●吳 晶

ERP系統(tǒng)是一種集系統(tǒng)、信息與控制為一體的應(yīng)用方式，其為現(xiàn)代控制提供了IT支持。它運用先進(jìn)的管理思想和管理模式，幫助企業(yè)將客戶的各種需求、供應(yīng)商的制造資源以及企業(yè)本身的運營活動等進(jìn)行有效地整合，實現(xiàn)了企業(yè)會計與業(yè)務(wù)的一體化。企業(yè)管理層可以在第一時間實時了解與掌握各種財務(wù)信息，并對業(yè)務(wù)流程開展動態(tài)監(jiān)控，切實提高了內(nèi)部控制效率與效果，同時在控制成本等方面起到了極大的促進(jìn)作用，實現(xiàn)數(shù)字化與自動化，從而使企業(yè)管理達(dá)到前所未有的高度。

一、ERP環(huán)境對企業(yè)內(nèi)部控制的積極影響

ERP系統(tǒng)包括財務(wù)、生產(chǎn)計劃、供應(yīng)、物流、供銷、庫存等子系統(tǒng)。由于財務(wù)子系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)都有著非常緊密的聯(lián)系，而其他各子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都可以通過采集、整理信息集成，傳入財務(wù)子系統(tǒng)，為企業(yè)強化內(nèi)部控制制度管理提供了切實有效的平臺，在提高會計信息質(zhì)量，保障資產(chǎn)安全與執(zhí)行內(nèi)部控制制度等方面起到積極的作用。同時，企業(yè)的內(nèi)部控制制度在實施過程中，為了在保障生產(chǎn)經(jīng)營、財務(wù)管理、技術(shù)創(chuàng)新、物流庫存等方面提供安全有效的可控環(huán)境，必須獲得風(fēng)險評估、信息交流、風(fēng)險控制等因素的大力支持，這些因素恰恰是ERP系統(tǒng)的理念將要面對與解決的核心問題。

1.有利于控制環(huán)境的優(yōu)化。ERP系統(tǒng)將整個經(jīng)營流程中的各種板塊，包括供應(yīng)、制造、銷售、客戶等各個環(huán)節(jié)都通過一個緊密的供應(yīng)鏈緊密地鏈接在一起，對于推動企業(yè)開展“產(chǎn)、供、銷”活動起到了前所未有的創(chuàng)新。

ERP系統(tǒng)對控制環(huán)境的優(yōu)化還體現(xiàn)在，它的會計控制發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變。ERP系統(tǒng)的關(guān)鍵之處是業(yè)務(wù)與財務(wù)一體化。其一，能夠在任務(wù)發(fā)生的同時及時收集與整合業(yè)務(wù)的各種信息，并在第一時間反饋給財務(wù)系統(tǒng)，從而實現(xiàn)風(fēng)險關(guān)口前移，實現(xiàn)了對資金流、信息流、物流的全面控制。其二，由于系統(tǒng)的集成性，使得信息計量和傳輸成本極大地降低，企業(yè)高層所做出的決策信息能夠?qū)崿F(xiàn)準(zhǔn)確、充分、實時、系統(tǒng)地同步反映，從而使各個層面、各個環(huán)節(jié)的管理人員都能夠通過此系統(tǒng)將企業(yè)高層的決策過程實現(xiàn)共享。其三，ERP系統(tǒng)可以幫助企業(yè)由過去的以財務(wù)人員為主的財務(wù)控制，向以全員為中心的自上而下的全面控制轉(zhuǎn)變，真正達(dá)到內(nèi)部控制所希望的效果，極大地提高了控制效果。

在集成化的環(huán)境下，企業(yè)的任何經(jīng)營活動、資金往來都成了“魚缸里的魚”，無論是企業(yè)最高層抑或是每一個環(huán)節(jié)所做出的各種經(jīng)濟行為都能夠讓關(guān)注ERP系統(tǒng)的人所知曉。因此，ERP系統(tǒng)為企業(yè)的風(fēng)險防范提供了一個非常好的環(huán)境，只要認(rèn)真設(shè)計好自己企業(yè)的控制機制，充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的各項功能，就可以有效地控制任何可能發(fā)生的風(fēng)險，同時還具備了向自主控制方向發(fā)展的基礎(chǔ)與可能。

2.有利于切實開展風(fēng)險控制。ERP系統(tǒng)可以避免和彌補由于會計手工操作所造成的缺陷，同時還可以克服各種因素的干擾，鐵面無私地進(jìn)行風(fēng)險控制。

（1）財務(wù)系統(tǒng)。其一是貨幣資金方面，能夠進(jìn)一步加強往來款項與資金的監(jiān)控和管理力度，財務(wù)部門通過ERP的客戶管理功能，可以實時掌握與了解企業(yè)每天24小時的所有經(jīng)濟運營與資金回籠以及賒銷額度，并對往來款項及時進(jìn)行清賬，能夠極大地加強資金的監(jiān)管力度，進(jìn)一步節(jié)約財務(wù)費用。其二是成本費用方面，ERP系統(tǒng)中所有成本管理都使用共同的數(shù)據(jù)源以及標(biāo)準(zhǔn)化的報告系統(tǒng)，對所有相關(guān)職能部門的收入、支出情況進(jìn)行全面的監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)有疑點，馬上開展重點分析，及時采取措施進(jìn)行糾正。

（2）運銷系統(tǒng)。企業(yè)的全部采購與付款業(yè)務(wù)均以信息傳遞為主線，按照內(nèi)部控制制度的相關(guān)規(guī)定，對采購物品的款項報銷、物流、庫存管理等正常的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行管理與規(guī)范，對相應(yīng)的崗位與層級進(jìn)行對應(yīng)的權(quán)限分配，并體現(xiàn)在系統(tǒng)中。系統(tǒng)一旦發(fā)現(xiàn)有越權(quán)行為都能夠自動拒絕。

（3）生產(chǎn)計劃系統(tǒng)。這一系統(tǒng)的作用在于一方面能夠有效地控制資本性投資的進(jìn)度與規(guī)模，杜絕可能發(fā)生的超計劃風(fēng)險；另一方面，可以將每一個整體投資計劃，逐一分解為具體的投資項目與明確的投資預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)。

3.有利于控制活動的完善。在ERP系統(tǒng)中信息和業(yè)務(wù)相結(jié)合，通過事前預(yù)防和事中檢查來控制生產(chǎn)經(jīng)營過程中的風(fēng)險。

（1）有效地開展事前預(yù)防，能夠防患于未然，杜絕控制中的各種人為因素干擾，進(jìn)一步增強控制的客觀性，從而保證各項政策的切實“落地”。其一是預(yù)算控制。通過責(zé)任到人，將企業(yè)的整體目標(biāo)進(jìn)一步分解為具體的控制項目與標(biāo)準(zhǔn)，并層層落實到崗到位，到每一位執(zhí)行人。同時，在實施過程中，一旦發(fā)現(xiàn)有不符合目標(biāo)的行為立刻進(jìn)行否決，抑或是提請授權(quán)機構(gòu)決策。其二是授權(quán)控制。企業(yè)中所有組織機構(gòu)與員工都是經(jīng)過嚴(yán)格的授權(quán)才開展工作的，員工的權(quán)限及相關(guān)信息都在系統(tǒng)的控制中，相關(guān)部門都可以實時查詢與監(jiān)控，以免出現(xiàn)違規(guī)行為。

（2）有效地開展事中檢查，發(fā)現(xiàn)操作程序的問題及時采取補救措施，從而可以避免人為因素所帶來的各種風(fēng)險，進(jìn)一步提高內(nèi)部控制的可靠性與穩(wěn)定性。其一是業(yè)務(wù)操作控制。通過各種軟件將經(jīng)常性的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范，并充分體現(xiàn)在系統(tǒng)中，在事務(wù)處理發(fā)生的同時自動生成會計核算分錄，保證了賬實相符。同時隨時可以查詢資金的相關(guān)信息，能夠追尋相關(guān)的業(yè)務(wù)活動，從而做出正確的決策。其二是會計系統(tǒng)控制。通過ERP系統(tǒng)在名稱、內(nèi)容、歸類等方面都設(shè)計科學(xué)合理的會計科目，設(shè)置相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，自動完成各種會計實務(wù)，進(jìn)一步規(guī)范會計核算過程，確實保證各類會計報表的真實、準(zhǔn)確、完整。

4.有利于監(jiān)測的有效進(jìn)行。通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行事后糾正，可以從環(huán)環(huán)相扣的業(yè)務(wù)鏈中找出問題，提高內(nèi)控效率。ERP與傳統(tǒng)的環(huán)境相比，更重視將風(fēng)險關(guān)口前移，注重事前風(fēng)險的預(yù)防與事中的風(fēng)險控制，一旦發(fā)現(xiàn)問題，馬上采取措施，將風(fēng)險隱患扼殺在萌芽狀態(tài)。相對來說，弱化了事后糾正的環(huán)節(jié)。其原因就在于ERP為每一筆單獨的資金核算都建立了完整的電子檔案，根據(jù)相關(guān)線索可以比原始業(yè)務(wù)更加科學(xué)、簡便、準(zhǔn)確。

二、實施ERP系統(tǒng)對Y公司內(nèi)部控制的影響

2004年，Y公司開始實施ERP項目,該項目用的是德國SAP公司開發(fā)的R/3系統(tǒng)，其中包含了財務(wù)、銷售、采購、庫存、設(shè)備維護(hù)生產(chǎn)計劃等板塊，其中財務(wù)板塊中更是包含了總賬、成本、應(yīng)收、應(yīng)付及金庫等子模塊。Y公司通過改變管理理念、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程和持續(xù)不斷的人員培訓(xùn)等措施，使該系統(tǒng)得以在全公司范圍內(nèi)有效使用。

在實施ERP系統(tǒng)過程中，Y公司結(jié)合自身實際情況，以流程為出發(fā)點和終點，重組再造了以財務(wù)為核心的包括物資采購、項目投資、銷售分銷、系統(tǒng)支持等管理流程，提高了工作效率，同時也加強了內(nèi)部管理和控制力度。

1.重塑財務(wù)會計核算流程，在一個賬套下進(jìn)行一級核算。ERP系統(tǒng)的實施，打破了各二級單位獨立建賬、各自建庫的格局,統(tǒng)一在ERP系統(tǒng)中，實現(xiàn)了一套賬、一級核算，科目、客戶和供應(yīng)商等主數(shù)據(jù)統(tǒng)一在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行集中維護(hù)，各二級單位不需要在自己賬套內(nèi)維護(hù)科目、客戶和供應(yīng)商等主數(shù)據(jù)。ERP系統(tǒng)囊括了業(yè)務(wù)流、資金流、實物流、信息流以及人力資源流等各個領(lǐng)域和層面，會計憑證不只在財務(wù)環(huán)節(jié)形成，在物資采購、工程投資、人力資源部門都在產(chǎn)生會計憑證，使以前會計的事后監(jiān)督真正移到了事中監(jiān)督。

2.EPR系統(tǒng)的實施，實現(xiàn)了實時分析，實時控制，全程監(jiān)督。ERP系統(tǒng)實施前，企業(yè)管理人員只有在財務(wù)結(jié)賬后才能計算查詢報表。ERP實施系統(tǒng)后，采購、銷售和財務(wù)模塊集成，信息實時共享。實施ERP銷售分銷模塊，所有銷售業(yè)務(wù)都進(jìn)行銷售訂單管理，可通過銷售訂單和相關(guān)單據(jù)流反映發(fā)貨和開票信息，實時形成銷售成本和收入信息；實施物料管理模塊，所有采購進(jìn)行采購訂單管理，通過訂單能夠?qū)崟r查詢到收貨和發(fā)票情況，企業(yè)管理人員能夠在每個月的1-30號內(nèi)通過ERP系統(tǒng)的財務(wù)報表，實時了解與掌握每一筆經(jīng)濟活動的相關(guān)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)集成情況。

3.通過在TR模塊中建立基金中心和承諾項，進(jìn)行全面預(yù)算管理和控制。全面預(yù)算管理是目前各企業(yè)重要管理手段，ERP系統(tǒng)中的FM（基金管理）模塊就是針對企業(yè)編制全面預(yù)算，并在全面預(yù)算執(zhí)行過程中進(jìn)行控制的模塊。一方面，通過建立基金管理的組織單元——基金中心，有效地建立企業(yè)的預(yù)算管理框架，從而實現(xiàn)相關(guān)分析與實時控制；另一方面，通過建立能夠體現(xiàn)企業(yè)收入與支出明細(xì)項目的承諾項目，進(jìn)一步建立預(yù)算管理模型，完成對明細(xì)費用條目的實時、有效的監(jiān)控。預(yù)算管理基于年度預(yù)算總額，并通過期間（根據(jù)管理需要，可以為月度或季度）滾動計劃釋放預(yù)算金額的方式，來實現(xiàn)期間的預(yù)算控制。

日常業(yè)務(wù)包括訂單（合同）錄入、貨物驗收、發(fā)票校驗等需要在有預(yù)算的情況下才能進(jìn)行，如果沒有預(yù)算或預(yù)算不足則不能錄入。只有在追加了預(yù)算以后，訂單錄入、發(fā)票校驗等業(yè)務(wù)才能錄入，使預(yù)算從源頭得到了嚴(yán)格控制。

4.通過PS模塊加強了投資計劃管理和預(yù)算管理。ERP系統(tǒng)中的PS模塊可以實現(xiàn)項目投資的審批、預(yù)算、結(jié)算三個控制過程：其一是審核控制過程：必須按照標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，PS在以下階段都設(shè)立了非常嚴(yán)格的審核點：（1）項目創(chuàng)建；（2）預(yù)算編制；（3）計劃下達(dá)；（4）項目施工；（5）竣工結(jié)算；（6）項目關(guān)閉。其二是預(yù)算控制過程：必須按照WBS元素進(jìn)行分解層級，通過逐層向下分別控制一直到網(wǎng)絡(luò)與作業(yè)，從而實現(xiàn)控制預(yù)算分解。其三是結(jié)算控制過程：這一過程必須在財務(wù)部門的大力協(xié)助下成。在結(jié)算流程中，有的結(jié)算數(shù)據(jù)都要統(tǒng)一到WBS中，同時按照相關(guān)規(guī)則：結(jié)算數(shù)不能超過計劃數(shù)，從而實現(xiàn)投資控制。

另外，如果某一個項目所發(fā)生的成本超出項目預(yù)算時，系統(tǒng)將會在第一時間發(fā)出警告并且不允許過賬，只能當(dāng)重新通過審批，同時追加預(yù)算才能得以過賬。

由此可以說，Y公司實施ERP系統(tǒng)，進(jìn)一步改進(jìn)并優(yōu)化了流程，大幅降低了整體運營成本，使企業(yè)的進(jìn)貨、銷售、庫存、物流等各個環(huán)節(jié)的核心信息都在ERP上得到充分的體現(xiàn)，整合了之前各自獨立使用的應(yīng)用系統(tǒng)，并與財務(wù)信息動態(tài)實現(xiàn)了集成，切實實現(xiàn)了信息、資金、物流的“三流合一”，極大地提高了企業(yè)的核心競爭力。企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)可以在第一時間通過SAP系統(tǒng)實時掌握企業(yè)的各項經(jīng)濟活動，了解、監(jiān)控與分析企業(yè)的各個部門、車間、工段的生產(chǎn)經(jīng)營情況，從而做出正確的決策，防患于未然，避免各種風(fēng)險的發(fā)生。

三、結(jié)語

任何事物都具有兩面性，ERP系統(tǒng)一方面為內(nèi)部控制的實施創(chuàng)造了有利條件，另一方面它又為內(nèi)部控制帶來了控制環(huán)境、業(yè)務(wù)流程及數(shù)據(jù)安全等方面風(fēng)險加劇的可能。因此，筆者認(rèn)為運用ERP系統(tǒng)優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制的同時，有效防范風(fēng)險不容忽視。