李瀟瀟

（山東省菏澤市定陶區(qū)衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督執(zhí)法局，山東 菏澤 274100）

我國目前已經(jīng)全面進入到信息化、智能化時代，計算機信息技術(shù)正在普及，對人們的日常生活、生產(chǎn)作業(yè)方式等都產(chǎn)生了一定的影響。信息技術(shù)已經(jīng)逐漸融入到各行業(yè)中，對各行業(yè)的改革、創(chuàng)新以及轉(zhuǎn)型發(fā)展而言，具有非常重要的推動影響和作用，在檔案管理工作中也是如此。檔案管理工作目前已經(jīng)逐漸朝著電子化的趨勢發(fā)展，這種轉(zhuǎn)變有利于提高辦公速度，同時還可以保證檔案記錄管理工作的科學性、合理性，信息在搜集、整合以及儲存等各方面都具有非常明顯的優(yōu)勢特點。不僅有利于實現(xiàn)信息快速的傳遞和應用，而且還可以最大限度保證信息的完整性、準確性。

1 檔案管理工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式進行對比分析之后，發(fā)現(xiàn)電子媒介管理工作在具體展開中，更加能夠滿足時代發(fā)展要求，以更加先進的方式，實現(xiàn)檔案信息資料科學合理的管理。不僅有利于保證整個管理效率、質(zhì)量的提升，而且還可以盡可能降低錯誤率。

1）檔案資料收集完整。眾所周知，在過去以傳統(tǒng)方式對檔案信息資料進行收集時，需要對現(xiàn)階段已經(jīng)形成的檔案展開歸檔處理。以紙質(zhì)文字的方式對相關文件資料或者是議案等進行記錄，這種方式雖然可以實現(xiàn)對檔案資料的保管，但是無論是在查詢或者是后期儲存管理中相對比較困難。紙質(zhì)檔案在經(jīng)過長時間的保管后，紙質(zhì)普遍都會出現(xiàn)泛黃狀態(tài)，甚至字跡也會逐漸變得模糊。對各種不同類型的議案進行記錄時，通常情況下只是單純的對結(jié)果進行記錄，并沒有對整個過程進行準確的記錄。所以在這種檔案收集管理中，很有可能會導致部分新穎的方法、有價值的意見、建議被漏掉。電子檔案在實踐中的合理應用，就可以直接避免這些問題的發(fā)生，有利于對紙質(zhì)檔案管理中的不足之處進行妥善處理，實現(xiàn)對整個議案過程的全方位有效記錄。同時可以將所有的記錄內(nèi)容全部都上傳到計算機內(nèi)，實現(xiàn)系統(tǒng)化的收集和保存。由此可以看出，電子檔案管理在實際應用中不僅能夠體現(xiàn)出系統(tǒng)性和全面性的操作特征，而且整個操作流程相對比較簡便，并不會出現(xiàn)比較大的漏洞問題。

2）檔案保存更加簡便。新時期背景下，我國已經(jīng)全面進入到信息化時代，各行業(yè)在發(fā)展中對信息化技術(shù)的整體應用范圍相對比較廣。在檔案管理工作的具體展開中，將信息化技術(shù)合理引進，有利于實現(xiàn)電子化檔案管理工作的有序開展。通過電子化檔案管理工作，有利于直接通過計算機系統(tǒng)實現(xiàn)對各種不同類型檔案信息的收集和保存[1]。整個操作過程相對比較簡單，有利于打破傳統(tǒng)檔案收集和保存時，耗費大量人力、財力、物力等問題。與此同時，過去紙質(zhì)檔案在保存時，很容易出現(xiàn)紙張泛黃等情況，而且還容易被蟲鼠啃咬，但是以計算機系統(tǒng)為主的電子化檔案在保存時，不僅不會受到這些因素的威脅影響，而且還能夠體現(xiàn)出計算保管的先進性。工作人員在對檔案管理在對檔案信息進行保管時，只需要將檔案放入到計算機當中特定的系統(tǒng)內(nèi)就可以實現(xiàn)有針對性的保管。在后期想要查閱時，可以直接在該系統(tǒng)中輸入檢索詞或者是關鍵詞，就可以立即找到自己需要的檔案內(nèi)容。過去檔案保管工作在具體展開中需要由多人協(xié)同完成，但是在計算機系統(tǒng)的應用背景下，通常一個人就可以順利完成整個工作內(nèi)容。除此之外，電子檔案管理工作中最具有優(yōu)勢特點之一就是電子版的檔案，本身并不容易被隨意修改，所以這種檔案管理形式相對比較可靠，具有非常高的真實性和有效性。

電子檔案無論是在收集或者是在后期的保存方面都非常便利，人們?nèi)绻胍獙ζ渲猩婕暗男畔?nèi)容進行獲取，可以直接利用計算機系統(tǒng)將檔案信息調(diào)取出來。這樣不僅能夠為人們?nèi)粘９芾怼⒈４娴忍峁┓奖憧旖莸姆绞?，而且還能夠提高人們對檔案的使用效率。保證電腦是最新的軟件配置，同時還要保證內(nèi)部內(nèi)存可以達到標準要求[2]。由于網(wǎng)絡本身具有一定的開放性特征，所以如果電腦自身不穩(wěn)定性等諸多因素的影響比較嚴重，那么很有可能會導致信息出現(xiàn)丟失等情況，所以在電子檔案管理工作的具體展開中，檔案的備份具有一定必要性，需要引起重視，

3）計算機系統(tǒng)安全防范措施的有效落實。計算機系統(tǒng)在運行中，如果出現(xiàn)問題很有可能會威脅到檔案的收集和保管，甚至還有可能會導致檔案出現(xiàn)丟失等一系列問題。基于此，要提前做好一系列的安全防范管理工作，在實踐中要對現(xiàn)有的檔案管理制度進行不斷完善和優(yōu)化，同時還要保證整個操作過程的規(guī)范化和合理化。嚴格落實有效的監(jiān)督管理制度，對工作人員的日常工作行為展開有針對性的約束和管理。在實踐中還要對防火墻等軟件、硬件進行合理應用，實現(xiàn)對黑客等各類攻擊的有效預防。如果檔案內(nèi)容相對比較重要，需要對這些內(nèi)容進行加密處理。檔案資料無法對外公開，所以只能夠使用局部網(wǎng)絡[3]。在訪問控制技術(shù)的引進和應用方面，可以最大限度保證檔案不會受到非法訪問等一系列影響。在計算機服務器的具體應用中，要進行及時的殺毒處理，這樣做的根本目的是避免檔案出現(xiàn)意外損失等情況。除此之外，在檔案網(wǎng)絡信息方面可以對安全審計制度進行有效落實，這樣做可以從根本上保證檔案信息的跟蹤管理工作能夠落到實處。計算機信息系統(tǒng)在運行時，發(fā)現(xiàn)檔案受到攻擊時，可以直接采取報警措施或者是直接對服務器進行關閉等，這樣能夠最大限度保證檔案保存的完整性和有效性，

2 檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變

1）管理理念的轉(zhuǎn)變。與檔案管理內(nèi)容進行結(jié)合分析時，發(fā)現(xiàn)檔案當中會涉及的內(nèi)容普遍比較多，包括政治、經(jīng)濟等。由于檔案信息資源異常豐富，所以不能夠?qū)ν庑孤?。在實踐中，要從根本上保證檔案管理工作的保密性和可靠性，盡可能避免檔案信息出現(xiàn)泄露等問題。同時還要保證日常查詢或者是利用的整體便利性得到有效提升，以此來保證檔案管理工作科學合理的落實。由此可以看出，電子化檔案管理工作的具體展開中，可以直接以信息化手段和管理技術(shù)為各領域提供有效服務，保證檔案管理工作的全面有序開展，

2）管理制度的轉(zhuǎn)變。由于受到電子檔案管理的影響，各種不同類型的信息在儲存時，其自身的方式已經(jīng)發(fā)生了明顯的變化，所以新型檔案管理制度的建設和應用具有一定必要性。通常對于紙質(zhì)檔案的安全性提出的要求是不可以復制和拍照、偷盜等，以人為監(jiān)督和管理的方式，可以最大限度保證檔案的安全性。但是對于電子檔案而言，對其提出的安全性要求普遍比較高，要與檔案自身的私密程度進行結(jié)合，不能夠?qū)n案資料進行隨意拷貝。一旦出現(xiàn)檔案材料泄露，人員要按照規(guī)定對其進行嚴格的處罰，這樣才能夠?qū)ぷ魅藛T的行為起到良好的約束作用。

3 結(jié)語

檔案管理工作內(nèi)容以及管理模式在新時期背景下已經(jīng)發(fā)生了明顯的轉(zhuǎn)變。從紙質(zhì)版的模式轉(zhuǎn)變成為電子版，不僅有利于提高檔案管理效率、質(zhì)量，而且還可以實現(xiàn)對各類風險的有效預防。在保證檔案信息收集、保存等各環(huán)節(jié)工作有序開展的同時，有利于保證檔案管理水平的提升。