◎周瑜

近年來，隨著"三個(gè)體系"、"五檔共建"以及"最多跑一次"等新時(shí)期要求的大力推廣與建設(shè)，檔案工作的重要性也日益提升。正如，習(xí)近平總書記在2018 年3 月20 日第十三屆全國人民代表大會(huì)第一次會(huì)議上所說："歷史已經(jīng)并將繼續(xù)證明，只有社會(huì)主義才能救中國，只有堅(jiān)持和發(fā)展中國特色社會(huì)主義才能實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興"。而如何才能更好的"堅(jiān)持和發(fā)展"呢？或許就需要不斷從已有的歷史檔案中找尋規(guī)律并妥善保管，以發(fā)揮指引未來更大的作用，正是基于這樣的新時(shí)代要求，醫(yī)院檔案工作也需要不斷提高和完善。

一、醫(yī)院檔案工作的基本要求和使命

早在2003 年，任浙江省委書記習(xí)近平同志就曾指出"經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案"。醫(yī)院檔案包括的種類較多，主要以專業(yè)技術(shù)人員檔案、會(huì)計(jì)檔案、設(shè)備檔案、文書檔案、科研檔案等組成，而在形式上以紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案、音像檔案等載體組成。在過去，醫(yī)院檔案部門一直作為行政后勤的服務(wù)部門而存在，是所有部門最后集中移交信息的環(huán)節(jié)，這也是檔案工作的基本屬性所決定的，但與此同時(shí)，難免就會(huì)造成信息的滯后，所以就要求檔案人員在一般日常工作中能參與到檔案的形成環(huán)節(jié)中，這既是監(jiān)督也是完善檔案形成的有力措施，避免重要檔案由于非檔案工作人員的認(rèn)識(shí)不同而造成不可逆轉(zhuǎn)的丟失、遺棄，例如：設(shè)備檔案的開箱驗(yàn)收、不定期對(duì)科室檔案的行政進(jìn)行考察等等。簡而言之，做好檔案的收集、整理、保管、利用就是醫(yī)院檔案工作的基本要求和使命。

二、新時(shí)期對(duì)醫(yī)院檔案工作的新要求

2018 年9 月，省"兩辦"出臺(tái)《關(guān)于加快推進(jìn)新時(shí)代檔案資源建設(shè)的意見》（以下簡稱為"意見"），這是一份具有時(shí)代標(biāo)桿式的重要文件，明確了在新時(shí)期檔案工作中檔案資源建設(shè)的重要地位，樹立了實(shí)現(xiàn)"六個(gè)浙江"、"四個(gè)強(qiáng)省"的建設(shè)目標(biāo)。檔案資源是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、認(rèn)識(shí)規(guī)律、延續(xù)歷史的根本，沒有完善的檔案資源收集，便是不全面的歷史，更何談指導(dǎo)未來的發(fā)展？另外，隨著"最多跑一次"改革的要求與深入實(shí)踐，就對(duì)現(xiàn)有的檔案資源提出了更高層次的要求，不僅要收集全面，還要利用便捷，這就亟需加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時(shí)代信息管理的建設(shè)和管理，通過加強(qiáng)各種信息的匯集來提高檔案資源的收集工作，同時(shí)，近年來電子化和掃描、OCR 識(shí)別技術(shù)的逐步強(qiáng)化，使原本需要花費(fèi)大量時(shí)間尋找的"角落信息"能被輕松找到，節(jié)省了大量時(shí)間和提高工作效率，使"最多跑一次"的要求被進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)，這正是《意見》中對(duì)檔案資源建設(shè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型所提出的要求。

基于新時(shí)代中各種新技術(shù)新發(fā)展對(duì)檔案工作所造成的影響，過去在檔案教科書中的條條框框也正在逐漸被打破，當(dāng)今的檔案工作更加強(qiáng)了信息電子化對(duì)檔案工作的影響，以實(shí)用便捷為手段，以更好的便于保管和利用檔案為目標(biāo)。因此，醫(yī)院的檔案工作也在此新時(shí)期要求的指引下進(jìn)行不斷的完善與修整，使檔案工作能不斷適應(yīng)日益發(fā)展的檔案工作形勢和迫切利用檔案資源的需求。在實(shí)際工作中，近些年，以筆者所在的醫(yī)院為例，檔案對(duì)常用檔案進(jìn)行了掃描、并在向檔案館進(jìn)行移交時(shí)也實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)與電子掃描的雙重移交，日常的使用中，也確實(shí)感受到了電子化掃描對(duì)于查檔工作的便利，相信在未來，在逐漸完善紙質(zhì)檔案的掃描工作的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)OCR 識(shí)別技術(shù)的運(yùn)用，以"意見"等最新政策為指導(dǎo)，以檔案工作示范單位為標(biāo)桿，實(shí)現(xiàn)檔案進(jìn)一步地更為全面的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用。

三、進(jìn)一步完善檔案工作

（一）思想

所謂做事先做人，東漢時(shí)期的王逸曾在《楚辭？章句》中提到："不受曰廉，不污曰潔。"大致意思就是不接受別人饋贈(zèng)的錢財(cái)禮物，不讓自己清白的人品受到玷污，也就是廉潔。為什么要提到廉潔呢？因?yàn)榻┠臧l(fā)生了一些檔案工作人員--特別是知道單位機(jī)密的人員--沒有經(jīng)受住廉潔這道考題，經(jīng)不住誘惑而泄露了國家機(jī)密，造成重要損失，自己也是付出了很大的代價(jià)，確實(shí)是非?？上?。因此，反思我們?cè)谧鰴n案工作前，或許還是應(yīng)該先樹立好自己的政治立場和思想覺悟，不斷提高自己的認(rèn)識(shí)水平，使自己避免受到各種誘惑，真正能沉下心來埋頭做檔案，深入挖掘檔案的深層作用，更好地為單位、為需要查檔的人群服務(wù)。

（二）能力

認(rèn)識(shí)總是一個(gè)漸進(jìn)的過程，隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求近些年也有著巨大的變化。因此，這就要求亟需加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，進(jìn)一步弘揚(yáng)檔案人員新時(shí)代浙江檔案人職業(yè)精神。包括每年不斷學(xué)習(xí)新的要求與規(guī)范，不斷改進(jìn)自己的工作，而不是固步自封，應(yīng)不斷使自己的檔案工作能適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求。正如現(xiàn)在每年對(duì)專業(yè)技術(shù)人員所要求的繼續(xù)教育學(xué)時(shí)一樣，初衷都是為了讓我們檔案人員能不斷認(rèn)識(shí)和了解現(xiàn)在檔案工作的新形勢，學(xué)習(xí)和接收檔案領(lǐng)域的新思想新方法，使那些已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代需求的成規(guī)舊矩被破除，用更加簡便、更加靈活的方式來整理現(xiàn)在日益增多的檔案工作，不僅要根據(jù)重要程度和實(shí)際情況設(shè)立合適的歸檔范圍，并且要對(duì)方方面面歸檔過來的材料進(jìn)行鑒定、整理、歸檔、利用。再比如醫(yī)院檔案工作，由于專業(yè)技術(shù)人員眾多、每年新增文書檔案、設(shè)備檔案等也數(shù)目很大，而現(xiàn)在又提倡電子歸檔，因此完全可以將過去掃描大量紙質(zhì)材料的時(shí)間節(jié)省下來，這樣既可以保證了電子版的歸檔，同時(shí)更多的是節(jié)省了檔案工作人員的掃描時(shí)間，使節(jié)省下的時(shí)間能更多的被用于檔案的編研工作，挖掘更深層次的檔案信息與聯(lián)系，同時(shí)能有時(shí)間不斷學(xué)習(xí)、工作方法與能力也得以進(jìn)一步提升，更好的為現(xiàn)在、更為未來所服務(wù)，創(chuàng)造巨大價(jià)值。另外，更為便捷的方式是直接向科室接收電子文件，甚至是科室通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接向檔案系統(tǒng)傳輸電子文件，在這普遍倡導(dǎo)"最多跑一次"的新形勢下，直接通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳輸文件，使得這僅有的"跑一次"都可以被節(jié)約，節(jié)約的不僅是歸檔部門與檔案接收部門的時(shí)間，還可以方便歸檔，另外，如果可以直接上傳到云備份那對(duì)今后的檔案保管和避免丟失都是很有好處的。

四、新時(shí)期檔案工作的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

正如上文所說，目前檔案工作也面臨著很多變革與創(chuàng)新，這既是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)，機(jī)遇的是可以有更多年輕一輩更加有自己獨(dú)特眼光和觀點(diǎn)的人站出來，提出自己的想法和建議，給過去一成不變的檔案整理方式松松土，使新技術(shù)的養(yǎng)分得以澆灌進(jìn)去，使檔案工作能更加便捷和安全。

但是，同時(shí)我們也不得不注意到要實(shí)現(xiàn)檔案專業(yè)更好的發(fā)展，目前，仍然存在著一些不可回避也需要注意的問題：1.歸檔范圍的制定：現(xiàn)在檔案接收歸檔的材料正在日益增多，質(zhì)量良莠不齊，這需要檔案工作人員有鑒別檔案質(zhì)量的能力，哪些屬于永久、哪些屬于30 年、哪些屬于10 年、哪些不需要?dú)w檔，這都是需要不斷學(xué)習(xí)和結(jié)合時(shí)代要求才能分辨的，畢竟，時(shí)代在變化，同一份材料的價(jià)值也是在不斷變化的。2.電子傳輸?shù)陌踩?、服?wù)器存儲(chǔ)容量與后期運(yùn)行維護(hù)工作：目前，檔案在文書、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)、實(shí)物檔案等方面確實(shí)涉及范圍很廣，一些文檔資料順應(yīng)"電子化"趨勢的要求逐漸變成電子歸檔甚至靠單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，因此，這就不得不考慮在傳輸過程中電子文檔的安全性，特別是對(duì)一些涉密檔案必須做好保密工作，不得進(jìn)行電子掃描，以防信息泄露。另外，大量的電子文件，對(duì)檔案系統(tǒng)的服務(wù)器容量和后期的運(yùn)行維護(hù)提出了更高的要求，這不僅要求檔案管理人員需要做好日常維護(hù)工作、定期檢查，同時(shí)也需要單位信息技術(shù)部門的大力支持，做好應(yīng)急預(yù)案，使得當(dāng)檔案存儲(chǔ)出現(xiàn)問題時(shí)，各個(gè)負(fù)責(zé)人能在第一時(shí)間響應(yīng)，及時(shí)修復(fù)，使檔案資料的損失降到最低。3.檔案的保管與銷毀：經(jīng)過長時(shí)間檔案的歸檔，很多檔案已經(jīng)超過保管時(shí)間，這就需要進(jìn)行銷毀工作。向單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行銷毀檔案的申請(qǐng)，在得到批準(zhǔn)后登記造冊(cè)，最后做好監(jiān)銷工作，這個(gè)過程需要檔案人員細(xì)心且耐心的清點(diǎn)整理，在銷毀前重新鑒定時(shí)也應(yīng)更為慎重，多與相關(guān)部門和有經(jīng)驗(yàn)人士積極溝通，避免損失重要?dú)v史資料，這就需要檔案人員具備長遠(yuǎn)的眼光與與時(shí)俱進(jìn)的思想，不斷了解現(xiàn)在最新的形式，從而做出正確的判斷。

五、結(jié)語

檔案工作任重而道遠(yuǎn)，既需要檔案人員掌握所應(yīng)該具備的基本素質(zhì)，也要求能不斷學(xué)習(xí)，以順應(yīng)最新的檔案形勢，并且，在這個(gè)機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的時(shí)代，我們檔案工作者也要不斷學(xué)習(xí)，在工作中不斷提高自己，勤于思考，勇于創(chuàng)新，為檔案事業(yè)做出自己最大的貢獻(xiàn)，讓保存下來的檔案發(fā)揮最大的作用！