周 俊

（湖北省恩施州利川市人力資源和社會(huì)保障局，湖北 恩施土家族苗族自治州 445400）

數(shù)字化就是將信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信號(hào)，通過0和1來快速識(shí)別計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，能夠使人與數(shù)字融合為一體，任何一個(gè)數(shù)字化信息都有一個(gè)明顯的字節(jié)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，數(shù)字化并不局限于計(jì)算機(jī)技術(shù)，與人們的日常生活緊密相連，通過數(shù)字化的方式為人們提供更多更好更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。人事檔案的重要性決定了其社會(huì)價(jià)值。人事檔案會(huì)成為社會(huì)歷史發(fā)展不可缺少的因素，是用來傳遞過去和現(xiàn)在的，可以為未來制定更好的計(jì)劃。

1 人事檔案管理的主要問題

1.1 人為因素

在人事檔案管理中，由于檔案管理人員自身素質(zhì)較低，缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，這樣也使得檔案結(jié)構(gòu)不合理，大量高層次檔案專業(yè)人才缺失，使得檔案管理無法達(dá)到預(yù)期要求，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的開展效果。在數(shù)字化檔案建設(shè)中，由于人為因素的影響，導(dǎo)致各種操作不當(dāng)，使得重要資料丟失或破壞，嚴(yán)重影響了人事檔案信息化技術(shù)的開展效果。

1.2 環(huán)境因素

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境高速發(fā)展的背景下，各種各樣的木馬、黑客、病毒軟件層出不窮，對(duì)信息安全造成極大破壞。人事檔案數(shù)字化建設(shè)如果不夠重視對(duì)人事資料的妥善保管，也很容易造成信息丟失。在檔案資料管理方面，缺乏完善的管理機(jī)制，這樣也會(huì)造成人事單位檔案資料存在明顯的問題，檔案無法得到有效利用，不符合為人民群眾服務(wù)的要求。

1.3 職業(yè)道德因素

在人事資料檔案管理方面，最主要的是有管理人員對(duì)檔案進(jìn)行收集和整理，所以管理人員的職業(yè)道德水平會(huì)直接影響檔案管理工作的開展效果，一旦管理人員出現(xiàn)職業(yè)操守的問題，必然會(huì)導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案受到嚴(yán)重影響。很多單位忽視了對(duì)人事資料檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，管理人員缺乏足夠的責(zé)任心，沒有保證檔案資料的有效發(fā)展，甚至沒有將檔案管理工作納入單位管理工作之中，使得單位缺乏完善的檔案管理制度。

2 人事檔案數(shù)字化建設(shè)的作用

2.1 提高經(jīng)濟(jì)效率

過去檔案管理使用廣泛模式，即增加辦公室職員和辦公室費(fèi)用是解決這個(gè)問題的唯一手段，結(jié)果是管理費(fèi)用大幅增加。檔案的數(shù)字化管理不僅可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)變成機(jī)器可讀的檔案，節(jié)省儲(chǔ)存成本和空間，而且還可以非常方便快捷地確認(rèn)，防止資料復(fù)制的問題。

2.2 提高辦公效率

通過數(shù)字人事檔案管理及時(shí)存檔和盡快使用數(shù)據(jù)。以組織部門為例。干部任命和晉升需要詳細(xì)準(zhǔn)確的人事檔案信息。但是檔案的數(shù)字化管理可以提供詳細(xì)及時(shí)的數(shù)據(jù)和信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。同時(shí)，使用數(shù)字人事檔案管理，您可以非常簡單地查詢數(shù)據(jù)，并使辦公室職員無需離開家即可了解世界上的主要事件。由于信息的時(shí)間和空間流動(dòng)，數(shù)字存檔實(shí)際上成為“無墻存檔”，存檔基本上從人事檔案實(shí)體的存儲(chǔ)庫變成了提供方便使用的信息控制中心。

3 人事檔案數(shù)字化問題的有效解決措施

3.1 提高數(shù)字化檔案管理的安全性

在數(shù)字化檔案建設(shè)的過程中，最主要的就是確保數(shù)據(jù)資料真實(shí)準(zhǔn)確，在數(shù)字化檔案建設(shè)時(shí)，應(yīng)該運(yùn)用各種現(xiàn)代化的技術(shù)手段，提高對(duì)數(shù)據(jù)資料的利用效率，保證數(shù)字檔案建設(shè)水平全面提升。充分增強(qiáng)其使用價(jià)值，避免造成損失，集中力量加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案的建設(shè)水平。在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的同時(shí)，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全處理，做好備份管理工作，運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，提高檔案資料的整體利用效率，避免出現(xiàn)人為檔案資料丟失的情況，增強(qiáng)人事檔案管理的利用效率，有效地促進(jìn)了我國各項(xiàng)事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展。

3.2 開發(fā)出適合本單位的數(shù)字軟件

數(shù)字化檔案的建設(shè)離不開配套軟件的支持，所以在數(shù)字化檔案建設(shè)時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)軟件硬件的開發(fā)與利用，在過去單位建設(shè)數(shù)字化檔案時(shí)，往往會(huì)選用現(xiàn)成的軟件模板進(jìn)行設(shè)計(jì)，這樣就很容易造成數(shù)字化檔案管理起不到應(yīng)有的效果，而在新時(shí)期根據(jù)對(duì)單位的實(shí)際情況進(jìn)行分析，確保檔案管理工作開展效果得到增強(qiáng)，這樣也可以全面提升數(shù)字化檔案建設(shè)的質(zhì)量，保障單位數(shù)字化檔案管理的效果大幅度提升。

3.3 制定數(shù)字化檔案管理機(jī)制

確保數(shù)字化檔案順利推進(jìn)，最重要的就是積極加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新與優(yōu)化，通過多種技術(shù)手段制定符合單位發(fā)展需要的人事檔案管理資料和管理機(jī)制，確保單位的各項(xiàng)制度有機(jī)連接，相互協(xié)調(diào)，共同推進(jìn)數(shù)字化檔案的一體化發(fā)展。

3.4 加強(qiáng)管理人員職業(yè)素質(zhì)

數(shù)字化檔案建設(shè)中管理人員的素質(zhì)會(huì)直接影響建設(shè)的質(zhì)量，為此，必須要積極提高對(duì)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)考核，讓他們能夠建立健全完善的數(shù)字化評(píng)價(jià)機(jī)制。這個(gè)數(shù)字化檔案管理效率大幅提升。通過加大對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)培訓(xùn)，讓他們能夠樹立正確的數(shù)字化檔案管理意識(shí)，明確數(shù)字化檔案建設(shè)的重要責(zé)任，同時(shí)也能夠增強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量與水平。同時(shí)還要積極提高管理人員的政治素養(yǎng)，讓他們深入學(xué)習(xí)我黨的政治思想，武裝自己的頭腦，灌輸“為人民服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)”的宗旨，樹立正確的人生觀、價(jià)值觀和世界觀，提高檔案管理人員的技能與水平，使他們擁有過硬的技術(shù)本領(lǐng)，確保系統(tǒng)掌握管理的專業(yè)知識(shí)。

4 結(jié)語

人事檔案數(shù)字化建設(shè)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢，也是我國現(xiàn)代化信息系統(tǒng)建設(shè)的重要組成部分，只有積極加強(qiáng)人事檔案資料管理的整體效果，全面推進(jìn)人事檔案數(shù)字化建設(shè)水平，才能夠有效解決人事檔案數(shù)字化資料存在的各種問題和不足，并采取多種措施加強(qiáng)人事檔案管理的效率，滿足人事檔案數(shù)字化發(fā)展的需要。