張軍娟

（南平武夷新區(qū)投資開(kāi)發(fā)集團(tuán)有限公司，福建 南平 354200）

工程檔案管理，是建筑項(xiàng)目管理結(jié)構(gòu)中不可缺失的部分，它能夠以文字、視頻、圖片等方式，將本次項(xiàng)目建設(shè)前、中、后等環(huán)節(jié)等資料都保存下來(lái)，實(shí)現(xiàn)了建筑行業(yè)發(fā)展情況記載。為適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展需要，工程檔案管理工作，正在向著信息化、現(xiàn)代化的趨向轉(zhuǎn)變，這也是信息技術(shù)在社會(huì)發(fā)展和行業(yè)建設(shè)中協(xié)調(diào)性融合的直接體現(xiàn)。

1 檔案信息化建設(shè)

信息化，是與傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息記載方式相對(duì)應(yīng)的資源管理方法。它主要在于借助數(shù)字化程序、智能化手段，實(shí)現(xiàn)資料內(nèi)容的保存和整理[1]。檔案信息化建設(shè)，就是充分利用數(shù)字化程序，一方面承接傳統(tǒng)的文字記錄方式，對(duì)檔案信息進(jìn)行書(shū)面整理，一方面是利用大數(shù)據(jù)、虛擬程序指令，通過(guò)圖片、視頻、音頻等方式，將檔案信息資源很好的整理起來(lái)，以實(shí)現(xiàn)迅速、精準(zhǔn)進(jìn)行信息資料梳理和長(zhǎng)期性保存的效果。比如，建筑工程檔案借助數(shù)字化手段管理時(shí)，技術(shù)人員可以通過(guò)大數(shù)據(jù)模型，進(jìn)行虛擬信息的記錄，以確保工程資料保留的更加完整，這就是檔案信息化建設(shè)具體運(yùn)用的體現(xiàn)。

2 當(dāng)前工程檔案管理中存在的問(wèn)題

工程檔案，是指針對(duì)項(xiàng)目申請(qǐng)、確定、設(shè)計(jì)、建設(shè)、檢驗(yàn)等多個(gè)環(huán)節(jié)中的相關(guān)資料，進(jìn)行的系統(tǒng)化、立體化的資源整理方式。國(guó)內(nèi)工程檔案管理工作的實(shí)施，呈現(xiàn)出整體穩(wěn)定，但具體實(shí)踐層面缺失重重的狀態(tài)。結(jié)合國(guó)內(nèi)建筑工程檔案管理的基本情況，現(xiàn)將其中存在的問(wèn)題歸納為：

2.1 工程檔案管理結(jié)構(gòu)混亂

工程檔案管理工作涉及了工程檔案管理的各個(gè)方面，由于管理人員并未清晰的做好工程檔案管理內(nèi)容的劃分和整合，就會(huì)出現(xiàn)檔案內(nèi)容混亂，亦或者是管理資料整合缺乏邏輯性的狀況。雖然從宏觀層面而言，結(jié)構(gòu)混亂的檔案管理方式，也實(shí)現(xiàn)了檔案管理因素調(diào)節(jié)，但其實(shí)際運(yùn)用的價(jià)值卻并不高。

2.2 工程檔案管理方法應(yīng)用不當(dāng)

工程檔案管理方法運(yùn)營(yíng)形式合理與否，也會(huì)成為影響工程管理活動(dòng)實(shí)施成效的條件。從國(guó)內(nèi)工程檔案管理的實(shí)際狀態(tài)而言，60%的工程項(xiàng)目檔案依舊采用紙質(zhì)資料為主，電子檔案?jìng)浞莶呗蚤_(kāi)展管理；同時(shí)，工程檔案管理工作具體實(shí)施期間，全盤肯定式的工程檔案管理活動(dòng)實(shí)施，也會(huì)造成缺乏有效的方法篩選，出現(xiàn)工程檔案管理成效較低的狀況[2]。

2.3 工程檔案管理制度缺失

當(dāng)前，正處于工程檔案管理工作轉(zhuǎn)型階段，逐步引導(dǎo)工程檔案管理活動(dòng)規(guī)范化轉(zhuǎn)變的情況下，新舊管理制度對(duì)接層面臨著相互矛盾的情況。一方面，工程檔案管理制度中，存在著針對(duì)檔案收集結(jié)果進(jìn)行管理，但收集過(guò)程不規(guī)范的問(wèn)題。另一方面，工程檔案管理制度實(shí)施缺少外部監(jiān)管環(huán)節(jié)，造成了新舊制度對(duì)接缺少約束的情況，大大影響了工程檔案管理成效。

2.4 工程檔案管理人員水平有限

工程檔案管理，是與項(xiàng)目整體之間都關(guān)聯(lián)密切的資料整合工作。隨著國(guó)內(nèi)建筑行業(yè)的整體發(fā)展水平逐步提升，工程檔案管理人員的能力也逐步暴露出檔案管理思路簡(jiǎn)單、自身能力水平較低、亦或者是理論與實(shí)踐水平之間不相匹配的問(wèn)題。這些主觀層面的檔案管理問(wèn)題，會(huì)直接導(dǎo)致投資公司檔案管理活動(dòng)無(wú)法順利實(shí)施，甚至是實(shí)踐效果不佳的問(wèn)題，它會(huì)增加項(xiàng)目投資公司的實(shí)踐成本。

2.5 工程檔案管理目標(biāo)模糊

工程檔案管理活動(dòng)具體實(shí)施期間，管理人員直接進(jìn)行項(xiàng)目檔案的存儲(chǔ)，而沒(méi)有詳細(xì)的進(jìn)行檔案資料的整理，會(huì)增加后續(xù)檔案資源運(yùn)用的繁瑣性。或者是，工程檔案管理活動(dòng)具體實(shí)施期間，多重管理因素方面分析上，沒(méi)有實(shí)行工程檔案管理因素的對(duì)應(yīng)性評(píng)估，而是單純進(jìn)行工程檔案管理結(jié)構(gòu)的規(guī)劃，其過(guò)程也會(huì)導(dǎo)致工程檔案管理工作安排不夠協(xié)調(diào)的狀況出現(xiàn)。以上這些問(wèn)題，均是由于工程檔案管理系列條件安排不協(xié)調(diào)所導(dǎo)致。

3 借助檔案信息化建設(shè)促進(jìn)工程檔案管理工作優(yōu)化

借助檔案信息化建設(shè)促進(jìn)工程檔案管理工作優(yōu)化方法包括：

3.1 清晰調(diào)節(jié)工程檔案管理結(jié)構(gòu)

工程檔案管理活動(dòng)具體安排和分析期間，為了確保各項(xiàng)工程檔案管理內(nèi)部安排與外部分析之間相互一致，就要針對(duì)當(dāng)前管理結(jié)構(gòu)混亂的問(wèn)題進(jìn)行最優(yōu)化調(diào)節(jié)。其一，工程檔案管理時(shí)，應(yīng)依據(jù)工程管理基本結(jié)構(gòu)，梳理出清晰的工程檔案管理脈絡(luò)，切不可隨意進(jìn)行各種資料隨意堆積。其二，工程檔案管理期間，可充分利用大數(shù)據(jù)手段，創(chuàng)建立體化的工程檔案管理結(jié)構(gòu)，以實(shí)現(xiàn)工程檔案管理系列要素的全面化整合。

某投資公司針對(duì)以投資工程項(xiàng)目進(jìn)行檔案管理時(shí)期，為確保做好資料管理與時(shí)代發(fā)展相互適應(yīng)，工作人員首先從本次工程檔案管理結(jié)構(gòu)層面給予了相應(yīng)的調(diào)整：1）依據(jù)本次項(xiàng)目工程建設(shè)情況，按照民用住宅工程管理資料整理要求，初步確定了項(xiàng)目檔案內(nèi)容，主要從資金、工程品質(zhì)、進(jìn)度期限、市場(chǎng)銷售四個(gè)部分進(jìn)行檔案整理。2）利用大數(shù)據(jù)程序，創(chuàng)建獨(dú)立的投資項(xiàng)目檔案管理文件夾，且一部分是按照項(xiàng)目進(jìn)程進(jìn)行縱向梳理，一部分按照核心檔案管理點(diǎn)進(jìn)行橫向整理。3）對(duì)于工程檔案管理中模糊資料，運(yùn)用大數(shù)據(jù)檢測(cè)分析程序，將其歸類到最接近的領(lǐng)域中，并做出“特殊”標(biāo)注。

投資公司進(jìn)行工程項(xiàng)目檔案管理活動(dòng)期間，逐步形成邏輯清晰的工程檔案管理結(jié)構(gòu)，避免集中性開(kāi)展多重管理因素的堆積，亦或者是單方向進(jìn)行工程檔案管理狀態(tài)分析，均迎合了檔案信息化建設(shè)的整體需求。

3.2 有序選擇工程檔案管理方法

工程檔案管理工作雖然看似簡(jiǎn)單，但其中依然存在著諸多技巧，如果管理人員直接按照具體狀況，毫無(wú)標(biāo)準(zhǔn)的隨意進(jìn)行檔案管理系列要點(diǎn)的對(duì)應(yīng)分析，也會(huì)對(duì)檔案管理的成效造成一定的沖擊。為此，工程檔案管理工作具體實(shí)施期間，也需要對(duì)檔案管理方法運(yùn)用情況進(jìn)行綜合調(diào)整。

某工程投資公司進(jìn)行信息化檔案管理方法運(yùn)用期間，為了確保項(xiàng)目工程檔案資料科學(xué)合理的推行下去，技術(shù)人員就主要從工程檔案管理具體活動(dòng)實(shí)施的方法選擇層面加以調(diào)節(jié)：1）對(duì)本次工程投資項(xiàng)目進(jìn)行全面的了解和分析后，采用虛擬模型對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)中的相關(guān)資料情況進(jìn)行評(píng)估。發(fā)現(xiàn)本次項(xiàng)目中不僅包含了前期設(shè)計(jì)圖、成本核算等專業(yè)性檔案資料，還包括后期竣工結(jié)算、市場(chǎng)運(yùn)行周期成本回收比率等方面的內(nèi)容。為避免大量數(shù)據(jù)資料整理期間出現(xiàn)誤差，管理人員借助專業(yè)工程檔案管理建設(shè)程序，以實(shí)現(xiàn)從工程檔案管理實(shí)際出發(fā)，不斷實(shí)行工程要素合理調(diào)節(jié)的成效。2）本次工程中還包含了局部附加綠化工程建設(shè)部分，但由于建設(shè)區(qū)域相對(duì)較小，且較為零散，這部分主要采取人工跟隨識(shí)記法進(jìn)行信息化檔案管理。3）待本次整體工程建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)全面結(jié)束后，工程檔案管理人員，需要將這兩個(gè)部分的資料有序整合在一起，以確保工程檔案管理活動(dòng)開(kāi)展，滿足檔案管理方法得當(dāng)，管理手段協(xié)調(diào)的信息化服務(wù)趨向。

工程檔案管理工作具體分析和研究過(guò)程中，注重檔案管理方法的選擇和研究，不僅能夠?yàn)楹罄m(xù)實(shí)踐活動(dòng)的展開(kāi)提供清晰的實(shí)踐思路，更能夠避免工程檔案管理效率低下的問(wèn)題。

3.3 調(diào)節(jié)工程檔案管理機(jī)制

工程檔案管理活動(dòng)具體推進(jìn)期間，做好檔案管理制度層面的對(duì)應(yīng)調(diào)節(jié)，也是其活動(dòng)具體展開(kāi)中不能忽視的一方面。尤其是在當(dāng)前信息化手段大范圍融合的情況下，更應(yīng)注重檔案管理機(jī)制部分的合理化調(diào)整。

某工程項(xiàng)目進(jìn)行檔案管理機(jī)制分析和研究時(shí)，為確保后續(xù)工程檔案管理活動(dòng)的有序化展開(kāi)，檔案管理人員就在信息化綜合建設(shè)的狀態(tài)下，著重從工程檔案管理制度層面給予優(yōu)化：1）全面采用針對(duì)性、自動(dòng)化程序，對(duì)公司投資工程項(xiàng)目的合作環(huán)節(jié)、施工環(huán)節(jié)、竣工環(huán)節(jié)等部分，進(jìn)行檔案線上溝通與交流。2）工程檔案管理工作具體實(shí)施環(huán)節(jié)上，借助無(wú)線終端程序、多元化產(chǎn)業(yè)開(kāi)發(fā)結(jié)構(gòu)等環(huán)節(jié)，實(shí)行科學(xué)有序的工程檔案管理系列內(nèi)容方面的科學(xué)化調(diào)控。3）工程檔案管理信息化服務(wù)制度確定時(shí)期，還充分利用了遠(yuǎn)程無(wú)線、終端全景監(jiān)管記錄設(shè)備，實(shí)行工程檔案管理工作機(jī)制對(duì)接方面的完善。

項(xiàng)目投資公司調(diào)節(jié)工程檔案管理機(jī)制的目的，是為了減少項(xiàng)目資源運(yùn)作管理中的隱患，減少資本回收期間的額外支出。同時(shí)，工程檔案管理活動(dòng)全面調(diào)節(jié)時(shí)期，也保障了項(xiàng)目工程檔案資料真實(shí)性。

3.4 工程檔案管理人員能力提升

工程檔案管理活動(dòng)具體推進(jìn)期間，為適應(yīng)當(dāng)前檔案信息化管理的態(tài)勢(shì)，從檔案操控主體的視角上進(jìn)行多樣化實(shí)踐環(huán)節(jié)的對(duì)應(yīng)分析，不僅能夠適應(yīng)當(dāng)前信息化水平逐步加強(qiáng)的環(huán)境需求，還是從信息化技術(shù)手段的應(yīng)用層面出發(fā)，進(jìn)行工程檔案管理能力調(diào)節(jié)，對(duì)相關(guān)性理論加以整理和定位。

某建筑項(xiàng)目工程投資企業(yè)進(jìn)行工程檔案管理系列活動(dòng)具體實(shí)踐期間，為確保投資公司實(shí)踐項(xiàng)目檔案管理工作有序展開(kāi)，各項(xiàng)活動(dòng)實(shí)踐層面所給予的人員層面所實(shí)行的能力研究?jī)?nèi)容歸納為：1）本次項(xiàng)目工程檔案管理資料整理和分析前，針對(duì)所有在崗檔案管理人員進(jìn)行集中性學(xué)習(xí)，以確保每一個(gè)環(huán)節(jié)中，都能夠?qū)崿F(xiàn)工程檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施的狀態(tài)。2）建筑工程項(xiàng)目檔案管理系列活動(dòng)具體分析時(shí)期，為確保各個(gè)方面活動(dòng)協(xié)調(diào)有序?qū)?，定期組織在崗人員進(jìn)行信息化技術(shù)運(yùn)用操作技術(shù)培訓(xùn)。3）對(duì)于項(xiàng)目工程檔案管理人員中，專業(yè)理論較強(qiáng)、但實(shí)踐能力不足的群體，企業(yè)采取了智能化人工互動(dòng)程度，自動(dòng)進(jìn)行實(shí)踐能力方面的輔助。而對(duì)于理論缺失、但信息技術(shù)操控靈活度較高的群體，則可以采取線上輔助性教學(xué)策略，開(kāi)展項(xiàng)目工程檔案管理活動(dòng)的對(duì)應(yīng)調(diào)節(jié)。

項(xiàng)目投資公司進(jìn)行工程檔案管理系列活動(dòng)具體實(shí)施期間，不斷進(jìn)行實(shí)踐群體層面的因素分析，并在信息化手段的應(yīng)用之下，實(shí)行生產(chǎn)運(yùn)作方面的內(nèi)容評(píng)估和分析，它能夠最大限度的保障工程檔案管理的品質(zhì)。

3.5 工程檔案管理目標(biāo)清晰化定位

檔案信息化建設(shè)活動(dòng)有序安排和分析期間，協(xié)調(diào)有序的進(jìn)行工程檔案管理層面的優(yōu)化，也應(yīng)通過(guò)做好工作檔案管理定位解決問(wèn)題。其一，工程檔案管理系列活動(dòng)安排時(shí)期，應(yīng)明確檔案管理的服務(wù)目標(biāo)，從而將前期的檔案管理各項(xiàng)工作都很好的串聯(lián)起來(lái)。其二，工程檔案信息化建設(shè)時(shí)期，形成檔案收集前期、中期、以及后期三方相互協(xié)調(diào)的實(shí)踐體系，明確每一個(gè)環(huán)節(jié)都有哪些實(shí)踐條件，這樣就可以實(shí)現(xiàn)工程檔案管理多重因素協(xié)調(diào)的形態(tài)了。

比如，某投資公司進(jìn)行工程項(xiàng)目檔案信息化管理與建設(shè)期間，檔案管理人員就將本次活動(dòng)的目標(biāo)定位為：1）科學(xué)協(xié)調(diào)的開(kāi)展信息化實(shí)踐活動(dòng)方面的對(duì)應(yīng)安排，以保障工程項(xiàng)目檔案管理資料，呈現(xiàn)出科學(xué)化、協(xié)調(diào)性的實(shí)踐趨向。2）將本次項(xiàng)目信息化檔案資料分割為前期、中期、后續(xù)三部分，從而輔助工程檔案管理信息化轉(zhuǎn)變。

4 結(jié)論

綜上所述，探究檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理，是信息程序在工程整體建設(shè)中融合的理論歸納。在此基礎(chǔ)上，本文通過(guò)清晰調(diào)節(jié)工程檔案管理結(jié)構(gòu)、有序選擇工程檔案管理方法、調(diào)節(jié)工程檔案管理機(jī)制、工程檔案管理人員能力提升、工程檔案管理目標(biāo)清晰化定位等方面，分析了工程檔案管理信息化轉(zhuǎn)變的方式。為此，本文研究成果，為當(dāng)代工程檔案管理工作優(yōu)化提供了新視角。