燕 華

（重慶市涪陵中心醫(yī)院，重慶 408000）

醫(yī)院科技檔案管理指的是醫(yī)院科研技術(shù)檔案與自身信息管理的重要工作，包含醫(yī)院從建立至今有關(guān)醫(yī)療活動(dòng)的各種文字、圖像、記錄信息，隨著醫(yī)院醫(yī)療水平與規(guī)模的不斷增大，醫(yī)院科技檔案的內(nèi)容與管理要求都在不斷提升。醫(yī)院科技檔案管理水平直接影響到醫(yī)院科研工作發(fā)展，醫(yī)院的等級(jí)評(píng)定也與科技檔案的管理水平緊密相關(guān)。為了確保醫(yī)院科技檔案管路實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、精細(xì)化目標(biāo)，PDCA作為一項(xiàng)重要的管理措施已經(jīng)得到廣泛的應(yīng)用，在醫(yī)院科技檔案的發(fā)展中具有非常重要的意義。

1 PDCA循環(huán)管理概述

PDCA循環(huán)法又稱為“戴明循環(huán)”，是由管理學(xué)家提出的一種標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、科學(xué)化的基本管理方案，PDCA分別指的是Plan（計(jì)劃）、Do（實(shí)施）、Check（檢查）、Action（處理）四階段管理流程，能夠讓管理對(duì)象實(shí)現(xiàn)循環(huán)提升并得到質(zhì)量保證。上述四個(gè)階段在管理中一直處于一次次的循環(huán)運(yùn)行中，如果部分問(wèn)題在第一次循環(huán)中沒(méi)有解決，則會(huì)作為下級(jí)階段計(jì)劃再次解決，從而在管理過(guò)程中實(shí)現(xiàn)各種需求、問(wèn)題階梯式的螺旋上升。PDCA循環(huán)管理可以在任何一項(xiàng)邏輯工作中進(jìn)行應(yīng)用，對(duì)于企業(yè)績(jī)效管理的作用尤為顯著。

P階段：制定明確的活動(dòng)計(jì)劃，設(shè)計(jì)出完善的工作目標(biāo)與實(shí)施方針；D階段：達(dá)到工作目標(biāo)的具體實(shí)施過(guò)程。C階段：對(duì)實(shí)施后的結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)，判斷實(shí)施效果與P階段目標(biāo)的差異?？偨Y(jié)出實(shí)施過(guò)程中的問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是該階段的工作重點(diǎn)。A階段：此階段需要將檢查出的問(wèn)題進(jìn)行處理，處理結(jié)果較好的應(yīng)該繼續(xù)保持并發(fā)揚(yáng)，對(duì)于依舊未解決的問(wèn)題要分析總結(jié)作為下一循環(huán)的記錄。同時(shí)此階段還有可能輸出具體的指導(dǎo)文件用于后續(xù)工作指導(dǎo)。

2 醫(yī)院科技檔案管理現(xiàn)狀

目前，醫(yī)院檔案管理受到內(nèi)外雙重壓力與挑戰(zhàn)，一方面醫(yī)院現(xiàn)代化水平的發(fā)展使得自身檔案管理方式出現(xiàn)了巨大變化，各種信息化系統(tǒng)在醫(yī)療行業(yè)的使用，使得很多醫(yī)院的科技檔案管理正處于切換過(guò)程中。另一方面醫(yī)院科技檔案管理在現(xiàn)在醫(yī)院發(fā)展中的重要性不斷提升，已經(jīng)成為醫(yī)院從事一切科研活動(dòng)、評(píng)選活動(dòng)的基礎(chǔ)，醫(yī)院科技檔案的管理已經(jīng)成為促進(jìn)醫(yī)療水平與科研質(zhì)量發(fā)展的重要保障。

1）制度不健全。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的主要內(nèi)容還是以臨床病例管理為主，相關(guān)人員對(duì)于科技檔案管理的重視程度不足，檔案管理人員也缺乏對(duì)于科技檔案內(nèi)容的了解，這一系列問(wèn)題說(shuō)明醫(yī)院科技檔案的制度存在端部，為了應(yīng)對(duì)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展需要，現(xiàn)有的科技檔案管理機(jī)制需要進(jìn)行有效改進(jìn)，避免科技檔案管理制度成為制約醫(yī)院科研工作發(fā)展的因素。

2）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。醫(yī)院檔案管理人員基本不屬于醫(yī)療體系相關(guān)人員，且具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，大部分檔案管理人員不具備科技檔案管理水平，所以當(dāng)前醫(yī)院科技檔案管理人員的專業(yè)化水平需要進(jìn)一步提升，尤其現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息平臺(tái)的應(yīng)用，對(duì)于管理人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)成為必然要求，現(xiàn)代管理技術(shù)與管理觀念的缺乏必然會(huì)影響到醫(yī)院科工作的持續(xù)發(fā)展。

3）科技檔案管理較為分散。很多醫(yī)院在檔案管理中并沒(méi)有劃分出專門的科技檔案管理部門與人員，大量醫(yī)院檔案處于分散式的管理方式下，導(dǎo)致科技檔案在數(shù)據(jù)收集、使用時(shí)的效率低下，一些大型科研項(xiàng)目和科研成果管理分散、分類不清晰，非常不利于醫(yī)院科技檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

4）科技檔案管理的現(xiàn)代化程度不高。隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，科技檔案管理已經(jīng)從紙質(zhì)管理發(fā)展為數(shù)字信息化管理。與醫(yī)院信息化系統(tǒng)及第三方平臺(tái)的聯(lián)系不斷加深。但是很多醫(yī)院對(duì)于科技檔案管理這方面的重視程度不高，相關(guān)資源的投入不足，科技檔案的使用仍然停留在手工檢索階段，嚴(yán)重影響到現(xiàn)代醫(yī)院管理的發(fā)展水平。

3 PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理中的應(yīng)用

醫(yī)療科技檔案有醫(yī)院科研管理與檔案管理兩部分組成，隨著醫(yī)療科技檔案數(shù)量增加與管理方式的更新，醫(yī)療行業(yè)對(duì)于科技檔案的重視力度不斷提升，因此越來(lái)越多的醫(yī)院都開(kāi)始采用PDCA循環(huán)進(jìn)行科技檔案管理，通過(guò)計(jì)劃、實(shí)施、檢查、處理流程的不斷循環(huán)實(shí)現(xiàn)科技檔案的高效管理。

1）計(jì)劃階段（P）。醫(yī)院科技檔案管理的目的就是要保證醫(yī)院科研信息的充分利用，讓科技檔案在醫(yī)院醫(yī)療水平中發(fā)揮最大作用，所以醫(yī)院要針對(duì)當(dāng)前科技檔案目標(biāo)有完善的管理規(guī)劃，前提是對(duì)于科技檔案管理要有明確的制度要求，將醫(yī)院科研活動(dòng)中有價(jià)值的數(shù)據(jù)、文字、音像等相關(guān)記錄進(jìn)行集中保存。包括科研活動(dòng)中的課題、計(jì)劃、任務(wù)書(shū)、實(shí)驗(yàn)記錄、技術(shù)總結(jié)以及經(jīng)費(fèi)的使用情況等，盡可能將所有的科技活動(dòng)信息進(jìn)行保存應(yīng)用。因此，醫(yī)院在科研活動(dòng)開(kāi)展前就需要明確各項(xiàng)需要?dú)w檔的文檔，根據(jù)文檔確認(rèn)相關(guān)計(jì)劃的實(shí)施情況，相關(guān)科研文檔的內(nèi)容、要求提前進(jìn)行規(guī)范。

2）實(shí)施階段（D）。醫(yī)院科技檔案管理應(yīng)嚴(yán)格依照項(xiàng)目計(jì)劃的要求開(kāi)展，首先對(duì)于各項(xiàng)科技檔案要實(shí)行統(tǒng)一管理，根據(jù)不同業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)出清晰的歸類方案。其次讓每一位醫(yī)院工作者與檔案管理者明白要做什么、怎么做、如何做。所以針對(duì)實(shí)施階段的檔案管理工作要有一個(gè)制度學(xué)習(xí)的過(guò)程。醫(yī)院可以將科技檔案管理的細(xì)則進(jìn)行宣傳，針對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面培訓(xùn)，推進(jìn)醫(yī)院科技檔案工作要求與內(nèi)容的不斷完善。

3）檢查階段（C）。醫(yī)院科技檔案管理的實(shí)施檢查是科技檔案管理中非常重要的一項(xiàng)，檢查階段一方面能夠讓管理人員充分了解所有的檔案管理內(nèi)容，對(duì)各項(xiàng)科技活動(dòng)檔案進(jìn)行明細(xì)劃分。另一方面加強(qiáng)檔案的落實(shí)檢查有助于檔案管理完善科技檔案計(jì)劃、實(shí)施中的不足，針對(duì)科技檔案控制制度的偏差不斷進(jìn)行糾正。

4）處理階段（D）。目前，PDCA循環(huán)在科技檔案中的應(yīng)用還處于不斷探索的過(guò)程，一方面要分析出現(xiàn)有的管理方案是否存在改進(jìn)的地方。定期開(kāi)展科技檔案管理效果的考核分析是非常必要的，在處理分析階段需要對(duì)科技檔案的結(jié)果進(jìn)行認(rèn)真總結(jié)，包括科技檔案管理結(jié)果、管理人員工作反饋、各部門執(zhí)行情況等，都需要能夠給出兩方面的優(yōu)劣評(píng)價(jià)。另一方面處理階段要針對(duì)PDCA循環(huán)管理輸出成果文檔。比如下一階段的管理要求、科技檔案管理的新需求等。所以處理階段在整個(gè)PDCA循環(huán)管理中具有承上啟下的作用，這一階段的任務(wù)目標(biāo)具有以下幾點(diǎn)：（1）糾正錯(cuò)誤。較好的規(guī)章制度予以發(fā)揚(yáng)，反饋的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)。（2）成果輸出。輸出有價(jià)值的科研檔案，滿足醫(yī)院科技檔案管理的各種需求。（3）問(wèn)題遷移：針對(duì)未解決的問(wèn)題過(guò)渡至下一循環(huán)過(guò)程進(jìn)行解決。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，PDCA循環(huán)管理模式在醫(yī)院科技檔案管理上具有非常積極的作用，能夠從管理制度、管理人員、醫(yī)院活動(dòng)中進(jìn)行全面優(yōu)化改進(jìn)，從而形成在醫(yī)院科技檔案管理中形成自下而上的管理與反饋機(jī)制，有力地推進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)院數(shù)據(jù)信息化發(fā)展。