尹國(guó)芹

（臨朐縣檔案館，山東 濰坊 262600）

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)檔案管理工作是機(jī)關(guān)單位最重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容，為保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位能夠有序運(yùn)營(yíng)，必須要采用合理的手段，加強(qiáng)信息技術(shù)的運(yùn)用，創(chuàng)新業(yè)務(wù)檔案信息管理模式，完善業(yè)務(wù)檔案管理內(nèi)容。只有優(yōu)化改進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)檔案管理流程和工作內(nèi)容，才能使人力資源得到合理地分配。在業(yè)務(wù)檔案管理準(zhǔn)確、安全的基礎(chǔ)上，既保障了服務(wù)質(zhì)量，又提高了工作效率。

1 信息化檔案管理模式的優(yōu)勢(shì)

1）提高工作效率。機(jī)關(guān)事業(yè)單位傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)檔案管理工作，是采用紙質(zhì)載體，用人工手寫的方式進(jìn)行保存。這樣的保存方式，存放困難，怕火怕潮，尋找起來(lái)也十分困難。想要查找?guī)啄昵暗馁Y料，會(huì)非常棘手。而優(yōu)秀的信息業(yè)務(wù)檔案管理流程，可以大大縮短工作時(shí)間。一個(gè)硬盤，可以存載超過(guò)一個(gè)房間的業(yè)務(wù)檔案資料，同時(shí)還可以根據(jù)關(guān)鍵詞搜索，輸入相關(guān)的姓名、年齡、時(shí)間，就可以準(zhǔn)確地找到相應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案記錄，使檔案管理工作變得方便快捷，大大降低了業(yè)務(wù)檔案工作的難度，提高了業(yè)務(wù)檔案管理工作的效率。

2）檢索查詢更加便捷。檔案信息化管理在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔時(shí)可以編制檢索工具，查閱時(shí)只需按照關(guān)鍵詞、分類號(hào)等采用模糊查詢或精準(zhǔn)查詢的方式即可實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，實(shí)現(xiàn)檔案資料迅速利用，大幅度減輕檔案管理工作人員的工作量，資源共享更加便捷，提高了查詢的效率。而傳統(tǒng)檔案管理的檢索方式，查閱檔案要經(jīng)過(guò)非常繁瑣的程序才能查閱檔案，效率低下。

3）確保業(yè)務(wù)檔案信息的穩(wěn)定性。傳統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案信息管理，都是采用紙質(zhì)版的業(yè)務(wù)檔案，在保存的過(guò)程中，檔案狀態(tài)非常不穩(wěn)定，特別容易受到環(huán)境的影響。一旦檔案管理環(huán)境出現(xiàn)一些問(wèn)題，例如發(fā)生火災(zāi)，將會(huì)對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行毀滅性打擊。而且紙質(zhì)版檔案一旦受潮，就會(huì)變得模糊，無(wú)法分辨內(nèi)容。而信息化業(yè)務(wù)檔案管理工作就可以解決這一難題，不僅可以通過(guò)移動(dòng)硬盤、電腦內(nèi)部系統(tǒng)等方式存儲(chǔ)大量的檔案信息，方便儲(chǔ)存，節(jié)省空間，還能確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案信息的穩(wěn)定性。

2 業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1）檔案信息管理機(jī)制不完善，新的設(shè)施和技術(shù)無(wú)法跟進(jìn)落實(shí)。目前，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息管理機(jī)制還比較落后，特別是部分經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位因?yàn)轭A(yù)算不足，計(jì)算機(jī)硬件的普及工作都比較困難，專業(yè)的檔案系統(tǒng)管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用、包括單位內(nèi)部局域網(wǎng)的布設(shè)，更成了難題。這些單位從管理上，極易造成對(duì)檔案管理的忽視，導(dǎo)致檔案管理工作從人員配備和重視程度、及信息化推廣普及上都很差，進(jìn)而對(duì)信息化檔案管理方面，從資金到設(shè)備的投入短缺，造成無(wú)法適應(yīng)和實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理工作。

2）缺乏專業(yè)的檔案管理人才。要想建設(shè)好完整優(yōu)化的業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，則必須要有相應(yīng)的專業(yè)人才。由于我國(guó)的業(yè)務(wù)檔案管理工作起步比較晚，檔案數(shù)量比較大，同時(shí)業(yè)務(wù)檔案的專業(yè)性和針對(duì)性較強(qiáng)，就更加突顯出了業(yè)務(wù)檔案管理專業(yè)人才的重要性，特別是基層，業(yè)務(wù)檔案管理人才的缺乏更為嚴(yán)重?！奥劦烙邢群?，術(shù)業(yè)有專攻”，專業(yè)人才匱乏，沒(méi)有高素質(zhì)的人才對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行合理地規(guī)劃，就無(wú)法有效運(yùn)用先進(jìn)的集成化辦公軟件、移動(dòng)端便攜設(shè)施等高端辦公設(shè)備對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范地管理和高效合理地運(yùn)用。

3）重視程度不夠、效率低下。一是在當(dāng)今時(shí)代，紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變是時(shí)代所趨，檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，很多檔案部門沒(méi)有意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，或者對(duì)檔案信息化建設(shè)存在誤區(qū)，認(rèn)為整理和存儲(chǔ)檔案就是檔案信息化建設(shè)，對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足。檔案管理工作決定著我們將為黨和國(guó)家、為當(dāng)前和今后、為歷史和后代留下多少文化財(cái)富和留下什么樣的文化財(cái)富，但現(xiàn)在很多檔案部門的檔案工作人員存在身兼數(shù)職的問(wèn)題，配備人員少，工作任務(wù)重，外加對(duì)檔案工作的重視程度不夠，認(rèn)為檔案工作只是對(duì)資料的保存，只要保證其完好即可，工作態(tài)度不認(rèn)真不主動(dòng)不積極，這是造成檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢的根本原因。二是傳統(tǒng)檔案借閱需要借閱者手工填寫查閱登記表，由檔案管理員核對(duì)之后才能調(diào)取相關(guān)檔案，并復(fù)印相關(guān)內(nèi)容，借閱流程時(shí)間長(zhǎng)，工作效率低，多次借閱也造成了紙質(zhì)檔案的磨損，工作效率大大降低。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作的策略建議

1）完善業(yè)務(wù)檔案信息化管理制度。機(jī)關(guān)事業(yè)單位歸根到底都是為人民服務(wù)的公共事業(yè)單位，屬于國(guó)家的公共部門，掌握著公民的生活資料和詳細(xì)的信息。為保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案信息管理的有序進(jìn)行，要結(jié)合時(shí)代的發(fā)展，應(yīng)建立完善的業(yè)務(wù)檔案管理制度，設(shè)立相應(yīng)的查詢軟件、政務(wù)網(wǎng)點(diǎn)以及微信網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等。

2）加快檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)與創(chuàng)新速度。在數(shù)據(jù)飛速發(fā)展的時(shí)代，機(jī)關(guān)事業(yè)單位更應(yīng)該加強(qiáng)信息管理系統(tǒng)的實(shí)施。數(shù)據(jù)信息的處理建立在數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上。建立數(shù)據(jù)庫(kù)，一方面可以方便整理檔案信息，分類設(shè)置檔案模塊進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)，將重要信息設(shè)置權(quán)限加強(qiáng)機(jī)密信息管理，有效信息及時(shí)補(bǔ)充，檔案管理員工根據(jù)機(jī)關(guān)單位人員的變動(dòng)實(shí)施動(dòng)態(tài)化管理，確保真實(shí)性和完整性；另一方面，還可以方便工作人員快速的查找和提取信息，設(shè)置身份管理功能，方便信息使用者能在線瀏覽。同時(shí)檔案管理者要保證能實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)的信息，對(duì)管理的流程進(jìn)行嚴(yán)格的把控，防止出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息盜竊的風(fēng)險(xiǎn)。為了更好的實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理要求，機(jī)關(guān)單位的檔案部門，可以會(huì)同單位的部門、勞動(dòng)部門、紀(jì)律監(jiān)察部門等進(jìn)行系統(tǒng)的寫作開發(fā)，實(shí)施單位內(nèi)部檔案的統(tǒng)一開發(fā)和管理。

3）提高業(yè)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)。機(jī)關(guān)單位業(yè)務(wù)檔案的信息都是非常重要的業(yè)務(wù)檔案資料，有公開的也有保密的，為保證國(guó)家公共信息的安全，要求在建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的同時(shí)，還要建立防火墻，以防信息資料的外漏情況。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在業(yè)務(wù)檔案管理工作中，要特別注意業(yè)務(wù)檔案信息的安全性問(wèn)題，這就要求要提高業(yè)務(wù)檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)，以確保檔案資料的安全性。

4 結(jié)束語(yǔ)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理是一項(xiàng)十分重要的工作，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫。要從思想上入手，相關(guān)單位要提高重視程度，加快檔案管理信息化建設(shè)步伐；建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、科學(xué)化管理；要不斷加強(qiáng)消防設(shè)施設(shè)備，科學(xué)保存數(shù)據(jù)備份，注重保密工作，確保檔案的完整性、真實(shí)性；要匯聚人才，加快檔案信息化建設(shè)步伐，逐步實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字檔案信息資源“智慧型”管理的躍升，提升檔案管理利用水平，開創(chuàng)檔案管理工作新局面。