許 柯

（成武縣人力資源和社會(huì)保障局，山東 菏澤 274200）

現(xiàn)如今，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展已經(jīng)邁入了全新的階段，這使得事業(yè)單位檔案管理工作的開展迎來(lái)了全新的挑戰(zhàn)，但從目前來(lái)看在實(shí)踐過(guò)程中仍存在著一定的不利因素制約著檔案管理有效性的提升，基于此有必要對(duì)其展開深層次的探究，以保障其能夠同互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)。

1 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作優(yōu)化要點(diǎn)

1.1 靈活性

若想提升檔案管理工作開展的質(zhì)量與效率，工作人員應(yīng)當(dāng)注重管理工作的靈活性，并將其與規(guī)范化管理的相關(guān)措施結(jié)合起來(lái)，不能一味對(duì)政策以及制度進(jìn)行簡(jiǎn)單執(zhí)行，而是要在充分明確國(guó)家要求以及標(biāo)準(zhǔn)的前提條件下對(duì)政策原則展開更為科學(xué)靈活的掌控，從具體的實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)檔案展開規(guī)范化管理。與此同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的實(shí)際特點(diǎn)，形成能夠滿足單位發(fā)展需求的相關(guān)制度，并在實(shí)踐過(guò)程中進(jìn)行嚴(yán)格落實(shí)，以為檔案管理工作的開展創(chuàng)造良好的環(huán)境條件。

1.2 實(shí)效性

除了靈活性以外，管理人員還應(yīng)當(dāng)注重檔案管理工作的實(shí)效性，要切實(shí)體現(xiàn)出管理工作的實(shí)質(zhì)性成果。工作人員需要加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)制度的重視，確保工作實(shí)踐最終能夠完成既定目標(biāo)。保障檔案管理工作全流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠起到應(yīng)有的作用，并做出相應(yīng)的總結(jié)，一旦發(fā)現(xiàn)制度執(zhí)行過(guò)程中存在不合理的現(xiàn)象便需要對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的優(yōu)化調(diào)整以免對(duì)后續(xù)工作的執(zhí)行造成阻礙。

1.3 精細(xì)化

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要求實(shí)踐工作須具有精細(xì)化的特點(diǎn)，不管是對(duì)于管理內(nèi)容還是管理環(huán)節(jié)來(lái)說(shuō)，檔案管理工作的開展都應(yīng)當(dāng)全面實(shí)現(xiàn)對(duì)于各種檔案的覆蓋與涉及?；诖?，管理人員需要有效將精細(xì)化管理以及規(guī)范化管理結(jié)合起來(lái)，立足于檔案管理的各個(gè)細(xì)節(jié)，嚴(yán)抓相關(guān)流程以及環(huán)節(jié)的科學(xué)性，并全方位監(jiān)督所有檔案所立檔保存的過(guò)程[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

2.1 加強(qiáng)信息化建設(shè)

2.1.1 構(gòu)建數(shù)據(jù)中心

近些年來(lái)我國(guó)信息技術(shù)水平逐漸提高，各類信息技術(shù)開始在多個(gè)行業(yè)以及多個(gè)領(lǐng)域中實(shí)現(xiàn)了廣泛應(yīng)用，若想保障事業(yè)單位檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，要加強(qiáng)對(duì)于信息化技術(shù)的運(yùn)用。在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)高度發(fā)達(dá)的時(shí)代背景下，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在原有的基礎(chǔ)上構(gòu)建起相應(yīng)的數(shù)據(jù)中心，以實(shí)現(xiàn)對(duì)于原有分散式數(shù)據(jù)信息的優(yōu)化整合。數(shù)據(jù)中心的高質(zhì)量構(gòu)建既能夠有效緩解以往普遍存在于檔案管理中的共享以及存儲(chǔ)問(wèn)題，還能夠推動(dòng)事業(yè)單位整體信息化建設(shè)質(zhì)量的強(qiáng)化提升，所以檔案管理人員要抓住機(jī)遇、迎接挑戰(zhàn)，大力參與到構(gòu)建數(shù)據(jù)中心的工作當(dāng)中。與此同時(shí)，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)同相關(guān)技術(shù)部門之間的合作，以保障頂層設(shè)計(jì)工作的規(guī)范性以及科學(xué)性，對(duì)當(dāng)下所開展的檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)行具體的審視以及總結(jié)，形成科學(xué)的管理經(jīng)驗(yàn)并總結(jié)出數(shù)據(jù)的特征，與已經(jīng)確定的數(shù)據(jù)模塊布局展開優(yōu)化整合，在此基礎(chǔ)上形成高質(zhì)量的保證系統(tǒng)。數(shù)據(jù)中心的構(gòu)建能夠?yàn)楣芾砣藛T進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控提供必要條件，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)于事業(yè)單位整體結(jié)構(gòu)的全方位覆蓋，最終實(shí)現(xiàn)運(yùn)行實(shí)際效率的提升，降低檔案管理方面的各項(xiàng)成本投入，切實(shí)保障檔案信息的質(zhì)量。檔案管理工作的相關(guān)人員需要加強(qiáng)對(duì)于數(shù)據(jù)中心的規(guī)范化管理，以保障數(shù)據(jù)能夠得到動(dòng)態(tài)監(jiān)管以及生成。

2.1.2 提高信息化管理水平

現(xiàn)如今在事業(yè)單位所開展的檔案管理工作中，信息化技術(shù)已經(jīng)得到了一定程度的應(yīng)用，但信息化管理水平則仍處于初級(jí)發(fā)展階段，所以檔案管理需要積極提升信息化技術(shù)的應(yīng)用水平?；诖耍聵I(yè)單位應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變以往所使用的單一檔案管理方式。以往我國(guó)事業(yè)單位常常會(huì)采用紙質(zhì)檔案，但這種類型的檔案資料往往有著相對(duì)較為復(fù)雜繁瑣的與特點(diǎn)，難以進(jìn)行更為高效的存儲(chǔ)與調(diào)用，所以工作人員需要形成健全科學(xué)的信息化管理平臺(tái)，并樹立起檔案安全管理的大局意識(shí)，并針對(duì)各類問(wèn)題采取與之相對(duì)應(yīng)的處理策略。工作人員需要在實(shí)踐過(guò)程中對(duì)其所使用的檔案管理方式展開不斷的優(yōu)化調(diào)整工作，進(jìn)而最大限度提升檔案管理的實(shí)效性。除此以外，事業(yè)單位需要充分考慮各方面影響因素，并結(jié)合當(dāng)下單位所具有的實(shí)際條件，適當(dāng)引入相關(guān)信息化及設(shè)備，增加資金的投入力度。與此同時(shí)，事業(yè)單位需要著重加強(qiáng)對(duì)于服務(wù)管理功能的建設(shè)，以保障在實(shí)際進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)傳輸?shù)倪^(guò)程中能夠極大程度落實(shí)資源共享的目標(biāo)，提升檔案資源的利用效率。

2.2 健全檔案管理制度

良好的檔案管理制度是檔案管理工作優(yōu)化開展的重要基礎(chǔ)與保障，所以事業(yè)單位需要建立健全相應(yīng)的檔案管理制度，促使檔案管理工作開展的實(shí)際情況能夠同事業(yè)單位整體發(fā)展需求相適應(yīng)。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作實(shí)質(zhì)性內(nèi)容以及特質(zhì)的重視，并同當(dāng)下工作開展的實(shí)際情況相結(jié)合，進(jìn)而構(gòu)建起具有較高可行性的檔案管理機(jī)制，并保證其能夠同事業(yè)單位整體發(fā)展與改革的路線相適應(yīng)。檔案管理制度中應(yīng)當(dāng)包含著監(jiān)督以及約束管理相關(guān)工作人員的內(nèi)容，以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范性以及獨(dú)立性的提升，充分體現(xiàn)出其應(yīng)有的作用。除此以外，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立起獎(jiǎng)懲制度，以此調(diào)動(dòng)起檔案管理人員的主觀能動(dòng)性以及工作熱情，針對(duì)崗位責(zé)任意識(shí)較高以及成績(jī)突出的工作人員可以采取適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)措施，而針對(duì)那些專業(yè)能力不強(qiáng)并且肆意對(duì)檔案信息進(jìn)行變更的工作人員則需要采取懲罰措施，此舉能夠強(qiáng)化制度對(duì)于檔案管理人員自身的約束以及規(guī)范性作用[2]。

2.3 提升工作人員素質(zhì)

檔案管理人員是檔案管理工作的直接執(zhí)行者，管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)與能力決定了檔案管理工作的質(zhì)量，所以事業(yè)單位需要積極提升工作人員的素質(zhì)，結(jié)合現(xiàn)有情況進(jìn)行相關(guān)優(yōu)化方案的制定。管理人員需要能夠?qū)n案管理工作的各類情況進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的掌握，事業(yè)單位需要從單位發(fā)展現(xiàn)狀出發(fā)，進(jìn)行相應(yīng)管理階段性目標(biāo)以及績(jī)效任務(wù)的設(shè)置，并定期對(duì)檔案存儲(chǔ)以及記錄的各方面情況進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查與審核，第一時(shí)間完成對(duì)于所提交檔案信息的采集與整理工作。此外，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理者實(shí)際職權(quán)進(jìn)行明確界定，將責(zé)任落實(shí)到管理人員的身上，并且還要加強(qiáng)同管理人員之間的溝通，以便于對(duì)當(dāng)前檔案管理工作所面臨的重點(diǎn)以及難點(diǎn)展開深層次的了解。定期開展對(duì)于檔案管理團(tuán)隊(duì)的教育培訓(xùn)，向其傳授當(dāng)下新時(shí)代檔案管理的新理念以及新方法，提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)能力，強(qiáng)化檔案管理工作人員隊(duì)伍整體的素質(zhì)。事業(yè)單位需要結(jié)合當(dāng)下發(fā)展的需求對(duì)檔案管理的實(shí)際路線進(jìn)行確定，既要保障管理者扎實(shí)的工作能力，還要充分調(diào)動(dòng)其工作熱情以及崗位責(zé)任意識(shí)。

3 結(jié)論

綜上所述，優(yōu)化開展檔案管理工作能夠有效提升日常對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)以及調(diào)用的效率，對(duì)于事業(yè)單位各方面工作的持續(xù)平穩(wěn)發(fā)展有著積極的促進(jìn)作用。因此，事業(yè)單位以及檔案管理的工作人員要加強(qiáng)對(duì)該方面工作的重視，并在實(shí)踐過(guò)程中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為檔案管理工作實(shí)質(zhì)性作用的充分發(fā)揮創(chuàng)造良好的條件。