郭 昕

（黃河水利委員會(huì)機(jī)關(guān)服務(wù)局，河南 鄭州 450000）

1 人力資源檔案管理信息化的重要性

電子政務(wù)時(shí)代，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行，要推進(jìn)人力檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理工作效率，使檔案便于保存、取用。當(dāng)前，我國(guó)實(shí)行“人才強(qiáng)國(guó)”戰(zhàn)略，人才是國(guó)家重要競(jìng)爭(zhēng)力，檔案信息化管理有效提升了檔案管理的效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案查詢和管理十分不便、人力資源管理效率較低，檔案管理的信息化能夠?qū)崿F(xiàn)快速、高效地取用和管理人事檔案，將人們從簡(jiǎn)單重復(fù)勞動(dòng)中解放出來。檔案管理信息化建設(shè)能夠有效提升檔案服務(wù)水平，檔案信息化管理將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版的數(shù)據(jù)和信息，存儲(chǔ)在電腦中，工作人員能夠借助電腦等終端進(jìn)行存儲(chǔ)、查詢等，有利于開展便民服務(wù)。當(dāng)前，國(guó)家經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，社會(huì)對(duì)人才的需求量提升，信息化技術(shù)極大地便利了人事檔案的存儲(chǔ)和調(diào)用，能夠綜合人才的背景、資質(zhì)經(jīng)歷以及業(yè)務(wù)能力等來選拔和任用人才。

2 檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理制度相對(duì)不完善

基于我國(guó)社會(huì)發(fā)展情況，很多單位在管理相關(guān)檔案過程中或多或少會(huì)出現(xiàn)檔案管理不善問題。站在客觀辯證角度去思考，圍繞檔案管理所建立的相關(guān)管理制度，應(yīng)具備明細(xì)合理分配、管理與貼合單位發(fā)展趨勢(shì)的特點(diǎn)，對(duì)應(yīng)管理人員還要實(shí)時(shí)根據(jù)檔案數(shù)據(jù)變化，以此對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與管理，讓管理規(guī)則和條例優(yōu)化的同時(shí)做出合理變更。還可對(duì)檔案加以適當(dāng)編研，使其具有更高利用價(jià)值，需要注意在建立管理規(guī)章制度的同時(shí)，相關(guān)負(fù)責(zé)人員也要站在公正角度對(duì)其建立完善的考評(píng)指數(shù)。借助健全的考核制度規(guī)范人員行為，讓此崗位工作者可強(qiáng)化自身工作意識(shí)和素養(yǎng)認(rèn)知，提升責(zé)任意識(shí)與個(gè)人工作能力。

2.2 檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)不高

檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)不高，檔案管理團(tuán)隊(duì)中缺乏專業(yè)技術(shù)人員和了解檔案法、公司需求的綜合能力較強(qiáng)的員工。專業(yè)技術(shù)能力上的不過硬使得在使用專業(yè)軟件的過程中，無法將硬件設(shè)備和軟件設(shè)施靈活運(yùn)用到現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化中。對(duì)法律和企業(yè)需求了解的不透徹，在檔案信息采集上就只能被動(dòng)完成工作的基本要求，沒有清晰的目標(biāo)和系統(tǒng)的規(guī)劃來推進(jìn)檔案管理的實(shí)施進(jìn)程，無法將檔案管理上升到科學(xué)管理的高度。檔案管理人員職業(yè)道德素養(yǎng)較低也會(huì)桎梏在檔案管理工作開展中的創(chuàng)新能力，固守傳統(tǒng)，難以推陳出新。

2.3 資金投入不足，軟硬件配備不齊

檔案管理信息化建設(shè)需要對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境、配套設(shè)備進(jìn)行更新完善，更需要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案檢索系統(tǒng)、檔案查閱平臺(tái)等軟件進(jìn)行開發(fā)和購(gòu)買，從而形成完整的軟硬件管理系統(tǒng)。這些都需要投入大量的資金和經(jīng)費(fèi)。如果資金投入不足，將導(dǎo)致檔案信息保管、維護(hù)不力，難以保障檔案信息的安全；部分單位的檔案存儲(chǔ)環(huán)境較為簡(jiǎn)陋，配套設(shè)備沒有及時(shí)更新?lián)Q代，也會(huì)導(dǎo)致檔案查閱不便捷；而檔案管理和共享軟件平臺(tái)技術(shù)開發(fā)薄弱，將直接導(dǎo)致檔案管理信息化得不到足夠的支持，從而影響信息化建設(shè)進(jìn)程。

3 檔案管理信息化建設(shè)策略

3.1 強(qiáng)化技術(shù)支持，規(guī)范安全管理

檔案信息化管理在一定程度上增加了人事信息資源的不安全性，檔案信息化管理的安全涉及電腦的硬件、軟件、人員以及人文環(huán)境等多種因素，為此，需要對(duì)各個(gè)方面加強(qiáng)管理和控制，以此來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的安全管理。一是檔案信息具有保密性特征，開放性是互聯(lián)網(wǎng)的特性，互聯(lián)網(wǎng)的開放性與檔案管理的保密性嚴(yán)重相悖，為此，檔案管理人員要加強(qiáng)檔案的內(nèi)部管理，從而確保檔案信息安全和民眾隱私安全。二是關(guān)注信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)和計(jì)算機(jī)病毒都處于高速發(fā)展?fàn)顟B(tài)，檔案管理人員要密切關(guān)注信息技術(shù)的變化和計(jì)算機(jī)病毒的新變化，制定針對(duì)性的措施，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理。加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以提升檔案信息化管理的安全性和規(guī)范性。

3.2 建立檔案信息檢索目錄

檔案信息的類型很多，分類檔案具有較大的難度，信息技術(shù)可以對(duì)檔案進(jìn)行智能化的分類，讓檔案管理工作變得更加有序，也可以更加方便檔案的查找和管理。檔案資料的量極大，需要查找檔案或者使用檔案的時(shí)候，需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間進(jìn)行查找，在一定程度上增加了檔案管理的難度。在利用信息技術(shù)后，可以建立檢索目錄，按照檔案信息的類型進(jìn)行分類，如人事資料、單位資料，之后再在下方建立子目錄。通過子目錄的建立可以讓檔案的類型分類更加明確，提高了檔案管理的效率。當(dāng)建設(shè)檢索目錄后，如果需要使用或者查找檔案，只需要輸入關(guān)鍵詞就可以調(diào)出檔案信息，在一定程度也可以促進(jìn)檔案使用效率的提高。在建立檢索目錄時(shí)需要結(jié)合具體的檔案管理工作來制定，保證可以符合檔案管理工作的需求。

3.3 加強(qiáng)人才培養(yǎng)，建立高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍

一方面，要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員隊(duì)伍的繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升其對(duì)檔案管理工作新理念、新形勢(shì)的認(rèn)識(shí)，提高其信息化技術(shù)的知識(shí)范圍和技術(shù)層次，熟練掌握檔案管理應(yīng)用軟件的使用方法。要特別針對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、檔案查閱平臺(tái)等專業(yè)技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理工作人員盡快適應(yīng)信息化時(shí)代的要求；另一方面，要加強(qiáng)對(duì)高素質(zhì)人才的引進(jìn)，為檔案管理人才隊(duì)伍增加新鮮血液。檔案管理信息化建設(shè)需要專業(yè)的信息技術(shù)人才，從目前的發(fā)展情況來看，單純依靠繼續(xù)教育等手段難以滿足對(duì)人才的需求。這就要求檔案管理單位加強(qiáng)人才引進(jìn)，從高校、科研單位等引進(jìn)掌握信息技術(shù)、檔案管理知識(shí)并熱愛檔案管理工作的專業(yè)人才，實(shí)現(xiàn)快速提升檔案管理信息化水平的目標(biāo)。

4 結(jié)語

檔案是人類開展各種實(shí)踐活動(dòng)的重要記錄方式，是人類發(fā)展、社會(huì)發(fā)展的重要信息財(cái)富，提升人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，制定完備的檔案信息化管理規(guī)章制度，發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，能將企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)與企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益協(xié)調(diào)發(fā)展。