鄧 華

（山東省泰安市人力資源和社會(huì)保障局，山東 泰安 271000）

在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，較多的新科技和新方法已經(jīng)被應(yīng)用到各行各業(yè)中，極大地提高了各行業(yè)的管理效率。人事檔案是事業(yè)單位在進(jìn)行工作人員信息管理過程中形成的。能夠有效提高人才利用和工作配置，是對(duì)人才進(jìn)行全面考察、了解、評(píng)價(jià)和使用依據(jù)。最近幾年中，隨著人事管理體制以及相關(guān)指數(shù)的進(jìn)一步改革，針對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作進(jìn)行必要的改進(jìn)則顯得尤為關(guān)鍵。

1 開展事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要意義

1.1 有利于更好地對(duì)我國事業(yè)單位內(nèi)部的人力資源結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化

作為事業(yè)單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，人事檔案管理能夠促進(jìn)事業(yè)單位的人才管理，為相關(guān)工作的進(jìn)展提供有力的支持。從當(dāng)前我國事業(yè)單位人事檔案管理的主要內(nèi)容來看，主要是由相關(guān)人才的具體信息以及學(xué)歷、簡歷等具體內(nèi)容構(gòu)成。因此，我國大多數(shù)事業(yè)單位對(duì)各種人才進(jìn)行錄用與考核時(shí)，都會(huì)依據(jù)此類人事檔案管理的具體內(nèi)容進(jìn)行審核與判定。但是，為了更好地保證我國事業(yè)單位內(nèi)部人才錄用的公平性與準(zhǔn)確性，事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案管理體系仍然需要在更大程度上提高。在我國事業(yè)單位人事管理過程中，使用這種人事檔案管理制度可以方便對(duì)他們的檔案資料進(jìn)行了解編制，從而使基層管理過程更加簡單化。事業(yè)單位人事檔案管理是在事業(yè)單位檔案管理中形成的，這是一個(gè)記錄，主要反映和記錄員工的個(gè)人工作能力的部門。記錄的主要形式是書面記錄，包括對(duì)本單位工作人員的工作表現(xiàn)、學(xué)歷、工作技能等進(jìn)行全面敘述。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國大部分事業(yè)單位開始逐漸使用數(shù)字化信息系統(tǒng)建立人事檔案。

1.2 可以有效加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部的控制建設(shè)

我國當(dāng)前大多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)是由財(cái)務(wù)管理、安排工作以及人員管理這三大內(nèi)容相互作用，組合成一個(gè)龐大的體系，這些具體內(nèi)容是否能夠順利開展，有效保證了我國大多數(shù)單位內(nèi)部各方面的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。做好人事檔案管理工作，能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)職進(jìn)行人才分析，幫助企業(yè)選擇更加付各企業(yè)發(fā)展需求的人才安排，并把人力資源優(yōu)勢(shì)發(fā)揮，制定更加合理的決策。可見，人事檔案管理工作是十分重要的一環(huán)，各階層領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)重視。人事檔案是事業(yè)單位資源管理部分的主要檔案，能夠?qū)κ聵I(yè)單位人員的工作過程進(jìn)行最真實(shí)的記錄，能夠在進(jìn)行考核、任用以及選拔人才時(shí)作為有效參考依據(jù)。除此之外，事業(yè)單位人事檔案還直接影響著職稱評(píng)定、深造、辦理退休等，因此要全面加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理。另外，我國事業(yè)單位內(nèi)部的控制建設(shè)主要包括對(duì)內(nèi)部人員管理控制，如果事業(yè)單位能夠及時(shí)有效地對(duì)內(nèi)部的人事檔案管理體系進(jìn)行健全或者加強(qiáng)，那么事業(yè)單位內(nèi)部的人員管理水平或者工作效率都會(huì)在極大程度上得到提高。由此可見，可以有效增強(qiáng)事業(yè)單位的控制能力建設(shè)，也可以更好地提高工作人員積極性。

2 新時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題

從基本面上看，目前大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作都能夠依照工作的基本要求進(jìn)行穩(wěn)步開展，在事業(yè)單位基層干部的培養(yǎng)、使用以及管理等工作上都發(fā)揮了較為重要的作用。在實(shí)際的事業(yè)單位人事檔案管理過程中，事業(yè)單位人事檔案管理問題，主要是體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1 相關(guān)管理制度不夠健全

商業(yè)案例管理的內(nèi)容既復(fù)雜又繁瑣，不僅包括學(xué)術(shù)水平的分類，對(duì)工作人員的獎(jiǎng)勵(lì)和制裁，還包括其成長歷史和工作績效的分類。因此，檔案管理工作量非常大，稍加疏忽將導(dǎo)致材料混亂，這將對(duì)以往的工作成績?cè)斐衫速M(fèi)。一些事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)存在缺陷，沒有科學(xué)、規(guī)范的管理系統(tǒng)。管理工作方法存在被動(dòng)管理的情況，在辦公用品、技術(shù)支持、考核等方面沒有具體統(tǒng)一的管理規(guī)定。檔案的收集、歸檔審核工作的嚴(yán)謹(jǐn)性存在諸多的不足，沒有嚴(yán)格地按照相關(guān)規(guī)定來進(jìn)行相關(guān)檔案材料的涂改、抽取、撤換等檔案管理制度沒有進(jìn)行有效實(shí)施，將嚴(yán)重影響規(guī)范化的進(jìn)行檔案管理工作。

2.2 檔案管理人員專業(yè)性存在明顯不足

檔案管理是一項(xiàng)比較重要的工作，部分檔案管理人員由于學(xué)的不是檔案專業(yè)或缺乏系統(tǒng)的知識(shí)技能培訓(xùn)，管理工作水平不足，給事業(yè)單位人事檔案管理工作帶來了不利影響現(xiàn)階段，大部分從業(yè)人員均未接受過相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，并未充分掌握檔案工作的流程，工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)、服務(wù)意識(shí)較弱，操作也很生疏，沒有重視檔案管理工作，阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。盡管有些單位通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，但工作人員由于缺乏專業(yè)能力，跟不上軟件開發(fā)的步伐，不能夠使用計(jì)算機(jī)自由操作。另外，檔案管理人員的更換也較為頻繁，這在一定程度上導(dǎo)致檔案管理工作的連續(xù)性受到巨大影響，最終導(dǎo)致檔案管理的混亂，以及相關(guān)信息的失真。

2.3 人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足

領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，在企業(yè)的發(fā)展過程中，領(lǐng)導(dǎo)只重視項(xiàng)目運(yùn)作，忽略了人事檔案的管理工作，有些人覺得人事檔案管理工作是閑職，只要做好日常記錄，能保證外調(diào)、查檔的正常就可以了。多數(shù)單位使用的管理方式落后，不能滿足當(dāng)前的市場(chǎng)需求，缺乏科學(xué)的管理體制，沒有進(jìn)行管理方法的創(chuàng)新，不能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位持續(xù)健康發(fā)展的需要。所以許多職工干部對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不全，進(jìn)而導(dǎo)致人事檔案管理缺乏秩序性、收集能力不強(qiáng)，缺少有效監(jiān)督和監(jiān)察，甚至在部分事業(yè)單位中根本沒有人過問人事檔案管理工，人事檔案管理的作用難以得到充分發(fā)揮。

2.4 人事檔案缺乏較高的現(xiàn)代化及信息化水平

在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)，不管是收集、整理，還是鑒定、保管，都是實(shí)現(xiàn)檔案信息作為人員安排調(diào)動(dòng)的參考。有一些事業(yè)單位的檔案管理工作還需要通過紙質(zhì)檔案進(jìn)行記錄，影響統(tǒng)計(jì)和收集查閱的效率。個(gè)別單位雖然把個(gè)人信息、檔案目錄在計(jì)算機(jī)內(nèi)進(jìn)行建檔，但并沒有完全達(dá)到計(jì)算機(jī)化，需要通過手動(dòng)資料檢索、調(diào)閱檔案等，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)流于形式，使檔案的管理工作效率沒有提升。隨著信息化科技時(shí)代的到來，人事檔案管理工作通過和信息技術(shù)想融合，建立相關(guān)的互聯(lián)網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)，但是因?yàn)楦鞣N外界條件的制約，當(dāng)前我國依然有部分基層性事業(yè)單位的人事檔案管理工作存在信息化水平低的問題，使得人事檔案管理工作的繼續(xù)發(fā)展受到了制約。

3 進(jìn)行人事檔案管理工作質(zhì)量提高的相關(guān)建議

3.1 做好宣傳工作，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)

首先，創(chuàng)新現(xiàn)有的檔案管理理念。事業(yè)單位要將人事檔案管理工作作為重要工作環(huán)節(jié)，通過對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作力度的加強(qiáng)，有利于促進(jìn)個(gè)人和單位的發(fā)展有著極為重大意義。第二，針對(duì)單位檔案管理工作的開展必須要予以必要的人力、物力以及財(cái)力等方面的支持，進(jìn)一步提升宣傳的整體力度，以求營造出更好的檔案管理工作環(huán)境。第三，要加強(qiáng)人事檔案管理人員的安全教育培訓(xùn)，嚴(yán)格遵守國家的相關(guān)規(guī)章制度，絕對(duì)不允許將檔案內(nèi)容私自泄露和涂改偽造，保證檔案的安全性和準(zhǔn)確性，如果違反規(guī)定，要通過相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行裁決，嚴(yán)重者要追究相關(guān)的法律責(zé)任。通過制定俺哥的管理制度能夠有效提高檔案管理工作的安全性，通過結(jié)合事檔案管理質(zhì)量與管理人員的績效考核，讓人事檔案管理發(fā)展更加制度化、規(guī)范化。

3.2 嚴(yán)格規(guī)范制度，保障檔案管理安全

要加強(qiáng)人事檔案管理規(guī)章制度的貫徹落實(shí)，保證人事檔案管理工作的安全準(zhǔn)確。進(jìn)一步加強(qiáng)檔案整理，深化人事制度的改革，干部職工的聘用、解聘以及辭退等相關(guān)過程都要形成材料，要將事業(yè)單位工作人員的學(xué)歷教育、專業(yè)培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、考核、調(diào)動(dòng)以及工資調(diào)整等檔案的收集都提出了比以往更高的要求。只有確保人事檔案管理工作制度的規(guī)范性，才可以在工作中遵循人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度順利開展相關(guān)管理工作，進(jìn)而逐漸將事業(yè)單位人事檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度完善，保證每一項(xiàng)工作都可以在制度的約束下進(jìn)行展開，檔案工作者通過對(duì)相關(guān)制度的學(xué)習(xí)和利用，使得人事檔案管理工作不斷規(guī)范。做好檔案的整理和相關(guān)材料的甄別工作，確保人事檔案管理工作整體更加的科學(xué)、全面。

3.3 儲(chǔ)備檔案人才，著力提升檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理工作本身千頭萬緒，但是其中又有相對(duì)較強(qiáng)的連續(xù)性。因此，作為檔案管理人員不僅需要有必要的專業(yè)素質(zhì)，而且作為主管單位還應(yīng)該配備相應(yīng)數(shù)量的檔案管理人員，進(jìn)一步提升檔案管理人員的整體素養(yǎng)。事業(yè)單位要不定期對(duì)相關(guān)的人事檔案管理工作人員進(jìn)行宣傳教育，幫助他們掌握現(xiàn)代設(shè)備的使用方法，從而使得人事檔案的管理水平得到有效提高，保證人事檔案管理工作人員明白自身工作內(nèi)容的重要程度。使用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)有效推進(jìn)人事檔案管理工作，保證人事檔案管理工作在科學(xué)規(guī)范的條件下進(jìn)行。除此以外，要不斷提高對(duì)人事檔案管理工作人員的招錄要求，招收那些具有高技巧性、工作能力強(qiáng)、思想意識(shí)端正的人才進(jìn)入人事檔案管理部門。通過這種手段對(duì)人事檔案管理部門的人才體系進(jìn)行健全，實(shí)現(xiàn)真正意義上的人才隊(duì)伍建設(shè)。

3.4 不斷加強(qiáng)人事檔案管理的信息化水平

要經(jīng)常對(duì)人事檔案工作第一線人員進(jìn)行調(diào)研，了解他們對(duì)檔案管理工作的意見，通過分析篩選，改善當(dāng)前單位中存在的人事檔案管理工作方案，通過檔案管理系統(tǒng)的利用，促進(jìn)檔案管理的信息化。根據(jù)我國基層人員對(duì)人事檔案管理的現(xiàn)狀來看，使用過去那種傳統(tǒng)的檔案管理手段進(jìn)行工作，已經(jīng)嚴(yán)重不符合當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展要求，需要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行更新，其中需要做到：首先，事業(yè)單位要積極將科技化的手段融入人事檔案管理工作中來，對(duì)于信息化設(shè)備軟件系統(tǒng)進(jìn)行配備與更新。具體而言，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的投資，研發(fā)相關(guān)軟件，實(shí)現(xiàn)信息化管理。通過互聯(lián)網(wǎng)查閱，方便快捷的了解人事檔案信息，節(jié)約時(shí)間和人力，實(shí)現(xiàn)高效服務(wù)。要學(xué)習(xí)其他事業(yè)單位人事檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，以滿足企業(yè)發(fā)展的需求。

4 結(jié)語

綜上所述，不斷提高的信息化水平，為事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用水平和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展提供了有利條件。在實(shí)際工作開展中，事業(yè)單位應(yīng)密切結(jié)合人事檔案管理工作在具體組織開展過程中面對(duì)的實(shí)際情況，要積極落實(shí)相關(guān)法律法規(guī)的要求，針對(duì)基層事業(yè)單位的人事檔案管理工作進(jìn)一步加強(qiáng)重視，進(jìn)一步提升檔案管理工作的整體質(zhì)量水準(zhǔn)。事業(yè)單位的人事檔案管理工作要使用先進(jìn)的信息技術(shù)，提高管理能力，借以促進(jìn)事業(yè)單位工作質(zhì)量和效率的提高。