胡婭麗

（湖南體育職業(yè)學(xué)院，湖南 長沙 410019）

科學(xué)、合理地貫徹與落實檔案管理工作內(nèi)容不僅是促進事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的有效策略，同時也是促進事業(yè)單位經(jīng)濟效益良好發(fā)展的關(guān)鍵路徑。針對此，事業(yè)單位內(nèi)部管理人員應(yīng)該立足于檔案管理發(fā)展趨勢，按照統(tǒng)籌規(guī)劃、合理部署的原則要求，構(gòu)建符合事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的戰(zhàn)略措施。其中，數(shù)字化管理作為近些年各行業(yè)管理工作的開展趨勢，理應(yīng)得到事業(yè)單位檔案管理工作的高度重視，并加以推廣應(yīng)用，以確保事業(yè)單位檔案管理水平能給穩(wěn)步提升。

1 事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的必要性分析

1）高效提升檔案管理工作效率。近些年，為全面推動事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展進程，單位內(nèi)部管理人員主張從多個方面針對各項管理工作內(nèi)容進行全方位升級與優(yōu)化，要求管理人員重點加強對檔案管理工作的把控力度，最好可以充分立足于當(dāng)前管理趨勢，積極運用新興技術(shù)手段，實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化處理。目前，以數(shù)字化技術(shù)為首的新興技術(shù)逐漸應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中。

根據(jù)建設(shè)反饋情況來看，事業(yè)單位內(nèi)部通過合理開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，不僅有效加強了各部門之間的協(xié)調(diào)力度，同時還有效深化了檔案管理質(zhì)量效果。究其原因，主要是因為數(shù)字化管理方式為檔案管理工作提供了全新的技術(shù)驅(qū)動力。管理人員可以利用數(shù)字化技術(shù)對檔案管理工作期間涉及的數(shù)據(jù)資料內(nèi)容進行整合分析，并根據(jù)分析反饋結(jié)果判斷當(dāng)前檔案管理工作是否落實到位。與此同時，還可以根據(jù)分析反饋結(jié)果確定檔案管理工作未來一段時間的發(fā)展趨勢以及戰(zhàn)略規(guī)劃內(nèi)容，具有重要的應(yīng)用意義。

2）滿足社會需求與單位自身發(fā)展需求。隨著我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前的時代發(fā)展趨勢。對于事業(yè)單位檔案管理工作而言也是如此。傳統(tǒng)的檔案管理采取的都是以人為主的管理方式，這種方式效率低、能耗高的缺點在數(shù)字化社會背景下逐漸顯現(xiàn)。為進一步滿足社會需求與單位自身發(fā)展需求，事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)該針對檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題予以高度重視。管理人員應(yīng)該立足于數(shù)字化建設(shè)發(fā)展趨勢，加強對檔案各項信息的整合處理，以期可以從根本上推動事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

2 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理問題分析

近些年來，隨著我國計算機互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷推廣與應(yīng)用，各行業(yè)領(lǐng)域的日常工作逐步朝向數(shù)字化與高效化方向發(fā)展。從客觀角度上來看，在網(wǎng)絡(luò)與數(shù)字化技術(shù)的引導(dǎo)作用下，事業(yè)單位各項工作內(nèi)容得到了精準優(yōu)化與加強。以檔案管理為例，管理人員通過合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)初步實現(xiàn)了對檔案管理資源的合理配置與應(yīng)用，并且有效規(guī)避了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式存在的弊端問題，具有重要的應(yīng)用意義。然而，就當(dāng)前數(shù)字化檔案管理工作的落實情況來看，仍舊存在一些亟待解決的問題。

一方面，部分單位領(lǐng)導(dǎo)人員對于數(shù)字化檔案管理工作缺乏高度重視，或者是對于數(shù)字化檔案管理工作存在流程化的問題。并未從本質(zhì)上意識到數(shù)字化檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的重要性，因此導(dǎo)致在數(shù)字化檔案建設(shè)與管理方面存在一定的滯后問題。另一方面，部分單位的計算機系統(tǒng)以及相關(guān)設(shè)備設(shè)施過于陳舊，無法支持數(shù)字化管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。最重要的是，單位內(nèi)部缺乏專業(yè)的數(shù)字化管理工作人員作為技術(shù)支持，難以確保檔案管理工作質(zhì)量與效率。

3 新形勢下事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作策略研究

1）高度重視數(shù)字化建設(shè)工作，推動檔案數(shù)字化管理進程。事業(yè)單位管理人員應(yīng)該肩負起自身的主體責(zé)任，堅持按照數(shù)字化建設(shè)工作要求，重點針對事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題進行統(tǒng)籌規(guī)劃與合理部署。其中，對于檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作必須予以高度重視。實施過程中，管理人員應(yīng)該將檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作放在重要工作位置。結(jié)合當(dāng)前檔案數(shù)字化工作建設(shè)現(xiàn)狀，明確把握當(dāng)前建設(shè)工作存在的不足問題，并根據(jù)具體的不足，制定科學(xué)有效的管理措施。

與此同時，管理人員應(yīng)該立足于檔案管理體制建設(shè)要求，按照數(shù)字化建設(shè)原則，健全與優(yōu)化數(shù)字化檔案管理機制。日常工作中，管理人員應(yīng)該定期針對員工的培訓(xùn)工作以及考核工作進行全面貫徹與落實。目的在于通過不斷加強對員工專業(yè)能力的培養(yǎng)，逐步引導(dǎo)員工熟練掌握數(shù)字化技術(shù)，確保每一位員工都可以運用數(shù)字化技術(shù)，為事業(yè)單位檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展提供良好內(nèi)在驅(qū)動力。

2）加強數(shù)字化管理軟硬件設(shè)施建設(shè)水平，全方位提高工作人員專業(yè)能力。為確保數(shù)字化檔案管理水平得以進一步加強與提升，建議單位方面應(yīng)該加強對數(shù)字化管理軟硬件設(shè)施的投資力度，滿足數(shù)字化檔案管理要求。一方面，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該根據(jù)工作實際需求，適當(dāng)配置先進的信息技術(shù)設(shè)備，盡量從多個方面為檔案信息收集以及加工傳輸?shù)於己玫募夹g(shù)保障。另一方面，根據(jù)數(shù)字化檔案管理需求，研發(fā)高質(zhì)量管理軟件，實現(xiàn)對檔案信息的深度開發(fā)與處理。

此外，還應(yīng)該構(gòu)建科學(xué)合理的高質(zhì)量管理平臺，不斷推動檔案管理工作朝向數(shù)字化與數(shù)字化方向發(fā)展。需要注意的是，對于當(dāng)前數(shù)字化檔案管理工作地位不高的問題，建議相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員加強思想建設(shè)，從思想意識上提升對數(shù)字化檔案工作的重視程度。最好可以將數(shù)字化檔案管理工作納入企業(yè)工作建設(shè)體系當(dāng)中，從根本上提高數(shù)字化檔案管理工作的地位。

3）穩(wěn)定提升信息數(shù)據(jù)管理水平，提高檔案數(shù)字化管理水平。實行檔案數(shù)字化管理工作的過程中，管理人員應(yīng)該加強對信息數(shù)據(jù)問題的整合力度。其中，管理人員應(yīng)該按照規(guī)范要求，達到穩(wěn)定提升信息數(shù)據(jù)管理水平的效果。與此同時，對于人事檔案的管理問題，管理人員應(yīng)該勇于承擔(dān)起自身的主體責(zé)任，加強對檔案資源的管理力度。

如日常管理過程中，管理人員應(yīng)該利用科學(xué)、合理的方式手段，深化分析人事檔案數(shù)字化建設(shè)問題。必要時，也可以通過構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)庫的方式，實現(xiàn)電子管理過程，確保檔案管理工作效果得以深化加強。需要注意的是，管理過程中，管理人員可以根據(jù)當(dāng)前信息數(shù)據(jù)管理實況，確立科學(xué)、合理的管理目標，進一步提高檔案數(shù)字化管理水平。

4 結(jié)論

總而言之，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)目標儼然成為事業(yè)單位必須予以重點踐行的目標。針對這點，建議事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該加強對檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的重視程度。嚴格按照檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作要求，從多個方面針對檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題進行統(tǒng)籌規(guī)劃與合理部署。其中，對于當(dāng)前檔案管理數(shù)字化建設(shè)理念意識不足的問題，必須予以及時改進。并在此基礎(chǔ)上，利用科學(xué)合理的數(shù)字化技術(shù)手段，構(gòu)建相關(guān)的檔案管理數(shù)字化機制。相信在全體人員的不斷努力下，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)水平將會得到進一步提高。