張文靜

（中國共產(chǎn)黨泰安市委員會(huì)黨校，山東 泰安 271000）

了解大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行檔案管理的具體特點(diǎn)，使得工作人員對檔案管理的重視程度得到了明顯的改善。在具體開展工作環(huán)節(jié)中，能夠樹立正確的檔案保密意識，以更加符合企業(yè)實(shí)際的措施促進(jìn)檔案管理工作的開展。

1 大數(shù)據(jù)檔案管理具體特點(diǎn)

1.1 降低管理成本

在以往檔案管理環(huán)節(jié)中，由于檔案主要以紙質(zhì)形式大量地存在因此需要建立具有一定規(guī)模的存儲(chǔ)環(huán)境，投入相對應(yīng)的硬件設(shè)備。存儲(chǔ)空間及硬件設(shè)備方面的支出在檔案管理工作中消耗了大量的經(jīng)濟(jì)資源。同時(shí)為了能將檔案進(jìn)行系統(tǒng)性的管理，需要在人力資源方面進(jìn)行一定的投入，對檔案管理人員的基本素養(yǎng)有著一定的要求[1]。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)可以通過將檔案進(jìn)行電子化的管理，大幅度地減少了在存儲(chǔ)空間及硬件設(shè)備上的支出，同時(shí)進(jìn)行電子檔案管理，工作人員的工作效率得到了有效的提高，使得在人力資源方面的投入得到了合理的控制。雖然，在大數(shù)據(jù)時(shí)代進(jìn)行電子化檔案管理初期，企業(yè)的投入相對較高，但是隨著對應(yīng)管理體系的逐步完善及檔案存儲(chǔ)時(shí)間的延長，在單位時(shí)間內(nèi)所產(chǎn)生的檔案管理成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于以往檔案管理環(huán)節(jié)。

1.2 提高管理質(zhì)量

通過對以往檔案管理進(jìn)行調(diào)研發(fā)現(xiàn)，檔案在紙質(zhì)化的存儲(chǔ)后基本很少有員工對檔案進(jìn)行查詢。主要原因是紙質(zhì)檔案的存放使得使用人員無法清楚直觀地了解到所要查詢的信息，相關(guān)人員在進(jìn)行檔案的借閱或查詢時(shí)往往需要花費(fèi)大量的時(shí)間，導(dǎo)致其不愿進(jìn)行檔案查詢工作。同時(shí)，紙質(zhì)檔案在進(jìn)行目錄明細(xì)及對應(yīng)資料的匯總過程中常常出現(xiàn)將一些重要的內(nèi)容未能進(jìn)行編制，導(dǎo)致一旦在工作中應(yīng)實(shí)際需要進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的查詢時(shí)，無法了解到所對應(yīng)的具體內(nèi)容。通過大數(shù)據(jù)進(jìn)行電子化的檔案管理，使得各種檔案資料可以全面有序地進(jìn)行匯總，避免了以往模式下檔案內(nèi)容遺忘的情況發(fā)生，檔案管理人員可以通過更加高效的分類匯總方式，使各種類型的檔案形成系統(tǒng)性的明細(xì)。通過大數(shù)據(jù)使用者可以進(jìn)行關(guān)鍵詞的搜索，能夠快速準(zhǔn)確地查詢檔案信息，提高了獲取檔案的效率[2]。使用者更加愿意進(jìn)行檔案的查詢，使得檔案能夠被充分地利用，促進(jìn)相關(guān)業(yè)務(wù)工作質(zhì)量的提高。

1.3 提高存儲(chǔ)安全性

紙質(zhì)版的檔案在存儲(chǔ)過程中對存儲(chǔ)環(huán)境的要求相對較高，存儲(chǔ)區(qū)域需要保持相對干燥，注意采取合適的措施防止紙張質(zhì)量發(fā)生變化，避免相關(guān)內(nèi)容造成破壞，同時(shí)對檔案室的防火要求極為嚴(yán)格。對于非紙質(zhì)類的檔案存儲(chǔ)方式如視頻資料、光盤、磁帶資料不能進(jìn)行長時(shí)間的保存，這些存儲(chǔ)方式隨著存儲(chǔ)時(shí)間的增加其檔案的完整度會(huì)不同程度地受到一定的影響[3]。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案信息的數(shù)量大幅地增長，越來越多的企業(yè)認(rèn)識到進(jìn)行電子化檔案管理的重要性。進(jìn)行電子化檔案管理，對于檔案存放的環(huán)境要求不再如此嚴(yán)格，可以在各種企業(yè)單位被廣泛地應(yīng)用。將一些隨著存儲(chǔ)時(shí)間的延長，檔案信息容易發(fā)生變化的內(nèi)容進(jìn)行電子化的存儲(chǔ)，為企業(yè)檔案的安全管理提供了有效的保障。有效地降低了因外界環(huán)境因素影響導(dǎo)致檔案存儲(chǔ)環(huán)節(jié)出現(xiàn)安全問題的風(fēng)險(xiǎn)，用技術(shù)手段提高了檔案管理工作的安全性。

2 創(chuàng)新思考

2.1 轉(zhuǎn)變管理思維

目前，在各產(chǎn)業(yè)的發(fā)展過程中大數(shù)據(jù)對其產(chǎn)生的影響不斷增強(qiáng)。面對當(dāng)前時(shí)代背景下，檔案信息類型及數(shù)量的急劇增加，同時(shí)對檔案管理質(zhì)量越來越高。在進(jìn)行電子化檔案管理工作中，工作人員需要轉(zhuǎn)變以往檔案管理的思維。采取更加符合實(shí)際工作需求的方式，將檔案類型進(jìn)行合理地區(qū)分，例如將紙質(zhì)類的檔案與視頻影像類的檔案采取不同的存儲(chǔ)方式，使得檔案能夠被系統(tǒng)性地整理。根據(jù)檔案內(nèi)容的重要程度，對一些紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行電子化的存儲(chǔ)。避免這些重要數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)過程中發(fā)生損壞。在完成檔案的整理匯總后，需要根據(jù)實(shí)際存放的情況建立電子化的檔案明細(xì)目錄，便于使用人員進(jìn)行檔案的查閱。通過電子化內(nèi)容及目錄明細(xì)的制作，轉(zhuǎn)變以往的管理思維使得大數(shù)據(jù)更好地在檔案管理中發(fā)揮作用。

2.2 建立大數(shù)據(jù)平臺

在大數(shù)據(jù)背景下電子化的檔案存儲(chǔ)能夠使得檔案管理更加規(guī)范合理。進(jìn)行電子化的管理需要進(jìn)行大數(shù)據(jù)平臺的建立，在此基礎(chǔ)上電子化的各項(xiàng)管理工作才能夠有效地開展。大數(shù)平臺的搭建可以更加高效地進(jìn)行檔案的分類整理，使用者更加便捷地進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的搜索。目前在部分企業(yè)中，對于大數(shù)據(jù)平臺的搭建未能形成完善的體系，各平臺之間相互關(guān)聯(lián)性相對較差[4]。使用者在進(jìn)行檔案查詢時(shí)需要通過不同的平臺完成，使用上存在一定缺陷。因此，在進(jìn)行大數(shù)據(jù)平臺的建立時(shí)首先要對企業(yè)的各個(gè)部門進(jìn)行系統(tǒng)的劃分，使得在一個(gè)平臺上可以實(shí)現(xiàn)對不同部門檔案的系統(tǒng)性匯總，同時(shí)又不影響使用者查閱檔案的便捷性和準(zhǔn)確性。

2.3 培養(yǎng)專業(yè)人才

專業(yè)技術(shù)人才是在大數(shù)據(jù)時(shí)代進(jìn)行電子化檔案管理最為關(guān)鍵的因素之一。為了使得檔案管理工作能夠在科學(xué)的指導(dǎo)下，以先進(jìn)的技術(shù)手段保障其高效地運(yùn)行，企業(yè)需要注重專業(yè)技術(shù)人才的培養(yǎng)。企業(yè)可以通過引進(jìn)具有大數(shù)據(jù)工作背景的技術(shù)人員，在公司內(nèi)部組織專業(yè)的培訓(xùn)。讓員工在實(shí)際檔案管理的過程中，發(fā)現(xiàn)企業(yè)目前存在的管理問題，在技術(shù)人員的科學(xué)指導(dǎo)下不斷提高自身的專業(yè)技能。在以后面對類似問題時(shí)能夠獨(dú)立地進(jìn)行問題處理。除了對解決實(shí)際檔案管理問題的技能培訓(xùn)，企業(yè)員工人需要主動(dòng)地學(xué)習(xí)關(guān)于大數(shù)據(jù)在企業(yè)中的具體應(yīng)用。以便能夠更好地結(jié)合公司實(shí)際情況制定更加合理的檔案管理措施。

2.4 重視檔案保密

大數(shù)據(jù)背景下使得檔案保密工作在企業(yè)的重視程度不斷提高。在以往的檔案管理環(huán)節(jié)中，檔案發(fā)生被盜或信息泄露的概率相對較小。在如今的環(huán)境條件下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)雖然為在大數(shù)據(jù)背景下進(jìn)行檔案管理提供了有效的技術(shù)支持，但是同時(shí)也使得檔案信息更易發(fā)生泄露。因此在進(jìn)行檔案管理的過程中，要提高管理人員關(guān)于保密的意識。在檔案資料整理匯總，存檔以及查詢借閱的過程中，首先要確保檔案資料不會(huì)受到外界因素的影響而導(dǎo)致信息泄露，必要時(shí)應(yīng)采取一定的措施。企業(yè)要定期對從事檔案管理的人員進(jìn)行保密相關(guān)知識的培訓(xùn)，使管理人員提高保密意識，以更加有效的方式在工作中開展關(guān)于檔案保密工作。

3 結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作可以有效地降低管理過程中的成本，提升管理質(zhì)量以及檔案存儲(chǔ)的安全性。企業(yè)通過轉(zhuǎn)變管理思維，建立大數(shù)據(jù)平臺，培養(yǎng)專業(yè)人才以及重視檔案保密工作，能夠在當(dāng)下的環(huán)境中使得檔案管理工作更加規(guī)范化。