王政通

（孝義市礦業(yè)秩序督察大隊(duì)，山西 孝義 032300）

隨著信息技術(shù)迅猛發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，信息化網(wǎng)絡(luò)化已卷席各個(gè)領(lǐng)域。在這樣的大背景下，事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)隨著時(shí)代發(fā)展步伐進(jìn)入信息化時(shí)代。事業(yè)單位檔案管理信息化就是指打破以往的傳統(tǒng)檔案管理模式，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化和信息化?？梢哉f(shuō)，事業(yè)單位原有的傳統(tǒng)檔案管理模式已難以適應(yīng)新時(shí)代事業(yè)單位發(fā)展需要，因此，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代加快事業(yè)單位檔案信息化管理步伐已迫在眉睫。筆者結(jié)合自身工作實(shí)際，就互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代事業(yè)單位檔案信息化管理問(wèn)題進(jìn)行一些探討和研究，以期來(lái)提升事業(yè)單位檔案綜合管理水平。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問(wèn)題

1）對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不足。在事業(yè)單位中，有些主觀上認(rèn)為抓好業(yè)務(wù)工作落實(shí)是主要任務(wù)，缺乏對(duì)檔案工作的重視，忽視檔案管理信息化建設(shè)的重要性，對(duì)于信息化管理工作不能給予全力的支持，致使檔案管理人員積極性不足，從而不能更好地開(kāi)展管理工作，影響了檔案管理工作作用的發(fā)揮。

2）事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)缺乏針對(duì)性。在某些事業(yè)單位中，檔案管理工作仍在用原有陳舊的軟件處理，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理匹配失敗的情況，在特殊檔案管理內(nèi)容上的應(yīng)用也不是很理想，某些事業(yè)單位在通過(guò)局域網(wǎng)操作時(shí)往往需要儲(chǔ)存電子文件，在查詢資料時(shí)的限制也比較少，這種模式不利于資料安全保存，一旦疏忽，就會(huì)造成文件泄露。除此之外，由于缺乏完善的文件保存制度和規(guī)范，文件往往不能分類儲(chǔ)存，在查找起來(lái)效率低下。

3）事業(yè)單位檔案信息管理依舊存在許多安全隱患。在實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位信息化管理的過(guò)程中，其利與弊都是同時(shí)存在的，利的一面是優(yōu)化了工作人員的工作手段，對(duì)于工作效率和質(zhì)量都有著良好的保證；弊的一面是大數(shù)據(jù)時(shí)代下所有信息的安全風(fēng)險(xiǎn)依舊較大，一些事業(yè)單位可能會(huì)因?yàn)樾畔⒒芾韺?dǎo)致單位內(nèi)部重要資源泄漏，由于網(wǎng)絡(luò)傳播速度快，另外加上信息時(shí)代會(huì)給一些掌握高計(jì)算機(jī)技術(shù)的不法分子提供犯罪機(jī)會(huì)，信息在傳輸過(guò)程中被竊取，導(dǎo)致檔案失泄密?，F(xiàn)階段事業(yè)單位檔案信息化安全體系較落后，有些專業(yè)人士對(duì)信息化知識(shí)認(rèn)識(shí)也不高，事業(yè)單位檔案管理的安全隱患不可忽視。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策

1）認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。檔案管理工作水平會(huì)對(duì)事業(yè)單位發(fā)展產(chǎn)生直接影響，雖然影響的效果是緩慢的，但長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看仍然會(huì)產(chǎn)生不可估量的重要作用。由于檔案管理的作用沒(méi)有體現(xiàn)在表面，使得大量事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部都認(rèn)識(shí)不到重視檔案管理工作的積極價(jià)值，因此使檔案管理流于形式。對(duì)檔案工作的創(chuàng)新，必須首先想方設(shè)法改變領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)，使其能夠深刻認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理工作的重要性，并使其能夠?qū)n案管理工作從行政管理部門中分割出來(lái)，成立獨(dú)立工作部門，為單位配備專業(yè)的管理人員，并對(duì)獎(jiǎng)懲措施進(jìn)行落實(shí)，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的管理人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，進(jìn)而激發(fā)工作人員的積極性，從而確保檔案工作的高效運(yùn)行。

2）增強(qiáng)檔案管理安全工作，保證信息安全。信息化檔案與傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)方式有所不同，傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)為主，通常都會(huì)儲(chǔ)存于檔案庫(kù)房中；但是信息化儲(chǔ)存檔案是利用計(jì)算機(jī)中的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行儲(chǔ)存工作。網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存具有優(yōu)點(diǎn)也具有缺點(diǎn)：優(yōu)點(diǎn)是可以把檔案信息資源進(jìn)行永久保存，并且查閱或者調(diào)動(dòng)都比較方便；缺點(diǎn)是由于是先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，這樣很容易遭到不法黑客的入侵，造成數(shù)據(jù)破壞、信息泄漏、變賣。而介質(zhì)存儲(chǔ)的優(yōu)點(diǎn)則是不容易被盜取，存儲(chǔ)體積小，容量大，但是缺點(diǎn)是對(duì)于檔案的調(diào)用不便，而且介質(zhì)存儲(chǔ)對(duì)于環(huán)境的要求較高，且存在一定的報(bào)廢風(fēng)險(xiǎn)，不能被廣泛利用。根據(jù)二者的優(yōu)缺點(diǎn)，可將檔案適當(dāng)分類，將機(jī)密數(shù)據(jù)信息用介質(zhì)儲(chǔ)存，將不重要的信息存入網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存，這樣可以有效地保證資源的安全性，節(jié)省投入、便于工作。

3）全面做好檔案管理信息化規(guī)劃。事業(yè)單位要統(tǒng)籌制定做好室藏檔案數(shù)字化規(guī)劃和計(jì)劃，扎實(shí)做好檔案的分類、整理、著錄、鑒定等各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。要按照國(guó)家檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)要求，優(yōu)先對(duì)事業(yè)單位重要的紙質(zhì)檔案和錄音、錄像、照片等特殊載體檔案進(jìn)行數(shù)字化，有計(jì)劃有步驟地開(kāi)展紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，確保數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確和數(shù)據(jù)庫(kù)安全兼容。保證向檔案館移交紙質(zhì)及其他載體檔案時(shí)，一并移交符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。也就是既要保證檔案數(shù)據(jù)移交安全，又要保證本單位保管存儲(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)安全。

4）提升檔案管理信息化工作人員素質(zhì)。把加強(qiáng)工作人員人才隊(duì)伍建設(shè)提上日程，加強(qiáng)人員信息技術(shù)培訓(xùn)，努力提升專業(yè)素質(zhì)，強(qiáng)化工作保密性和嚴(yán)謹(jǐn)性教育，確保檔案數(shù)據(jù)信息的安全。在此基礎(chǔ)上，加大高素質(zhì)人才的招聘，注意檔案管理人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)掌握能力，確保招聘的人員具備較高的計(jì)算機(jī)水平，創(chuàng)建一支具備信息化專業(yè)技能的人才隊(duì)伍。培養(yǎng)法制觀念，加強(qiáng)自身修養(yǎng)，樹(shù)立良好的職業(yè)道德，確保檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

5）提高信息化建設(shè)的針對(duì)性。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，必須要將檔案管理的實(shí)用性考慮進(jìn)去，為其提供充足的人力、物力、財(cái)力，強(qiáng)化檔案管理信息化網(wǎng)站的實(shí)用性。另外，事業(yè)單位的檔案信息管理網(wǎng)站為相關(guān)人員提供所需檔案管理工作，并且以網(wǎng)頁(yè)的形式建立，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)上查找和信息化的使用，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要加強(qiáng)網(wǎng)頁(yè)式的服務(wù)建設(shè)，這對(duì)于信息資源的傳遞更加便捷，也更加適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流。與此同時(shí)，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，還需要顧及到檔案與軟件的兼容性，使其更高效的保存下來(lái)。

6）對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行完善。為確保檔案管理工作的順利進(jìn)行，需要根據(jù)單位的實(shí)際情況制定相應(yīng)的規(guī)章制度，并確保規(guī)章制度的合理性和科學(xué)性。檔案管理的規(guī)章制度需要具備良好的可操作性、實(shí)用性與可行性，才能更好地引導(dǎo)和規(guī)范檔案管理工作。針對(duì)檔案管理制定科學(xué)的規(guī)章制度，不僅要對(duì)管理工作者進(jìn)行約束，還要對(duì)機(jī)制主導(dǎo)人員進(jìn)行約束，并確保制度體系的嚴(yán)肅性和公正性，從而實(shí)現(xiàn)管理工作的高效性、靈活性和科學(xué)性。

7）加強(qiáng)檔案信息化硬件設(shè)施建設(shè)。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)檔案信息化建設(shè)的需要，配備必要的設(shè)施設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、音視頻數(shù)字轉(zhuǎn)換設(shè)備等。要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，把檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)納入整個(gè)單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或電子政務(wù)系統(tǒng)中，對(duì)文書工作和檔案工作統(tǒng)籌規(guī)劃、優(yōu)化管理，使檔案管理工作與辦公自動(dòng)化同步發(fā)展。

3 結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)有利于事業(yè)單位長(zhǎng)久健康發(fā)展，在信息化建設(shè)過(guò)程中，社會(huì)各界都應(yīng)該積極響應(yīng)，不斷推進(jìn)檔案管理信息化朝著更加便捷、高效、安全的方向發(fā)展，另外相關(guān)部門以及單位領(lǐng)導(dǎo)也要提高認(rèn)知水平，吸引高素質(zhì)的專業(yè)人才從事此類職位，將信息化建設(shè)工作落到實(shí)處。