陳連睿

（重慶燃?xì)饧瘓F(tuán)股份有限公司，重慶 400020）

1 健全機(jī)構(gòu)強(qiáng)管理

重慶燃?xì)馐且患覈?guó)有控股上市企業(yè)，天然氣供應(yīng)范圍覆蓋重慶市25個(gè)區(qū)縣，服務(wù)客戶(hù)512萬(wàn)戶(hù)。在近50年的發(fā)展進(jìn)程中，歷屆領(lǐng)導(dǎo)都高度重視檔案工作，早在1998年就從兩個(gè)層面落實(shí)職責(zé)機(jī)構(gòu)，一是在集團(tuán)層面成立檔案科，歸口集團(tuán)辦公室管理，配備5名專(zhuān)職檔案人員，負(fù)責(zé)集團(tuán)總部檔案工作,并管理、指導(dǎo)集團(tuán)下屬32家分子公司的檔案工作；二是32家分子公司層面，都明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和牽頭科室，配設(shè)檔案管理專(zhuān)兼職人員，負(fù)責(zé)所在單位的檔案管理工作，并根據(jù)自身發(fā)展實(shí)際情況，確定檔案的管理模式?，F(xiàn)公司主要有兩種管理模式：一是“集中庫(kù)藏、集中管理”，二是“集中庫(kù)藏、歸口管理”，公司檔案工作體系日益完善。

2 完善制度抓落實(shí)

“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”，公司先后制定了《檔案管理辦法》《關(guān)于進(jìn)一步做好檔案工作的實(shí)施意見(jiàn)》、《文件材料歸檔范圍和保管期限》、《重大活動(dòng)檔案管理辦法（暫行）》、《管線(xiàn)工程圖檔管理實(shí)施辦法》等規(guī)章制度29個(gè)，明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)、歸檔范圍及整理要求，使文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，確保各類(lèi)檔案規(guī)范管理。為保證制度落地落實(shí)，避免籠統(tǒng)而流于形式，專(zhuān)門(mén)統(tǒng)一制發(fā)集團(tuán)公司各門(mén)類(lèi)檔案操作指引4個(gè)、建設(shè)工程文件整理與歸檔指南1個(gè)，使管理更趨完善，也更具可操作性。

3 檔案管理硬件標(biāo)準(zhǔn)化

建標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房。公司領(lǐng)導(dǎo)為檔案工作順利開(kāi)展，提供了充足的人力、財(cái)力、物力保障，檔案硬件建設(shè)得到提檔升級(jí)。公司總部新辦公樓建設(shè)之初，就規(guī)劃出600多平方米一層樓作為檔案辦公和庫(kù)房區(qū)，庫(kù)房安裝密集架800立方米；配齊各類(lèi)專(zhuān)業(yè)設(shè)備約40臺(tái)，庫(kù)房設(shè)施設(shè)備投資就達(dá)150多萬(wàn)元。

4 檔案管理軟件規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

規(guī)范公文制發(fā)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。公文是檔案的前身，公文的質(zhì)量，直接決定了檔案的質(zhì)量。公司先后出臺(tái)公文改版、規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱(chēng)及發(fā)文代字等通知，對(duì)上行文、下行文、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等文種格式、發(fā)文代字等進(jìn)行了規(guī)范，公文實(shí)體質(zhì)量的提高，大大推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

細(xì)化基礎(chǔ)管理，扎實(shí)抓好歸檔工作。一是檔案管理工作納入考核項(xiàng)目，與經(jīng)濟(jì)效益與評(píng)先掛鉤；二是理順、疏通收集渠道，對(duì)管理性文件資料統(tǒng)一由辦公室、黨辦機(jī)要秘書(shū)負(fù)責(zé)收集、移交歸檔；對(duì)管網(wǎng)、基建項(xiàng)目和設(shè)備方面的文件資料，公司專(zhuān)門(mén)召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)，理順各部門(mén)的銜接關(guān)系，明確了責(zé)任部門(mén)和工作流程，即：由市場(chǎng)發(fā)展部在下工程計(jì)劃時(shí)統(tǒng)一給工程號(hào)，并通知檔案科；實(shí)施過(guò)程中，工程建設(shè)中心檔案員實(shí)行全過(guò)程跟蹤，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決；在工程驗(yàn)收前，先組織對(duì)檔案材料進(jìn)行嚴(yán)格預(yù)驗(yàn)收，完善各種手續(xù)后，方能進(jìn)行正式工程驗(yàn)收；檔案資料沒(méi)有按要求完成手續(xù)的，不能提取工程項(xiàng)目的尾款，以上措施的完善，規(guī)范了歸檔流程，保障了各門(mén)類(lèi)檔案文件材料的收集齊全完整。

5 提檔升級(jí)，推進(jìn)檔案數(shù)字化

為最大限度保管和保護(hù)庫(kù)存實(shí)體檔案安全，加強(qiáng)檔案信息集中統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體與圖像關(guān)聯(lián)，提升檔案信息利用效率。從2008年開(kāi)始，到2010年，再到2018年，分三次對(duì)公司總部庫(kù)藏的9727卷，51482件，7060張照片檔案進(jìn)行了數(shù)化，共計(jì)數(shù)化1396856頁(yè)，與此同步建設(shè)開(kāi)發(fā)了重慶燃?xì)鈾n案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

6 加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)

一是走出去，堅(jiān)持每年組織檔案人員參加市局的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和到市內(nèi)先進(jìn)單位參觀(guān)學(xué)習(xí)、交流；二是內(nèi)訓(xùn)加交流，堅(jiān)持公司內(nèi)部組織內(nèi)訓(xùn)師授課、實(shí)操教學(xué)，檔案先進(jìn)工作者現(xiàn)場(chǎng)介紹和展示規(guī)范的檔案整理流程和檔案實(shí)體，答疑解惑、取長(zhǎng)補(bǔ)短，培訓(xùn)取得實(shí)效；三是沉下去，送教上門(mén)，量身打造培訓(xùn)課件，根據(jù)基層單位的不同需求，公司檔案科人員主動(dòng)走進(jìn)各分子公司，量身打造PPT培訓(xùn)課件，對(duì)其在檔案收集和質(zhì)量把關(guān)工作的問(wèn)題進(jìn)行了現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和答疑。

7 多措并舉，抓好檔案質(zhì)量

一是編制各門(mén)類(lèi)檔案操作指引，規(guī)范工作流程。根據(jù)各單位的不同性質(zhì)和檔案形成特點(diǎn)，編制了文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案和檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)填報(bào)操作指引，幫助檔案人員盡快掌握技術(shù)規(guī)范、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和工作流程。二是推行“重操作，請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的工作方式。適時(shí)對(duì)檔案工作欠賬較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，請(qǐng)檔案人員到公司檔案科進(jìn)行手把手輔導(dǎo)，各門(mén)類(lèi)檔案逐一示范操作，讓他們?cè)诙虝r(shí)間內(nèi)掌握檔案收集整理的操作步驟，盡快勝任崗位要求。三是走進(jìn)工程最前沿，從源頭抓好檔案質(zhì)量。為促進(jìn)科技檔案質(zhì)量從文件形成起就得到有效保障，我們將終端審核、收集、整理向檔案形成的前端推進(jìn)，走進(jìn)工程建設(shè)施工工地，對(duì)工程技術(shù)人員、資料員等開(kāi)展工程檔案編制驗(yàn)收相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)，為后期檔案審核、移交、結(jié)算、轉(zhuǎn)固速度的加快夯實(shí)基礎(chǔ)。四是制作標(biāo)準(zhǔn)模板，圖文并茂展示檔案編制質(zhì)量要求。為給工程技術(shù)人員、資料員、檔案員直觀(guān)形象地展示檔案資料編制要求，我們精心制作科技檔案各類(lèi)文件模板，促使檔案資料編制人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)檔案質(zhì)量要求一目了然，推動(dòng)檔案編制、整理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

8 強(qiáng)化安全防范管理，檔案管理“零事故”

理清單，全排查。認(rèn)真貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局檔案安全風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)防范工作要求，結(jié)合企業(yè)實(shí)際制定檔案室檔案安全主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)清單20條，并迅速向32家分子公司傳達(dá)文件精神，布置任務(wù)。全司上下高度重視，立即響應(yīng)，對(duì)照清單，全面排查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題制定整改措施，列出整改計(jì)劃，落實(shí)整改責(zé)任。

“回頭看”，抓整改保實(shí)效。為確保集團(tuán)32家分子公司檔案安全風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)防范落實(shí)到位，督促各單位按時(shí)向集團(tuán)檔案科報(bào)備檔案自查報(bào)告及整改計(jì)劃，并結(jié)合檔案安全專(zhuān)項(xiàng)檢查，對(duì)照問(wèn)題清單和整改計(jì)劃，對(duì)各分子公司檔案實(shí)體、庫(kù)房等進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查，確保檔案安全責(zé)任落實(shí)到位、防范措施執(zhí)行到位和安全隱患整改到位。

通過(guò)文件精神傳達(dá)、安全培訓(xùn)、安全檢查，督促各單位建立健全檔案安全管理制度，提高檔案安全意識(shí)，壓實(shí)安全責(zé)任，全面提升檔案安全管理水平，建司近50年，集團(tuán)總部5萬(wàn)多件、2.8萬(wàn)多卷檔案、下屬32家分子公司25萬(wàn)多件、17.8萬(wàn)多卷檔案均未發(fā)生一起安全 事故。

9 找準(zhǔn)服務(wù)需求，做好檔案利用與服務(wù)工作

為適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，針對(duì)服務(wù)內(nèi)容的需求出現(xiàn)多樣性、復(fù)雜性的新特點(diǎn)，我們以問(wèn)題和需求為導(dǎo)向，在保證安全保密的情況下，“訂單式”服務(wù)，通過(guò)OA辦公系統(tǒng)、電話(huà)、傳真、QQ、上門(mén)服務(wù)等渠道，提供最快捷、最準(zhǔn)確、最原始的檔案資料，2014-2018年公司各級(jí)檔案部門(mén)共提供利用10485人次，32737卷（件），為公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策、管網(wǎng)運(yùn)行維護(hù)、應(yīng)急搶險(xiǎn)、資產(chǎn)評(píng)估、信訪(fǎng)穩(wěn)定等工作中發(fā)揮了重要作用，檔案價(jià)值得以充分發(fā)揮。

10 突出特色，做好檔案宣傳

為充分調(diào)動(dòng)全員參與檔案建設(shè)的積極性，讓大家關(guān)注檔案、走進(jìn)檔案、人事檔案的價(jià)值，我們堅(jiān)持每年“6.9國(guó)際檔案日”進(jìn)行檔案主題宣傳月活動(dòng)，根據(jù)公司實(shí)際和檔案庫(kù)藏特色制作和布展宣傳展板，生動(dòng)、形象、詳實(shí)地展示資料文件變身檔案的全過(guò)程，還通過(guò)漫畫(huà)形式敘述日常檔案實(shí)體保護(hù)、檔案利用常識(shí)。通過(guò)宣傳活動(dòng)，進(jìn)一步增強(qiáng)了檔案人員的責(zé)任感，提高了干部職工的檔案意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。綜上所述，檔案管理是一項(xiàng)綜合性、基礎(chǔ)性工作，隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的發(fā)展，檔案的數(shù)量與日俱增，其中的難度、問(wèn)題還有很多，檔案工作將面臨更大的挑戰(zhàn)，只有嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度，以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化鞏固檔案管理，才能充分發(fā)揮檔案的作用，才能更好地為企業(yè)的各項(xiàng)工作服務(wù)。