劉建祥

（會(huì)東縣公路養(yǎng)護(hù)事業(yè)發(fā)展中心，四川 涼山彝族自治州 615200）

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷增長(zhǎng)以及事業(yè)單位的不斷革新，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)也變得更為激烈，在此背景下，事業(yè)單位要想進(jìn)行轉(zhuǎn)型就必須注重檔案管理工作的信息化發(fā)展。如今，現(xiàn)代化社會(huì)的進(jìn)程在逐漸加快，要想能跟上社會(huì)的發(fā)展步伐并將單位的發(fā)展需求進(jìn)行滿足，就需要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行信息化建設(shè)，這樣不但可以將信息資源的共享范圍及運(yùn)作效率進(jìn)行提高，同時(shí)還能促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的穩(wěn)定發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)具備的優(yōu)勢(shì)

1）資料的搜索以及應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。結(jié)合我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理工作現(xiàn)狀可以發(fā)現(xiàn)，人們要想對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行查詢首先需要提交相應(yīng)的申請(qǐng)，而這也使得信息的查詢程序變得極為繁瑣。不僅如此，因?yàn)樾畔⒌牟樵冋邔?duì)信息的應(yīng)用存在不同的狀況，在查看期間也會(huì)導(dǎo)致信息資源的紙張出現(xiàn)老舊問(wèn)題，這在很大程度上都會(huì)影響對(duì)信息的長(zhǎng)期收集及保存。而且工作人員在依據(jù)程序排放檔案資料的過(guò)程中，如果他們出現(xiàn)失誤并使排序出現(xiàn)錯(cuò)誤，其也會(huì)影響信息管理后續(xù)工作的開展。通過(guò)將信息化技術(shù)應(yīng)用到信息資源的整理及歸納工作中，人們可以利用計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)信息進(jìn)行錄入及查找，其不但可以優(yōu)化查詢資料的步驟，同時(shí)還能將檔案信息的利用率進(jìn)行全面的提高，而排序錯(cuò)誤以及分類異常等問(wèn)題也可得到有效地避免，至于事業(yè)單位的檔案管理工作也可更高效地開展[1]。

2）信息保存優(yōu)勢(shì)。過(guò)去人們是借助紙張對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入、整理以及記錄的，而在存儲(chǔ)這些信息的過(guò)程中他們也會(huì)留意保存的環(huán)境，同時(shí)還要做好防蟲、防霉等工作。不僅如此，采用傳統(tǒng)的檔案信息存儲(chǔ)方式由于存儲(chǔ)的時(shí)間較長(zhǎng)，其也會(huì)導(dǎo)致紙張泛黃，而手抄本一旦被破壞，其修復(fù)的難度是極大的。借助信息化形式對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，其可將傳統(tǒng)的紙張存儲(chǔ)方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮哟鎯?chǔ)，這樣海量的檔案信息便可直接保存在計(jì)算機(jī)中，這樣也可有效避免受到時(shí)間過(guò)長(zhǎng)的影響進(jìn)而對(duì)紙張?jiān)斐蓳p壞，而檔案信息的存儲(chǔ)時(shí)間也會(huì)隨之得到延長(zhǎng)。最后通過(guò)開展信息化檔案管理工作，其對(duì)信息存儲(chǔ)環(huán)境的要求也會(huì)降低，對(duì)于新建的檔案資料也可直接錄入到電子文件中進(jìn)行存儲(chǔ)，這也使得事業(yè)單位開展的檔案管理工作變得更加簡(jiǎn)便、高效。

2 檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題分析

1）重視程度有待提高。隨著事業(yè)單位檔案工作的不斷改革，檔案管理工作也變得更加正規(guī)，人們的檔案管理意識(shí)也隨之得到了提高，特別是在科研教學(xué)領(lǐng)域更是得到了優(yōu)化和完善。不過(guò)從整體角度分析，人們對(duì)檔案管理信息化的重視程度還有待提高，再加上受到經(jīng)費(fèi)的限制，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)也受到了很大的阻礙。

2）缺乏充足的資金。對(duì)于事業(yè)單位而言，因?yàn)槿狈Τ渥愕馁Y金，也使得檔案信息化建設(shè)缺乏配套的軟、硬件設(shè)施，而檔案信息化的建設(shè)工作也只局限在書面，檔案管理部門依然是采用傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)及管理，由于沒有充足設(shè)備的支持，檔案信息化的利用率也無(wú)法得到有效地提高，而這在很大程度上也限制了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

3）管理人員素質(zhì)低下。在開展檔案管理信息化建設(shè)工作的過(guò)程中，因?yàn)槿狈I(yè)的信息人才，也使得該工作無(wú)法得到單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。雖然有些事業(yè)單位也對(duì)檔案管理信息化建設(shè)投入了大量資金，且管理?xiàng)l件也在逐漸優(yōu)化，但由于檔案管理人員的專業(yè)能力及素質(zhì)較為低下，也使得他們無(wú)法對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行靈活地運(yùn)用，而檔案管理信息化建設(shè)的效果也無(wú)法得到有效地提高。

3 檔案管理信息化建設(shè)的有效對(duì)策

1）加大對(duì)管理人員的培訓(xùn)力度。隨著社會(huì)科技的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)也成為單位發(fā)展的必然選擇，通過(guò)開展信息化建設(shè)工作，檔案信息不但可以得到全面的共享，同時(shí)信息也能進(jìn)行遠(yuǎn)程傳輸，對(duì)信息資源工作人員更能便捷檢索，這對(duì)后續(xù)檔案管理工作的開展也是極為有利的。不過(guò)事業(yè)單位要想加快檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，他們還需加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，這樣管理人員也能對(duì)管理流程及檢索等環(huán)節(jié)進(jìn)行熟練地掌握，至于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)他們也能進(jìn)行靈活地運(yùn)用。借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，事業(yè)單位的檔案管理工作的質(zhì)量及效率也會(huì)得到有效地提高，而檔案管理工作也能進(jìn)行更好的建設(shè)及發(fā)展。不僅如此，在開展檔案管理信息化建設(shè)工作的過(guò)程中，事業(yè)單位還需遵循以人為本的原則，這樣不但可以將管理人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行提高，同時(shí)還能增強(qiáng)他們的責(zé)任意識(shí)，通過(guò)按照管理要求開展檔案管理工作，工作的成效也會(huì)得到有效地 提高[2]。

2）加大資金投入力度。為了保證事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)工作可以高效開展，事業(yè)單位還需加大對(duì)資金的投入力度，這樣檔案管理部門也會(huì)擁有相應(yīng)的配套軟硬件設(shè)備開展工作，不僅如此，事業(yè)單位還需對(duì)檔案管理信息化平臺(tái)進(jìn)行合理建立，這樣不但可以將事業(yè)單位的檔案管理信息化水平進(jìn)行提升，同時(shí)還能促進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)及發(fā)展。

3）對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行大力地開發(fā)。在開展檔案管理信息化建設(shè)工作的過(guò)程中，事業(yè)單位不僅要加大自身對(duì)該工作的重視程度，同時(shí)還要對(duì)檔案管理應(yīng)用軟件進(jìn)行全面地開發(fā)，通過(guò)投入充足的資金，檔案管理信息化建設(shè)工作也可更穩(wěn)定、高效的開展，而事業(yè)單位的檔案管理信息化水平也會(huì)得到有效地提升，檔案管理工作的質(zhì)量及效率也會(huì)得到提高。不僅如此，事業(yè)單位的各部門間也要進(jìn)行有效的溝通和聯(lián)系，這樣檔案管理人員可及時(shí)獲取精準(zhǔn)、全面的檔案信息資料，而事業(yè)單位的日常工作也可高效、有序地開展。

4）對(duì)科學(xué)、高效的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定。當(dāng)下，事業(yè)單位需要結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況，包括進(jìn)行信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，從而對(duì)完善、高效的檔案信息化管理制度進(jìn)行制定。與此同時(shí)，他們還要對(duì)制度中有關(guān)安全管理、格式規(guī)范等內(nèi)容進(jìn)行高度重視，之后再通過(guò)制定績(jī)效考核機(jī)制，并將其融入到檔案管理信息化建設(shè)工作中，檔案管理人員的工作潛力也能得到充分的挖掘[3]。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，要想促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升，并將檔案信息資源的共享范圍及運(yùn)行效率進(jìn)行提升，事業(yè)單位需要大力開展檔案管理信息化建設(shè)工作，通過(guò)將計(jì)算機(jī)技術(shù)具備的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行全面地發(fā)揮，事業(yè)單位也能進(jìn)行更好的生存及發(fā)展。此外，針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)期間存在的問(wèn)題，事業(yè)單位也要結(jié)合自身情況對(duì)其進(jìn)行分析，同時(shí)還要找到問(wèn)題出現(xiàn)的原因并采取有效措施將其解決，只有這樣，檔案管理工作才能得到全面的革新及發(fā)展，而其自身的檔案管理信息化水平才能得到最大限度地提高。