張 淼

（西安醫(yī)學(xué)院，陜西 西安 712000）

高質(zhì)量的檔案管理工作是實現(xiàn)企業(yè)單位健康發(fā)展的重要保障，能夠提高企業(yè)內(nèi)部管理水平，促進企業(yè)在管理方式上創(chuàng)新發(fā)展，對實現(xiàn)企業(yè)利益最大化有著關(guān)鍵的作用。當(dāng)下檔案管理環(huán)節(jié)思想觀念陳舊，管理人才缺乏，管理不夠規(guī)范，檔案管理工作未能得到有效開展。所以在新時期下探討如何高效地進行檔案管理工作有著重要的價值。

1 重要意義

1）提高管理水平。在企業(yè)的經(jīng)營管理環(huán)節(jié)中，檔案管理工作有著重要的意義，是實現(xiàn)企業(yè)健康發(fā)展的重要保障。通過檔案管理工作的有效開展，能夠提高企業(yè)內(nèi)部管理水平。良好的檔案管理工作，可以讓企業(yè)負(fù)責(zé)人能夠更好地對公司之前發(fā)展過程中存在的問題有更加深入的理解，更加有利于企業(yè)負(fù)責(zé)人規(guī)劃公司后期的經(jīng)營發(fā)展情況。相關(guān)管理人員通過對檔案的查詢亦可以使其更好地制定本部門的管理方案，提高工作中的效率，避免之前出現(xiàn)的工作問題。在檔案管理工作開展的環(huán)節(jié)中，企業(yè)通過不斷對相關(guān)管理制度的更新，進行流程再造，使管理工作的效率大大地提高，促進了公司在管理方式上的創(chuàng)新發(fā)展。

2）加強檔案利用。通過開展檔案管理工作可以加強檔案的利用。進行檔案管理工作最重要的就是通過對檔案的分析利用，為企業(yè)單位的發(fā)展提供技術(shù)性參考，將檔案管理的價值最大化。隨著信息時代的到來，通過檔案獲取相應(yīng)的信息資源已經(jīng)成為主要的方式。通過規(guī)范化的檔案管理工作可以加強檔案的利用，對檔案的收集、歸類、分析進行不斷地創(chuàng)新優(yōu)化，使得信息獲取更加的便捷高效，更加有利于不同企業(yè)之間進行合作發(fā)展。便捷高效地獲取檔案信息使企業(yè)能夠及時地對經(jīng)營戰(zhàn)略進行相應(yīng)的調(diào)整。實現(xiàn)企業(yè)利益的最大化，同時進一步促進了企業(yè)利用檔案資料進行分析處理經(jīng)營管理問題。只用將檔案更好地利用才是實現(xiàn)檔案管理的價值所在。

2 現(xiàn)存問題

1）思想觀念陳舊。在傳統(tǒng)的觀念中檔案管理工作是一項無關(guān)緊要的工作。檔案管理人員在日常工作中所作的內(nèi)容就是將企業(yè)中的檔案文件做好收集、分類存放。對如何更好地在企業(yè)經(jīng)營中使用這些檔案資料，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)新提供技術(shù)資料沒有引起高度的重視，檔案管理工作成為一種形式，沒有充分發(fā)揮其重要的價值。在當(dāng)下的社會環(huán)境中，企業(yè)單位需及時地掌握公司目前經(jīng)營中存在問題，做出更加有利于企業(yè)發(fā)展的決定。如果僅僅只是將企業(yè)檔案進行分類存放不能將其更好地使用服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作就失去了實際應(yīng)用的價值。

2）管理人才缺乏。在檔案管理工作的實際開展過程中，由于管理人員自身業(yè)務(wù)技能問題給檔案管理工作帶來了極大的不便。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)下對檔案管理的需求，龐大的檔案信息資料需要更加高效合理的管理方式進行管理。然而目前大多數(shù)檔案管理人員所掌握的技能并不足以使其能夠更好地處理當(dāng)下所面對問題。管理環(huán)節(jié)中不僅需要管理人員掌握專業(yè)的技術(shù)能力而且仍需其通過采取更加有效的管理方法提高員工對檔案管理工作的重視程度，主動積極地參與檔案管理。然而大多數(shù)管理人員在實際工作中往往沒有根據(jù)實際情況對自身的管理方式進行調(diào)整，導(dǎo)致檔案管理工作未能取得預(yù)期成果。

3）管理不夠規(guī)范。目前大多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作不夠規(guī)范，雖然企業(yè)的文件制度對管理工作進行了詳細(xì)的規(guī)定，然而在實際的運行環(huán)節(jié)中管理人員往往對文件規(guī)定的內(nèi)容沒有足夠重視，更嚴(yán)重的根本沒有執(zhí)行相關(guān)管理事項。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因是管理文件在制定的過程中沒有結(jié)合檔案管理過程中的實際情況，使得管理可操作性極差，部分管理措施根本無法應(yīng)用到實際工作中。無法更好地使用管理方式管理人員便不再重視對文件的執(zhí)行，形成一種惡性循環(huán)。除此之外管理人員在發(fā)現(xiàn)員工工作中存在的問題時未能及時進行處理，加強員工對檔案管理所需技能的培訓(xùn)，導(dǎo)致員工在檔案管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)各種錯誤。

3 工作策略

1）重視管理工作。檔案管理能否實現(xiàn)其重要的價值意義與檔案管理環(huán)節(jié)中每個參與人員的重視程度緊密相關(guān)。在實際的工作化解中部分員工沒有充分意識到檔案管理的重要性，未能主動積極地參與到管理環(huán)節(jié)中。為了更好地進行檔案管理，需要提高員工對檔案管理的意識，只有員工重視該項工作時其自身會更加投入到日常的工作中，避免工作中出現(xiàn)低級的失誤，并且員工能夠主動反思總結(jié)檔案管理過程中存在的問題更好地結(jié)合實際情況提出自己的建議，促進了管理制度的創(chuàng)新。員工的重視程度提高有利于更好地執(zhí)行企業(yè)單位的文件制度，使檔案管理工作能夠高效地開展。

2）提高員工素質(zhì)。員工的綜合素質(zhì)對檔案管理工作在具體執(zhí)行環(huán)節(jié)能否取得好的效果起著決定性作用。隨著信息數(shù)據(jù)的急劇擴增對檔案管理員工所需的技能要求越來越高，需要員工不斷地學(xué)習(xí)努力提高自身的專業(yè)技能才能在當(dāng)前的環(huán)境中更好地完成檔案管理工作。企業(yè)應(yīng)加強員工技能的培訓(xùn)，通過內(nèi)部的專業(yè)技能分享或者聘請相關(guān)專業(yè)人員對員工進行專項指導(dǎo)。員工需結(jié)合自身工作中面臨的實際情況有針對性地選擇相應(yīng)的培訓(xùn)課程。企業(yè)單位需定期開展對員工專業(yè)技能的考核，使員工在考核的過程中及時發(fā)現(xiàn)自身所欠缺的專業(yè)技能，并進行強化訓(xùn)練提高。除了在專業(yè)技能上對員工進行培訓(xùn)提高，還應(yīng)加強員工的個人修養(yǎng)讓員工在與同事之間的工作配合上能夠更加順暢，在對管理人員制定的工作內(nèi)容上能夠堅決執(zhí)行，并積極主動地參與到檔案管理工作中。

3）創(chuàng)新管理方式。當(dāng)前檔案管理過程中面對的信息數(shù)據(jù)類型更加多樣復(fù)雜，只有結(jié)合目前檔案管理過程中存在的實際問題對管理方式進行創(chuàng)新才能夠使檔案管理工作更好地服務(wù)于企業(yè)單位的發(fā)展。面對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案及數(shù)字化信息數(shù)據(jù)需采取不同的管理方式，在檔案的收集、分類、分析、使用環(huán)節(jié)中選擇更加適合的管理方法提高各環(huán)節(jié)的工作效率，減少工作中出現(xiàn)問題的概率。創(chuàng)新管理方式使管理人員能夠更加高效地對過程中的問題進行管控約束，能夠制定更加有利于員工綜合素質(zhì)提升的管理規(guī)范，使員工的主人翁意識得到提高，員工更加主動參與到檔案管理環(huán)節(jié)中為檔案管理提出更加結(jié)合實際的創(chuàng)新建議。

3 結(jié)束語

在新時期下通過重視管理工作、提高員工素質(zhì)、創(chuàng)新管理方式，有助于更好地進行檔案管理工作，進而提高企業(yè)單位內(nèi)部管理水平，使管理工作的效率大大地提高，促進了企業(yè)單位在管理方式上的創(chuàng)新發(fā)展。企業(yè)單位更好地使用檔案管理工作所產(chǎn)生的實際價值，實現(xiàn)企業(yè)利益的最大化。