崔旭東

（鐵法煤業(yè)(集團(tuán))有限責(zé)任公司檔案館，遼寧 鐵嶺 112700）

人工智能在檔案管理中具有非常重要的作用，管理者需要重視人工智能的應(yīng)用，并根據(jù)實(shí)際情況開展改革工作，注重檔案資源的共享和安全管理，以提高檔案管理水平，增強(qiáng)檔案價值。

1 人工智能在企業(yè)檔案管理中的意義

隨著企業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展，智能化不斷進(jìn)步，創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的必然要求。企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)活動的真實(shí)記錄，是企業(yè)開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)信息，是企業(yè)資產(chǎn)的重要憑證和依據(jù)。

檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。企業(yè)檔案為企業(yè)管理發(fā)展提供了源源不斷的信息數(shù)據(jù)支持。檔案現(xiàn)代化的管理依托傳統(tǒng)的檔案管理模式，通過圖像分析、文本識別、數(shù)據(jù)庫操作、遠(yuǎn)程服務(wù)器備份等技術(shù)不斷發(fā)展。人工智能技術(shù)的研究包括機(jī)器人、語言識別、圖像識別、自然語言處理和專家系統(tǒng)等。人工智能技術(shù)發(fā)展到今天，已經(jīng)開始使用龐大的智能系統(tǒng)代替人類的手工操作，在檔案現(xiàn)代化管理中運(yùn)用人工智能技術(shù)意義重大。

2 人工智能在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

1）檔案庫房系統(tǒng)建設(shè)中的應(yīng)用。（1）人工智能溫濕度調(diào)節(jié)。調(diào)節(jié)庫房內(nèi)溫濕度的傳統(tǒng)方法是依靠開窗通風(fēng)，目前大部分檔案館采用空調(diào)和去濕機(jī)來調(diào)節(jié)，還可以運(yùn)用人工智能溫濕度傳感器、單片機(jī)隨時根據(jù)室內(nèi)的溫濕度進(jìn)行調(diào)節(jié)，可以減少傳統(tǒng)溫濕度計測量的誤差，使檔案庫房溫濕度測定更精確，檔案存放更加科學(xué)有效。（2）火災(zāi)自動滅火裝置。對于檔案庫房的防火措施，檔案庫房可以安裝火災(zāi)煙感探測裝置以及溫感探測裝置聯(lián)動雨淋報警閥?；馂?zāi)報警采取溫度與煙霧相結(jié)合的措施，當(dāng)庫房內(nèi)溫度或者室內(nèi)煙霧濃度其中任一檢測值超過所設(shè)定值時，觸動報警裝置，噴射干粉或二氧化碳等，同時通知火警。（3）消毒系統(tǒng)裝置。空氣質(zhì)量對檔案庫房來說尤其重要，防霉、防腐蝕亦極為重要。可以在檔案庫房門口設(shè)置紅外線風(fēng)淋裝置，當(dāng)檔案人員走到庫房門前時，觸動裝置，可以有效地將檔案人員身上的灰塵、細(xì)菌等消除。在檔案庫房內(nèi)設(shè)置定時消毒凈化一體機(jī)，定時對檔案庫房進(jìn)行通風(fēng)，防止空氣污染。同時可以將庫房內(nèi)的照明裝置改為可殺菌的光譜照明裝置。（4）防盜傳感器監(jiān)控裝置。檔案的安全是檔案工作的首要任務(wù)，應(yīng)在庫房入口及庫房的窗戶等位置安裝相應(yīng)的防盜傳感器，在庫房內(nèi)安裝紅外線探測裝置。當(dāng)檔案庫房處于無人狀態(tài)時，一旦有非法入侵，就會觸動傳感器，向檔案人員、企業(yè)安保部門報警；同時觸動攝像頭檢測裝置，將畫面定格在非法入侵觸發(fā)處，并保留視頻信息。（5）窗戶感光傳感器裝置。檔案庫房可以配備感光傳感器裝置，窗戶應(yīng)裝掛遮光窗簾，防止強(qiáng)光直射。有了窗戶感光裝置，當(dāng)有強(qiáng)光直射時，觸動窗簾軌道裝置，窗簾自動閉合。

2）智能檢索及檔案分類。人工智能技術(shù)的應(yīng)用，降低了檔案資料檢索難度，加快了檢索速度。用戶可以直接通過關(guān)鍵字或序號的檢索找到所需檔案，及時下載和調(diào)取。同時，人工智能的視頻識別、語音識別、圖像識別等功能可加快數(shù)字化檔案識別，按照歸類標(biāo)準(zhǔn)將檔案進(jìn)行分類，實(shí)現(xiàn)信息的自動化管控。另外，利用人工智能社會化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化性能，檔案管理人員可在最短時間內(nèi)找到檔案所在位置，提高檢索效率。

3）檔案價值鑒定。人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，不僅可以提高檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設(shè)質(zhì)量，也可以模仿專家學(xué)者對檔案資料實(shí)行自動化檢索和審查，從而確定檔案的真實(shí)性、可靠性，凸顯檔案的歷史文化價值，并在識別后對檔案采取不同的管理和保護(hù)措施，避免檔案丟失帶來的風(fēng)險。同時，檔案管理人員可以利用人工智能技術(shù)，革新傳統(tǒng)檔案管理理念，創(chuàng)新現(xiàn)有的管理技術(shù)，促進(jìn)檔案價值提升。

4）加強(qiáng)檔案資料的安全管理。應(yīng)用人工智能技術(shù)，可以將原有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案，存儲在計算機(jī)上，提高檔案管理水平，保證檔案信息的完整性，降低檔案信息破損或丟失帶來的負(fù)面影響。同時，通過人工智能技術(shù)對檔案管理系統(tǒng)實(shí)行安全防護(hù)，可以避免信息非法盜用、竊取或泄露等問題發(fā)生，提高檔案的安全性、隱秘性。另外，人工智能可以應(yīng)用人臉識別、指紋解鎖等高新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的逐層保護(hù)。例如，對于一些比較重要的檔案，在沒有專人允許情況下，禁止私自隨意瀏覽和下載，借助自動報警系統(tǒng)，加強(qiáng)外部入侵防控，維護(hù)檔案信息的安全性。

5）加快檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。加快檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)是檔案建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。要確保檔案數(shù)據(jù)格式與數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、檔案管理信息系統(tǒng)、查閱交互平臺等方面的統(tǒng)一設(shè)定，嚴(yán)格要求企業(yè)各部門檔案數(shù)據(jù)按標(biāo)準(zhǔn)化格式進(jìn)行采集和傳遞，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)督管理工作，防止因?yàn)閿?shù)據(jù)格式的差異所造成的數(shù)據(jù)傳輸失敗、解碼出錯等問題。保證各部門之間的數(shù)據(jù)共享，提高企業(yè)各部門管理工作效率。

6）檔案資源共享。人工智能技術(shù)的應(yīng)用將線上線下相結(jié)合，對傳統(tǒng)的搜索方式予以改革、創(chuàng)新。人工智能背景下，構(gòu)建了環(huán)境、執(zhí)行系統(tǒng)、學(xué)習(xí)系統(tǒng)三位一體的搜索體系，借助相關(guān)環(huán)境，在學(xué)習(xí)系統(tǒng)中進(jìn)行信息錄入，利用人工智能識別技能，實(shí)現(xiàn)海量信息數(shù)據(jù)的識別、分類、匯總、檢索、分析和應(yīng)用，并根據(jù)用戶提出的相關(guān)問題或搜索的關(guān)鍵字詞，在現(xiàn)有知識庫中找尋解答內(nèi)容，且快速顯示出來，以滿足用戶需求。

3 人工智能在企業(yè)檔案管理中的發(fā)展

1）基于大數(shù)據(jù)的檔案查詢。由于電子化、智能化管理的逐步成熟，智能化檔案管理的數(shù)據(jù)積累將會越來越多。那么有了大數(shù)據(jù)技術(shù)，這些看似無用的數(shù)據(jù)信息，都將轉(zhuǎn)化為寶貴的財富。 過去我們檢索檔案都是通過檔案的名稱、時間或類別等逐條檢索，查詢繁瑣，方式單一。有了大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)積累和數(shù)據(jù)分析，檢索時只要描述出想要查詢的方向，或者是在某個領(lǐng)域想要尋求一個準(zhǔn)確的記載，人工智能會自動篩選出你要查詢的內(nèi)容并逐一推送。

2）人工智能精準(zhǔn)分析。當(dāng)大數(shù)據(jù)積累到一定程度時，系統(tǒng)人工智能達(dá)到一定水平時，檔案被查詢的工作，將從一個被動變成一個主動的轉(zhuǎn)化。檔案機(jī)器人在你工作時開啟，它將成為你最好的工具書，或是最強(qiáng)大的幫手。在你遇到困難時，它會將他所積累的信息提取，運(yùn)算并推送給你一個最優(yōu)的處理方式。例如我們建設(shè)一棟樓宇，那么它將會根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)、新建的環(huán)境通過數(shù)據(jù)分析進(jìn)行推算，給人們推送一個最優(yōu)的設(shè)計方案。當(dāng)設(shè)計出現(xiàn)不合理之處時，系統(tǒng)將自動提示過去有過的不合適的設(shè)計問題，從而給你提供最合理的建議。總之，太多的問題可以通過人工智能來解決。

4 結(jié)束語

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的社會，智能化信息管理領(lǐng)域發(fā)生了變革，檔案信息化逐漸進(jìn)入飛速發(fā)展的階段，檔案領(lǐng)域面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在節(jié)奏不斷加快、信息瞬息萬變的智能社會，檔案管理也應(yīng)創(chuàng)造自己的智能小助手，滿足人們尋找歷史足跡的需求。