姜俊凱

（青島大學(xué)，山東 青島 266000）

對于電子檔案而言，其內(nèi)容就講求真實(shí)性。而區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用正好符合這一要求，其中包含有哈希算法、時(shí)間戳等技術(shù)，在檔案信息真實(shí)性方面起著保障作用。保障信息的穩(wěn)定性和真實(shí)性，避免其遭受非法篡改。隨著我國科技的不斷發(fā)展，越來越多的科學(xué)技術(shù)在高校電子檔案管理當(dāng)中得以應(yīng)用[1]，而區(qū)塊鏈技術(shù)則是其中最為常見的技術(shù)之一。當(dāng)中分布式存儲(chǔ)技術(shù)、識(shí)別技術(shù)等均能在檔案管理中發(fā)揮著重要作用，還能進(jìn)一步推動(dòng)高校電子檔案管理的改革，幫助高校完成管理目標(biāo)。本研究主要分析其具體的管理措施。

1 高校檔案電子文件管理的特點(diǎn)

高校檔案電子文件管理是近年來高校管理改革當(dāng)中出現(xiàn)的一種新型管理模式，其是基于信息技術(shù)的背景下變革而來的一種檔案管理方法，比較適應(yīng)當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展[2]，在陳舊的管理模式基礎(chǔ)上加以信息采集和數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，并做到完美融合，繼而形成一種高效的管理方式。在現(xiàn)代高校檔案信息的管理過程中，對原有的紙質(zhì)檔案模式進(jìn)行了相應(yīng)的改革，在一定程度上轉(zhuǎn)變了管理技術(shù)和管理理念，推動(dòng)了現(xiàn)代化的檔案管理發(fā)展。就既往經(jīng)驗(yàn)分析，對于這種技術(shù)的轉(zhuǎn)變而言可以分為一個(gè)四個(gè)方面[3]。

其一，高校電子檔案管理的社會(huì)性比較強(qiáng)，高校是社會(huì)人才的來源地，因此高校和社會(huì)之間必然有著各種密不可分的聯(lián)系。學(xué)生原本就來源于社會(huì)，而高校將其進(jìn)行打磨后再次回饋到社會(huì)當(dāng)中。正是因?yàn)檫@一特點(diǎn)，造成了高校電子檔案管理的特性，并且促使實(shí)際管理工作也出現(xiàn)了影響。

其二，對于高校電子檔案管理工作而言，其存在一定的綜合性。檔案管理的內(nèi)容并不僅僅局限于產(chǎn)業(yè)、科研、人才等相關(guān)資料當(dāng)中，更重要的是其中還包含著大量的實(shí)際教學(xué)案例，以上內(nèi)容均歸屬于高校電子檔案的組成。

其三，高校電子檔案管理的系統(tǒng)性比較強(qiáng)，由于高校運(yùn)行模式的影響，運(yùn)行過程當(dāng)中的載體比較復(fù)雜，數(shù)量也比較多。正是由于這種特性，導(dǎo)致在電子檔案管理中形成了一種相對獨(dú)立的系統(tǒng)，為后續(xù)高校工作運(yùn)行提供了重要的支撐，推動(dòng)了現(xiàn)代化電子檔案管理的發(fā)展。

其四，高校電子檔案管理的通用性，這類檔案內(nèi)容大部分都根據(jù)統(tǒng)一的教學(xué)周期和管理制度來記錄，因而其中涉及的內(nèi)容也存在著比較強(qiáng)的通用性。

2 高校檔案電子問卷管理中的困境

從我國高校當(dāng)前的電子檔案管理來看，在教育體制不斷改革的背景下，原有的電子檔案管理存在著各種各樣的問題，具體的問題集中在以下幾個(gè)方面。

其一，管理環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的問題，隨著高校教育程度的提升，很多高校都在自身限定范圍內(nèi)對招生門檻進(jìn)行了降低?；谶@一點(diǎn)分析，學(xué)生的數(shù)量和生源形式大大增加。繼而使得電子檔案管理難度得到了最大的提升。相對而言，在學(xué)生數(shù)量激增的情況下，教職人員的數(shù)量也會(huì)隨之提升，在一定程度上影響了檔案管理的質(zhì)量[4]。

其二，管理制度當(dāng)中的問題[5]，近年來，隨著我國高校電子檔案變革的不斷加深，既往落后的管理模式已經(jīng)跟不上當(dāng)前檔案管理的需求。并且也無法切實(shí)的對檔案進(jìn)行有效的管理，而如何既保證學(xué)生處在一種傳道、授業(yè)、解惑的氛圍當(dāng)中，還同時(shí)保證檔案信息的安全性，是當(dāng)前高校電子檔案管理人員所面臨的重大問題。

其三，對于高校電子檔案管理而言，人才的匱乏也是其中關(guān)鍵的問題所在。特別是近些年電子技術(shù)的革新，檔案管理模式也隨之出現(xiàn)了很大的變革，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無法滿足時(shí)代的需求[6]，限制了高校電子檔案管理的發(fā)展。

3 區(qū)塊鏈技術(shù)在高校電子檔案管理中的應(yīng)用

從既往經(jīng)驗(yàn)上分析，就目前高校電子檔案的管理而言，一般可以分為三個(gè)模塊。一者為檔案收集模塊，其余還有應(yīng)用和數(shù)據(jù)管理等模塊，在不同模塊的聯(lián)合作用下能夠保障高校日常信息檔案管理工作得以更好的開展。

3.1 檔案收集和整理中區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用

從當(dāng)前高校電子檔案管理模式而言，一般都通過定時(shí)定點(diǎn)的方式來完成業(yè)務(wù)集成和數(shù)據(jù)分享工作，讓所有數(shù)據(jù)都能納入檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。從整體上看，這種管理模式雖然能夠在一定程度上降低檔案管理工作的強(qiáng)度，但是在實(shí)際的管理過程中依舊存在著大量的隱患，甚至還會(huì)影響檔案管理工作的后續(xù)發(fā)展。而在這種情況下，通過區(qū)塊鏈技術(shù)的合理應(yīng)用，讓其充分融入到不同的高校部門當(dāng)中，并且通過分布式的狀態(tài)來完成檔案信息的分級，將所有檔案副本都保存在不同區(qū)塊當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性[7]。

其一，在區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用下，不同檔案的數(shù)據(jù)收集站點(diǎn)都需要對當(dāng)前的檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行確定，而后，將所有的數(shù)據(jù)記錄都傳輸?shù)絽^(qū)塊鏈技術(shù)當(dāng)中，從源頭上保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

其二，對節(jié)點(diǎn)的檔案信息進(jìn)行收集，并且應(yīng)用哈希函數(shù)的方式來保護(hù)節(jié)點(diǎn)數(shù)據(jù)，通過這種方式來保障信息的安全性，避免在傳輸時(shí)受到影響，出現(xiàn)篡改。與此同時(shí)，還需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，如果想要修改某一節(jié)點(diǎn)的數(shù)據(jù)，就必須對其他節(jié)點(diǎn)的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，因此必須讓其他網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)許可，盡可能的降低使用單一節(jié)點(diǎn)進(jìn)行安全管理時(shí)面臨的壓力。從而更好的保障檔案的安全性和可靠性。另外，在高校檔案管理環(huán)節(jié)中，區(qū)塊鏈技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)區(qū)塊式管理，分別將不同部門當(dāng)中所存在的業(yè)務(wù)檔案信息匯集到系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之中。盡可能的避免電子檔案出現(xiàn)非法篡改的情況，保障檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性[8]。另外，還需要充分利用區(qū)塊鏈技術(shù)，以此來完成檔案管理，還能推動(dòng)高校電子檔案的整體管理進(jìn)程。

3.2 檔案應(yīng)用中區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用

在當(dāng)前高校電子檔案管理當(dāng)中，需要將檔案管理效率的提升作為首要要求，這也是未來檔案管理工作的開展方向。而在之前的檔案管理工作當(dāng)中，絕大部分都是通過賬號、密碼來完成身份驗(yàn)證工作的，雖然能夠盡可能的保障檔案管理工作的安全性，但是相對來說，其仍然存在著一定的不足之處，使得有心人有可乘之機(jī)。不利于校外合法工作者的使用這種電子檔案。因而區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用能夠盡可能的解決這一問題[9]。

在具體的應(yīng)用過程中，首先需要依據(jù)檔案使用者的需求來完成管理系統(tǒng)的規(guī)劃，并且讓幾個(gè)區(qū)域的模塊相互交疊，以便于后續(xù)檔案管理部門和非檔案管理部門的使用。一者，需要保證校園內(nèi)檔案管理者能夠提升原有電子檔案的管理率和應(yīng)用效率。再者，無論是校內(nèi)的檔案管理人員還是校外工作人員而言，僅僅需要經(jīng)過簡單的審核與申請就能完成所有的工作，并且還能進(jìn)一步提升原有檔案的使用率。與此同時(shí)，區(qū)塊鏈技術(shù)還能依據(jù)不同的身份對檔案使用者進(jìn)行記錄，做好檔案信息的監(jiān)控工作，提升電子檔案緩解的安全性。

3.3 檔案管理監(jiān)督中區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用

而對于電子檔案管理工作的監(jiān)督而言，區(qū)塊鏈技術(shù)貫穿于各個(gè)工作環(huán)節(jié)之中。特別是對于高校學(xué)生電子檔案的處理而言，需要合理應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)將所需的信息來反饋到相關(guān)管理人員，最大程度上保證高校電子檔案管理效果，避免在實(shí)際應(yīng)用當(dāng)中電子檔案的管理出現(xiàn)疏漏，繼而逐步推動(dòng)高校電子檔案的管理[10]。另外，還需要進(jìn)一步對區(qū)塊鏈技術(shù)進(jìn)行完善，在落實(shí)高校電子檔案管理的同時(shí)還需要著眼于培養(yǎng)管理人才，建立起一套全面、專業(yè)、創(chuàng)新的區(qū)塊鏈技術(shù)檔案管理人才體系，在后續(xù)的管理工作當(dāng)中加以應(yīng)用。因而高校需要選拔高素質(zhì)的檔案管理人才，首先要側(cè)重于檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，要求其具備一定的理論知識(shí)和實(shí)踐能力，并且能夠?qū)⑺鶎W(xué)的知識(shí)運(yùn)用到實(shí)踐當(dāng)中，保證區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理當(dāng)中得以落實(shí)。另外，還需要對電子檔案管理人才進(jìn)行優(yōu)化，對區(qū)塊鏈技術(shù)進(jìn)行普及和宣傳，讓更多的檔案管理人員重視區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理過程中的重要性，實(shí)現(xiàn)高效電子檔案管理的效果。

4 結(jié)語

隨著我高校電子檔案管理中區(qū)塊鏈技術(shù)的不斷應(yīng)用，需要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行分析。并且，高校電子檔案管理和其他檔案管理存在較大的差異，不僅有著多樣性的管理信息，還需要對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行不斷的整理，繼而完成檔案的修改和更新，找出其中存在問題比較多的環(huán)節(jié)，并在實(shí)際工作中加以考慮。另外，還需要對檔案管理工作人員進(jìn)行密切的聯(lián)系，積極聽取有關(guān)區(qū)塊鏈就似乎的意見，并依據(jù)反饋信息來調(diào)整管理工作。