)培養(yǎng)、知事識(shí)人、選拔任用、從嚴(yán)管理、正向激勵(lì)等干部工作“五個(gè)體系”中起著重要的基礎(chǔ)支撐作用，人事檔案的完整和準(zhǔn)確性直接關(guān)系到每位職工的切身利益，甚至影響到退休職工是否能按時(shí)領(lǐng)取社保，從而影響到單位事業(yè)的穩(wěn)定和健康發(fā)展。結(jié)合近幾年在人事檔案管理工作中的體會(huì)，就目前人事檔案管理現(xiàn)狀及解決對(duì)策談下自己的看法。

1 人員及人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1 人員情況

截至2019年6月中心在職職工共386人，其中，男187人，女199人，男女比例為0.939：1，年齡24—59歲，平均年齡44.4歲。學(xué)歷碩士及以上78人，本科196人，大專(zhuān)61人，中專(zhuān)及以下共51人。高級(jí)職稱(chēng)93人，中級(jí)職稱(chēng)135人，初級(jí)99人，管理崗8人，工勤崗51人。

1.2 人事檔案管理現(xiàn)狀

中心共配備1名兼職人事檔案管理員負(fù)責(zé)干部人事檔案的建立、接收、保管、轉(zhuǎn)遞，檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔，檔案信息化等日常管理工作，為組織考察、晉升等提供可靠依據(jù)。并先后制定了《人事檔案管理制度》、《干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作實(shí)施方案》。

2 人事檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 人事檔案材料收集不齊全、不完整

某疾控中心于2002年7月由三個(gè)單位合并而成，單位主要由專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員組成，因歷史原因，大部分職工對(duì)待人事檔案管理工作不夠重視，普遍認(rèn)為人事檔案只是簡(jiǎn)單的保管工作，偶爾需要查閱，也僅限于在晉升職稱(chēng)時(shí)需提供考核、職稱(chēng)聘任等檔案材料，平時(shí)人事檔案利用率不高，以致鑒定、培訓(xùn)、學(xué)歷等材料主動(dòng)歸檔的意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致缺失材料比較多，特別是培訓(xùn)、學(xué)歷等資料缺失嚴(yán)重，直接影響到干部人才的選拔任用。主要原因就是事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)知，對(duì)于人事檔案管理工作并不是特別重視，甚至連輔助工作都算不上。許多人事檔案管理人員只要認(rèn)為人事檔案不出現(xiàn)丟失的情況即可，對(duì)于人事檔案資料的收集工作直接省略，甚至對(duì)收集的認(rèn)識(shí)檔案資料不會(huì)進(jìn)行審查，就算人事資料收集過(guò)程中存在遺漏的情況也無(wú)法及時(shí)的發(fā)現(xiàn)，最終就會(huì)造成后續(xù)使用相關(guān)人事檔案的時(shí)候，由于人事資料收集不齊全、不完整，會(huì)影響人事資源的高效配置。

2.2 人事檔案管理無(wú)專(zhuān)職人員

人事檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、敏感性、政治性很強(qiáng)的工作，需了解掌握很多的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，因未安排專(zhuān)職管理人員，兼職人員所學(xué)專(zhuān)業(yè)非檔案管理專(zhuān)業(yè)，由于中心對(duì)檔案管理工作不夠重視，未派送檔案管理人員參加相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，只能通過(guò)部分專(zhuān)業(yè)書(shū)籍、上級(jí)文件或咨詢(xún)上級(jí)部門(mén)檔案管理人員獲取相關(guān)知識(shí)，以致不能及時(shí)學(xué)習(xí)掌握檔案管理新知識(shí)和新方法，直接導(dǎo)致檔案管理工作滯后、低效。因此人事檔案管理人員在專(zhuān)業(yè)技能方面存在欠缺，加上檔案管理人員通常是由其他部門(mén)減值或者借調(diào)而來(lái)，流動(dòng)性較大，無(wú)法形成穩(wěn)定的人事檔案管理專(zhuān)職人員。加上檔案管理人員沒(méi)有參加相關(guān)培訓(xùn)，在檔案收集、整理、歸類(lèi)以及保存方面欠缺專(zhuān)業(yè)知識(shí)，使得整個(gè)人事檔案管理模式比較落后。因?yàn)槿耸聶n案室仍然是以紙質(zhì)材料為主，對(duì)于環(huán)境有著較高的要求，倘若缺乏專(zhuān)職的人事檔案管理人員，容易造成人事檔案材料出現(xiàn)物理?yè)p傷，影響到人事檔案材料的安全。所以對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，人事檔案管理水平要想提升必須要打造專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理人才，并且設(shè)置專(zhuān)職崗位，提升人事檔案管理專(zhuān)業(yè)性。

2.3 人事檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后

人事檔案室設(shè)置不合理，窗戶(hù)封閉，不能正常通風(fēng)，防潮、防火、防蟲(chóng)、采光等設(shè)施不齊全，設(shè)備比較陳舊，截至目前，人事檔案的收集、編類(lèi)、整理、歸檔等工作僅依靠手工完成，部分檔案材料經(jīng)多次翻閱、裝訂，導(dǎo)致紙張磨損破舊，影響檔案的完整性和美觀性。從上述情況可見(jiàn)，當(dāng)下單位人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入力度不足，致使基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，無(wú)法為人事檔案材料營(yíng)造較好的環(huán)境。加上人事檔案材料是紙質(zhì)的，經(jīng)常被查閱，極易為人事檔案管理材料埋下隱患。

2.4 人事檔案管理模式比較落后

事業(yè)單位當(dāng)下人事答案管理模式人仍然是秉持傳統(tǒng)理念，僅僅只是通過(guò)檔案室儲(chǔ)存檔案材料。但是隨著人事檔案材料規(guī)模的擴(kuò)張，龐大的人事檔案材料信息在查閱、利用方面都面臨較大的困境，而且紙質(zhì)材料保存不易。正是因?yàn)槿耸聶n案管理模式的落后，導(dǎo)致人事檔案查閱效率不足，并且無(wú)法將龐大的人事檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行充分利用。此外就是人事檔案管理制度沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)進(jìn)行改善，尤其是在調(diào)閱方面，通常只需要簽字登記就能夠進(jìn)行調(diào)閱，對(duì)于審批權(quán)限沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，不利于檔案保密。還有就是人事檔案管理工作流程沒(méi)有明確，許多流程都是由人事檔案管理人員自行摸索，缺乏科學(xué)性。

3 提高人事檔案管理的工作質(zhì)量及效率

3.1 提升檔案管理人員的能力

近些年對(duì)于事業(yè)單位人員晉升考核改革的深入，對(duì)于人事檔案管理提出更高的要求。人事檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、政治性、保密性要求極高的工作，要安排堅(jiān)持原則、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、保密觀念強(qiáng)、政治素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力過(guò)硬的黨員干部擔(dān)任檔案管理的重任，檔案管理員需通過(guò)自學(xué)相關(guān)書(shū)籍、上級(jí)文件來(lái)加強(qiáng)自己業(yè)務(wù)技能的提升，單位也需派送檔案管理人員外出參加集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)專(zhuān)家前來(lái)授課等方式，使檔案管理工作人員及時(shí)掌握檔案管理的新知識(shí)、新理念，新方法，因此提升檔案管理人員的水平是推動(dòng)人事檔案管理發(fā)展的重要途徑。首先需要從檔案管理人員的綜合素質(zhì)與專(zhuān)業(yè)技能出發(fā)，并且對(duì)職業(yè)道德、責(zé)任心、作風(fēng)等進(jìn)行綜合評(píng)估，然后制定激勵(lì)機(jī)制調(diào)動(dòng)檔案管理人員積極性；切實(shí)提高工作效率，從而提高工作質(zhì)量。其次就是需要事業(yè)單位負(fù)責(zé)人督促檔案管理人員對(duì)檔案室進(jìn)行科學(xué)化管理，對(duì)收集的人事材料進(jìn)行收集、整理等，確保人事檔案材料的完整性。

3.2 增加資金投入，夯實(shí)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)基礎(chǔ)

事業(yè)單位負(fù)責(zé)人應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視，并且將人事檔案工作人員的晉升獎(jiǎng)勵(lì)、考核評(píng)估、監(jiān)督等制度進(jìn)行完善，在重要事項(xiàng)當(dāng)中將人事檔案管理工作地位提升。首先需要加大資金投入，對(duì)人事檔案提供一定資金加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保檔案室環(huán)境的改善；其次則是將計(jì)算機(jī)、掃描儀、打復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)行配置，為人事檔案管理工作效率提升奠定基礎(chǔ)，而且通過(guò)現(xiàn)代化設(shè)備也能夠降低人事檔案材料損壞的風(fēng)險(xiǎn)。最后則是針對(duì)檔案室制定風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，比如隔火門(mén)、防潮材料等等，保證檔案室不受到不可抗力因素引起的災(zāi)害影響。

3.3 構(gòu)建健全人事檔案管理制度

事業(yè)單位人事檔案管理所牽涉的管理內(nèi)容比較復(fù)雜，而且工作十分零碎，對(duì)人事檔案管理人員耐心是極大的挑戰(zhàn)。因此通過(guò)構(gòu)建健全的人事檔案管理制度可以促進(jìn)檔案管理人員工作流程的規(guī)范。首先人事檔案管理制度中需要將各項(xiàng)檔案管理工作流程進(jìn)行明確，確保工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)有據(jù)可依。其次就是要制定完善的人事檔案調(diào)閱流程，避免因?yàn)槿耸聶n案的調(diào)閱造成人事檔案材料的損失，而且對(duì)于人事檔案的丟失、非法修改、泄密等問(wèn)題要進(jìn)行嚴(yán)格的懲罰，為后續(xù)人事檔案管理夯實(shí)制度基礎(chǔ)。

3.4 電子信息化管理的必要性和重要性

科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，把我們帶入大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)于人事檔案管理也不例外，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案的管理，因需人工翻閱、查詢(xún)、裝訂、整理，使得檔案材料有所磨損而失真。人事檔案龐大的人事信息資料也需要運(yùn)用電子信息化技術(shù)來(lái)提升運(yùn)用效率，才能夠?qū)⑷耸聶n案的作用進(jìn)行充分的挖掘。實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化管理，把人事檔案更多的信息輸入到電子計(jì)算機(jī)中，將紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化為電子檔案，最顯著的優(yōu)勢(shì)便是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的高效，通過(guò)電子化管理，可以更好的進(jìn)行歸類(lèi)整理，方便查閱、通過(guò)減少紙質(zhì)檔案翻閱的次數(shù)，檔案的破損、丟失等概率減少，通過(guò)一鍵搜索等功能，減輕工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，大大提高檔案管理工作效率。

綜上所述，人事檔案電子化管理迫在眉睫，通過(guò)信息化管理，能使人事檔案管理工作提升到一個(gè)全新的高度。我們應(yīng)該清醒的認(rèn)識(shí)到，人事檔案管理的新發(fā)展，還需自身加強(qiáng)學(xué)習(xí)，在不斷學(xué)習(xí)和摸索中，加強(qiáng)工作方法，提高工作效率，新時(shí)期人事檔案管理工作還需廣大同仁一起探索和努力。