于德洪

（吉林省四平市人才服務中心，吉林 四平 136000）

1 檔案管理基礎工作中存在的問題

檔案管理基礎工作是檔案管理工作的重要組成部分，它在檔案的規(guī)范程度和查找的準確度上都是不可或缺的，但在一些企業(yè)里檔案管理系統(tǒng)還存在一些問題。

1.1 檔案管理人員對基礎工作不重視

檔案管理基礎工作較為繁瑣枯燥，使得管理人員對此應付了事。在一些企業(yè)里對檔案的認識程度不夠，無法理解檔案管理的重要，將檔案管理視為可做可不做，這就使得檔案管理過程中出現(xiàn)缺失、分類不明等現(xiàn)象。檔案管理對企業(yè)是非常重要的，基礎工作做的不好導致檔案無法調取，就會對今后的檔案整理工作造成一定的影響。

1.2 檔案的分類不合理

很多企業(yè)在檔案管理中出現(xiàn)分類不合理的現(xiàn)象，分類標準太過單一。有些檔案在分類時只是簡單的按照時間分類，完全沒有考慮內(nèi)容，使得在檢索時非常麻煩常會檢索出大量的檔案。還有的檔案頁碼標注不全，使得檔案缺頁或者排序不當造成檔案的有效性下降。檔案管理缺乏規(guī)范，使得檔案管理混亂，在檔案匯總后就會出現(xiàn)各種 問題。

1.3 檔案的編號缺失或不準確

檔案編號也是檔案管理的重要部分，在一些企業(yè)中檔案管理還是按照傳統(tǒng)的進行編號，使得許多新的內(nèi)容無法準確表達。在檔案管理中還存在這樣的一部分檔案，沒有設計目錄，使得很多檔案無法被準確定義，丟失的部分無法確定，已經(jīng)存在的部分無法排序，影響檔案的分類和內(nèi)容的確定。

1.4 檔案管理缺少高素質的檔案管理人員

在許多企業(yè)中檔案管理人員多是年齡較大的，缺少年輕人，這種結構是不合理的。年齡大的人對新知識接受能力差，很多高新的信息管理方法都無法理解和應用，無法正確使用新的檔案管理系統(tǒng)。缺乏應用信息技術的人員也在一定程度上影響了檔案管理。年輕人對新事物學習快，探索性強，能更好的操作信息管理系統(tǒng)，推進檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化。

1.5 檔案標準化程度低

檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的必要條件之一就是檔案標準化。我國從檔案管理工作開始初期就大力地推廣檔案標準化準則，明確檔案管理工作的重要性和地位，雖然在以后的較長時間里，檔案管理工作形成了初步的標準化體系，但是由于在推廣檔案標準度初期存留下來的歷史問題比較多，例如管理的分散性、標準化程度遠遠達不到現(xiàn)代化水平等，所以到了現(xiàn)階段，我國檔案管理工作面臨著管理設備不齊全、不統(tǒng)一，軟件研發(fā)也沒有遵循國際標準的問題。在這種情況下，檔案管理工作的開展就會出現(xiàn)很大的盲目性，就會導致在發(fā)展的道路上多走很多冤枉路，這樣既浪費了很多人力、物力、財力，又阻礙了檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化。

2 如何加強檔案管理基礎工作的有效性

檔案管理基礎工作在檔案管理中的重要性是毋庸置疑的，它對檔案管理的規(guī)范性準確性及有效性都有積極的意義。為了實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化就要正確對待檔案管理的基礎工作。切實的落實好每一步。

2.1 提高工作人員對檔案管理基礎工作的認識

在現(xiàn)實的工作中企業(yè)要加強對檔案管理基礎工作重要性的培訓，讓檔案管理人員清晰的認識到這份工作的重要，在觀念上強化基礎工作不容馬虎。在實際操作中也要做到準確規(guī)范。在檔案的分類，訂裝和登記等方面要嚴格認真，做到合理，有效。檔案管理人員的素質要高要求，在繁瑣的工作中能堅持不懈怠是非常重要的。檔案管理的好壞也可以看出這個企業(yè)的正規(guī)程度。

2.2 加強檔案管理的標準，使其更正規(guī)化系統(tǒng)化

檔案管理中重要的就是對檔案進行一系列的分類整理登記。但由于檔案管理不嚴密，從而影響了檔案的分類和查找。不同的單位檔案形式也不相同，檔案的分類缺少統(tǒng)一的標準，需要各單位能找到屬于自己的檔案管理方式。將檔案的分類和登入做的更細致，關鍵詞區(qū)分更完善，就能大幅度提升查找的準確性和便捷性。建立關聯(lián)數(shù)據(jù)庫，加速檔案檢索速度。一個完善系統(tǒng)的檔案基礎工作是檔案管理工作系統(tǒng)高效運行的保障。當然檔案管理工作不是一成不變的，它也是向著現(xiàn)代化發(fā)展的。那么引進現(xiàn)代化的信息技術和管理手段建立一套全面的檔案管理標準才能規(guī)范檔案管理基礎工作。有了較高標準的要求，檔案管理人員對檔案的管理會更認真，有利于提高檔案管理的查準率。標準一旦設立就要嚴格執(zhí)行，否則就形同虛設。

2.3 強化檔案管理信息系統(tǒng)

信息技術的快速發(fā)展使得它在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用，檔案信息大多已經(jīng)變成數(shù)字信息化。但信息管理系統(tǒng)還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準確性。若想實現(xiàn)信息化的管理模式就要完善信息管理系統(tǒng)。首先在信息管理上要優(yōu)化分類，將檔案信息分類填寫細致，在設置關鍵詞時要準確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號或意義不明的詞匯，控制題名的長度。在設置檢索信息時要優(yōu)先一些新的檔案信息，分清主次。同時丟失的檔案也要標明，方便查閱。強化信息管理系統(tǒng)的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統(tǒng)那就要不斷地進行更新，保持與現(xiàn)代技術的同步性，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

2.4 加大檔案管理的安全性

檔案管理工作還要注重安全工作，在檔案館要安裝攝像裝置。管理人員要定期查缺補漏，做到檔案管理心中有數(shù)。在管理工作中要定期檢查檔案的保管情況，避免損壞或丟失。只有將基礎工作做好了才能保證檔案管理準確嚴密。

3 結語

檔案管理的基礎工作就是整個檔案管理的基礎，沒有這一步驟其余的現(xiàn)代化都是沒有意義的，前期的分類裝訂登記都是為了方便后期的查找和調取，所以這一步驟至關重要。只有將檔案管理的基礎工作做好了，檔案管理工作就變得簡單了。檔案管理基礎工作的重要性不容忽視。