薛 靖

（山西省呂梁市離石區(qū)安全生產(chǎn)監(jiān)督執(zhí)法大隊(duì)，山西 呂梁 033000）

檔案管理信息化建設(shè)，顧名思義，其所指的主要是檔案管理機(jī)構(gòu)，為當(dāng)今檔案管理工作融入相關(guān)的信息化技術(shù)，以此高效率展開檔案管理工作，進(jìn)而使其能夠更好地服務(wù)于國(guó)計(jì)民生。正是在這樣的背景下，檔案信息化建設(shè)成為橫亙于當(dāng)代檔案管理工作面前的一個(gè)重大課題。因此，對(duì)于如何有效開展檔案管理工作的信息化建設(shè)，并不斷推動(dòng)整個(gè)檔案管理工作的創(chuàng)新，成為檔案工作中一件迫在眉睫的事情。

1 信息化建設(shè)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)作用

1）提升檔案信息管理的信息化。在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展背景下，相應(yīng)強(qiáng)化了人們的檔案意識(shí)，逐漸擴(kuò)大了檔案信息用戶群，此時(shí)需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案信息管理方法，采用適宜的管理模式和方法。隨著檔案信息管理的現(xiàn)代化發(fā)展，對(duì)于管理人員的要求也在不斷提升。由于缺乏現(xiàn)代技術(shù)人員，導(dǎo)致檔案工作的管理效果不佳。通過檔案管理的信息化建設(shè)，可以深入開發(fā)和利用檔案信息資源，提升檔案管理的實(shí)效性。

2）提升信息應(yīng)用的專業(yè)化。隨著檔案信息用戶群體的增加，相應(yīng)擴(kuò)大了檔案管理范圍。檔案管理類型也呈現(xiàn)出多樣化特點(diǎn)，導(dǎo)致該項(xiàng)工作呈現(xiàn)出多種不同特性。檔案信息所包含的資源失真度增加，存在大量虛假信息和冗余信息。檔案信息化建設(shè)能夠確保檔案需求的專業(yè)化、個(gè)性化發(fā)展，不僅能夠降低管理成本，還能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)化管理操作，提升檔案信息應(yīng)用的專業(yè)性。

2 檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1）檔案管理工作效率低下。檔案管理工作效率低的問題是由于多種問題所導(dǎo)致的，給檔案管理工作的創(chuàng)新帶來了嚴(yán)重的制約。首先，工作人員缺乏信息技術(shù)意識(shí)，在工作過程中缺少信息意識(shí)，不能有效運(yùn)用信息技術(shù)來對(duì)檔案工作進(jìn)行管理，缺乏創(chuàng)新意識(shí)。檔案管理一直以來都不被各個(gè)單位所重視，認(rèn)為檔案管理工作只是整理資料，屬于“閑職”，這些誤區(qū)常常造成在具體工作上也不能認(rèn)真貫徹和落實(shí)，出現(xiàn)了檔案工作被邊緣化、被遺忘的情況。而廣大干部職工也普遍存在對(duì)于檔案較為忽視，對(duì)檔案所收集材料不明確，填寫材料時(shí)馬馬虎虎，敷衍潦草等現(xiàn)象。其次，檔案管理工作量大。傳統(tǒng)人工的檔案管理方式，需要工作人員自己檢查檔案、整理檔案、分析檔案，面對(duì)大量的工作任務(wù)，難免會(huì)影響檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

2）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)。目前，不少單位對(duì)于檔案管理工作仍存在著重視度不足的情況，普遍停留在資源保管的層面，缺乏現(xiàn)代化的管理手段和方式，導(dǎo)致各類資料無法在工作中充分發(fā)揮作用。另外，由于相關(guān)管理制度的缺失，導(dǎo)致資料無法及時(shí)地收集和保存，造成資料丟失、損壞等情況，給單位正常工作造成影響。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作缺乏重視，也使檔案管理人員對(duì)自身工作的重要性認(rèn)識(shí)度不足，管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，導(dǎo)致資料利用率下降。

3 檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策

1）提升檔案管理信息化建設(shè)的重視程度。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)不斷提升領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員的思想認(rèn)識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。從單位領(lǐng)導(dǎo)層和管理層入手，提升對(duì)各級(jí)部門管理人員重要性的認(rèn)知。因此，必須注重宣傳和強(qiáng)調(diào)檔案信息化管理，通過專業(yè)培訓(xùn)與教育活動(dòng)，確保領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員學(xué)習(xí)檔案信息化管理知識(shí)，并且將檔案管理信息化建設(shè)作為單位管理的一項(xiàng)主要內(nèi)容，納入工作計(jì)劃中。同時(shí)，注重人力、物力和財(cái)力的投入，以此確保管理信息化建設(shè)的實(shí)效性。另外，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員制定合理有效的檔案管理制度，全面提升檔案信息的有效利用率。

2）檔案人員綜合素質(zhì)提升。檔案管理工作人員綜合素質(zhì)提高對(duì)于有效保證檔案管理服務(wù)水平有著重要的影響。首先，需要提高工作人員對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，完善檔案管理制度，使工作人員的管理觀念得以創(chuàng)新，使工作責(zé)任心有效提高。其次，單位應(yīng)定期組織工作人員進(jìn)行專業(yè)技能和管理知識(shí)的培訓(xùn)，使其綜合素質(zhì)和專業(yè)技能提高，對(duì)檔案管理工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)予以充分了解和掌握，為檔案管理的信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。再次，需要加強(qiáng)專業(yè)人才的引進(jìn)，使檔案管理工作人員的整體素質(zhì)提高。最后，為了有效調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，應(yīng)制定相應(yīng)的激勵(lì)及獎(jiǎng)懲制度，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效規(guī)范，使檔案管理水平有效提升，資料信息的有效性、全面性和真實(shí)性得以有效保證。

3）建立健全檔案管理信息化規(guī)章制度，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。首先，檔案管理部門要嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》有關(guān)規(guī)定，建立科學(xué)有效的檔案管理制度，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、調(diào)閱等進(jìn)行細(xì)致規(guī)定，并確保相關(guān)制度的有效實(shí)施。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案安全管理制度的完善，建立責(zé)任追究制度，對(duì)違法違規(guī)行為依法進(jìn)行追責(zé)。其次，要推進(jìn)信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化管理。要針對(duì)建檔、存儲(chǔ)、共享等環(huán)節(jié)，形成規(guī)范化的管理模式，對(duì)檔案進(jìn)行重要層次分級(jí)設(shè)置，對(duì)延續(xù)性檔案內(nèi)容進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，協(xié)調(diào)檔案管理單位所有部門共同參與，共同進(jìn)行數(shù)據(jù)開發(fā)和使用技術(shù)的探索，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的服務(wù)功能。

4）注重建設(shè)辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，強(qiáng)化檔案信息化安全管理。在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)完善過程中，注重優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)，引入專業(yè)管理人才和設(shè)備，不斷優(yōu)化完善網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。采用信息化方式和技術(shù)，大力建設(shè)檔案信息化平臺(tái)，從根本上提升檔案管理效益。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，必須注重安全管理問題。為了提升檔案開發(fā)利用率，必須加大檔案信息安全保護(hù)等級(jí)。通過檔案管理的各項(xiàng)安全要求，基于信息安全要求和分析進(jìn)行分類，確定不同等級(jí)的安全保護(hù)要求和標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)評(píng)估信息管理系統(tǒng)的安全性。此外，單位還需要建立檔案安全管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)常態(tài)化安全管理，對(duì)安全管理操作流程和程序進(jìn)行規(guī)范，充分發(fā)揮出安全管理機(jī)制在檔案管理中的作用。單位還應(yīng)當(dāng)引進(jìn)安全管理設(shè)施，設(shè)置保密功能和安全查閱權(quán)限，聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)硬件系統(tǒng)，全面確保檔案管理的完整性和安全性。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)是信息時(shí)代檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)提升檔案服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展能力至關(guān)重要。政府管理部門和廣大檔案管理單位應(yīng)予以充分重視，加大投入，不斷提升軟硬件建設(shè)和人才隊(duì)伍培養(yǎng)，使檔案管理信息化建設(shè)更好地服務(wù)于人民，服務(wù)于國(guó)家建設(shè)和社會(huì)發(fā)展。